„Projektmanagement“ mag ein Begriff sein, der nur zwei Wörter umfasst, aber das angesammelte Wissen über Projektmanagement ist enorm! Was ist PRINCE2? Sollte es dich interessieren? Unser Überblick über PRINCE2 gibt Ihnen die Antwort, die Sie suchen, sowie einige Ideen, die Sie an Ihre eigenen Projekte anpassen können.

Was ist das? PRINCE2 ist eine spezifische Projektmanagementmethode, und diejenigen, die damit vertraut sind, werden intensiv geschult und zertifiziert. Aber wo kommt das Königtum ins Bild? PRINCE steht für „PRojects IN Controlled Environments“.“

Warum die Zahl 2? PRINCE2 hat einen Vorgänger. Es mag nicht so aristokratisch klingen wie PRINCE2, aber es bildete die Grundlage für seine Entwicklung. PRINCE2 ist eine Verbesserung von PROMPT II (Project Resource Organisation Management Planning Techniques), einem systematischen Projektmanagementansatz, der 1972 von Simpact Systems entwickelt wurde.

1989 nahm die britische Regierung es als Standard an, den IT-Projektmanager verwenden sollten. Da es von der Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) verwendet wurde, bezeichnete die britische Regierung es als „PRINCE2 IN der CCTA-Umgebung“ und änderte später den Namen in PRINCE2, den wir heute kennen.

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Ist es nur für IT-Projekte? Das Schöne an PRINCE2 ist, dass es für mehr als nur IT-Projekte geeignet ist. Bis zum Jahr 1996 erkannten die Projektmanager es als einen generischen Ansatz, der für fast alles funktionieren könnte. Die britische Regierung verkaufte später die Rechte an PRINCE2 an den privaten Sektor, und seine Verwendung verbreitete sich in ganz Großbritannien, Europa und Australien. Heute finden Sie PRINCE2-Schulungen und -Zertifizierungen, die in nahezu jedem Land der Welt angeboten werden.

Inzwischen hat PRINCE2 mit Revisionen Schritt gehalten, um das Feedback von PRINCE2-Praktikern und die sich ändernden Anforderungen des Geschäftsumfelds zu berücksichtigen.

Die sieben Prinzipien von PRINCE2

Lassen Sie uns die Grundlagen von PRINCE2 kennenlernen. Zunächst haben wir sieben übergeordnete Prinzipien zu beachten:

Continued Business Justification

Als Geschäftsinhaber oder Projektmanager sind Sie sicher, dass jedes Projekt, das Sie beginnen, sich lohnen sollte. Genauer gesagt, es braucht einen Business Case, um es zu unterstützen. Einfach ausgedrückt bedeutet dies, dass der aus dem Projekt zu erzielende Nutzen seine Kosten übersteigen sollte. Das Ermitteln und Erfassen des Business Case für ein Projekt ist eines der ersten Dinge, die ein in PRINCE2 ausgebildeter Projektmanager tut.

Aus Erfahrung lernen

Es hat keinen Sinn, jeden Teil eines Projekts neu zu erfinden. Ja, einige seiner Elemente werden einzigartig sein, aber es wird immer Elemente geben, die denen sehr ähnlich sind, die von derselben Organisation in der Vergangenheit angegangen wurden. Wenn die Organisation keine Erfahrung hat, kann sie von anderen Organisationen oder Einzelpersonen lernen, die bereit sind, Informationen auszutauschen und wertvolle Erkenntnisse zu liefern. Durch die Reduzierung der Anzahl der Unbekannten können PRINCE2-Projektmanager das Risiko reduzieren.

Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten

Dieses Prinzip könnte so klar wie Tageslicht aus seinem Titel aussehen. Schließlich werden Sie nichts tun, bis jeder weiß, was zu tun ist und wer es tut. Aber es steckt mehr dahinter, als das Auge zu treffen. Die Einbeziehung der Interessenträger ist ebenfalls ein Schlüsselelement dieses Prinzips. Sponsoren, Nutzer und Lieferanten von Unternehmen müssen alle im Projektmanagement-Team und seinem Vorstand vertreten sein.

Aus diesem Prozess kann eine Projektmanagementstruktur entwickelt werden, die jede am Projekt beteiligte Person darüber informiert, was von ihnen erwartet wird, was sie von anderen erwarten kann und an wen sie sich zur Entscheidungsfindung wenden können.

Stufenweise verwalten

Wir wissen bereits, dass der beste Weg, komplexe Projekte zu handhaben, darin besteht, sie in Phasen aufzuteilen, aber PRINCE2 schreibt die Notwendigkeit von Managementphasen vor, die durch „Kontrollpunkte“ unterbrochen werden.“ Kontrollpunkte sind Zeiten, in denen der Projektvorstand das bisherige Projekt bewertet und zukünftige Phasen basierend auf dem, was bisher passiert ist, anpasst. Somit basiert das Projekt auf einem übergeordneten Gesamtplan, aber jede Phase hat ihren eigenen detaillierten Plan.

Manage by Exception

In PRINCE2 gibt es ein ziemlich komplexes Framework für Management by exception. Die einfache Erklärung ist, dass bestimmte Parameter festgelegt werden und Abweichungen im Projekt nur unter ganz bestimmten Umständen auftreten sollten. Die betrachteten Elemente sind Zeit, Kosten, Qualität, Umfang, Risiko und Nutzen. Im Wesentlichen bedeutet Management by exception, zu bestimmen, welche Abweichungen vom Plan „kleine Dinge“ sind, die kein Problem darstellen sollten, und welche Variationen ernst genug sind, um die Aufmerksamkeit des Managements zu rechtfertigen.

Fokus auf Produkte

Jedes Projekt arbeitet auf ein Endprodukt hin. Jeder Stakeholder sollte ein äußerst klares Bild davon haben, was das Projekt hervorbringen wird. Also, bevor ein Projekt beginnen kann, und während seiner Ausführung, muss es eine starke Definition des Produkts geben, die bestimmt, wie das Projekt angegangen wird. Die Produktbeschreibung für das Projekt definiert sowohl das Produkt selbst als auch die zu erwartenden Qualitätskriterien.

Anpassung an die Projektumgebung

Sie können PRINCE2 an kleine oder große Projekte in nahezu jedem Kontext anpassen, aber die Art und Weise, wie Sie es verwenden, hängt von der Projektumgebung ab. Die Umgebung wird von der Organisation erstellt, die das Projekt in Auftrag gibt, und das Projektmanagementteam muss das Projekt daran sowie an der Komplexität, dem Umfang, dem Umfang und dem Risiko des Projekts ausrichten. Wenn Sie beispielsweise ein Abendessen für zehn Führungskräfte organisieren, ist das Risikomanagement kein so großes Problem wie beim Bau eines Wolkenkratzers.

Die sieben Themen von PRINCE2

PRINCE2-Themen sind Aktivitäten, an denen Ihr Projektteam teilnehmen muss, bevor das Projekt beginnen kann. Sie sind äußerst wichtig, da Ihr Projektteam sie zur Überwachung und Pflege des Projekts bis hin zur Fertigstellung und zum Abschluss verwendet. Kurz gesagt, sie sind:

1. Der Business Case: Warum gibt es das Projekt? Bleibt dieser Grund während des gesamten Projekts gültig?
2. Die Organisation: Wer macht was? Wofür sind sie verantwortlich? Wer trifft die Entscheidungen?
3. Die Pläne: Was ist die Beschreibung des Produkts, das das Projekt erreichen soll? Was ist der High-Level-Projektplan? Welche Etappen gibt es und was sind die detaillierten Etappenpläne?
4. Das Thema Qualität: Welche wesentlichen Qualitätsmerkmale wünschen sich die Stakeholder? Wie wird das Projektteam wissen, ob es in Bezug auf die Lieferung an die Erwartungen auf dem richtigen Weg ist?
5. Risiken Thema: Welche Elemente des Projekts können nicht durch Erfahrung gelernt werden? Wie können wir mit diesen Unsicherheiten umgehen, um das Risiko zu begrenzen?
6. Das Veränderungsthema: Projekte können sich ändern, wenn sie sich entwickeln. Das Änderungsthema befasst sich damit, wie Änderungsanträge bewertet werden, welche Aktionen stattfinden, wenn ein Änderungsantrag vorliegt, und wie Änderungen verwaltet werden können.
7. Das Fortschrittsthema: Dieses Thema behandelt Projektkontrollen, Berichterstellung und laufende Fortschrittsverfolgung sowie die Kontrolle von Abweichungen, die die vereinbarten Toleranzen überschreiten.

Die sieben Prozesse von PRINCE2

Bisher haben wir viele Leitprinzipien und eine Reihe von „Themen.“ Sie alle ergeben einen hervorragenden Sinn, aber welchen Prozess verfolgen PRINCE2-Praktiker? Erst wenn wir das „Was“ verstehen, können wir entscheiden, wie wichtig PRINCE2 sein kann oder nicht und warum es für unsere Projekte wichtig sein könnte. Wieder einmal ist ein schneller und einfacher Überblick erforderlich.

1. Projektstart: Das Projektteam einschließlich seines Managers wird ernannt und ein erstes Briefing gegeben.
2. Initiierung des Projekts: Der Business Case wird formuliert und das Projektinitiationsdokument erstellt.
3. Leitung des Projekts: Eine Reihe von Verfahren zur Überwachung des Projekts wird festgelegt und umgesetzt
4. Kontrolle einer Projektphase: Wie jede Phase bewertet wird, um festzustellen, ob sie zufriedenstellend abgeschlossen ist.
5. Management der Produktlieferung: Wie der Projektmanager mit den Teamleitern interagiert und wie sie die Projektarbeit empfangen, abschließen und abschließen sollten.
6. Verwaltung von Bühnengrenzen: In diesem Prozess bewegt sich ein Projekt von einer Phase zur nächsten. Wie und wann endet jede Phase und wie und wann beginnt die neue Phase?
7. Abschluss des Projekts: Dies gibt an, wann das Projekt abgeschlossen wird, einschließlich etwaiger Folgemaßnahmen sowie einer abschließenden Bewertung des Projektnutzens.

Dokumentations- oder Verwaltungsprodukte

Wenn Sie dem PRINCE2-Handbuch folgen, werden Sie feststellen, dass es 26 verschiedene Vorlagen für die Projektdokumentation gibt. Im PRINCE2-Projektmanagement werden diese Dokumente als „Managementprodukte“ bezeichnet.“

Ohne Ihnen das gesamte Handbuch zu geben, können wir zumindest sagen, dass diese Dokumente alle Aspekte der PRINCE2-Methodik abdecken, die wir bisher besprochen haben.

Sie enthalten einen Plan zur Überprüfung der Vorteile, die Dokumentation des Geschäftsfalls, Checkpoint-Berichte, eine Kommunikationsmanagementstrategie, tägliche Protokolle, Berichte zum Projektende, Problemregister und sogar ein Lessons Log zur Aufzeichnung der gelernten Lektionen.

Das Projekt-Kurzdokument startet die Initiierungsphase, und daraus wird das Projekt-Initiierungsdokument. Eine weitere wichtige Dokumentation umfasst das Qualitätsregister, in dem die Qualitätskontrollaktivitäten detailliert, geplant und bestimmten Personen zugewiesen werden, und schließlich das Risikoregister, in dem alle Risiken des Projekts erfasst sind.

Das ist aber noch nicht alles. Die 26 Dokumenttypen sind nur für die übergeordnete Verwaltung des Projekts gedacht. Das PRINCE2-Handbuch bietet einige Vorschläge für die Dokumentation, die Task-Manager verwenden könnten, legt jedoch keine feste Vorlage oder Regel fest. Andere Dokumente, die es vorschlägt, umfassen PERT-Diagramme, Gantt-Diagramme und kritische Pfadanalysen.

Warum PRINCE2 wichtig ist

Auch wenn Sie noch nie von PRINCE2 gehört haben, können Sie feststellen, dass es ein umfassendes Framework für das Projektmanagement bietet. Projektmanager, die PRINCE2 verwenden, sind qualifizierte Praktiker, die sich einer umfassenden Schulung und Bewertung unterziehen müssen, sodass die PRINCE2-Zertifizierung Kompetenz in der Methodik zeigt.

PRINCE2 ist jedoch nicht die einzige Möglichkeit, eine Projektmanagement-Zertifizierung zu erhalten und Projekte zu verwalten. Project Management Professional (PMP) konkurriert mit PRINCE2 auf dem globalen Markt. Es wird normalerweise in Nordamerika bevorzugt, während PRINCE2 in Großbritannien, Europa, Asien, Afrika und dem Nahen Osten weit verbreitet ist.

Zusammen sind PMP und PRINCE2 die am weitesten verbreiteten Methoden zur Verwaltung von Projekten. Das zeigt schon die Bedeutung von PRINCE2. Aber was sind seine Nachteile? Die meisten Kritikpunkte an PRINCE2 richten sich gegen seine Komplexität. Es gibt zu viel Dokumentation und zu viele Berichte, Protokolle und Listen.

Einige Projektmanager neigen dazu zu sagen, dass PRINCE2 nicht für kleinere Projekte geeignet ist, aber die Autoren von PRINCE2 sagen, dass es an Ihnen liegt, die Methodik an das Projekt und seinen Umfang anzupassen. Sie erwarten nicht, dass Sie ihm folgen wie ein Roboter.

Die Vorteile von PRINCE2 sind, dass es einen vernünftigen Ansatz für Projekte bietet, und obwohl Sie vielleicht nicht mit etwas so komplexem und Riskantem wie einer Multi-Millionen-Dollar-Entwicklung beschäftigt sind, können Sie dennoch seine Prinzipien, Themen und Prozesse verwenden. Da PRINCE2 flexibel ist, können Sie entscheiden, was Sie anwenden und was Sie lieber weglassen möchten. Bei einem wirklich kleinen Projekt kann es Ihnen helfen, die Grundlagen von PRINCE2 zu kennen und zu befolgen, um die Kundenzufriedenheit mit einem akzeptablen Projektergebnis zu erreichen.