Ein Produkt wird immer mit einem Benutzerhandbuch geliefert, damit Kunden die Verwendung erlernen können. Nun, die erste Frage, die sich stellt, ist, wie man ein Benutzerhandbuch in Word einfach erstellt?

Bedienungsanleitungen machen den Unterschied zwischen einem guten und einem schlechten Kundenerlebnis. Eine Bedienungsanleitung ist nicht nur für Neukunden gedacht. Selbst erfahrene Kunden verwenden es, um ihr Gedächtnis in Bezug auf bestimmte Funktionen des Produkts aufzufrischen.

Außerdem beziehen sie sich darauf, um ein bestimmtes Problem zu lösen, das sie möglicherweise mit dem Produkt haben. Lassen Sie uns eintauchen, um zu verstehen, wie Benutzerhandbücher erstellt werden.

Benutzerhandbuch in Microsoft Word erstellen: Der 7-Schritte-Prozess

Microsoft Word bietet ein Framework, mit dem Benutzer Informationen zu ihrem Produkt oder ihrer Dienstleistung präsentieren können. Es gibt ihnen die Freiheit, das Dokument an ihre Bedürfnisse anzupassen.

Hier teilen wir Ihnen die sieben Schritte zum Erstellen eines Benutzerhandbuchs in MS Word mit.

Schritt 1: Die vorläufige Phase

• Klicken Sie in Microsoft Word auf die Registerkarte Datei und wählen Sie Neu
• Doppelklicken Sie im Fenster Verfügbare Vorlagen auf den Ordner Bücher. Gehen Sie zum Ordner Andere Bücher und doppelklicken Sie darauf
• Doppelklicken Sie auf die Vorlage für das professionelle Handbuch

In der Benutzerhandbuchvorlage von Microsoft Word können Sie das Handbuch nach Ihren Wünschen anpassen. Das Dokument wird nach Abschluss der obigen Schritte in ein neues Word-Fenster heruntergeladen.

Schritt 2: Beachten Sie die Abschnitte

Gehen Sie die Seiten der Benutzerhandbuchvorlage durch. Es gibt Ihnen eine Vorstellung davon, was enthalten ist, was geändert werden muss und was hinzugefügt werden muss. Die Benutzerhandbuchvorlage ist der Ausgangspunkt.

Microsoft Word enthält einen generischen Seitentitel, ein Inhaltsverzeichnis, Kopfzeilen, Textblöcke und Bildplatzhalter. Es enthält auch Tipps zum Erstellen eines Benutzerhandbuchs, das Ihre Benutzer lieben werden.

Schritt 3: Fügen Sie Ihren Inhalt hinzu

• Markieren Sie die Kopfzeile oder den Textblock. Platzieren Sie Ihre Benutzerhandbuchinformationen darauf. Sie können es sogar aus einem anderen Dokument kopieren und in die Textfelder der Vorlage einfügen.
• Ersetzen Sie den gesamten Platzhaltertext von Microsoft Word durch Ihren eigenen.
• Füllen Sie das Benutzerhandbuch mit den erforderlichen Informationen. Sie können zuerst Text hinzufügen, dann die Bilder und Kopfzeilen. Sie können sogar linear von der ersten Seite bis zum Ende arbeiten. Du hast die Wahl.

Schritt 4: Fügen Sie Bilder Ihrer Wahl ein

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Platzhalterbild oder -bild und klicken Sie auf die Entf-Taste, um es zu entfernen. Um Ihre hinzuzufügen, klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen und dann auf die Schaltfläche Bild.
• Durchsuchen Sie die Bilder und doppelklicken Sie auf das Bild, das Sie in den Platzhalter einfügen möchten.

Sie können Ihr Firmenlogo auf dem Deckblatt oder an einer anderen Stelle in der Dokumentation nach Ihrer Wahl hinzufügen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Marke auf das MS Word-Benutzerhandbuch anzuwenden.

Schritt 5: Formatieren Sie nach Bedarf

• Klicken Sie auf die Registerkarte Start. Durchsuchen Sie die Optionen im Abschnitt Stile des Menübands. Auf diese Weise können Sie entscheiden, wie jeder Abschnitt Ihres Handbuchs aussehen soll. Ich meine den Hauptabsatztext und die Überschriften.
• Manchmal möchten Benutzer die von der Vorlage bereitgestellten Elemente nicht verwenden. Klicken Sie in solchen Situationen mit der rechten Maustaste auf einen der Stile, z. B. Überschrift 1, und wählen Sie Ändern.
• Formatieren Sie die Kopfzeile neu und klicken Sie auf OK.

Die Stile aller Abschnittsüberschriften werden geändert. Sie müssen nicht alles manuell machen. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die Bedienungsanleitung den internen Stilanforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

Schritt 6: Überprüfen und Korrekturlesen

Gehen Sie zur ersten Seite der Bedienungsanleitung, die in den meisten Benutzerhandbuchvorlagen das Deckblatt darstellt. Stellen Sie sicher, dass der gesamte Platzhaltertext durch Inhalte zu Ihrem Service oder Produkt ersetzt wird.

Schritt 7: Inhaltsverzeichnis hinzufügen und Handbuch speichern

Im Inhaltsverzeichnis werden die generischen Benutzerhandbuch-Vorlagenheader angezeigt.

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Inhaltsverzeichnis und wählen Sie das Feld Aktualisieren.
• Wechseln Sie zur Option Gesamte Tabelle aktualisieren und klicken Sie dann auf OK.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und wählen Sie Speichern unter. Geben Sie den Dateinamen der Bedienungsanleitung in das Feld Dateiname ein. Wählen Sie aus, wo das Dokument gespeichert werden soll, und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
• Das Inhaltsverzeichnis wird geändert, um Ihre neuen Kopfzeilen und Seitenzahlen anzuzeigen.

Befolgen Sie diese sieben Schritte und erstellen Sie Ihre Bedienungsanleitungen mit Leichtigkeit.Als nächstes werden wir besprechen, was in solchen benutzerfreundlichen Handbüchern enthalten ist.

Warum ist die Benutzerdokumentation wichtig?

Die Benutzerdokumentation hilft Ihren Kunden, das Beste aus Ihrem Produkt herauszuholen. Es enthält Installationsanweisungen und einen Abschnitt zur Fehlerbehebung, um Benutzern mit dem Produkt zu helfen. Es ist ein All-in-One-Ort für alle Arten von Ressourcen, um den Kunden zu helfen. Zum Beispiel, wie Sie ein Dokument speichern, ein bestimmtes Tool verwenden oder wichtige Sicherheitsinformationen.

Das Erstellen von Benutzerhandbüchern ist jedoch mehr als nur „How-to“ -Material. Es ist ein Segment der Vermittlung von User Experience. Daher ist es auch ein Marketingmaterial. Es zeigt Ihren Kunden, dass sich Ihr Unternehmen interessiert, nicht nur beim Kauf des Produkts.

Aber auch, ob die Kunden eine großartige Erfahrung damit haben. Wenn diese Kunden das Gefühl haben, dass Sie sie schätzen, werden sie immer wieder zu Ihnen zurückkehren, und so behalten Sie sie.

Dinge, die Sie in Ihr Benutzerhandbuch aufnehmen sollten

Kein Kunde liest Bedienungsanleitungen zum Vergnügen oder um sich die Zeit zu vertreiben. Leser lesen sie, um ein Problem zu überwinden, auf das sie gestoßen sind. Sie schauen sich das Inhaltsverzeichnis an, um die wesentlichen Informationen zu finden.

Daher konzentrieren sie sich nur auf bestimmte Teile und lesen die Bedienungsanleitungen nicht von Anfang bis Ende. Denken Sie beim Schreiben eines technischen Dokuments auch daran, dass Details nicht bedeuten, lange Absätze einzubeziehen.

1. Das Ziel Ihrer Bedienungsanleitung

   „Was ist der Zweck der Erstellung der Bedienungsanleitung?“

   „Welche Aktivitäten sollten in der Bedienungsanleitung enthalten sein?“

   Dies sind die Fragen, die man beantworten muss, bevor man mit der Erstellung seines Handbuchs beginnt. Für ein effizientes Handbuch ist es notwendig, ein klares Ziel vor Augen zu haben.

2. Überlegen Sie, was Sie einschließen möchten?

   Um überzeugende Benutzerhandbuchvorlagen zu erstellen, müssen Sie eine genaue Vorstellung davon haben, welche Art von Inhalt Sie in die Dokumentation aufnehmen möchten. Sammeln Sie alle Kenntnisse, Informationen und Checklisten an einem Ort. Seien Sie gründlich mit jedem Punkt und stellen Sie sicher, dass Ihr technischer Redakteur über alle Materialien verfügt, um die Schritt-für-Schritt-Anweisungen zu schreiben.

   Verlassen Sie sich nicht auf Ihr Gedächtnis. Selbst das Überspringen eines kleinen Schrittes kann zu Verwirrung im Publikum führen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Benutzer jeden Aspekt des Produkts oder der Dienstleistung kennen, die Sie verkaufen möchten.

3. Denken Sie an Ihre Leser

   Denken Sie wie ein Benutzer, wenn Sie mit dem Schreiben einer Bedienungsanleitung beginnen. Warum? Weil Sie alles über Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung wissen, aber wissen es Ihre Benutzer? Nein.

   Denken Sie beim Schreiben von Anweisungen aus der Sicht Ihrer Benutzer. Es liegt daran, dass sie diejenigen sind, die sich mit Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung beschäftigen. Gehen Sie davon aus, dass Ihre Benutzer keine Kenntnisse über das Thema haben, bevor Sie mit dem technischen Schreiben beginnen. Auf diese Weise kann ein technischer Redakteur Anweisungen schreiben, um das Handbuch effizient zu gestalten. Dies liegt daran, dass Sie die Demografie Ihrer Benutzer besser verstehen.

4. Zusammenarbeit ist wichtig

   Es ist nicht einfach, diese Dokumente zu schreiben. Ihre Benutzer sind auf Sie angewiesen, um Hilfe zu erhalten, und sie verlassen sich auf die Arbeitsanweisungen in den Benutzerhandbüchern, um ihre Probleme zu lösen. Wie können Sie also sicherstellen, dass Sie keine wichtigen Anweisungen verpassen oder falsch schreiben?

   Die Antwort liegt in der Zusammenarbeit. Erstellen Sie ein Team, um bei der Arbeit an der Dokumentation zusammenzuarbeiten. Sie können verschiedene Teammitglieder zuweisen, um die Informationen an einem Ort zu schreiben, zu überprüfen, zu organisieren und visuelle Elemente für die Bedienungsanleitung zu erstellen.

5. Organisieren

   Sobald Sie sich entschieden haben, welche Informationen Sie in die Dokumentation aufnehmen möchten, müssen Sie im nächsten Schritt alle relevanten Informationen organisieren. Gliedern Sie den Fluss des Dokuments in verschiedene Abschnitte.

   Sie können es in Kategorien aufteilen, je nachdem, wonach Ihre Benutzer in der Dokumentation suchen. Stellen Sie sicher, dass sich das Dokument in einem nahtlosen Ablauf befindet und eingehende Prozesse von Anfang bis Ende umfasst. Die Organisation der Informationen ist wichtig, um Verwirrung unter den Benutzern zu vermeiden. Es macht es einfach, Ihre Benutzerhandbücher zu lesen.

6. Schreiben Sie klare Anweisungen

   Sobald Sie alles mit einer klaren Struktur umrissen und organisiert haben, wird das technische Schreiben einfach. Das Hauptziel von Benutzerhandbüchern ist es, die Benutzer bei der Erledigung von Aufgaben und der Lösung von Problemen zu unterstützen.

   Kommen Sie also schnell auf den Punkt. Vermeiden Sie es, ihre Zeit zu verschwenden. Verwenden Sie nummerierte Listen für Anweisungen und stellen Sie sicher, dass der Inhalt kurz ist. Dies sind einige der Best Practices beim Schreiben von Benutzerdokumentationen.

7. Struktur mit Inhaltsverzeichnis hinzufügen

   In Ihrem Handbuch muss ein Inhaltsverzeichnis hinzugefügt werden. Das Inhaltsverzeichnis bietet dem Benutzer eine Navigation und hilft ihm, schnell zu einem bestimmten Thema zu gelangen. Ein Benutzer wird Ihre Dokumentation nicht von Anfang bis Ende lesen.

   Sie wollen nur ein bestimmtes Problem lösen oder etwas über ein bestimmtes Thema lernen. Daher wird ein Inhaltsverzeichnis ihre Zeit und Mühe sparen. Sie können Dokument-Editoren verwenden, um automatisch ein Inhaltsverzeichnis um Überschriften und Unterüberschriften zu erstellen.

8. Fügen Sie Ihrer Bedienungsanleitung eine visuelle Hilfe hinzu

   Das Lesen einer Bedienungsanleitung ist von Natur aus mühsam. Es ist voller Text und nicht einnehmend. Untersuchungen haben gezeigt, dass eine Person in weniger als 1/10 Sekunde ein Gefühl für eine visuelle Szene bekommen kann. Visuals werden im Gehirn 60.000 Mal schneller verarbeitet als Text.

   Daher bieten Bilder und Videos ein besseres Kommunikationserlebnis im Vergleich zu textbasierten Inhalten. Versuchen Sie, Ihre Dokumentation mit Anleitungsvideos und Audioanweisungen interaktiv zu gestalten. Sie können auch Screenshots, Bildschirmaufnahmen und Tutorial-Videos hinzufügen. Es wird Ihre Inhalte ansprechend machen und auch einem Benutzer effektiv helfen.

9. Fragen Sie nach Feedback

   Handbücher spielen eine wesentliche Rolle, um einem Benutzer zu helfen, Ihre Geschäftsprodukte zu verstehen. Konzentrieren Sie sich daher darauf, das Handbuch kontinuierlich zu verbessern und nahezu perfekt zu machen. Ermutigen Sie diejenigen, die Ihre Dokumentation verwenden, Feedback und Vorschläge zu geben, um den Inhalt überzeugender zu gestalten.

   Ein hervorragendes Benutzerhandbuch bietet Verbrauchern schnelle und genaue Antworten auf ihre Fragen zu ähnlichen Produkten. Dies waren einige der Best Practices, was in den Bedienungsanleitungen enthalten sein sollte. Es hilft Ihnen beim Schreiben eines umfassenden Handbuchs, das Ihre Benutzer sehr nützlich finden werden.

5 Benutzerhandbuchvorlagen zur Verwendung mit Microsoft Word

Je nach Zweck und Zielgruppe fallen Handbücher in verschiedene Kategorien wie:

• Standardhandbücher
• Benutzerhandbücher
• Schulungshandbücher
• Richtlinienhandbücher
• Bürohandbücher
• Servicehandbücher und andere spezielle Handbücher.

Hier stellen wir Ihnen fünf manuelle Vorlagen mit ihren Links zur Verfügung.

1. Professionelle manuelle Vorlage

   Ersteller: Microsoft

   Format: Word 2003 oder höher

   Lizenz: Kostenlose Vorlage

2. Benutzerhandbuchvorlage

   Ersteller: Manuelle Vorlagen

   Format: Doc

   Lizenz: Kostenlose Vorlage

3. Schulungshandbuchvorlage

   Ersteller: Manuelle Vorlagen

   Format: Doc

   Lizenz: Kostenlose Vorlage

4. Software Manual Template

   Ersteller: Manual Templates

   Format: Doc

   Lizenz: Kostenlose Vorlage

5. Vorlage für das Produkthandbuch

   Ersteller: Manuelle Vorlagen

   Format: Doc

   Lizenz: Kostenlose Vorlage

Wie die Benutzerdokumentation Ihr Team unterstützt

Ein Benutzer wird sich an Ihr Support-Team wenden, wenn ein Problem mit Ihrem Produkt auftritt oder Schwierigkeiten bei der Verwendung auftreten.

Eine außergewöhnliche Benutzerdokumentation hilft Ihrem Team auf zwei Arten.

1. Gibt ihnen ein einfaches Nachschlagewerk

   Benutzerdokumentation ist nicht nur für Kunden. Ihre Supportmitarbeiter können die Dokumentation verwenden, um den Kunden einen besseren Support zu bieten, wenn sie Hilfe benötigen. Durch die Integration der erforderlichen Elemente wie Produktübersicht, Index oder Inhaltsverzeichnis finden Ihre Servicemitarbeiter die Informationen, die sie benötigen, um Kunden schnell zu beantworten.

2. Reduziert Anrufe

   Personen wenden sich an Supportmitarbeiter, wenn sie das Problem nicht selbst lösen können. Wenn Kunden Probleme selbst lösen können, fragen sie nicht nach Anleitung. Laut einer Studie bevorzugen mehr als 70 Prozent der Kunden die Website des Unternehmens, um Hilfe zu erhalten, anstatt ein Telefon oder eine E-Mail zu verwenden.

   Eine umfassende, leicht verständliche, klare und prägnante Benutzerdokumentation trägt wesentlich dazu bei, das Gesamtvolumen von Anrufen, E-Mails, Chats usw. zu reduzieren. Es wird die Belastung für Ihren Kundenservice reduzieren.

3. Steigert die Produktivität

   Ein zuverlässiger Bezugspunkt kann Ihren Kundensupport-Teams immensen Stress ersparen. Die Zweifel und Fragen, deren Lösung möglicherweise 15 Minuten in Anspruch nimmt, können angemessen beantwortet werden, indem Kunden in Ihren Benutzerhandbüchern in die richtige Richtung gelenkt werden.

Fazit

In diesem Blog erfahren Sie, wie Sie ein Benutzerhandbuch in Word so erstellen, dass es für Ihre Benutzer am hilfreichsten ist. Das ist ein Zeichen außergewöhnlicher Dokumentation!

Konzentrieren Sie sich darauf, ihnen ein Handbuch zu geben, das sie weiterhin begeistert. Es sollte die Art von Kundenerfahrung bieten, die Sie haben möchten, wenn Sie an ihrer Stelle wären.

Wenn Sie sich also entschieden haben, ein Online-Benutzerhandbuch für Ihre Kunden zu erstellen, um Antworten auf ihre Fragen oder Anleitungen für Produkte und Dienstleistungen zu erhalten, ist CloudTutorial die beste Option.