Seit Beginn von Outlook hat Microsoft immer die Archivierungs- und Autoarchivierungsfunktionen integriert, und Outlook 2010 ist keine Ausnahme. Die Autoarchivierungsfunktion verschiebt oder löscht die älteren E-Mails automatisch aus Ihrem primären Postfach in eine Archivdatendatei, die auf Ihrer lokalen Festplatte gespeichert ist. Diese Dateien werden aufgerufen .PST-Dateien. In der Vergangenheit, wenn Outlook .PST-Dateien hatten ein 2-GIG-Limit, die Archivierungsfunktion war viel wichtiger, da ältere E-Mails aus Ihrem primären archiviert wurden .PST-Datei und in ein Archiv.pst-Datei. Davon abgesehen, obwohl .PST-Dateien in Outlook 2010 haben ein 20-Gig-Limit, es ist immer noch eine gute Idee, es Ihre älteren E-Mails verwalten zu lassen, um Ihre zu behalten.PST-Dateien klein und die Systemleistung auf.

Was macht die AutoArchive-Funktion?

AutoArchive reduziert die Postfachgröße durch Löschen oder Verschieben alter Elemente in eine Archivdatendatei oder .PST. Der Prozess funktioniert ziemlich gleich, ob Sie Microsoft Exchange bei der Arbeit oder IMAP oder POP von einem Heim- oder Kleinunternehmen verwenden. Es ist im Wesentlichen so, als würde man ein paar Stapel Papier von Ihrem Schreibtisch nehmen und sie in einen organisierten, schnell zugänglichen Aktenschrank legen.PST-Datei, wie oben erwähnt. Dieser Prozess unterscheidet sich vom Export auf zwei Arten. Beim Exportieren können Sie die E-Mails in mehrere verschiedene externe Formate verschieben, Beim Archivieren können Sie nur die älteren E-Mails in ein anderes verschieben .pst-Datei oder löschen Sie die E-Mail vollständig. Die Archivierung ermöglicht auch einen einfacheren Zugriff auf alte E-Mails, da im Outlook-Navigationsbereich eine Registerkarte vorhanden ist. Natürlich können Sie auch AutoArchive einrichten, um Ihre alten E-Mails zu löschen.

So aktivieren Sie die automatische Standardarchivierung für alle Outlook 2010-Ordner

1. Klicken Sie in Microsoft Outlook auf das Menü Datei und wählen Sie Optionen.

2. Klicken Sie im Menü Optionen auf die Registerkarte Erweitert und dann auf die Schaltfläche Autoarchivierungseinstellungen.

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen AutoArchive jeden Tag ausführen. Von hier aus können Sie die Autoarchivierungseinstellungen für Outlook 2010 weiter anpassen; wenn AutoArchive aktiviert ist, werden jedoch standardmäßig alle E-Mails, die älter als sechs Monate sind, in ein Archiv verschoben (nicht gelöscht).pst-Datei. Ich schlage vor, dass Sie die Eingabeaufforderung vor dem Ausführen von AutoArchive aktiviert lassen, damit Sie benachrichtigt werden, wenn ein Archiv erstellt wird. Sie wären überrascht, wie oft mich Leute nach fehlenden Nachrichten fragen. Normalerweise ist es eine Autoarchivierungsfunktion. Sobald Sie die Einstellungen dort haben, wo Sie sie mögen, klicken Sie auf Diese Einstellungen jetzt auf alle Ordner anwenden.

Wenn Sie die obigen Schritte ausgeführt haben, aktiviert die automatische Archivierung alle Ihre Outlook-Nachrichten. Wenn es einen Ordner gibt, den Sie von AutoArchive ausschließen möchten, oder wenn Sie nur möchten, dass er auf einige Ordner angewendet wird, können wir dies auch tun. Outlook 2010 können Sie die Autoarchivierung Einstellungen für jeden Ordner anpassen; hier ist, wie.

Ändern der Autoarchivierungseinstellungen für einzelne Outlook 2010-Ordner

4. Suchen Sie in Outlook im linken Navigationsbereich. Klicken Sie dort mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Ordner und wählen Sie Eigenschaften, um die Autoarchivierungsrichtlinie festzulegen.

5. Klicken Sie im angezeigten Fenster Posteingangseigenschaften auf die Registerkarte AutoArchivierung. Hier können Sie die Autoarchivierungseinstellungen für diesen Ordner anpassen oder sogar die Autoarchivierung vollständig deaktivieren.

Okay, jetzt wissen wir, wie man einzelne Ordner automatisch archiviert. Aber was ist, wenn Sie AutoArchive überhaupt nicht verwenden möchten? Wenn Sie kein Fan der automatischen Funktion sind, können Sie die Archivierung weiterhin mithilfe des manuellen Prozesses verwenden.

Manuelles Archivieren von Elementen

6. Klicken Sie in Outlook auf die Registerkarte Datei > Info und wählen Sie Bereinigungstools > Archivieren.

7. Wählen Sie im angezeigten Archivdialogfeld aus, welche Ordner Sie archivieren möchten. Dieser Prozess ist fast der gleiche wie AutoArchive, außer es ist ein einmaliger Deal. Etwas anderes ist, dass Sie sogar die Eigenschaft „Nicht automatisch archivieren“ überschreiben können, wenn Sie dies auf einige Ordner angewendet haben, aber das ist optional.

Wo befinden sich Outlook-archivierte Elemente?

8. In Outlook können Sie über den Archivordner im linken E-Mail-Navigationsbereich auf archivierte Elemente zugreifen.

9. Sie können auch aus Outlook auf Archive zugreifen .pst-Datei, wo sie speichern. Sie können dorthin gelangen, indem Sie auf die Registerkarte Datei > Menü öffnen klicken und Outlook-Datendatei öffnen auswählen.

10. Standardmäßig das Outlook-Archiv .speicherort der PST-Datei ist:

%UserProfile%DocumentsOutlook Files

Wenn Sie die Archivierung in Outlook noch nicht verwendet haben, probieren Sie es aus. Es ist sicher, dass Sie die Dinge sauber halten und alte, nicht verwendete E-Mail-Elemente aus Ihrem primären Postfach verschieben /.PST-Datei. Es ist auch eine schöne Möglichkeit, die zu halten .PST-Dateigröße unter Kontrolle. Und das hilft bei der Systemleistung!