Dieses Dokument bietet einen allgemeinen Überblick darüber, wie Sie Ihre E-Mails mit Microsoft Outlook 2007 auf einem Windows-basierten PC sichern und archivieren.

Der erste Schritt zum Erstellen einer Sicherungskopie Ihrer E-Mail besteht darin, den Inhalt zu bereinigen. Löschen Sie alle E-Mails, die Sie nicht benötigen oder nicht sichern möchten. Löschen Sie insbesondere E-Mails mit Anhängen, die Sie nicht mehr benötigen, um Speicherplatz zu sparen.

Der nächste Schritt besteht darin, die E-Mails, die Sie sichern möchten, in Ordnern zu organisieren. Sie können mehrere Ordner erstellen, um verwandte E-Mails an einem Ort zu speichern. Wenn Sie Ihre E-Mails auf diese Weise organisieren, können Sie die E-Mails, die Sie möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt benötigen, leichter wiederherstellen.

Sichern von E-Mails

Sobald Sie Ihre E-Mail organisiert haben, können Sie mit dem Sicherungsvorgang beginnen. Um eine Sicherung eines E-Mail-Ordners zu erstellen, starten Sie zuerst die Outlook 2007-Anwendung. Klicken Sie dann auf das Menü Datei und wählen Sie Importieren und Exportieren…

Wählen Sie im folgenden Fenster die Option In eine Datei exportieren aus der Liste der Aktionen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Weiter, um fortzufahren.

Wählen Sie im Feld Dateityp erstellen die Option Persönliche Ordnerdatei (.pst) und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um fortzufahren.

Wählen Sie im Feld Ordner zum Exportieren auswählen den Ordner aus, von dem Sie ein Backup erstellen möchten. In der folgenden Abbildung wurde der Ordner Posteingang ausgewählt. Aktivieren Sie die Option Unterordner einschließen, wenn der Exportordner Unterordner enthält. Auch die Filter-Taste ermöglicht eine breite Palette von Möglichkeiten, nur bestimmte Nachrichten innerhalb des Ordners zu exportieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um fortzufahren.

Im nächsten Fenster fragt Outlook nach einem Speicherort für die exportierte Datei. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um den Standardspeicherort zu ändern. Wählen Sie einen leicht zu merkenden Speicherort oder speichern Sie ihn für den einfachen Zugriff auf Ihrem Desktop, wenn er auf Wechselmedien (z. B. Flash-Laufwerk) gespeichert wird. Geben Sie der exportierten Datei unbedingt einen beschreibenden Namen. Wählen Sie im Abschnitt Optionen die für Ihre Anforderungen am besten geeignete Option aus. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Fertig stellen, um fortzufahren.

Es öffnet sich nun ein neues Fenster, in dem Sie aufgefordert werden, einen persönlichen Microsoft-Ordner zu erstellen. Geben Sie dem Ordner einen beschreibenden Namen, z. B. ein E-Mail-Backup, wie in der folgenden Beispielabbildung dargestellt. Geben Sie ein Kennwort ein, wenn Sie die Datei mit einem Kennwort vor anderen Benutzern schützen möchten.

Das war’s. Sie haben gerade ein Backup des ausgewählten E-Mail-Ordners erstellt. Sie können diesen Vorgang wiederholen, um andere E-Mail-Ordner zu sichern, wenn Sie möchten. Um Speicherplatz und Ihr Kontingent freizugeben, können Sie die gesicherten Nachrichten löschen oder aus Ihrem IMAP-Ordner auf Ihre lokale Festplatte verschieben. Anweisungen zum Verschieben von Nachrichten aus einem IMAP-Ordner in einen lokalen Ordner finden Sie im Abschnitt Techniken zum Reduzieren von E-Mails unter http://www.hawaii.edu/askus/502.

Wiederherstellen von E-Mails aus einem persönlichen Dateiordner

Irgendwann in der Zukunft möchten Sie möglicherweise Ihre E-Mails aus einer der von Ihnen erstellten Sicherungen wiederherstellen.
Um den Wiederherstellungsprozess zu starten, starten Sie zuerst MS Outlook 2007. Gehen Sie dann zum Menü Datei und wählen Sie Importieren und Exportieren…

Wählen Sie im folgenden Fenster die Option zum Importieren aus einem anderen Programm oder einer anderen Datei aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um fortzufahren.

Scrollen Sie im folgenden Fenster in der Liste der Dateitypen nach unten und wählen Sie Personal Folder File (.pst). Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um fortzufahren.

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Durchsuchen, um die persönliche Ordnerdatei zu finden, aus der Sie Ihre E-Mail wiederherstellen möchten. Wählen Sie die für Ihre Zwecke geeignete Option. In diesem Fall ein Backup.pst-Datei wurde während des Backup-Prozesses früher in diesem Dokument erstellt, so dass die Datei, die wiederhergestellt werden soll. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um fortzufahren.

Wenn Sie ein Kennwort für die PST-Datei erstellt haben, geben Sie es ein, um die Datei zu öffnen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK, um fortzufahren. Hinweis: Sie erhalten dieses Dialogfeld nicht, wenn Sie kein Kennwort erstellt haben.

Wählen Sie als Nächstes den Ordner aus, aus dem Sie importieren möchten. Wenn der Ordner, den Sie gesichert haben, Unterordner hatte, können Sie nur den wiederherzustellenden Unterordner auswählen. Sie haben auch zwei Möglichkeiten, wohin die Ordner importiert werden sollen. Sie können die Elemente in den aktuell ausgewählten Ordner (im Navigationsbereich hervorgehoben) oder in denselben Ordner importieren, der bereits in Ihrem E-Mail-Konto erstellt wurde. In der folgenden Abbildung wurde die Option ausgewählt, um die E-Mail im selben Ordner in den persönlichen Ordnern (Posteingang) wiederherzustellen. Da es sich um die persönlichen Ordner handelt, wird es nicht auf dem lokalen Server gespeichert, auf dem das Kontingent belegt wäre.

Das war’s. Outlook importiert die E-Mail-Nachrichten aus der persönlichen Ordnerdatei und in den von Ihnen ausgewählten E-Mail-Ordner. Diese E-Mail-Nachrichten werden nun Teil Ihrer E-Mail sein.

Automatisches Archivieren

Eine weitere Option zum Erstellen einer Sicherungskopie Ihrer E-Mail-Ordner ist die automatische Archivierungsfunktion in Outlook. Es ist relativ einfach zu bedienen und einfach einzurichten.

Auto-Archive verschiebt automatisch Elemente, die als alt gelten (eine von Ihnen festgelegte Einstellung), in eine Archivdatei und entfernt sie aus Ihrem E-Mail-Ordner. Sie haben die Möglichkeit zu bestimmen, welche Ordner automatisch archiviert werden, sowie die Zeit, die vergehen muss, bevor ein Element als alt gilt.

Um die automatische Archivierungsfunktion zu starten, starten Sie zuerst die MS Outlook-Anwendung. Klicken Sie dann auf das Menü Extras und wählen Sie Optionen. Klicken Sie im folgenden Fenster auf die Registerkarte Andere. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche AutoArchive.

Klicken Sie im folgenden Fenster auf das Kontrollkästchen AutoArchive every ausführen. Geben Sie die Zeit an, die vergehen muss, damit die Autoarchivierungsfunktion ausgeführt wird. Sie können auch die Option auswählen, von Outlook aufgefordert zu werden, bevor die Autoarchivierungsfunktion ausgeführt wird. Notieren Sie sich unbedingt den Standardspeicherort der Archivdatei. Sie können auf die Schaltfläche Durchsuchen klicken, wenn Sie den Standardspeicherort der Datei ändern möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um Ihre Einstellungen zu speichern. Klicken Sie im Optionsfenster auf die Schaltfläche OK, um zur Outlook-Anwendung zurückzukehren.

OPTIONEN FÜR die AUTOMATISCHE ARCHIVIERUNG

Sie können die Optionen für die automatische Archivierung für jeden Ordner in Ihrem E-Mail-Konto festlegen. Um die Optionen für einen bestimmten Ordner festzulegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie Eigenschaften aus dem Menü. In der Abbildung unten wurde der Posteingang ausgewählt.

Klicken Sie anschließend auf die Registerkarte AutoArchivierung. Konfigurieren Sie die Optionen nach Belieben. Sie können die alten Elemente in eine Archivdatei verschieben oder einfach alle Elemente zusammen löschen. Sie können auch die Standard-Archiveinstellungen auswählen oder für jeden Ordner, den Sie archivieren möchten, unterschiedliche Einstellungen vornehmen. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um Ihre Änderungen zu speichern.

Importieren Sie archivierte Elemente in ihre ursprünglichen Ordner

Es kann vorkommen, dass Sie die Elemente in Ihrer archivierten Datei wiederherstellen möchten. Sie haben mehrere Möglichkeiten, dies zu erreichen. Sie können die archivierten Elemente entweder in Ihrem Postfach wiederherstellen (an ihrem ursprünglichen Speicherort), Sie können die archivierten Elemente in einen neuen Ordner importieren oder Sie können die archivierte Datei öffnen und die benötigten Elemente manuell kopieren.

Gehen Sie in Outlook zum Menü Datei und wählen Sie Importieren und Exportieren… Wählen Sie im folgenden Fenster die Option Aus einem anderen Programm oder einer anderen Datei importieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um fortzufahren.

Scrollen Sie im folgenden Fenster in der Liste der Dateitypen nach unten und wählen Sie Personal Folder File (.pst). Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um fortzufahren.

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Durchsuchen, um die archivierte Datei zu finden, aus der Sie Ihre E-Mail wiederherstellen möchten. Wählen Sie die für Ihre Zwecke geeignete Option. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um fortzufahren.

Wählen Sie als Nächstes die Archivdatei aus, aus der Sie importieren möchten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unterordner einschließen, um sicherzustellen, dass Sie alle Ihre E-Mails wiederherstellen. Klicken Sie dann auf die Option zum Importieren von Elementen in denselben Ordner in: um die Nachrichten an ihren ursprünglichen Speicherort wiederherzustellen, bevor sie archiviert wurden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen, um die E-Mail zu importieren.

Das war’s. Outlook importiert die E-Mail-Nachrichten aus der Archivdatei und platziert sie wieder an ihren ursprünglichen Speicherorten. Diese E-Mail-Nachrichten werden nun Teil Ihrer E-Mail sein.

Importieren Sie archivierte Elemente in einen neuen Ordner

Der erste Schritt zu diesem Prozess besteht darin, einen neuen Ordner in Outlook zu erstellen, in dem die archivierten Elemente gespeichert werden. Gehen Sie dazu in Outlook zum Menü Datei, wählen Sie Neu aus, und klicken Sie dann auf Ordner…

Als nächstes geben Sie dem Ordner einen Namen. Wählen Sie im Textfeld Ordner enthält: die Option E-Mail- und Posteinträge aus. Wählen Sie dann aus, wo Sie den neuen Ordner erstellen möchten. In Abbildung unten wurde der neue Ordner mit dem Namen Archivierte Elemente im Stammverzeichnis des hdtest-E-Mail-Ordners erstellt.

Nachdem Sie einen neuen Ordner zum Speichern der archivierten Elemente erstellt haben, können Sie Ihre archivierte Datei importieren. Klicken Sie dazu zunächst einmal auf den neuen Ordner, den Sie gerade erstellt haben, um ihn auszuwählen. Gehen Sie dann zum Menü Datei und wählen Sie Importieren und Exportieren… Wählen Sie im folgenden Fenster die Option Aus einem anderen Programm oder einer anderen Datei importieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um fortzufahren.

Scrollen Sie im folgenden Fenster in der Liste der Dateitypen nach unten und wählen Sie Personal Folder File (.pst). Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um fortzufahren.

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Durchsuchen, um die archivierte Datei zu finden, aus der Sie Ihre E-Mail wiederherstellen möchten. Wählen Sie die für Ihre Zwecke geeignete Option. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um fortzufahren.

Wählen Sie als Nächstes die Archivdatei aus, aus der Sie importieren möchten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unterordner einschließen, um sicherzustellen, dass Sie alle Ihre E-Mails wiederherstellen. Klicken Sie dann auf die Option zum Importieren von Elementen in den aktuellen Ordner, um die Nachrichten in dem von Ihnen erstellten neuen Ordner wiederherzustellen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen, um die E-Mail zu importieren.

Das war’s. Outlook importiert die E-Mail-Nachrichten aus der Archivdatei und legt sie in den neuen Ordner ab, den Sie erstellt haben. Diese E-Mail-Nachrichten werden nun Teil Ihrer E-Mail sein.

Manuelles Kopieren von Elementen aus einer archivierten Datei

Die letzte Option zum Wiederherstellen von E-Mails aus einer archivierten Datei besteht darin, die archivierte Datei zu öffnen und nur die Elemente zu kopieren, die Sie wiederherstellen möchten. Gehen Sie dazu zum Menü Datei, wählen Sie Öffnen, und klicken Sie dann auf Outlook-Datendatei…

Navigieren Sie dann zum Speicherort Ihrer archivierten Datei. Wählen Sie es aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen. Outlook wird es dann in Ihrer Ordnerliste platzieren. Sie können es dann öffnen und nur die Elemente kopieren, die Sie verschieben möchten, indem Sie einfach auf das Element klicken und es an die gewünschte Stelle ziehen. Alternativ können Sie die Elemente einfach anzeigen, während sie sich im archivierten Ordner befinden.

Wenn Sie mit der archivierten Datei fertig sind, können Sie mit der rechten Maustaste auf die archivierte Datei klicken und auf „Archivordner“ schließen klicken, um die Archivdatei aus Ihrer Ordnerliste zu entfernen.