Krankenakten-Ablagesysteme
Drei Arten von numerischen Ablagesystemen werden üblicherweise zum Ablegen von Krankenakten verwendet – gerade numerisch, Endziffer und mittlere Ziffer.
Straight numeric filing
Straight Numeric Filing bezieht sich auf die Einreichung von Aufzeichnungen in exakter aufsteigender Reihenfolge gemäß der Nummer der Krankenakte. Somit würden gleichzeitig alle nummerierten Datensätze in einer aufsteigenden Reihe auf den Ablageböden liegen. Für z.B. die folgenden vier medizinischen Aufzeichnungen würden in der folgenden Reihenfolge auf einem Regal abgelegt: 65023, 65024, 65025 und 65026.
Offensichtlich ist es eine einfache Sache, fünfzig fortlaufende Aufzeichnungen aus dem Ablagebereich zu Studienzwecken oder zur inaktiven Speicherung zu ziehen. Der vielleicht größte Vorteil dieser Art von Ablagesystem ist die Leichtigkeit, mit der das Personal für die Arbeit damit geschult wird. Dieser Ansatz zur Einreichung hat jedoch gewisse Nachteile. Es ist leicht, eine falsche Datei zu erstellen, da ein Mitarbeiter beim Einreichen eines Datensatzes alle Ziffern der Datensatznummer gleichzeitig berücksichtigen muss. Je größer die Anzahl der Ziffern ist, die bei der Einreichung abgerufen werden müssen, desto größer ist die Fehlerwahrscheinlichkeit. Eine Änderung der Nummern ist üblich: Die Krankenakte 65424 kann als Datensatz 56524 falsch abgelegt werden.
Ein schwerwiegenderes Problem bei der reinen numerischen Einreichung besteht darin, dass sich die schwerste Einreichung auf den Bereich mit der maximalen Anzahl neuer Datensätze konzentriert. Mehrere Mitarbeiter, die in solchen Bereichen gleichzeitig Aufzeichnungen einreichen, müssen sich gegenseitig im Weg stehen. Da Mitarbeiter in der Regel im Bereich der aktuellsten Datensätze ablegen, ist es nicht möglich, die Verantwortung für einen Abschnitt der Akte auf einen Mitarbeiter zu übertragen.
Endziffer>
Eine sechsstellige Zahl oder eine siebenstellige Zahl kann verwendet und mit einem Bindestrich in drei Teile geteilt werden, wobei jeder Teil normalerweise zwei Ziffern enthält. Innerhalb der Zahl sind die Primärziffern die letzten beiden, die Sekundärziffern die mittleren zwei und die Tertiärziffern die ersten zwei oder drei Ziffern.
In einer Endzifferablage gibt es 100 primäre Abschnitte, die von 00 bis 99 reichen. Ein Mitarbeiter muss zuerst den primären Abschnitt berücksichtigen, während er die Aufzeichnungen einreicht. Mit jedem primären Abschnitt werden Gruppen von Datensätzen gemäß der sekundären Ziffer abgeglichen, nachdem der korrekte Abschnitt mit sekundären Ziffern gefunden wurde. In medizinischen Aufzeichnungen ändert sich die zweite Tertiärziffer mit jedem Datensatz.
Notieren Sie das folgende Beispiel in einer Endzifferndatei
| 66-31-06 | 98-11-38 | 98-99-50 |
| 67-31-06 | 99-11-38 | 99-99-50 |
| 68-31-06 | 00-12-38 | 00-00-51 |
| 69-31-06 | 01-12-38 | 01-00-51 |
Die Endziffernmethode der Einreichung wird mit sechs Zahlen beschrieben, aber wie bereits erwähnt, kann sie für die Verwendung von fünf, sieben oder sogar neun Ziffern angepasst werden. Mit einer fünfstelligen Zahl könnte man sie wie folgt in drei Abschnitte unterteilen:
| 7-65-43 | 0-00-01 | etc. |
| Mit sieben Ziffern, Die Trennung könnte sein: | ||
| 765-43-21 | 000-00-01 | etc. |
Es gibt zahlreiche Vorteile der Terminalzifferablage. Wenn neue Datensätze zu den Regalen hinzugefügt werden, werden ihre endstelligen Nummern gleichmäßig auf 100 primäre Abschnitte der Regale verteilt. Jede 100. neue Krankenakte wird erneut im selben primären Abschnitt der Regale abgelegt.
Die Behinderung, die sich beim geraden numerischen Feilen ergibt, wenn mehrere Mitarbeiter im selben Bereich feilen, wird vermieden. Mitarbeitern kann die Verantwortung für bestimmte Abschnitte der Regale zugewiesen werden. Wenn vier Mitarbeiter angemeldet sind, kann der erste Mitarbeiter für die Ziffernabschnitte 00-24, der zweite für 25-49, der dritte für 50-74 und der vierte für 75-99 verantwortlich sein.
Da die Registrierungsnummern immer noch in gerader numerischer Reihenfolge vergeben werden, wird die Arbeit gleichmäßig auf jedes Personal in jeder Sektion verteilt. Die Nummern 463719, 453720 und 463721 werden in strikter Reihenfolge zugewiesen, die Datensätze werden jedoch im Endziffernabschnitt „19“, „20“ bzw. „21“ abgelegt.
Inaktive Datensätze können aus jedem Endziffernabschnitt abgerufen werden, wenn neue Datensätze hinzugefügt werden. Auf diese Weise wird das Volumen der Datensätze in jedem primären Abschnitt kontrolliert und große Lücken in der Datei, die eine Rückverschiebung der Datensätze erfordern, werden verhindert. Diese Lautstärkeregelung vereinfacht auch die Planung für die Ablage von Geräten.
Vorteile der Endziffernablage
Die Fehlablage wird durch die Verwendung der Endziffernablage erheblich reduziert. Da sich das Personal jeweils nur mit einem Ziffernpaar befasst, ist die Wahrscheinlichkeit einer Transposition von Zahlen geringer. Selbst wenn die Tertiärziffern auf drei erhöht werden, z. B. 245-68-90, ist das Abrufen von drei Ziffern einfacher als das Abrufen von sieben.
Die Ausbildungszeit für Medical Records Assistant ist für ein Terminal Digit System in der Regel etwas länger als für eine gerade numerische Ablage, aber die meisten Mitarbeiter können es in wenigen Tagen lernen.
Die anfängliche Einrichtung von Aktenregalen kann von der Startphase an erforderlich sein, was möglicherweise mehr Regaleinheiten erfordert, da Erweiterungsmöglichkeiten für den gesamten Bereich der Krankenakten geplant werden müssen.
Mittlere Ziffernablage
Bei dieser Methode wird das Personal nach Ziffernpaaren abgelegt, wie bei der Endziffernablage. Auf der anderen Seite befinden sich die primären, sekundären und tertiären Ziffern in unterschiedlichen Positionen. Die mittleren Ziffernpaare in einer sechsstelligen Zahl sind die Primärziffern, Die Ziffern links sind die Sekundärziffern und die Ziffern rechts sind die Tertiärziffern
| 76 | — | 68 | — | 96 |
| Sekundär | primär | tertiär | ||
| Unten sehen Sie eine Beispielsequenz in der Middle Digit-Datei | ||||
| 76-68-96 | 99-68-96 | |||
| 76-68-97 | 99-68-97 | |||
| 76-68-98 | 99-68-98 | |||
| 76-68-99 | 99-68-99 | |||
| 77-68-00 | 00-69-00 | |||
| 77-68-01 | 00-69-01 | |||
Anhand des angegebenen Beispiels kann das Personal erkennen, dass Blöcke von 100 Datensätzen (z., 76-78-00 bis 76-78-99) sind in gerader numerischer Reihenfolge.
Dies hat mehrere Vorteile:
- Erstens ist es einfach, 100 fortlaufend nummerierte Datensätze für Forschungszwecke herauszuziehen.
- Zweitens ist die Konvertierung von einem geraden Zahlensystem in ein Mittelziffernsystem viel einfacher als die Konvertierung in ein Endziffernsystem.
- Drittens sind Blöcke von 100 Datensätzen, die aus einer geraden numerischen Datei gezogen werden, in exakter Reihenfolge für die mittelstellige Ablage.
Die Mittelziffernablage bietet eine gleichmäßigere Verteilung der Datensätze als die gerade numerische Ablage, obwohl sie nicht dem Gleichgewicht entspricht, das durch ein Endziffernablagesystem erreicht wird.
Wie bei der Endziffernablage wird das Notensystem nach Ziffernpaaren anstatt nach sechs oder sieben Ziffern abgelegt; Daher wird die falsche Ablage reduziert.
Es gibt bestimmte Nachteile der mittleren Ziffer Einreichung. Es kann mehr Training erforderlich sein als die gerade numerische oder Endzifferablage.