Das Protokollieren von Besprechungen in einer Vorstandssitzung scheint eine ziemlich einfache, unkomplizierte Aufgabe zu sein, aber die Wahrheit ist, dass diese Aufgabe viele Überlegungen mit sich bringt, die Nachdenken und Aufmerksamkeit erfordern. Ein gewisses Maß an Besprechungsmanagement ist erforderlich, damit Ihre Besprechungsprotokolle organisiert, detailliert und umfassend sind.

Die Protokollierung von Vorstandssitzungen ist eine sehr wichtige Aufgabe, die für jemanden geeignet ist, der bereit ist, vorausschauend zu planen, sorgfältig zuzuhören und eine genaue Zusammenfassung der durchgeführten Sitzung zu erstellen.

Springe hier zu unserer Vorlage für Vorstandssitzungen.

Um jede Art von Verwirrung um Besprechungsprotokolle zu beseitigen, hat Fellow eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Schreiben großartiger Besprechungsprotokolle erstellt. Lassen Sie uns zunächst darüber sprechen, was Besprechungsprotokolle wirklich sind:

• Was sind Sitzungsprotokolle?
• Warum Sitzungsprotokolle so wichtig sind
• Vorlage für Sitzungsprotokolle
• 5 Schritte zum Schreiben effektiver Sitzungsprotokolle
• Schnelle Tipps zum Schreiben von Sitzungsprotokollen und zum Verfolgen wichtiger Entscheidungen

Was sind Sitzungsprotokolle?

Sitzungsprotokolle sind die schriftlichen Aufzeichnungen des Dialogs und der Entscheidungen, die während eines Treffens getroffen wurden. Im Wesentlichen ist es eine schriftliche Abschrift von allem, was im Laufe des Meetings besprochen wurde, die dann verwendet werden kann, um entweder Teammitglieder zu informieren, die nicht teilnehmen konnten, was passiert ist, oder um Entscheidungen und Aktionselemente zu verfolgen, die überprüft werden können.

Das Protokoll einer früheren Sitzung kann dann verwendet werden, um zukünftige Entscheidungen zu treffen. Sitzungsprotokolle dienen daher als historische Aufzeichnung von Vorstandsentscheidungen.

Warum das Sitzungsprotokoll des Verwaltungsrats so wichtig ist

Das Sitzungsprotokoll des Verwaltungsrats ist aus verschiedenen Gründen wichtig. In erster Linie liefert das Sitzungsprotokoll eine historische Aufzeichnung der kurz- und langfristigen Planung des Vorstands. Da jede Sitzung ein Ziel oder ein Ziel enthält, kann der Vorstand das Sitzungsprotokoll als Aufzeichnung für zukünftige Referenzzwecke verwenden, um den erzielten Fortschritt zu verstehen.

Darüber hinaus sind Sitzungsprotokolle wichtig, da sie der Organisation rechtlichen Schutz bieten. Oft wird die Due Diligence in den Sitzungsprotokollen der Unternehmen sowie in rechtlichen Gesprächen festgehalten, die dann geführt und dokumentiert werden können, um die ethischen, fairen Praktiken der Organisation zu bestätigen.

Schließlich ist das Sitzungsprotokoll ein Beweis dafür, warum und wie ein Vorstand zu bestimmten Entscheidungen gekommen ist. Diese Dokumentation kann dann verwendet werden, um alle Fragen zu beantworten, die sich in Bezug auf getroffene Entscheidungen ergeben.

Vorlage für Sitzungsprotokolle des Vorstands

Dies ist ein Beispiel für eine SaaS–Vorlage für Vorstandssitzungen, die von David Sacks – Unternehmer, Investor und Komplementär von Craft Ventures – erstellt wurde.

5 Schritte zum Schreiben effektiver Sitzungsprotokolle

1 Planen Sie im Voraus

Wie alles in der Geschäftswelt erfordern effektive Sitzungsprotokolle eine gewisse Vorplanung. Bevor Sie mit der Besprechungsagenda beginnen, sollten Sie eine Diskussion über das Format führen, in dem Sie das Besprechungsprotokoll erstellen sollen. Wenn dies unklar ist, können Sie ein Besprechungsprotokollbeispiel als Vorlage verwenden.

Wenn Sie die Erwartungen an das Sitzungsprotokoll mit dem Präsidenten oder einem anderen vertrauten Amtskollegen klären, werden Sie sich beim Schreiben des Sitzungsprotokolls viel sicherer fühlen. Wenn Sie sicherstellen, dass Sie eine gut durchdachte Besprechungsagenda zusammengestellt haben, können Sie Ihre Besprechung auf organisierte Weise transkribieren.

2 Verwenden Sie die Tagesordnung als Gliederung

Wenn Sie überlegen, was in das Sitzungsprotokoll aufgenommen werden soll, beginnen Sie mit den Grundlagen. Geben Sie zunächst das Datum und die Uhrzeit des Meetings an. Dokumentieren Sie als Nächstes die Namen aller Besprechungsteilnehmer und aller Personen, die nicht teilnehmen konnten. Es ist wahrscheinlich, dass zu Beginn der Sitzung einige Zeit für die Annahme oder Änderung früherer Sitzungsprotokolle zur Verfügung steht.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Entscheidungen zu früheren Besprechungen dokumentieren, bevor Sie mit der Besprechungsagenda beginnen. Sobald dieser Teil der Besprechung abgeschlossen ist, können Sie die Besprechungsagenda als Gliederung verwenden, wobei jeder Tagesordnungspunkt als Unterthema dient, zu dem Sie bestimmte Notizen hinzufügen können.

Stellen Sie schließlich sicher, dass Ihre Sprache klar, eindeutig und vollständig ist. Es ist wichtig, Ihre Besprechungsprotokolle objektiv zu schreiben und Adjektive und Adverbien zu vermeiden, wo immer Sie können.

3 Fügen Sie zusätzliche Notizen hinzu und klären Sie die angesprochenen Punkte

Ein wichtiger Trick für ein erfolgreiches Besprechungsprotokoll besteht darin, das Besprechungsprotokoll während des Meetings oder direkt nach dem Meeting zu schreiben, wenn Sie während des Meetings nicht transkribieren können. Überprüfen Sie Ihre Gliederung, um den vollen Umfang des Meetings zu erhalten, und fügen Sie gegebenenfalls zusätzliche Notizen hinzu und klären Sie die angesprochenen Punkte. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Details enthalten, indem Sie so viel wie möglich auf jeden Tagesordnungspunkt der Besprechung, alle Diskussionen oder getroffenen Entscheidungen eingehen.

Insbesondere für das Protokoll des Verwaltungsrats empfehlen wir, eine kurze Beschreibung der einzelnen ergriffenen Maßnahmen sowie die Gründe für die Entscheidung als zukünftige Referenz anzugeben. Wenn es vor der Verabschiedung eines Antrags viele Diskussionen gab, schreiben Sie die Hauptargumente dafür und dagegen auf und fügen Sie so viel Dialog wie möglich hinzu.

Nachdem Sie Ihr Sitzungsprotokoll verfasst haben, bearbeiten Sie es, um Kürze und Klarheit zu gewährleisten, damit das Protokoll leicht lesbar, klar und auf den Punkt gebracht ist.

Es empfiehlt sich, alle Besprechungsdokumente anzuhängen, auf die während der Besprechung verwiesen wurde, anstatt zu versuchen, zusätzliche Unterlagen zusammenzufassen.

4 Verteilen Sie das Sitzungsprotokoll

Bevor Sie Ihr Sitzungsprotokoll freigeben, überlegen Sie, ob vor der Verteilung an den Vorstand ein Genehmigungsprozess stattfinden muss. Möglicherweise muss der Vorsitzende das Sitzungsprotokoll überprüfen und genehmigen, bevor Sie es freigeben können. Wenn es einen Genehmigungsprozess gibt, gönnen Sie sich etwas mehr Zeit, wenn Sie das voraussichtliche Verteilungsdatum bekannt geben. Es kann auch einige standardisierte Protokolle zum Teilen und Speichern der Besprechungsprotokolle geben.

Mit einer App wie Fellow können Sie alle Ihre Besprechungsprotokolle an einem organisierten Ort speichern, an dem Sie bestimmten oder allen Personen Zugriff gewähren können. Überlegen Sie, ob Sie Ihre Besprechungsprotokolle online freigeben, eine physische Kopie bereitstellen oder die Protokolle in einer Besprechungsprotokoll-App wie Fellow speichern möchten.

5 Speichern Sie das Besprechungsprotokoll zum späteren Nachschlagen

Stellen Sie sicher, dass Sie überall dort, wo Sie Ihr Besprechungsprotokoll speichern, allen Personen, die an der Besprechung teilgenommen haben, und allen anderen Personen, die Zugriff auf diese Besprechungsprotokolle benötigen, Zugriff gewährt haben.

Schließlich Check-in mit dem Vorstandspräsidenten oder deren Assistenten, um zu sehen, ob sie es vorziehen, auch ausdrucken und speichern Hardcopies, die Sie dann an alle anderen Mitarbeiter oder Stuhl für die Einreichung zur Verfügung stellen können.

6 Tipps zum Schreiben von Sitzungsprotokollen und zum Verfolgen wichtiger Entscheidungen

1. Erstellen Sie eine Gliederung: Machen Sie sich im Verlauf der Sitzung Notizen unter jedem Tagesordnungspunkt der Sitzung.
2. Teilnehmer beim Betreten des Raums abhaken: Lassen Sie jede Person sich zu Beginn des Meetings vorstellen, insbesondere wenn Sie sie nicht kennen.
3. Entscheidungen oder Notizen zu Aktionselementen aufzeichnen: Zeichnen Sie diese Entscheidungen oder Aktionselemente auf, sobald sie genau transkribiert werden.
4. Bitte um Klärung, falls erforderlich: Scheuen Sie sich nicht, um Klärung zu bitten, wenn etwas unklar ist. Es vermeidet, später darauf zurückzukommen, wenn die Dinge in unseren Erinnerungen nicht so frisch sind.
5. Versuchen Sie nicht, alles zu erfassen: Es wäre unmöglich, alles zu erfassen. Hören Sie stattdessen aufmerksam auf wichtige Entscheidungen, Aktionselemente, Probleme oder Lösungen.
6. Aufzeichnen: Mit Erlaubnis können Sie die Besprechung auf Ihrem Telefon oder einem Aufnahmegerät aufzeichnen, wenn Sie befürchten, wichtige Inhalte in Ihren Besprechungsprotokollen zu verpassen.

Das Transkribieren von Sitzungsprotokollen kann eine anspruchsvolle und etwas herausfordernde Aufgabe sein. Wenn Sie verstehen, warum Besprechungsprotokolle wichtig sind, wird dies ein effektives Besprechungsmanagement im Allgemeinen fördern und Sie zu einem effizienteren und sichereren Transkribenten machen.

Denken Sie daran, dass die Verwendung einer Vorlage für Besprechungsprotokolle äußerst hilfreich ist und Sie sich besser organisiert und vorbereitet fühlen, da Sie eine konsistente Struktur verwenden und Erinnerungen erhalten, um sicherzustellen, dass alle Details der Besprechung erfasst werden. Planen Sie immer im Voraus, notieren Sie die Besprechungsprotokolle so detailliert wie möglich und verbringen Sie viel Zeit damit, Ihre dokumentierten Notizen zu überprüfen. Bearbeiten Sie Ihre Besprechungsprotokolle, bis Sie mit ihrer Qualität zufrieden sind, und geben Sie sie sicher an den Vorstand weiter. Vergessen Sie nicht, Ihre Besprechungsprotokolle an einem sicheren Ort (z. B. im Büro) aufzubewahren.app) danach!

In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung erfahren Sie, wie Sie Besprechungsprotokolle in einer Vorstandssitzung erstellen, wann immer Sie das Gefühl haben, eine einfache Anleitung verwenden zu können.