Dieser Artikel hilft Ihnen, besser zu kommunizieren und formelle E-Mails auf Englisch zu schreiben.

E-Mails gehören zu den weltweit am häufigsten genutzten Kommunikationsmitteln. Sie sind schnell, unmittelbar und ermöglichen es Ihnen, mit allen Arten von Unternehmen innerhalb und außerhalb der nationalen Grenzen zu interagieren. Bei der Arbeit erfordert vor allem das Schreiben formeller E-Mails auf Englisch bestimmte Fähigkeiten, und da es sich um eine berufliche Situation handelt, ist es wichtig, keine Fehler zu begehen, um einen guten Eindruck von sich und Ihrem Unternehmen zu hinterlassen.

In diesem Artikel finden Sie:

• Die Regeln für das Schreiben formeller E-Mails in Englisch
• Das richtige Format
• Beispiele für formelle E-Mails in Englisch

Die Regeln für das Schreiben formeller E-Mails in Englisch

Um eine E-Mail auf Englisch richtig zu schreiben, improvisieren Sie nicht! Lesen Sie die folgenden Hinweise, um schwerwiegende Fehler zu vermeiden, die den Erfolg der E-Mail ab dem Zeitpunkt des Eingangs beeinträchtigen könnten.

Betreff

Der Betreff ist die erste Information, die die Empfänger einer E-Mail sehen, und wenn sie falsch oder unklar geschrieben ist, könnte sie den Leser dazu bringen, sie zu löschen, ohne sie zu öffnen! Daher ist es wichtig, von Anfang an eine klare und präzise Botschaft zu übermitteln, die den Inhalt oder den Grund für das Schreiben in zwei oder drei Wörtern angibt, die die Aufmerksamkeit des Empfängers auf sich ziehen.

Stil

Im Gegensatz zu vielen anderen Sprachen, die lange komplexe Sätze in einem formalen schriftlichen Kontext erfordern, ist Englisch sehr prägnant und bevorzugt kurze Sätze und eine einfache Struktur. Stellen Sie sicher, dass Sie den Text in zwei oder drei Absätze aufteilen – so kann der Leser die wichtigsten Punkte schnell erkennen.

Höflichkeitsformeln

Wenn Sie eine E-Mail auf Englisch schreiben, verwenden Sie nicht nur eine andere Sprache, sondern betreten auch eine andere Kultur mit anderen Gewohnheiten. Die Angelsachsen achten im Allgemeinen sehr auf Formen der Höflichkeit und Dankbarkeit und vergessen daher nie, sie hinzuzufügen.

Überprüfen Sie die E-Mail

Senden Sie niemals eine E-Mail auf Englisch, ohne das, was Sie geschrieben haben, erneut gelesen zu haben. Grammatik- oder Tippfehler sind selbst in Ihrer eigenen Sprache sehr häufig, sodass Sie auf Englisch viel leichter Fehler machen können. Das Überprüfen, was Sie geschrieben haben, ist ein einfacher Schritt, der verhindern kann, dass Sie unprofessionell und vor allem nachlässig erscheinen.

Signatur

Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails mit allen wichtigen Informationen über Sie enden, einschließlich:

• vor- und Nachname
• Berufsbezeichnung
• relative Angaben zu Ihrem Unternehmen (Name, Adresse..)
• Link zur Unternehmenswebsite

Das Format einer formellen E-Mail in Englisch

• Einführung
• Textkörper
• Fazit

Einführung

Abhängig von der Art der Beziehung, die Sie zu der Person haben, an die Sie schreiben, es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine E-Mail zu starten, aber jede E-Mail sollte immer mit einer Begrüßung beginnen. In unserem speziellen Fall, der formal ist, sind die am besten geeigneten Optionen:

• Sehr geehrter Herr/Frau (Name des Empfängers, z. Mr Black)
• Sehr geehrter Herr / Frau (wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen) oder allgemeiner ‚Wen es betreffen könnte‘

Nach der ersten Begrüßung benötigen Sie einen einleitenden Satz, der den Grund für das Schreiben klar angibt und mit dem Betreff der E-Mail übereinstimmt. Stellen Sie sich kurz vor (lange Texte halten die Leute oft davon ab, sie zu lesen), dann folgen Sie mit:

• Ich schreibe in Bezug auf… (E-Mail-Betreff)
• Ich schreibe in Verbindung mit… (E-Mail-Betreff)
• Ich schreibe in Bezug auf…

Wenn Sie eine E-Mail schreiben, um Informationen zu senden, können Sie mit einem der folgenden Sätze beginnen:

• Ich schreibe, um Sie wissen zu lassen …
• Ich freue mich, Ihnen mitteilen zu können … (wenn Sie gute Nachrichten übermitteln)
• Ich bedauere, Ihnen mitteilen zu müssen, dass … (wenn Sie schlechte Nachrichten übermitteln)

Wenn Sie stattdessen auf eine E-Mail antworten, die Sie erhalten haben, können Sie sagen:

• Ich schreibe als Antwort auf…
• Ich schreibe als Antwort auf…
• Ich schreibe, um Ihnen für … zu danken (wenn Sie dem Empfänger danken müssen)

Textkörper

Es gibt keine herkömmlichen Formeln zum Schreiben des Textkörpers, da dies je nach Funktion dessen, was Sie kommunizieren müssen, variiert. Es ist nützlich, einen ersten Entwurf vorzubereiten und dann mit Korrekturen fortzufahren.

Die allgemeinen Regeln lauten, dass der Text in kurze Absätze unterteilt werden sollte, die Abkürzungen und Akronyme vermeiden, die Sie im Gegenteil verwenden können, wenn Sie eine informelle E-Mail an Familie und Freunde schreiben.

Abhängig von der Art der Nachricht, die Sie senden, gibt es verschiedene Möglichkeiten, eine endgültige Einladung zu schreiben, bevor Sie die E-Mail beenden, z:

• Ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören
• Vielen Dank im Voraus
• Für weitere Informationen zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren
• Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben
• Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Fazit

Der häufigste Weg, um eine E-Mail sind:

• Mit freundlichen Grüßen
• Mit freundlichen Grüßen
• Mit freundlichen Grüßen (wenn Sie die E-Mail mit ‚Sehr geehrter Herr / Frau‘ begonnen haben, weil Sie den Namen des Empfängers nicht kennen)
• Mit freundlichen Grüßen (wenn Sie die E-Mail mit ‚Sehr geehrter Herr / Frau / Frau + Nachname‘ begonnen haben)
• Grüße

Beispiele formelle E-Mails auf Englisch

Mal sehen, wie das alles in der Praxis funktioniert.

Beispiel 1: Verzögerung bei der Lieferung einer Bestellung

Betreff: Lieferverzögerung

Sehr geehrter Herr Pascal,

Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir die zuvor für die Lieferung Ihrer Bestellung vereinbarte Frist nicht einhalten können. Unser Lieferant hat uns heute gewarnt, dass Lieferprobleme auftreten, die zu einer Verzögerung in unserer Produktionskette führen werden. Wir zählen auf Ihr Verständnis und bedanken uns für Ihre Geduld.

Bitte nehmen Sie unsere Entschuldigung an.

Mit freundlichen Grüßen,

…

Beispiel 2: Beantwortung einer Stellenanzeige

Betreff: Web Content Editor Position

Sehr geehrte Damen und Herren,

Mit Bezug auf Ihre Stellenanzeige in xxx möchte ich mich für die Position des Web Content Editors in Ihrem Unternehmen bewerben.

Ich habe Kommunikationswissenschaften an der Universität zürich studiert und mehrere Jahre in einer Digitalagentur als Content Specialist gearbeitet. Ich glaube, dass meine Fähigkeiten und Erfahrungen den Anforderungen für die Stelle entsprechen. Gerne stelle ich mich in einem Interview vor, damit Sie meine mögliche Einstellung besser einschätzen können.

Im Anhang finden Sie eine Kopie meines Lebenslaufs. Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.

Mit freundlichen Grüßen,

…

Beispiel 3: Senden eines Produktkatalogs

Betreff: Neuer Produktkatalog

Sehr geehrte Frau Chapman,

Aufgrund Ihrer Anfrage haben wir Ihnen kürzlich unseren neuen Katalog zugesandt. Wir sind davon überzeugt, dass es Ihnen ermöglicht, die Qualität unserer Produkte zu sehen. Unser lokaler Vertreter wird sich in Kürze mit Ihnen in Verbindung setzen, um ein Treffen an einem Tag und zu einer Zeit zu vereinbaren, die zu Ihnen passen, um im Detail zu besprechen, wie unsere Produkte für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens von Nutzen sein können.