Es gibt nur wenige Dinge, die für den Erfolg Ihres kleinen Unternehmens kritischer sind als ein robuster und abgerundeter Bestandsverwaltungsprozess. Das Problem ist, wenn Sie noch nie zuvor Inventar verwalten mussten, ist es schwierig zu wissen, wo Sie anfangen sollen.

Mit der Bestandsverwaltung können Dutzende von beweglichen Teilen vorhanden sein. Es wird noch komplizierter durch die Tatsache, dass es keinen richtigen Weg gibt, Inventar zu verwalten. Was für das Geschäft auf der Straße funktioniert, funktioniert möglicherweise nicht für Sie.

In diesem Artikel geben wir Ihnen eine Reihe universeller Richtlinien, die Sie optimieren und die Grundlagen für die Inventarisierung für ein kleines Unternehmen erläutern können.

Bestandsaufnahme für ein kleines Unternehmen

• Was ist Bestandsverwaltung?
• Pflegen Sie ein hohes Organisationsniveau
• Inventar genau erhalten
• Verwenden Sie die richtigen Tools
• Treffen Sie datengesteuerte Entscheidungen
• Haben Sie einen formalen Prozess
• Führen Sie regelmäßige Inventurzählungen durch

Was ist Bestandsverwaltung?

Inventory Management ist ein Prozess und eine Reihe von Systemen zur Verwaltung von Inventar und Lagerbeständen. Es ist eine Teilmenge des viel breiteren Supply Chain Management-Konzepts. Für die meisten Einzelhandelsunternehmen umfasst die Bestandsverwaltung die folgenden Aufgaben:

• Lager bestellen
• Lagerbestand lagern
• Lagerbestand verkaufen
• Lagerbestand verfolgen

Während diese Aufgaben banal und sogar „einfach“ oder „einfach“ erscheinen mögen, hilft es Ihnen, eine solide Grundlage für Ihr Unternehmen zu schaffen. Sie vermeiden potenzielle Probleme und genießen Optimierungen wie:

• Verhindern Sie vergriffene Produkte für Ihre beliebten Produkte
• Kennen Sie die Arten von Verkäufen / Promos, die ausgeführt werden müssen, um unterdurchschnittliche Lagerbestände zu bewegen
• Kennen Sie die richtige Menge an Artikeln, um einen optimalen Cashflow aufrechtzuerhalten
• Wenn Sie verderbliche Waren verkaufen, können Sie Verderb vermeiden

Halten Sie ein hohes organisation

Der erste Schritt, um den Überblick über Ihr Inventar zu behalten, besteht darin, Ihre Artikel mit so vielen Daten und Produktinformationen wie möglich zu organisieren. Erfolgreiches Bestandsmanagement ist ein direktes Ergebnis einer starken Datenanalyse. Indem Sie mit umfangreichen, genauen Produktdaten beginnen, vermeiden Sie Fehler auf der ganzen Linie und haben eine einfachere Zeit bei der Untersuchung von Problemen, die Sie möglicherweise entdecken. In der Regel werden diese Daten in ein POS-System eingegeben, aber es ist auch möglich (aber sehr mühsam), diese Daten mit Tabellenkalkulationen zu verfolgen.

Davon abgesehen, hier sind einige der Daten, die Sie für jedes Produkt eingeben möchten:

• Name
• Abteilung
• Kategorie
• Artikelnummer
• UPC
• Lieferant und Lieferanten-ID
• Verkaufspreis
• Steuersatz
• Rabattfähig (J / N )
• Kosten pro Artikel
• Aktuelle Menge
• Reorder Trigger
• Recommended Order

Wenn Sie Artikel mit Varianten verkaufen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie jede Variante als Teil einer Matrix eingeben. Das klassische Beispiel für einen Artikel mit Varianten ist ein T-Shirt, das in verschiedenen Größen und Farben verkauft wird. Jede Kombination von Größe und Farbe ist eine einzigartige Variante eines Elternprodukts. Durch die Erstellung einer Matrix können Sie die Menge, die Verkaufsdaten und mehr für jede Variante individuell verfolgen.

Inventar genau empfangen

Ähnlich wie bei unserem ersten Tipp sollten Sie sicherstellen, dass Sie neue Lagerbestände von Lieferanten so genau wie möglich erhalten und in Ihr Point-of-Sale-System eingeben. Die Eingabe der falschen Produktmenge oder die falsche Kennzeichnung eines Produkts kann später zu einer Reihe von Problemen führen. Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Sie einen Eingangsbestand von Lieferanten genau erhalten, besteht darin, einen standardisierten Prozess zu erstellen und ihn jedes Mal zu befolgen, wenn Sie eine Sendung erhalten.

Hier ist ein Beispiel, wie dieser Prozess aussehen könnte:

1. Wer die Sendung erhält, sollte eine Liste der von Ihnen bestellten Artikel oder eine Kopie der ursprünglichen Bestellung haben.
2. Der Empfänger sollte sicherstellen, dass alle erwarteten Kartons/Pakete empfangen werden (d. h. nichts mehr im LKW ist).
3. Der Empfänger sollte alle Kartons auspacken und den Inhalt mit der Liste oder Bestellung vergleichen.
4. Wenn keine Fehler oder Probleme auftreten, geben Sie die Sendungsdaten in Ihr POS-, Tabellenkalkulations- oder anderes Tracking-System ein.
5. Wenn es Probleme gibt, nehmen Sie diese zur Kenntnis und wenden Sie sich an Ihren Lieferanten. Sie können dann den Rest der Sendung in Ihr System eingeben.

Da der genaue Erhalt einer Bestellung ein so wichtiger Bestandteil der Bestandsverwaltung ist, möchten Sie diesen Teil des Geschäfts möglicherweise selbst erledigen oder sich auf einen vertrauenswürdigen leitenden Mitarbeiter verlassen.

Verwenden Sie die richtigen Tools

Die Bestandsverwaltung ist viel einfacher, wenn Sie POS-Software verwenden. Dies ist aufgrund der Datenmenge und der Geschwindigkeit, mit der das Inventar in den meisten Einzelhandelsgeschäften umgeschlagen wird, der Fall. Wenn Sie versuchen, alles mit einer Tabelle oder Bleistift und Papier zu verwalten, ist es sehr wahrscheinlich, dass sich die Aufgabe wie eine Last anfühlt, die Sie am Ende eines anstrengenden Tages überspringen möchten. Außerdem erhöhen Sie bei so vielen beweglichen Teilen die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, die alle Ihre Bestandsdaten beeinträchtigen können.

Bei einem Kassensystem ist die Bestandsverwaltung neben der Erstellung Ihres Produktkatalogs (normalerweise einmal während der Ersteinrichtung) und dem Erhalt neuer Bestände ein automatisierter Prozess. Wenn Sie ein Produkt verkaufen, werden Ihre Lagerbestände automatisch aktualisiert. Sie können Ihr System leicht abfragen, um zu sehen, wie viel Sie von einem Produkt zur Hand haben, und es gibt in der Regel detaillierte Bestandsberichte, die Sie verwenden können, um besser zu verstehen, was in Ihrem Unternehmen vor sich geht.

Treffen Sie datengesteuerte Entscheidungen

Einer der Hauptgründe für die Verwendung eines POS, insbesondere aus Sicht der Bestandsverwaltung, ist die Vielzahl der Berichte, die Ihnen zur Verfügung stehen. Diese Berichte decken alles ab, vom Verkaufsvolumen nach Produkt über die Gewinnmargenanalyse bis hin zur Lagerumschlagsrate und vielem mehr. Mit diesen Informationen können Sie fundiertere Entscheidungen treffen, die Ihnen bei der Gestaltung Ihrer gesamten Geschäftsstrategie helfen. Hier sind einige der Erkenntnisse, die Sie von den Berichtsfunktionen Ihres Point-of-Sale-Systems erwarten können:

• Identifizieren Sie Ihre meistverkauften Artikel, damit Sie sie priorisieren können, sie gut auf Lager zu halten
• Überwachen Sie die Gewinnspannen pro Produkt, damit Sie Möglichkeiten für Neuverhandlungen mit Ihren Lieferanten identifizieren können
• Überprüfen Sie jederzeit Ihren Lagerwert, um zu verstehen, wie viel Kapital Sie im Lager gebunden haben

Wenn Sie ein Excel-Assistent sind, ist es sicherlich möglich, ähnliche Berichte mit Tabellenkalkulationssoftware und benutzerdefinierten Formeln zu erstellen. Sie werden es jedoch viel einfacher haben, wenn Sie ein Kassensystem erwerben und es das Zahlenknirschen für Sie erledigen lassen. Außerdem können Sie sich auf Aufgaben konzentrieren, um Ihr Geschäft auszubauen, z. B. Ihre Berichte zu interpretieren und auf der Grundlage Ihrer Ergebnisse bessere Entscheidungen zu treffen.

Haben Sie einen formalen Prozess

Während Tools wie ein POS oder eine dedizierte Bestandsverwaltungssoftware dazu beitragen können, die Bestandsverwaltung zu vereinfachen und mehr Wert aus Ihren Daten zu ziehen, benötigen Sie dennoch einen übergreifenden Prozess. Zwei der beliebtesten Methoden sind First In, First Out (FIFO) und die durchschnittliche Kostenmethode.

Unternehmen, die FIFO verwenden, bemühen sich, ältere Aktien vor neueren Aktien zu verkaufen. Für bestimmte Geschäftsarten, wie diejenigen, die verderbliche Waren verkaufen, ist FIFO ein notwendiges Mittel, um so viel Wert wie möglich aus dem Lagerbestand abzuleiten. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, wie ein Supermarkt Getränke lagert. Gegenstände an der Vorderseite ihres Kühlschranks verfallen normalerweise früher als Gegenstände an der Rückseite.

Bei der Durchschnittskostenmethode weisen Unternehmen die Kosten eines Artikels basierend auf den Gesamtkosten der von ihnen gekauften Waren dividiert durch die Anzahl der gekauften Einheiten zu. Diese Methode ist einfacher anzuwenden und kostengünstiger als FIFO, was sie zu einer attraktiven Option für Artikel macht, deren Kosten schwer zu berechnen sind.

Unabhängig vom übergeordneten System, das Sie verwenden, ist es wichtig, dass Sie die Vor- und Nachteile jedes Ansatzes verstehen, damit Sie den richtigen für Ihr Unternehmen auswählen können.

Regelmäßige Inventurzählungen durchführen

Selbst wenn Sie über ein Kassensystem oder ein Bestandsverwaltungstool sowie einen Prozess zum Empfangen von Lagerbeständen verfügen, möchten Sie dennoch regelmäßig manuelle Inventurzählungen durchführen. Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens können Sie dies halbjährlich, vierteljährlich oder sogar monatlich tun.

Diese Zählungen sind wichtig, da sie als Backup für Ihr tägliches System dienen und Ihnen helfen können, Fehler in Ihrem Prozess aufzudecken. Wenn die Idee, sich die Zeit zu nehmen, um Ihr gesamtes Inventar auf einmal zu zählen, etwas überwältigend klingt, können Sie auch Zykluszählungen durchführen.

Zykluszählungen sind schnellere Prüfungen, bei denen Sie nur einen kleineren Teil Ihres Inventars zählen. Zum Beispiel könnten Sie einen Monat lang Ihren Schuhbestand und einen anderen Monat Ihren Hutbestand überprüfen. Abgesehen davon, dass Sie Zeit sparen, kann dies Ihnen helfen, Probleme viel schneller aufzudecken als eine massivere vierteljährliche Überprüfung, obwohl Experten empfehlen, dass Sie mindestens eine vollständige Inventarzählung pro Jahr für die Einkommensteuerberichterstattung durchführen.

Geben Sie Ihrem Unternehmen stärkere Tools für die Bestandsverwaltung

Bestandsverwaltung ist entscheidend für den Betrieb und den Erfolg Ihres Unternehmens. Wenn Sie Ihre Systeme organisieren, können Sie Ihre Artikel zählen, Ihren Boden einrichten und Ihre Mitarbeiter produktiver und effizienter machen. Genaues Zählen bedeutet weitere Diskrepanzen und ein besseres Endergebnis für Ihr Unternehmen.

Ein POS wie Lightspeed kann die Bestandsverwaltung für Sie automatisieren und Ihnen wertvolle Informationen zur Verfügung stellen, die Ihnen helfen, intelligentere Entscheidungen zu treffen. Chatten Sie mit unseren Experten, um zu sehen, ob unsere Lösungen für Ihr Unternehmen geeignet sind.