Was Veranstaltungen betrifft, gehören diejenigen mit Live-Musik zu den ansprechendsten und unterhaltsamsten für die Teilnehmer. Aber ohne den richtigen Plan können sie auch am ehesten einige Unebenheiten auf der Straße treffen. Deshalb haben wir diesen Leitfaden zur Planung eines Konzerts zusammengestellt.
Mit mehr Elementen und bewegenden Stücken als ein typisches Ereignis hat ein Konzert ein paar mehr Dinge, die zu einem bestimmten Zeitpunkt schief gehen können. Technische Störungen an audiovisuellen Geräten, Krankheiten oder Verletzungen musikalischer Talente und schlechtes Wetter können sich negativ auf die Erfahrungen aller Beteiligten auswirken. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie am besten auf Missgeschicke vorbereitet sind und sicherstellen, dass Ihr Konzert von Anfang an auf Erfolg ausgerichtet ist!
Erfahren Sie, wie Sie ein Konzert in 10 einfachen Schritten planen:
Ziele festlegen.
Einer der wichtigsten Schritte bei der Planung eines Konzerts ist die Festlegung von Zielen. Mit anderen Worten: Was wollen Sie mit diesem Konzert erreichen? Sie haben wahrscheinlich bereits Ihre Veranstaltungsziele festgelegt und entschieden, dass ein Konzert das beste Format ist, um sie zu erreichen. Aber ohne eine klare Vorstellung davon, was Sie mit dem Live-Musik-Teil Ihrer Veranstaltung erreichen möchten, ist es unwahrscheinlich, dass Sie ein unvergessliches Konzert erhalten.
Die besten Live-Musik-Events haben ein Konzept oder Thema, das die Erzählung antreibt. Dieses Konzept prägt alles, von der Art der Musik über das Publikum, den Veranstaltungsort, andere Veranstaltungsaktivitäten bis hin zum Stil der Veranstaltungsdekoration und der Waren.
Überlegen Sie, welche Teilnehmer an Ihrer Veranstaltung teilnehmen und welches Konzept und welcher Stil für sie am attraktivsten und einprägsamsten sind. Wenn Sie können, sprechen Sie mit einigen Mitgliedern Ihrer Zielgruppe, um zu überprüfen, ob das Konzept, das Sie entwickelt haben, so aufregend und ansprechend ist, wie Sie es möchten.
Erstellen Sie ein Budget.
Es ist verlockend zu schätzen, wie viele Besucher Sie bei Ihrem Konzert erwarten, multiplizieren Sie dies mit dem Preis, den die Leute Ihrer Meinung nach für ein Ticket zahlen werden, und betrachten Sie die Summe als Ihr Budget. Aber das ist rückwärts.
Um genügend Geld für Ausgaben und Eventualitäten zu haben und einen Gewinn zu erzielen (wenn dies eines Ihrer Ziele ist), benötigen Sie vor allem anderen einen klaren Budgetplan.
Verwenden Sie den Rest dieser Liste, um zu bestimmen, was Sie für Ihre Veranstaltung benötigen, und erstellen Sie eine Werbebuchung für jede Kategorie. Berücksichtigen Sie etwa 10-30% der nicht zugewiesenen Mittel für unvorhergesehene Ausgaben und unvorhergesehene Ausgaben. Auf diese Weise sind Sie bereit, wenn etwas auftaucht.
Finde das Talent.
Das musikalische Talent, das Sie einbringen, wird die Atmosphäre Ihres Konzerts mehr als alles andere prägen. Dies kann auch eine Ihrer Hauptbudgetpositionen sein, abhängig von der Art des Talents, das Sie einbringen möchten.
Versuchen Sie, Talente zu finden, die gut zu Ihrem Veranstaltungskonzept und Ihren Zielen passen. Stellen Sie sicher, dass sich ihre Zielgruppe erheblich mit Ihrer Zielgruppe für die Veranstaltung überschneidet. Zum Beispiel, Das Letzte, was Sie wollen, ist eine Band mit einem hauptsächlich jugendlichen Publikum, das in einem Raum voller Senioren spielt.
Denken Sie daran, dass Sie, wenn Sie Talente außerhalb der Stadt einstellen, wahrscheinlich für deren Reisekosten aufkommen müssen. Dies könnte Sie über das Budget bringen, es sei denn, Sie sind vorsichtig. Wenn Sie sich für lokale Talente entscheiden, können Sie möglicherweise etwas Geld sparen und eine Verbindung zur lokalen Gemeinschaft herstellen.
Wählen Sie einen Veranstaltungsort.
Viele Veranstaltungsorte sind für Live-Musik eingerichtet und bereit, diese aufzunehmen. Wenn Sie planen, einen Indoor-Veranstaltungsort zu wählen, stellen Sie sicher, dass sie Erfahrung mit Live-Musik und einer Bühne und Sitzgelegenheiten haben, die für die Art der Musik, die Sie gewählt haben, funktioniert. Outdoor-Locations haben höhere Produktionskosten und mehr Unbekannte aufgrund der Wetterbedingungen, aber sie können eine gute Wahl für Konzepte wie Grillen und Picknicks sein. Wenn Sie sich für einen Veranstaltungsort im Freien entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie einen Backup-Plan für Regen, Schnee, Wind, Hitze, Kälte und andere Elemente haben, die das Konzert ruinieren könnten.
Die Energie Ihres Konzerts wird von der Menge beeinflusst, und die Größe Ihres Veranstaltungsortes spielt dabei eine große Rolle. Wenn Sie einen Veranstaltungsort buchen, der zu groß ist und nicht ausverkauft ist, haben Sie einen halb vollen Raum und eine energiearme Menge. Wenn Sie andererseits einen kleinen Veranstaltungsort buchen und ihn zu schnell ausverkaufen, werden Sie sich fragen, ob Sie mehr potenzielle Ticketverkäufe und -einnahmen verpasst haben. Da die Energie der Menge beeinträchtigt wird, ist es immer besser, einen etwas kleineren Veranstaltungsort zu wählen, von dem Sie sicher sind, dass Sie ihn füllen können.
Sie sollten Ihren Veranstaltungsort frühzeitig sperren, da der Rest der Veranstaltungsdetails beginnt, sich an seinen Platz zu setzen, sobald Sie dieses wichtige Puzzleteil entschieden haben.
Entdecken Sie das Cvent Supplier Network, um Veranstaltungsorte auf der ganzen Welt zu finden, anzufordern und zu buchen.
Beantragen Sie Genehmigungen und Versicherungen.
Je nach Veranstaltungsort müssen Sie möglicherweise Genehmigungen für Alkohol, Essen, Musik und die Veranstaltung selbst einholen. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Veranstaltungsort und bei den örtlichen Behörden, was Sie für Ihre Situation benötigen. Es ist auch eine gute Idee, eine Versicherung für Ihre Veranstaltung abzuschließen. Sie werden für viele häufige Pannen abgedeckt, und Ihr Veranstaltungsort kann dies erfordern.
Datum und Uhrzeit finalisieren.
Der optimale Termin für Ihre Veranstaltung hängt von Ihrem Publikum und Ihrem Veranstaltungskonzept ab. Einige Themen und Konzerte funktionieren besser in einer nächtlichen Umgebung, wo Sie Beleuchtung und Hintergründe verwenden können, um die Stimmung und den Ton einzustellen. Andere Konzepte und Veranstaltungsorte, insbesondere im Freien, werden tagsüber logistisch einfacher zu verwalten sein.
Denken Sie daran, dass Ihre Zielgruppe Zeiten hat, die auch für sie am besten geeignet sind. Berücksichtigen Sie Dinge wie Schul-, Arbeits- und Ferienpläne, um festzustellen, welcher Tag und welche Uhrzeit für Ihr Konzert am besten geeignet sind.
Bestimmen Sie, welche Ausrüstung benötigt wird.
Sprechen Sie mit Ihrem musikalischen Talent und Ihrem Veranstaltungsort, um festzustellen, welche Ausrüstung Sie für die Aufführung benötigen und ob der Veranstaltungsort diese bereitstellen kann. Dies könnte eine Bühne, Lautsprecher, Mikrofone, Soundsystem, Beleuchtung und andere audiovisuelle Geräte umfassen. Erkundigen Sie sich bei Ihrem musikalischen Talent, welche Ausrüstung sie selbst mitbringen und wofür Sie verantwortlich sind.
Denken Sie über die Akustik Ihres Raums nach und darüber, ob Sie für die musikalische Darbietung eine Verstärkung benötigen und welche Arten von Sitzgelegenheiten am sinnvollsten sind. Wenn sich Ihr Veranstaltungsort im Freien befindet, stellen Sie sicher, dass Sie die Ausrüstung vor den Elementen schützen können. Wenn Sie mit Anbietern, Talenten und dem Veranstaltungsort sprechen, um Ihre Ausrüstungsanforderungen zu ermitteln, stellen Sie sicher, dass Sie fragen, wie lange sie für den Auf- und Abbau benötigen und ob sie Zugang zu Strom, einer Laderampe oder einem anderen speziellen Zugang benötigen. Diese Details sind der Schlüssel zu Ihrem Plan, um kostspielige Fehler zu vermeiden.
Schaffen Sie eine komfortable Umgebung.
Sorgen Sie dafür, dass sich Ihr Talent wohlfühlt, und helfen Sie ihm bei der Vorbereitung, indem Sie einen Backstage-Bereich einrichten oder einrichten. Dies kann jeder halbprivate oder private Bereich in Ihrem Veranstaltungsort sein, aber es sollte einen einfachen Zugang zur Bühne sowie zu den Toiletteneinrichtungen haben.
Sie können ein komfortables Erlebnis hinter der Bühne schaffen, indem Sie Wasser, alkoholfreie Getränke, Snacks und andere kleine Notwendigkeiten für Ihr musikalisches Talent bereitstellen. Fragen Sie sie im Voraus, ob sie sich zwischen den Aufführungsperioden irgendwo umziehen, aufwärmen oder ausruhen müssen.
Der Komfort Ihres Publikums hängt vom Zugang zu Toiletten, Erfrischungen und geeigneten Sitzgelegenheiten ab. Wenn sich Ihr Veranstaltungsort im Freien befindet, stellen Sie sicher, dass bei schlechtem Wetter genügend Schutz vorhanden ist, oder erstellen Sie einen Backup-Plan für den Fall eines Sturms.
Vergessen Sie nicht, auch für die Sicherheit aller einen Plan zu erstellen. Sie sollten angemessene Sicherheit, medizinische Hilfe und Veranstaltungsassistenten für die Größe Ihres Publikums und für Ihren Veranstaltungsort haben.
Beginnen Sie mit dem Verkauf von Tickets.
Wenn Sie mit dem Konzert Geld verdienen möchten, müssen Sie Tickets verkaufen. Sie können mit einem Ticketservice zusammenarbeiten, um gedruckte oder digitale Tickets für Ihre Veranstaltung anzubieten. Einige Ticketdienste bieten die Möglichkeit, ein benutzerdefiniertes Branding für die Tickets zu verwenden, mehrere Zahlungsmethoden zu akzeptieren und abgestufte Preise anzubieten. Viele enthalten auch eine Website für Ihr Ticketing und die Integration in Ihre Social-Media-Konten.
Die Uhrzeit und das Datum des Konzerts sollten auf dem Ticket deutlich gekennzeichnet sein, zusammen mit relevanten Sitzplatzinformationen und einer klaren Rückgabe- / Rückerstattungsrichtlinie.
Bewerben Sie das Konzert.
Wie bei jeder anderen Veranstaltung hängt die Werbung für Ihr Konzert direkt mit dem Erfolg zusammen. Sie benötigen einen Marketingplan, der Ihr Veranstaltungskonzept, Ihr Publikum und das musikalische Talent, das Sie an Bord gebracht haben, berücksichtigt. Wenn das Talent bestimmte Kanäle hat, die gut für sein Marketing funktionieren, stellen Sie sicher, dass Sie diese Kanäle verdoppeln und mit dem Talent zusammenarbeiten, um das Wort zu verbreiten.
Mit Hilfe von Veranstaltungspartnern können Sie Ihre Reichweite erhöhen und Ihre Botschaft weiter verbreiten. Sponsoren, Merchandiser, Konzertveranstalter, Ticketverkäufer und der Veranstaltungsort können bei der Vermarktung Ihrer Veranstaltung hilfreich sein. Bringen Sie alle auf die gleiche Seite über das Veranstaltungskonzept und die Ziele und machen Sie es ihnen leicht, für die Veranstaltung zu werben, indem Sie Social Media, E-Mail und Print-Assets bereitstellen, die sie teilen können.
Stellen Sie sicher, dass Sie auch vor und während der Veranstaltung qualitativ hochwertige Fotos und Videos aufnehmen. Diese werden zu Marketing-Gold in Ihrem Event-Follow-up und könnten sehr nützlich sein, wenn Sie erwägen, die Veranstaltung zu einer Serie zu machen oder sie nächstes Jahr zu wiederholen.
Jetzt wissen Sie, wie man ein Konzert plant!
Suchen Sie Hilfe beim Layout Ihres Konzerts? Wir haben Sie mit unseren Top-Tipps für Musikfestival-Layouts abgedeckt.