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Einführung

Die Kontaktansicht ist der zentrale Ort für alle Ihre Kontakte in Outlook 2010. Die Pflege einer detaillierten Kontaktliste erleichtert das Senden von E-Mails und das Planen von Besprechungen erheblich.

In dieser Lektion erfahren Sie, wie Sie Ihre Kontakte hinzufügen, verwalten und organisieren. Wir werden auch darüber sprechen, wie Kontakte importiert werden.

Kontaktansicht

Outlook 2010 organisiert alle Ihre Kontakte in der Kontaktansicht. Sobald Sie Kontakte zu Outlook hinzugefügt haben, verwenden Sie dieselben Kontaktinformationen, um E-Mails zu senden, Besprechungen zu planen und Aufgaben zuzuweisen. Das Führen einer detaillierten Kontaktliste kann am Arbeitsplatz besonders hilfreich sein, da Sie möglicherweise jeden Tag mit vielen verschiedenen Personen kommunizieren müssen.

Die Oberfläche der Kontaktansicht

• Um auf die Kontaktansicht zuzugreifen, suchen und wählen Sie die Registerkarte Kontaktansicht in der unteren linken Ecke des Bildschirms. Die Kontaktansicht wird angezeigt.
  Navigieren zur Kontaktansicht

Klicken Sie auf die Schaltflächen in der folgenden Tabelle, um sich mit der Kontaktansicht vertraut zu machen.

Hinzufügen von Kontakten

Es gibt zwei Möglichkeiten, Kontakte hinzuzufügen:

• Sie können Informationen für jeden Ihrer Kontakte manuell eingeben.
• Sie können vorhandene Kontaktlisten aus anderen Konten wie Google Mail importieren. Wenn Sie bereits mehrere Kontakte mit einem anderen Konto gespeichert haben, können Sie mit dieser Methode viel Zeit und Mühe sparen.

So fügen Sie manuell einen neuen Kontakt hinzu:

1. Suchen Sie in der Kontaktansicht den Befehl Neuer Kontakt im Menüband, und wählen Sie ihn aus.
   Klicken auf neuen Kontakt
2. Das Dialogfeld Kontakt wird angezeigt.
3. Geben Sie die Kontaktinformationen ein. Zumindest sollten Sie einen Vor- und Nachnamen sowie eine E-Mail-Adresse eingeben. Sie können jedoch auch andere Informationen wie Telefonnummern, alternative E-Mail-Adressen und mehr eingeben.
4. Wenn Sie mit dem Ausfüllen der Kontaktinformationen fertig sind, klicken Sie auf Speichern & Schließen.
   Hinzufügen von Kontaktinformationen
5. Der Kontakt wird zu Ihrer Kontaktliste hinzugefügt.
   Der hinzugefügte Kontakt

So importieren Sie Kontakte:

Um Kontakte in Outlook zu importieren, müssen Sie diese Kontakte zunächst in eine Datei exportieren, am häufigsten in eine durch Kommas getrennte Wertedatei, die auch als CSV bezeichnet wird. Die meisten E-Mail-Anwendungen enthalten Anweisungen zum Exportieren Ihrer vorhandenen Kontakte. Sobald Sie Ihre Kontakte exportiert haben, können Sie sie in Outlook importieren.

1. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Datei.
   Klicken Sie auf die Registerkarte Datei
2. Backstage-Ansicht wird angezeigt. Wählen Sie Öffnen.
   Klicken auf Öffnen aus der Backstage-Ansicht
3. Die geöffneten Optionen werden angezeigt. Wählen Sie Importieren.
   Klicken Import
4. Der Import- und Export-Assistent wird angezeigt. Folgen Sie den Anweisungen, um Kontakte in Outlook zu importieren.
   Der Import- und Export-Assistent

Wenn Sie Google Mail verwenden, befolgen Sie diese Anweisungen zum Exportieren von Google Mail-Kontakten.

Mehr mit Kontakten tun

Sobald Sie mit den Grundlagen der Kontaktansicht vertraut sind, können Sie mit diesen zusätzlichen Tipps die hilfreichsten Funktionen nutzen.

So senden Sie eine E-Mail an Kontaktgruppen:

Kontaktgruppen eignen sich besonders zum Senden von Nachrichten an eine Gruppe von Personen, z. B. ein bestimmtes Team an Ihrem Arbeitsplatz.

1. Wählen Sie die gewünschte Kontaktgruppe aus und klicken Sie im Menüband auf den Befehl E-Mail.
   Erstellen einer Gruppen-E-Mail
2. Das Erstellungsfenster wird angezeigt und die Kontaktgruppe wird in das Feld An: kopiert. Die Nachricht wird an alle in der Kontaktgruppe gesendet.
   Die in das Feld An: kopierte Kontaktgruppe

So weisen Sie Aufgaben zu:

Wenn Sie Outlook 2010 zum Verwalten von Projekten und Aufgaben verwenden möchten, können Sie Ihren Kontakten Aufgaben (auch als Aufgaben bezeichnet) zuweisen. Ihr Kontakt erhält eine Benachrichtigung über die Aufgabe, und Sie werden benachrichtigt, wenn die Aufgabe abgeschlossen ist.

1. Klicken Sie auf den gewünschten Kontakt, suchen und wählen Sie den Befehl Mehr im Menüband und wählen Sie dann Aufgabe zuweisen aus dem Dropdown-Fenster.
   Zuweisen einer Aufgabe zu einem Kontakt
2. Das Aufgabenfenster wird angezeigt. Geben Sie einen Betreff wie für eine E-Mail-Nachricht sowie ein Fälligkeitsdatum für die Aufgabe ein.
3. Wenn Sie mit der Eingabe von Informationen zur Aufgabe fertig sind, klicken Sie auf Senden.
   Zuweisen einer Aufgabe

So drucken Sie Kontakte:

Wenn Sie von Ihrem Computer aus auf Ihre Kontaktliste zugreifen müssen, können Sie ganz einfach Kontakte drucken.

1. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Datei.
   Klicken Sie auf die Registerkarte Datei
2. Backstage-Ansicht wird angezeigt. Suchen und wählen Sie Drucken.
   Klicken auf Drucken in der Backstage-Ansicht
3. Der Druckbereich wird angezeigt. Wählen Sie das gewünschte Layout, einschließlich Visitenkarte, Telefonliste und mehr, und klicken Sie dann auf Drucken.

Herausforderung!

1. Navigieren Sie zur Kontaktansicht.
2. Fügen Sie einen neuen Kontakt zu Ihrer Kontaktliste hinzu.
3. Erstellen Sie eine Kontaktgruppe.
4. Richten Sie eine neue E-Mail-Nachricht an einen Ihrer Kontakte.

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