Sichern und Exportieren aller Outlook-E-Mails

Die meisten modernen Unternehmen verlassen sich bei der Kommunikation auf E-Mails. Der Verlust des Zugriffs auf E-Mails oder schlimmer noch auf ganze E-Mail-Konten kann verheerend sein. Das Sichern Ihrer Outlook-E-Mails ist eine der besten Möglichkeiten, um beruhigt zu sein, wenn Sie wissen, dass die E-Mails an mehreren Orten auf Ihrem Gerät gespeichert sind und nicht leicht verloren gehen können.

In diesem Artikel erklären wir, wie Sie Outlook-E-Mails auf verschiedene Arten sichern.

So sichern und exportieren Sie alle Outlook-E-Mails

Eine der schnellsten Möglichkeiten, alle Ihre Outlook-E-Mails zu sichern, ist die Verwendung der integrierten .pst-Dateiformat. Microsoft Outlook und Microsoft Exchange verwenden ausschließlich PST-Dateien zum Speichern von E-Mails, Kontaktinformationen und Adressen sowie Kalenderereignissen. Eine statische PST-Datei kann als Backup für Ihre aktuellen Outlook-E-Mails und Kontaktinformationen verwendet werden, und Outlook kann auch offline darauf zugreifen.

So sichern Sie Ihre E-Mails auf einem .pst-Datei:

Öffnen Sie Ihr Outlook und klicken Sie auf „Datei.“
Wählen Sie im Menü „Open & Export.“
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Importieren / Exportieren“.
Das System kehrt zu Ihrem Outlook-Hauptbildschirm zurück und öffnet den Import / Export-Assistenten, der Sie durch den Exportvorgang führt.
Wählen Sie im Assistenten die Option „In Datei exportieren“ aus der Liste und klicken Sie dann auf „Weiter.“
Wählen Sie „Outlook-Datendatei (.pst)“ wenn Sie aufgefordert werden, einen Dateityp auszuwählen, klicken Sie auf „Weiter.“
Sie werden dann aufgefordert, die zu exportierenden Ordner auszuwählen. Sie können Ihr E-Mail-Konto auswählen, um alle damit verbundenen Ordner zu exportieren, einschließlich Kontakte und Kalenderdaten. Klicken Sie auf „Weiter“, wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind.
Wählen Sie den Adressenpfad, in dem die Sicherungsdatei gespeichert ist. Merken Sie sich den Pfad, damit Sie später darauf zugreifen können.
Es ist eine gute Idee, den Namen der Datei (den letzten Teil des Pfades) zu ändern. Standardmäßig ist es „Backup.pst.“
Wenn Sie die Sicherungsdatei im Standardpfad speichern, wählen Sie aus, ob doppelte Elemente angezeigt werden sollen.
( Optional) Sie können zu einem der vorherigen Dialoge zurückkehren, um möglicherweise die Ordnerauswahl zu ändern, indem Sie die Schaltfläche „Zurück“ verwenden.
Drücken Sie „Fertig stellen“, um den Exportvorgang zu starten.
Outlook fordert Sie auf, ein Kennwort zu erstellen. Dies kann aus Sicherheitsgründen wichtig sein, aber Sie müssen kein Passwort eingeben.
Sie finden die extrahierte Datei an dem Speicherort, den Sie für den Dateipfad angegeben haben. Sie können die Datei jetzt an eine andere Stelle verschieben oder kopieren.

Zugriff auf exportierte Outlook-E-Mails

Sobald Sie die Dateien exportiert haben, fragen Sie sich möglicherweise, wie Sie später darauf zugreifen können. Outlook erleichtert das Öffnen von Backups und das Wiederherstellen Ihrer E-Mails zum gespeicherten Zeitpunkt. Hier ist, was Sie tun müssen:

Suchen Sie die Sicherungsdatei. Notieren Sie sich den Speicherort und den Dateipfad.
Öffnen Sie Outlook.
Klicken Sie auf „Datei“ und dann auf „Öffnen & Exportieren“.“
Wählen Sie im Menü rechts „Outlook-Datendatei öffnen“.“
Dies öffnet den Datei-Explorer. Gehen Sie zur Sicherungsdatei. Klicken Sie darauf und wählen Sie „Öffnen.“
Das System bringt Sie zum Outlook-Hauptbildschirm zurück.
Scrollen Sie im Navigationsmenü links nach unten, bis Sie „Outlook-Daten“ sehen.“ Diese Kategorie enthält die aus der Sicherungsdatei abgerufenen Elemente.
Die Kategorie behält die ursprüngliche Formatierung und Ordnersysteme.
Sie können E-Mails per Drag-and-Drop in andere Dateien verschieben.

Jetzt haben Sie Zugriff auf Ihre gesicherten E-Mails.

So speichern Sie schnell eine einzelne Outlook-E-Mail

Manchmal möchten Sie nicht alle E-Mails speichern und Outlook erneut öffnen, wenn Sie nur eine oder einige bestimmte E-Mails benötigen. Glücklicherweise gibt es einige schnelle Lösungen, um eine einzelne E-Mail aus Outlook zu speichern.

Methode 1 – Direkt in einem Ordner speichern

Öffnen Sie Outlook.
Öffnen Sie den Datei-Explorer und navigieren Sie zu dem Ort, an dem Sie die E-Mail speichern möchten. Möglicherweise müssen Sie sowohl Outlook als auch den Datei-Explorer in den Fenstermodus versetzen und sie für einen einfacheren Zugriff verschieben.
Ziehen Sie die E-Mail, die Sie speichern möchten, aus Outlook in den Ordner.
Outlook speichert die E-Mail automatisch in einem „Outlook-Element“ -Format.
Doppelklicken Sie auf die gespeicherte E-Mail, um sie in Outlook zu öffnen.

Methode 2 – Speichern als TXT oder HTML

Öffnen Sie die E-Mail, die Sie in Outlook speichern möchten.
Wählen Sie „Datei“ und dann „Speichern unter“.“
Der Datei-Explorer wird angezeigt. Wählen Sie den Pfad aus, in dem Sie die E-Mail speichern möchten. Klicken Sie unten im Datei-Explorer auf den Pfeil neben „Speichern unter“.“ Wählen Sie entweder „Nur Text“, um in einem zu speichern.txt-Format oder „HTML“, um die E-Mail als zu speichern .HTML-Datei.
Nach dem Speichern kann auf die E-Mail mit Ihrem Texteditor (z. B. Notepad) zugegriffen werden, wenn sie vorhanden ist .txt, oder Ihr Browser, wenn es als gespeichert ist .HTML.

Wenn Sie die E-Mail auf diese Weise speichern, bleiben keine Anhänge erhalten. Laden Sie sie daher herunter, benennen Sie sie nach Bedarf um und speichern Sie sie für den späteren Zugriff neben der E-Mail.

Methode 3 – Verwenden Sie die Bildschirmaufnahme, um ein Bild zu speichern

Sie können auch eine Bildschirmaufnahmesoftware verwenden, um den Inhalt der E-Mail als Bild zu speichern. Diese Methode kann nützlich sein, um auf den Inhalt der E-Mail in anderen Kommunikationsformen zu verweisen, da Bilder leicht an E-Mails und andere Nachrichten angeheftet werden können.

Wenn Sie Windows verwenden, werden neuere Versionen mit vorinstallierter Bildschirmaufnahmesoftware namens Snipping Tool (auf älteren Geräten) und Snip & Sketch geliefert. Alternativ können Sie die Schaltfläche Bildschirm drucken auf Ihrer Tastatur verwenden und dann das Bild in Paint einfügen.

Für Mac-Geräte ist der Vorgang ähnlich. Verwenden Sie die Tastenkombination Strg + Befehl + 4, um die integrierte Bildschirmaufnahmefunktion zu öffnen, und ziehen Sie dann das Auswahlfadenkreuz, um einen Bereich über der E-Mail abzudecken und zu speichern.

Für Linux steht eine Auswahl an Bildschirmaufnahmesoftware zum Download zur Verfügung, mit der die E-Mail als Bild gespeichert werden kann. Alternativ verfügen GNOME-basierte Modelle über ein integriertes Screenshot-Dienstprogramm im Zubehörmenü Applications >. Einige Linux-Betriebssystemversionen reagieren auf die Schaltfläche Bildschirm drucken auf Ihrer Tastatur, ähnlich wie bei Windows-Systemen.

Wie exportiere ich alle E-Mail-Adressen in Outlook?

Wenn Sie Ihre Kontaktliste exportieren möchten (die die E-Mail-Adressen Ihrer Kontakte sowie andere Informationen enthält), können Sie ähnliche Schritte wie beim Exportieren der E-Mails ausführen. Kontaktinformationen können jedoch in einem anderen Dateiformat gespeichert werden, das benutzerfreundlicher ist und zur schnellen Bearbeitung und Bearbeitung in Excel geöffnet werden kann. Hier ist, was Sie tun müssen:

Öffnen Sie Outlook.
Wählen Sie Datei > Öffnen & Exportieren > Importieren/Exportieren.
Wählen Sie im Import / Export-Assistenten „Als Datei speichern“.“
Wählen Sie „Kommagetrennte Werte (.csv)“, wenn Sie aufgefordert werden, einen Dateityp auszuwählen.
Wählen Sie im Ordnerauswahlmenü den Ordner „Kontakte“ unter Ihrem Konto aus.
Bestätigen Sie den Dateipfad oder ändern Sie ihn nach Bedarf. Benennen Sie die Datei wie gewünscht.
Drücken Sie „Fertig stellen“, um den Exportvorgang zu starten.
Der Import / Export-Dialog wird geschlossen, wenn der Vorgang abgeschlossen ist.

Die exportiert .CSV-Datei kann in Excel geöffnet werden. Es wird eine große Tabelle mit Kontaktinformationen angezeigt. Sie werden wahrscheinlich viele leere Zellen haben, und das ist völlig normal. Sie können Excel verwenden, um die Daten zu bearbeiten, obwohl das Einfügen zusätzlicher Inhalte sie für Outlook möglicherweise unlesbar macht, wenn Sie die Datei später importieren müssen.

Sie können diese Datei auf einem anderen Gerät oder E-Mail-Dienst verwenden, um Kontaktinformationen zu importieren.

Wie speichere ich mehrere Outlook-E-Mails auf meinem Computer?

Wenn Sie mehrere E-Mails gleichzeitig speichern möchten, aber nicht Ihre gesamte E-Mail-Bibliothek benötigen, können Sie einige E-Mails auswählen, die gleichzeitig gespeichert werden sollen. Hier ist, was Sie tun müssen:

Öffnen Sie Outlook.
Wählen Sie die E-Mails aus, die Sie speichern möchten. Halten Sie Strg gedrückt und klicken Sie auf E-Mails, um sie einzeln auszuwählen, oder halten Sie die Umschalttaste gedrückt, um einen Stapel von E-Mails zwischen dem ersten und dem zweiten Klick auszuwählen.
Gehen Sie zu Datei > Speichern unter.
Wechseln Sie im Dialogfeld zu dem Ordner, in dem Sie die E-Mails speichern möchten, benennen Sie die Datei nach Ihren Wünschen und wählen Sie „Nur Text“ als Format zum Speichern aus.
Outlook speichert alle ausgewählten E-Mails in einem einzigen .txt-Datei. Sie können Ihren Texteditor verwenden, um darauf zuzugreifen.

Wenn Sie sie separat speichern möchten.txt-Dateien, müssen Sie jede E-Mail separat speichern. Zusätzliche online verfügbare Outlook-Plugins können diese Funktion erweitern, um E-Mails separat zu speichern.txt oder alternative Dateiformate.

Ein neuer Blick auf Outlook

Mit der integrierten Exportfunktion von Outlook können Sie E-Mails sichern und wiederherstellen, falls Sie den Zugriff auf Ihr E-Mail-Konto verlieren, sei es aufgrund eines verlorenen Kennworts oder eines Hackers. Da die Online-Kommunikation so weit verbreitet ist, können Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen, um regelmäßig E-Mails zu sichern.