In diesem Artikel zeigen wir Ihnen verschiedene Möglichkeiten zum Scannen und E-Mailen Ihrer Dokumente. Wir zeigen Ihnen verschiedene Techniken wie:
- So verwenden Sie die Scan-to-E-Mail-Funktion Ihres Druckers
- So scannen Sie von Ihrem Computer aus
- So scannen Sie mit Ihrem Telefon
- So hängen Sie Ihr Dokument an eine E-Mail an
Wir zeigen Ihnen auch, wie Sie Ihr Dokument in ein digitales Dokument umwandeln, das Sie und Ihr Empfänger online signieren können.
Lass uns anfangen.
Sollten Sie die Scan-to-Email-Funktion Ihres Druckers verwenden?
Scannen in E-Mail scheint eine schnelle und effektive Möglichkeit zu sein, ein Dokument zu scannen und online zu senden. Und es ist, nur nicht für jedes Dokument und Empfänger.
Einer der Hauptnachteile der Verwendung der Funktion „In E-Mail scannen“ ist das Risiko, dass das Dokument den Empfänger nicht erreicht.
Wenn Sie die Funktion „In E-Mail scannen“ verwenden, ist es schwieriger zu überprüfen, ob die von Ihnen eingegebene E-Mail-Adresse korrekt ist, da Sie möglicherweise keine Fehlermeldung erhalten, wenn Sie sie falsch eingegeben haben. Sie erhalten keine Warnung, wenn der beabsichtigte Empfänger seine E-Mail-Adresse geändert hat oder wenn sein Posteingang voll ist.
Empfänger können auch nicht auf eine von einem Drucker übermittelte Nachricht antworten, da die Rücksende-E-Mail-Adresse als „Keine Antwort“ -Adresse angezeigt wird. Sie können Ihre Nachricht selten anpassen, und Sie erhalten keine Rückmeldung von Empfängern, wenn diese versuchen, Sie über die in der Nachricht angegebene E-Mail-Adresse zu kontaktieren.
Wenn Sie die Funktion „In E-Mail scannen“ verwenden möchten, sollten Sie dies nur tun, wenn Sie persönlich bestätigen können, dass die E-Mail ihr Ziel erreicht hat, und Sie sollten diese Funktion nur mit Dokumenten verwenden, die nicht sehr wichtig sind, da sie möglicherweise beim ersten Versuch nicht durchkommen.
Also, was sollten Sie stattdessen tun?
Die bessere Alternative: So scannen und senden Sie ein Dokument per E-Mail (+ signieren Sie es oder fordern Sie eine Signatur an) auf sichere und praktische Weise
Hier sind einige Möglichkeiten, ein Dokument online zu scannen, per E-Mail zu senden und sogar zu signieren, ohne die Funktion „In E-Mail scannen“ zu verwenden:
Scannen Sie Ihr Dokument
So scannen Sie Ihr Dokument mit einem beliebigen Scanner oder Multifunktionsdrucker:
So scannen Sie unter Windows
Windows verfügt über eine integrierte Methode zum Scannen von Dokumenten, sodass Sie dafür keine andere App oder Software verwenden müssen.
So geht’s:
- Öffnen Sie das Startmenü
- Suchen Sie die Scan-App und klicken Sie darauf, um sie zu öffnen. Wenn Sie es nicht finden können, können Sie mit dem Suchwerkzeug in der unteren linken Ecke danach suchen.
- Sobald Sie die Scan-App geöffnet haben, wird Ihnen angezeigt, ob Ihr Scanner nicht angeschlossen ist.
- Wählen Sie aus der Liste den Scanner aus, den Sie verwenden möchten, und den Dateityp, als den Sie Ihre Scans speichern möchten. Wenn Sie nur ein Bild möchten, sind PNG und JPEG sehr gebräuchliche Formate.
- Um mit dem Scannen zu beginnen, legen Sie Ihr Dokument nach unten in den Scanner und gehen Sie dann zu Mehr anzeigen > Vorschau, um einen frühen Blick auf das Dokument zu werfen.
- Sie können die Einstellungen des Bildes (z. B. Farb- oder Graustufenmodus und Bildauflösung) auch über die Funktion „Mehr anzeigen“ ändern.
- Warten Sie, bis der Scanner das Scannen Ihres Dokuments als Vorschau abgeschlossen hat und das Dokument auf dem Bildschirm anzeigt. Wenn das Dokument falsch ausgerichtet oder verlegt ist, fixieren Sie seine Position im Scanner und zeigen Sie es erneut in der Vorschau an.
- Sobald Sie mit der Positionierung zufrieden sind, können Sie den zu scannenden Bereich auswählen, indem Sie darauf klicken und darüber ziehen. Sobald Sie den Bereich ausgewählt haben, den Sie scannen möchten, klicken Sie auf „Scannen“.
- Wiederholen Sie diesen Vorgang mit jeder Seite, die Sie scannen möchten.
- Warten Sie, bis der Scan fertig ist und Ihr Dokument erfolgreich digitalisiert wurde.
Denken Sie daran, Ihr Dokument in einem Ordner zu speichern, an den Sie sich erinnern werden. Um die Dinge einfach zu machen, können Sie es auch auf Ihrem Desktop speichern, damit Sie es nicht verpassen.
Scannen auf einem Mac
Ihr Mac-Computer verfügt auch über ein vorprogrammiertes Tool zur Verwendung Ihres Scanners. Hier ist, wie man es benutzt:
- Bereiten Sie Ihre Dokumente vor.
- Öffnen Sie die Vorschau-App.
- Gehen Sie zu Datei > Vom Scanner importieren und wählen Sie Ihren Scanner aus.
- Wenn Ihr Scanner nicht aufgeführt ist, stellen Sie sicher, dass der Scanner eingeschaltet und angeschlossen ist.
- Sie sehen den Dialog „Importieren“, in dem der Vorschau-Scan vorbereitet wird.
- Sie können nun Ihre Scanoptionen auswählen. Ändern Sie bei Bedarf die Farbe, den Dokumenttyp, die Größe, die Ausrichtung und andere Details.
- Klicken Sie auf „Scannen“, um den Scanvorgang zu starten.
- Wiederholen Sie diesen Vorgang mit jeder Seite, die Sie scannen möchten.
Sie haben jetzt eine digitalisierte Version Ihres Dokuments. Merken Sie sich, in welchem Ordner Sie Ihr Dokument gespeichert haben, oder speichern Sie es auf Ihrem Desktop, damit Sie es auf Ihrem Bildschirm sehen können, wenn Sie fertig sind.
Scannen unter iOS
Mit der integrierten Kamera des iPhone oder iPad können Sie Ihr Dokument ohne Scanner scannen. So geht’s:
- Bereiten Sie Ihr Dokument vor, indem Sie es auf eine ebene Fläche mit guter Beleuchtung stellen.
- Öffnen Sie die Notes-App auf Ihrem iPad oder iPhone.
- Erstellen Sie eine neue Notiz oder wählen Sie eine bereits vorhandene Notiz aus, um ein gescanntes Dokument hinzuzufügen.
- Tippen Sie auf das Kamerasymbol am unteren Bildschirmrand.
- Tippen Sie auf „Dokumente scannen“.
- Richten Sie die Kamera auf das Dokument, das Sie scannen möchten.
- Wiederholen Sie diesen Vorgang mit jeder Seite.
- Ihr Dokument wird nun gescannt und in Ihrer Notizen-App gespeichert.
Sie können Ihre Notizen über mehrere Apps freigeben oder als E-Mail senden.
Scannen auf Android
Android verfügt nicht über eine integrierte App zum Scannen von Dokumenten. Sie können Ihr Dokument jedoch mit Google Drive scannen.
So geht’s:
- Bereiten Sie Ihr Dokument vor, indem Sie es auf eine ebene Fläche mit guter Beleuchtung stellen.
- Öffnen Sie die Google Drive-App und tippen Sie auf das Symbol „+“ in der unteren rechten Ecke des Bildschirms, um ein neues Dokument zu erstellen.“
- Richten Sie die Kamera auf Ihr Dokument, richten Sie es aus und machen Sie eine Aufnahme.
- Überprüfen Sie Ihre Vorschau, schneiden Sie sie zu und passen Sie die Einstellungen nach Belieben an, oder scannen Sie das Dokument erneut, indem Sie auf „Erneut aufnehmen“ tippen.
- Wiederholen Sie diesen Vorgang mit jeder Seite.
- Ihr Dokument wird nun gescannt und in Ihrem Google Drive-Konto gespeichert.
Sie können Ihr neues Dokument über einen Link freigeben oder die E-Mail-Adressen von Personen hinzufügen, um darauf zuzugreifen.
Senden Sie eine E-Mail an Ihr Dokument und fordern Sie eine Unterschrift an (oder unterschreiben Sie sie)
Hier ist der beste Weg, um Ihr digitalisiertes Dokument online zu signieren:
Verwenden Sie die elektronische Signatursoftware
Sobald Sie Ihr Dokument digitalisiert haben, haben Sie einige Möglichkeiten, es zu signieren. Eine kostenlose und einfache Möglichkeit besteht darin, eine Signatur über eine Online-Signatur-App wie Signaturely anzufordern.
Signaturely ist eine einfache und effektive Software für digitale Signaturen, mit der Sie Online-Signaturen und Online-Dokumente mit Rechtsgültigkeit erstellen können. Mit Signaturely müssen sich Ihre Unterzeichner nicht am selben Ort befinden, um ein Dokument zu signieren. Stattdessen können sie es online mit ihrem Telefon, Tablet oder Laptop unterschreiben.
Mit Signaturely können Sie kostenlos und ohne Registrierung elektronische Signaturen erstellen. Auf diese Weise können Sie Ihr Dokument online signieren und für mehrere Personen freigeben.
So geht’s:
- Erstellen Sie kostenlos ein Konto bei Signaturely
- Öffnen Sie Ihr Konto und wählen Sie die Namen derjenigen aus, die das Dokument signieren müssen.
- Bereiten Sie Ihr Dokument vor, indem Sie den Personen, die es signieren werden, einen Titel und eine benutzerdefinierte Nachricht hinzufügen:
- Scrollen Sie nach unten und wählen Sie aus, wie Sie Ihre Dateien hinzufügen möchten. Sie können Dateien von einer Online-Plattform wie Ihrem Google Drive-Konto auswählen oder von Ihrem Computer hochladen.
- Öffnen Sie Ihr Dokument und fügen Sie Signaturfelder mit dem Online-Editor hinzu.
- Geben Sie die Namen und E-Mail-Adressen der Unterzeichner ein. Sie können auch eine Bestellung auswählen, um sie anzumelden, und Signaturely sendet die Dokumente in der vorgewählten Reihenfolge an die Benutzer:
- Überprüfen Sie Ihre Informationen und klicken Sie auf „Dokument senden“.
Sobald Sie das Dokument gesendet haben, können Sie es mit Ihrem Signaturely-Konto verfolgen. auf diese Weise können Sie feststellen, ob die Unterschrift eines Empfängers zu lange dauert. Wenn jemand zu lange braucht, müssen Sie ihn nicht anrufen, sondern können ihm einfach eine Benachrichtigung senden, um ihn daran zu erinnern, dass seine Unterschrift erforderlich ist.
Sobald Ihre Unterzeichner das Dokument erhalten haben, führt Signaturely sie durch den Signiervorgang, hilft ihnen beim Erstellen ihrer eigenen Signatur und durchläuft jedes Signaturfeld, bis sie fertig sind.
Vorteile:
- Sehr einfach zu bedienen
- Professionell und personalisiert
- Funktioniert auf jedem Gerät
- Behalten Sie die Kontrolle über den Prozess
- Führt Sie und Ihre Unterzeichner durch jeden Schritt
- Sie können kostenlos starten
:
- Keine mobile App verfügbar (derzeit in Entwicklung)
Verwenden Sie Ihren E-Mail-Client
Sie können auch Ihren E-Mail-Client verwenden, um ein Dokument per E-Mail zu senden. Wenn Sie das Dokument signieren müssen, müssen Sie es vor dem Senden signieren, indem Sie es entweder physisch signieren oder eine elektronische Signatur verwenden.
So senden Sie Ihr Dokument:
- Öffnen Sie Ihr E-Mail-Konto.
- Wählen Sie „Neue Nachricht“, um eine neue E-Mail zu schreiben.
- Suchen Sie im neuen E-Mail-Fenster nach dem Symbol „Anhang hinzufügen“. Es sieht normalerweise wie eine Büroklammer aus.
- Nachdem Sie darauf geklickt haben, suchen Sie Ihre Datei, wählen Sie sie aus und drücken Sie „Enter.“
- Sie können die gescannte Datei auch per Drag & Drop in das Fenster ziehen.
- Beenden Sie das Schreiben Ihrer Nachricht und fügen Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger hinzu.
- Sie können jetzt Ihre E-Mail mit der angehängten gescannten Datei senden.
Vorteile:
- Einfach zu bedienen
- Kostenlos zu benutzen
- Sie können es von Ihrem Telefon aus tun
Nachteile:
- Sagt Ihnen nicht, wer unterschrieben hat und wer nicht
- Möglicherweise müssen Sie das Dokument zuerst drucken und signieren und Ihre Unterzeichner bitten, dasselbe zu tun
- Langsamerer Prozess
- Nicht so professionell wie die Verwendung einer speziellen Plattform
FAQ: Scannen per E-Mail
Hier finden Sie die Antworten auf die häufigsten Fragen zum E-Mail-Versand gescannter Dokumente.
Wie scanne ich vom Drucker zur E-Mail?
- Öffnen Sie Ihre Scan-App.
- Scannen Sie Ihr Dokument.
- Speichern Sie es.
- Suchen Sie Ihr Dokument.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf.
- Wählen Sie „Teilen“ und dann „Mail“.
- Verfassen Sie Ihre E-Mail.
- Senden Sie Ihre E-Mail.
Was ist der Unterschied zwischen Scannen und Scannen per E-Mail?
Wenn Sie die Druckeroption „In E-Mail scannen“ verwenden, müssen Sie keine andere Software verwenden, um Ihr gescanntes Bild zu senden. Ihnen fehlen jedoch auch alle Funktionen zum Senden einer E-Mail, z. B. das Hinzufügen einer Nachricht, das Sicherstellen, dass die E-Mail eintrifft, und das Bearbeiten Ihres Bildes vor dem Senden.
Ist das Scannen per E-Mail sicher?
Nicht unbedingt. Wenn Sie die Funktion „In E-Mail scannen“ verwenden, können Sie nicht sicher sein, ob die E-Mail ordnungsgemäß gesendet wurde, es sei denn, Sie haben selbst Zugriff auf die E-Mail-Adresse.
Außerdem senden Multifunktionsdrucker standardmäßig E-Mails im Klartext. Diese können von Dritten abgefangen werden, die ebenfalls mit demselben WLAN-Netzwerk wie Ihr Drucker verbunden sind.
Aus diesem Grund sollten Sie die Funktion „Scan to email“ auf Ihrem Drucker nur für nicht vertrauliche Dokumente verwenden, die Sie persönlich überprüfen können, ob sie ordnungsgemäß gesendet wurden.
Wie viele Seiten können Sie scannen, um E-Mails zu senden?
Sie können bis zu 999 gescannte Seiten senden. Diese Zahl hängt wahrscheinlich vom Speicher und der Kapazität Ihres Druckers ab.
Wie kann ich Dokumente per E-Mail versenden?
- Öffnen Sie Ihr E-Mail-Konto.
- Beginnen Sie mit dem Verfassen einer neuen Nachricht.
- Ziehen Sie Ihr Dokument per Drag & Drop in Ihre Nachricht.
- Überprüfen Sie Ihre Informationen und fügen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Empfängers hinzu.
- Klicken Sie auf „Senden.“
Wie sende ich ein vertrauliches Dokument per E-Mail?
Sie können den vertraulichen Modus von Google Mail verwenden, wenn Sie ein zusätzliches Sicherheitsniveau wünschen, um Ihre vertraulichen Informationen vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Damit können Sie ein Ablaufdatum für Nachrichten festlegen und sogar den Zugriff darauf widerrufen.
Ihre Empfänger können die Nachricht nicht kopieren, weiterleiten, drucken oder herunterladen.
Wie schreibe ich eine E-Mail mit Anhang?
- Gehen Sie zu Ihrem E-Mail-Konto.
- Wählen Sie „Neue Nachricht“.
- Suchen Sie nach einem Büroklammersymbol und klicken Sie darauf, um eine Datei anzuhängen.
- Suchen Sie die Datei in den Ordnern Ihres Computers. Sobald Sie es gefunden haben, klicken Sie auf „Öffnen“ oder „Datei auswählen“.“
- Schreiben Sie die E-Mail weiter.
- Fügen Sie eine Betreffzeile und die E-Mail-Adresse der Person hinzu, an die Sie sie senden möchten.
- Klicken Sie auf „Senden“, wenn Sie Ihre E-Mail senden möchten.
Fazit
Wie wir gesehen haben, gibt es mehrere Möglichkeiten, Ihre Dokumente zu scannen. Von Multifunktionsdruckern bis hin zu Ihrem iPhone und Android-Handy können Sie Ihre Dokumente online scannen und senden, wo immer Sie sind.
Und wenn Ihre Dokumente Signaturen benötigen, können Sie mit Signaturely jederzeit kostenlos rechtsverbindliche Unterschriften sammeln.
Signaturely hilft Ihnen dabei, Ihre gescannten Dokumente in Dokumente umzuwandeln, die von allen Parteien signiert werden können. Es führt dann Ihre Unterzeichner durch den Signaturprozess und hält Sie auf dem Laufenden.
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