Wir alle haben 24 Stunden am Tag. Aber warum scheint es, dass manche Menschen jede Minute des Tages optimal nutzen können? Ob Sie es glauben oder nicht, sie haben nicht die Macht, die Zeit zu verlangsamen. Sie wissen jedoch, wie sie ihre Zeit richtig verwalten können.

Möchten Sie wissen, wie Sie auch ein Meister des Zeitmanagements werden können? Beginnen Sie mit diesen 20 superstarken Zeitmanagement-Tipps.

Erstellen Sie ein Zeitaudit.

Wenn es um Zeitmanagement geht, ist der erste Schritt, den Sie unternehmen müssen, herauszufinden, wohin Ihre Zeit tatsächlich geht. Sie glauben vielleicht, dass Sie nur 30 Minuten für E-Mails senden, aber in Wirklichkeit frisst diese Aufgabe eine Stunde Ihres Tages auf.

Der einfachste Weg, Ihre Zeit im Auge zu behalten, ist das Herunterladen einer App wie RescueTime, Toggl oder my App Calendar, um alles zu verfolgen, was Sie eine Woche lang tun. Sie können dann auf einen Bericht zugreifen, um herauszufinden, was Ihre Zeit stiehlt. Mit diesen Informationen können Sie dann die entsprechenden Anpassungen vornehmen.

Legen Sie für jede Aufgabe ein Zeitlimit fest.

Ich habe festgestellt, dass das Festlegen eines Zeitlimits für jede Aufgabe verhindert, dass ich abgelenkt oder verzögert werde. Wenn ich zum Beispiel einen Artikel für meinen Blog schreiben möchte, gebe ich mir zwei Stunden Zeit. Wenn ich also um 8 Uhr morgens anfange, versuche ich, es bis 10 Uhr morgens zu schreiben.

In gewisser Weise wird es Spiel.

Da ich Puffer zwischen Aufgaben und Aktivitäten lege, kann ich, wenn ich die Aufgabe nicht rechtzeitig erledige, trotzdem daran arbeiten, ohne die für etwas anderes reservierte Zeit zu verbrauchen.

Verwenden Sie eine To-Do-Liste, aber geben Sie keine Aufgaben auf.

„Alle Ziele und Projekte bestehen aus kleineren Teilen, die erreicht werden müssen, um das Ziel zu erreichen oder das Projekt abzuschließen. Erstellen Sie To-Do-Listen für jedes Ziel und Projekt und listen Sie alle messbaren Schritte auf, die erreicht werden müssen „, schlägt William Lipovsky vor.

„Abgesehen davon, dass Sie konzentriert bleiben, motiviert Sie dies auch, da Sie sehen können, was Sie bereits erreicht haben und was noch übrig ist.“

Gleichzeitig wird es Unterbrechungen geben, die Sie daran hindern können, eine Aufgabe zu erledigen. William empfiehlt, dass Sie „darauf achten, immer zu diesen Aufgaben zurückzukehren und diese zu erledigen, sobald Sie dazu in der Lage sind. Möglicherweise müssen Sie die Anzahl der Aufgaben, an denen Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt arbeiten, begrenzen.“

Planen Sie voraus.

Eines der schlimmsten Dinge, die Sie tun können, ist aufwachen ohne einen Plan für den Tag. Anstatt sich auf das zu konzentrieren, was getan werden muss, wandern Sie ziellos umher und kümmern sich um Kleinigkeiten.

Deshalb sollten Sie immer mit einer dieser Optionen vorausplanen;

• In der Nacht zuvor. Bevor Sie die Arbeit für den Tag verlassen, verbringen Sie die letzten 15 Minuten damit, Ihr Büro zu organisieren und eine Liste Ihrer wichtigsten Dinge für morgen zu erstellen.
• Das erste am Morgen. Schreiben Sie während Ihrer Morgenroutine die 3 oder 4 dringendsten und wichtigsten Angelegenheiten auf, die heute angegangen werden müssen, und arbeiten Sie an denen, an denen Sie am produktivsten sind.

Verbringen Sie Ihren Morgen auf MITs.

Mark Twain sagte einmal: „Wenn es deine Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, ist es am besten, es als erstes am Morgen zu tun. Und wenn es Ihre Aufgabe ist, zwei Frösche zu essen, ist es am besten, zuerst den größten zu essen.“

Brutto? Sicher. Aber der Punkt, den Twain machte, dass Sie sich morgens um Ihre größten und herausforderndsten Aufgaben kümmern sollten, auch bekannt als Ihre wichtigsten Aufgaben (MITs) des Tages.

Es gibt ein paar Gründe, warum dies ein so effektiver Zeitmanagement-Trick ist. Für den Anfang haben Sie normalerweise die meiste Energie am Morgen. Es ist also besser, diese Aufgaben anzugehen, wenn Sie nicht ausgelaugt sind. Sie können dieses Gefühl der Erfüllung auch nutzen, um den Rest des Tages zu überstehen.

Lernen Sie zu delegieren/auszulagern.

Delegation und Outsourcing können etwas schwierig werden. Für manche ist es schwer, jemand anderen die Arbeit machen zu lassen, die er früher gemacht hat. Für andere haben sie nicht die Zeit, jemanden zu trainieren, um bestimmte Aufgaben zu erledigen.

Die Sache ist, Delegieren oder Outsourcing sind echte Zeitersparnis, da es Ihre Arbeitsbelastung verringert – was bedeutet, dass Sie mehr Zeit für wichtigere Aufgaben oder weniger Arbeit haben. Übergeben Sie die Verantwortung entweder an qualifizierte Teammitglieder oder beauftragen Sie einen erfahrenen Freelancer. Und wenn Sie sich für eine Inhouse-Schulung entscheiden, lohnt sich die Anfangsinvestition am Ende.

Beseitigen Sie die halbe Arbeit.

„In unserem Zeitalter der ständigen Ablenkung ist es dummerweise einfach, unsere Aufmerksamkeit zwischen dem, was wir tun sollten, und dem, womit die Gesellschaft uns bombardiert, aufzuteilen“, schreibt James Clear.

„Normalerweise balancieren wir die Bedürfnisse von Nachrichten, E–Mails und Aufgabenlisten aus, während wir gleichzeitig versuchen, etwas zu erreichen. Es ist selten, dass wir uns voll und ganz mit der anstehenden Aufgabe beschäftigen.“

Clear hat dies „Halbarbeit“ genannt und hier sind ein paar Beispiele;

• Sie schreiben einen Bericht, hören aber zufällig auf, Ihr Telefon ohne Grund zu überprüfen.
• Sie probieren eine neue Trainingsroutine aus, wechseln aber ein paar Tage später zu einem neuen Programm, weil Sie online darüber gelesen haben.
• Während Sie telefonieren, wandern Ihre Gedanken in Ihren E-Mail-Posteingang.

“ Unabhängig davon, wo und wie Sie in die Falle der Halbarbeit geraten, ist das Ergebnis immer dasselbe: sie sind nie vollständig mit der vorliegenden Aufgabe beschäftigt, Sie verpflichten sich selten für längere Zeit zu einer Aufgabe, und es dauert doppelt so lange, um halb so viel zu erreichen „, fügt Clear hinzu.

Clear hat herausgefunden, dass der beste Weg, Halbarbeit zu überwinden, darin besteht, „Zeit“ zu blockieren, um sich auf ein Projekt zu konzentrieren und alles andere zu eliminieren.“ Zum Beispiel wählt er eine Übung aus und konzentriert sich nur auf diese Übung, während er trainiert. Er wird sich auch ein paar Stunden Zeit nehmen, um sich einem wichtigen Projekt zu widmen, aber das Telefon in einem anderen Raum lassen.

„Diese vollständige Beseitigung von Ablenkungen ist der einzige Weg, den ich kenne, um in tiefe, fokussierte Arbeit zu gelangen und fragmentierte Sitzungen zu vermeiden, in denen Sie nur halb arbeiten.“

Ändern Sie Ihren Zeitplan.

Wenn Sie diesen Artikel lesen, dann ist es offensichtlich, weil Sie einige nützliche Zeitmanagement entdecken wollen – und ich bin mehr als glücklich, Ihnen zu helfen. Wenn Sie jedoch mit dem Zeitmanagement zu kämpfen haben, kann die Lösung so einfach sein, wie Ihren Zeitplan zu ändern.

Anstatt beispielsweise bis 6:30 Uhr einzuschlafen, wachen Sie eine Stunde früher auf. Persönlich finde ich 5:15 Uhr Morgens ist die produktivste Zeit des Tages, da ich Zeit habe, Sport zu treiben, meinen Tag zu planen, meine E-Mails durchzugehen und sogar an Nebenprojekten zu arbeiten, ohne gestört zu werden.

Erwägen Sie auch, an den Wochenenden früher aufzuwachen und vielleicht die Menge an Fernsehen, die Sie sehen, zu reduzieren.

Lassen Sie einen Puffer zwischen Aufgaben und Besprechungen.

Das sofortige Springen von einer Aufgabe oder Besprechung zur nächsten scheint eine gute Zeitnutzung zu sein, hat jedoch den gegenteiligen Effekt. Wir brauchen Zeit, um unseren Geist zu klären und uns aufzuladen, indem wir spazieren gehen, meditieren oder einfach nur träumen. Schließlich kann sich das menschliche Gehirn nur etwa 90 Minuten auf einmal konzentrieren.

Ohne diese Pause ist es schwieriger, konzentriert und motiviert zu bleiben. Das Planen von Pufferzeiten kann auch verhindern, dass Sie zu spät zu Ihrem nächsten Meeting kommen. Ich finde 25 Minuten zwischen Aufgaben und Besprechungen eine ideale Menge an Pufferzeit.

Organisieren Sie sich und erledigen Sie Aufgaben.

Der durchschnittliche Amerikaner verbringt jedes Jahr 2,5 Tage damit, nach verlegten Gegenständen zu suchen. Infolgedessen geben wir über 2 US-Dollar aus.7 milliarden jährlich in den Ersatz dieser Elemente. Anstatt Zeit und Geld zu verschwenden, organisieren Sie sich.

Beginnen Sie damit, für alles ein Zuhause zu haben und sicherzustellen, dass die Gegenstände wieder dorthin gebracht werden, wo sie hingehören. Am Ende des Tages reinigen Sie Ihren Arbeitsplatz und erstellen Sie ein Dokumentenmanagementsystem.

Und starten Sie Single-Tasking. Die meisten Leute nennen Multitasking als Hauptschuldigen für das Verlegen von Gegenständen.

Befolgen Sie die 80-20-Regel.

„Das Pareto-Prinzip, auch als 80-20-Regel bekannt, legt nahe, dass 80% der Ergebnisse aus 20% des Aufwands stammen. Dies wird häufig im Verkauf verwendet, da 80% des Umsatzes normalerweise von 20% der Kunden stammen „, schreibt Renzo Costarella in einem früheren Kalenderbeitrag.

„Wenn es darum geht, wie Sie Ihre Zeit verwalten sollten, kann dieses Prinzip auch angewendet werden. 80% Ihrer Ergebnisse stammen aus 20% Ihrer Aktionen.“

Renzo schlägt vor, dass Sie beginnen, indem Sie „jeden Tag auf Ihren Zeitplan oder Ihre To-Do-Liste schauen. Versuchen Sie der Einfachheit halber, fünf Aufgaben zu erledigen, die Sie ausführen müssen. Mit diesem Prinzip können Sie wahrscheinlich die meisten Elemente auf Ihrer Liste entfernen. Es mag sich zunächst unnatürlich anfühlen, aber im Laufe der Zeit werden Sie dadurch in der Lage sein, die wichtigsten Aufgaben zu erledigen.“

Verwenden Sie einen Online-Kalender.

Kalender sind seit langem ein grundlegendes Werkzeug für das Zeitmanagement. Online-Kalender haben dies jedoch auf die nächste Ebene gebracht. Das liegt daran, dass Sie von mehreren Geräten aus darauf zugreifen, Besprechungen und Termine einfach planen, Erinnerungen einrichten, Zeitblöcke erstellen und wiederkehrende Ereignisse planen können.

Ich persönlich benutze Google Kalender. Ich denke, es ist das Beste. Aber auch Outlook und Apple Kalender funktionieren gut.

Hör auf, perfekt zu sein.

Wenn Sie ein Perfektionist sind, wird nichts jemals gut genug sein. Das bedeutet, dass Sie immer wieder zur gleichen Aufgabe zurückkehren. Wie produktiv wird Ihr Tag Ihrer Meinung nach sein?

Also hör auf, perfekt zu sein. Es existiert nicht. Tu das Beste, was du kannst und mach weiter.

Sag einfach „Nein.“

Ich weiß, dass du niemanden verärgern willst. Aber du kannst nur so viel bewältigen. Wenn Sie bereits einen vollen Teller haben, lehnen Sie die Einladung zum Abendessen ab oder helfen Sie Ihren Kollegen bei einem Projekt, bis Sie Zeit haben.

Vermitteln Sie Keystone-Gewohnheiten.

Charles Duhigg, Autor von „The Power of Habit“, prägte den Begriff „Keystone habits.“ Aber, was sind sie? Einfach ausgedrückt, es sind Gewohnheiten, die Ihr Leben verändern können, z. B. Sport treiben, verfolgen, was Sie essen, tägliche Routinen entwickeln und meditieren.

Diese Gewohnheiten ersetzen schlechte Gewohnheiten und erbitten andere gute Gewohnheiten. Als Ergebnis werden Sie gesünder, fokussierter und besser geeignet, um Ihre Zeit zu verwalten.

Verschwenden Sie keine Zeit mit Warten.

Ich werde ehrlich sein. Ich kann es nicht ertragen zu warten. Nicht, dass ich ungeduldig wäre. Es ist nur so, dass ich weiß, dass dies Zeit ist, die woanders besser verbracht werden könnte.

Anstatt diese Zeit zu verschwenden, habe ich Wege gefunden, das Beste daraus zu machen. Wenn ich zum Beispiel in einem Wartezimmer sitze, lese ich ein inspirierendes Buch, höre mir einen Podcast an oder plane einen bevorstehenden Blog-Beitrag.

Telearbeit.

Wussten Sie, dass der durchschnittliche amerikanische Pendelverkehr über 26 Minuten beträgt? Und um die Sache noch schlimmer zu machen, wird der tägliche Weg zur Arbeit immer länger. Fügen Sie hinzu, wie lange es dauert, sich fertig zu machen, und Sie können leicht sehen, wie viel Zeit damit verschwendet wird, zur und von der Arbeit zu gelangen.

Obwohl dies nicht für jeden Job möglich ist, kann Telearbeit selbst zweimal pro Woche mehrere Stunden pro Woche sparen.

Lassen Sie sich inspirieren.

Wenn ich schreibe, verwende ich inspirierende Quellen wie einen TED Talk oder eine Biografie. Es ist eine einfache Möglichkeit, dieses Feuer neu zu entfachen, um mich zu motivieren und wieder auf Kurs zu bringen.

Batch ähnliche Aufgabe zusammen.

Wenn Sie verwandte Arbeiten haben, stapeln Sie sie zusammen. Beantworten Sie beispielsweise Ihre E-Mails und Telefonanrufe nicht den ganzen Tag. Planen Sie eine bestimmte Zeit ein, um diese Aufgaben zu erledigen.

Der Grund? Unterschiedliche Aufgaben erfordern unterschiedliche Denkweisen. Indem Sie verwandte Aufgaben stapeln, schaltet Ihr Gehirn nicht um – was bedeutet, dass Sie diese Zeit für die Neuausrichtung einsparen.

Weniger tun.

Dies ist eine Taktik von Leo Babauta. Er startete den Blog Zen Habits und es ist definitiv ein Muss zu lesen. Also, was hat Leo dazu zu sagen, weniger zu tun.

Weniger zu tun bedeutet nicht „Weniger ist mehr.“ Es bedeutet „weniger ist besser.“ Dies wird erreicht, indem man langsamer wird, sich dessen bewusst ist, was getan werden muss, und sich nur auf diese Dinge konzentriert. Sobald Sie dies tun, lassen Sie jede Aktion zählen. Dadurch schaffen Sie mehr Wert statt nur Futter.