Ein Thema der Verwirrung gesehen bezieht sich häufig auf Kontaktordner in Bezug auf, wie viele erstellt werden, wo diese gespeichert sind und wie diese integriert mit dem Auto-Complete-Cache. Der Fokus dieses Artikels liegt auf Outlook ‚2013/’2016
Übersicht über die Erstellung von Outlook-Kontaktordnern
Das erste in einem Outlook-Profil konfigurierte E-Mail-Konto führt dazu, dass in der Ordnerstruktur ein vollständiger Satz von Ordnern erstellt wird, die Kontakt- / Kalenderordner enthalten. Diese Kontakt-/ Kalenderordner werden zu den Standard-Kontakt- / Kalenderordnern für das Profil, unabhängig vom Typ (POP3, Imap, Exchange / Outlook.com) des zu konfigurierenden E-Mail-Kontos.
POP-Konten
Kontakt-/Kalenderordner werden nur für das erste konfigurierte POP-Konto erstellt, sofern noch kein anderes E-Mail-Konto konfiguriert wurde. Nachfolgende POP3-Konten, die dem Profil hinzugefügt wurden, haben keine Kontakt- / Kalenderordner in den zugehörigen PST-Dateien für das Konto (vorausgesetzt, für jedes POP-Konto wird eine neue PST-Datei verwendet).
IMAP-Konten (OL’2013/’2016),
Wenn das IMAP-Konto das erste konfigurierte E-Mail-Konto ist, werden dem zugrunde liegenden Konto Kontakt-/Kalenderordner hinzugefügt .ost-Datei mit den hinzugefügten Worten „Nur dieser Computer“ in der Ordnerbeschreibung. Es ist wirklich keine gute Idee, Daten in Ordnern zu verwalten, die als „Nur dieser Computer“ markiert sind, da, wenn das Imap-Konto gelöscht wird, das zugehörige .die OST-Datei wird auch automatisch gelöscht, was dazu führt, dass die in den Ordnern „Nur dieser Computer“ enthaltenen Daten dauerhaft verloren gehen, es sei denn, Sie haben diese Ordner manuell und explizit gesichert, indem Sie sie mit dem Exportassistenten von Outlook in eine PST-Datei exportiert haben. Wenn Outlook die mit dem Konto verknüpfte OST-Datei nicht finden / lesen kann, wird automatisch eine neue erstellt, die E-Mail-Ordner werden mit dem Server synchronisiert und die Kontakt- / Kalenderordner sind leer.
Ein .ost-Datei kann nur durch das ursprüngliche Outlook-Profil / E-Mail-Konto geöffnet werden, die verwendet wurde, um die zu erstellen .ost-Datei so sichern die .ost-Datei auf seine eigene ist nutzlos, da ein 3rd-Party-OST2PST Konvertierungsprogramm erforderlich wäre, um die Daten in der Datei zugreifen.
Es gibt mehrere Optionen zum Schutz vor permanentem Verlust von Kontakt- / Kalenderdaten, die in einem IMAP gespeichert sind .ost-Datei. Siehe Folgendes
So schützen Sie Outlook ‚2013 /’2016 Imap-Kontakt- / Kalenderdaten
So synchronisieren Sie POP3 / IMAP-Kontakt- / Kalenderdaten
IMAP-Konten (OL’2010 und früher)
Frühere Versionen von Outlook verwenden zwei verschiedene PST-Dateien zum Speichern von Daten. Die erste speichert die E-Mail-Daten für das Konto, das mit dem Server synchronisiert ist. Wenn diese PST-Datei nicht gefunden werden kann, wird automatisch eine neue erstellt. Der zweite enthält die Kontakt- / Kalenderordner, die auf diesem Computer lokal sind (Outlook-Installation). Im Gegensatz zu OL’2013 /’2016, wenn das IMAP-Konto aus dem Profil entfernt wird, wird die zugehörige PST-Datei containg die Kontakt- / Kalenderdaten nicht automatisch gelöscht, so gibt es kein Risiko eines dauerhaften Verlustes
Exchange / Outlook.com-Konten
Jeder Exchange / Outlook.com-Konto wird immer einen vollständigen Satz von Ordnern in einem eigenen zugeordneten erstellt.ost-Datei und alle Ordner werden mit dem Server synchronisiert, einschließlich Kontakt- / Kalenderordnern. Wenn die .ost-Datei jemals gelöscht wird, wird Outlook die Datei neu erstellen und alle Daten neu synchronisieren. Wenn das E-Mail-Konto aus dem Outlook-Profil entfernt wird, tritt dasselbe auf, wenn das Konto erneut zu Outlook hinzugefügt wird.
Übersicht, wo Kontakte gespeichert sind
a) Wenn Sie einen bestimmten Kontaktordner auswählen und dann in diesem Ordner auf <Neuer Kontakt> klicken, wird der Kontakt in diesem bestimmten Ordner gespeichert, unabhängig davon, ob es sich um den Standardkontaktordner für das Profil handelt oder nicht.
b) Wenn Sie einen Kontakt von einem anderen Ort hinzufügen möchten (z. wenn Sie eine E-Mail-Adresse aus einer E-Mail-Nachricht auswählen, mit der rechten Maustaste auf die E-Mail-Adresse klicken und „Zu Outlook-Kontakten hinzufügen“ auswählen, wird sie dem Standardkontaktordner für das Profil
hinzugefügt c) Wenn Sie beim Verfassen einer E-Mail-Nachricht eine E-Mail-Adresse in das Feld An / CC / Bcc eingeben, wird der Eintrag nur zum Cache für die automatische Vervollständigung hinzugefügt. In keinem Kontaktordner wird ein Kontaktelement erstellt.
d) Wenn das iCloud-Addin verwendet wird, wird ein separater Kontaktordner erstellt und alle Kontakte aus dem Standard-Kontaktordner werden in den neu erstellten Ordner verschoben. Dies führt zu einem leeren Adressbuch, bis der iCloud-Ordner als Mitglied der Gruppe festgelegt ist oder die Kontakte manuell in den Standardkontaktordner kopiert werden.