Mit einer Richtlinienverwaltungssoftware wie PowerDMS stehen Richtlinien und Verfahren jedem Mitarbeiter zur Verfügung. Sie können Richtlinienaktualisierungen schnell versenden und Mitarbeitersignaturen anfordern, um sicherzustellen, dass jeder die Richtlinie gelesen hat.

Mit der Online-Richtlinienverwaltung können Ihre Mitarbeiter von überall aus mit jedem Computer oder Mobilgerät auf Verfahren zugreifen.

Anstatt durch die Seiten eines Ordners blättern zu müssen, können sie eine einfache Stichwortsuche durchführen, um die gewünschte Prozedur aufzurufen.

Dies stellt sicher, dass sie tatsächlich Richtlinien und Verfahren befolgen, anstatt sich nur an die richtigen Schritte zu erinnern.

Schulungen implementieren

Sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter Richtlinien und Verfahren lesen, ist der erste Schritt zur Sicherstellung der Compliance, aber es reicht nicht aus. Mitarbeiter verstehen eine Richtlinie möglicherweise nicht vollständig oder wissen nicht, wie sie in die Praxis umgesetzt werden soll.

Ihre Organisation muss Mitarbeiter über den Inhalt von Richtlinien sowie über die Durchführung von Verfahren in realen Situationen schulen.

Gründliche Schulungen zu Richtlinien und Verfahren sollten für jede neue Einstellung während des Onboarding-Prozesses stattfinden. Statistiken zeigen, dass Mitarbeiter, die ein formelles Onboarding-Training erhalten, produktiver sind, schneller volle Kenntnisse erwerben und mit größerer Wahrscheinlichkeit ihre Leistungsmeilensteine erreichen.

Allerdings sollten Richtlinien- und Verfahrensschulungen für alle Mitarbeiter durchgeführt werden. Schulungen sehen je nach Branche und Größe Ihres Unternehmens unterschiedlich aus.

In Branchen wie der Strafverfolgung und dem Gesundheitswesen ist beispielsweise eine praktische, szenariobasierte Schulung von besonderer Bedeutung.

Aber jede Organisation verfügt über Informationen, die Mitarbeiter durch Online-Schulungen effektiv lernen können. Ein Online-Trainingsmanagementprogramm kann Ihrem Unternehmen Zeit und Geld sparen, indem es Mitarbeitern ermöglicht, Schulungen unabhängig von ihrer eigenen Zeit durchzuführen.

Mit Software wie PowerDMS können Sie Schulungsmaterialien wie PowerPoints, Videos, Audiodateien und mehr hochladen. Sie haben eine vollständige Aufzeichnung des Engagements jedes Mitarbeiters für die Schulung und können Feedback sammeln, um Richtlinien und Schulungen zu verbessern.

Wenn Sie Ihre Schulungen optimieren, sind Ihre Mitarbeiter besser in der Lage, Richtlinien und Verfahren zu befolgen.

Testen des Verständnisses der Mitarbeiter

Die Verteilung und Schulung von Richtlinien garantiert nicht, dass jeder Mitarbeiter die Richtlinien wirklich versteht. Ein Mitarbeiter kann ein Dokument unterschreiben, ohne es tatsächlich zu verstehen.

Dies scheint kurzfristig keine Rolle zu spielen, aber auf lange Sicht wird es dazu führen, dass die Mitarbeiter die Richtlinien und Verfahren nicht befolgen.

Mit einer guten Richtlinien- und Verfahrensverwaltungssoftware können Sie Tests erstellen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Richtlinien verstehen. Mit einem Tool wie PowerDMS können Sie anpassbare Quizfragen erstellen, die Mitarbeiter nach dem Lesen einer Richtlinie oder dem Abschluss eines Schulungskurses ausfüllen können. Sie können Verständnislücken schließen und sicher sein, dass die Mitarbeiter wissen, wie sie vorgehen müssen.

Förderung der Rechenschaftspflicht

Die Umsetzung von Richtlinien erfolgt von oben nach unten. Mitarbeiter halten sich eher an Richtlinien, wenn sie sehen, dass ihre Manager und Führungskräfte auch Richtlinien und Verfahren konsequent befolgen.

Mitarbeiter müssen auch die Konsequenzen kennen, wenn sie Richtlinien und Verfahren nicht befolgen. Dies bedeutet, dass Ihre Organisation eine Struktur für Disziplin und Korrekturmaßnahmen haben muss.

Auch dies beginnt mit den Führern. Manager und Vorgesetzte müssen geschult werden, wann und wie disziplinarische Überprüfungen durchzuführen sind.

Vorgesetzte sollten Mitarbeiter nicht mikromanagen müssen, um sicherzustellen, dass sie Richtlinien und Verfahren befolgen. Verfahrens-Checklisten und Reporting-Mechanismen können helfen, die Mitarbeiter auf Kurs zu halten.

Diese Dokumentation hilft Führungskräften zu erkennen, welche Mitarbeiter Verfahren befolgen und welche nicht. Sie können Mitarbeiter belohnen oder bei Bedarf Korrekturen anbieten. Mitarbeiter, die von den Verfahren abweichen, benötigen möglicherweise nur eine Anleitung oder Weiterbildung.

Richtlinien und Verfahren regelmäßig überprüfen

Wenn Praktiken von Richtlinien abweichen, bedeutet dies normalerweise eines von zwei Dingen:

1. Ihre Organisation muss Richtlinien und Verfahren besser mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren und die Einhaltung durchsetzen.

2. Ihre Richtlinien und Verfahren sind veraltet oder unvollständig.

Mitarbeiter können keine Verfahren befolgen, die nicht existieren, anderen Richtlinien widersprechen oder einen signifikanten Wandel in Technologie oder Praxis nicht angehen.

Die Organisationsleitung muss regelmäßig Richtlinien und Verfahren überprüfen und überarbeiten, neue Vorschriften, Standards, Technologien und strukturelle Änderungen berücksichtigen.

Befolgen Sie jedes Mal, wenn Sie Richtlinien aktualisieren, die zuvor aufgeführten Schritte. Senden Sie Richtlinienänderungen an Ihre Mitarbeiter, integrieren Sie sie in Schulungen, testen Sie Richtlinien und halten Sie die Mitarbeiter zur Rechenschaft.

Sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter Richtlinien und Verfahren befolgen, erfordert Arbeit, muss aber nicht schwierig sein.

Verwenden Sie ein Richtlinienverwaltungssystem, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Bedeutung der Einhaltung von Richtlinien und Verfahren verstehen und wissen, wie dies zu tun ist.