Wenn Sie ein Unternehmen in Australien führen, unabhängig von der Geschäftsstruktur, die ATO erfordert, dass Sie Aufzeichnungen über Steuern und Mitarbeiterverpflichtungen zu halten. Die ATO kann bis zu fünf Jahre lang nach Ihren Unterlagen fragen (und für einige Anforderungen sogar noch länger), daher lohnt es sich, organisiert zu sein.

Es gibt viele Vorteile, gute Geschäftsunterlagen zu führen. Sie können Ihnen helfen:

• Halten Sie sich über die Gesundheit Ihres Unternehmens auf dem Laufenden, um gute Geschäftsentscheidungen zu treffen
• Verwalten Sie Ihren Cashflow
• Erfüllen Sie Ihre Steuer- und Mitarbeiterverpflichtungen wie PAYG und Superannuation
• Demonstrieren Sie potenziellen Kreditgebern oder Investoren die finanzielle Lage Ihres Unternehmens
• Im Streitfall können Sie dies mit der Beweis, den Sie benötigen

Wenn Ihr Unternehmen gegründet wird, müssen Sie Kopien aller Sitzungsprotokolle und der Verfassung für die Australian Securities and Investment Commission (ASIC) aufbewahren.

Steuer- und Rentenunterlagen

Es ist gesetzlich vorgeschrieben, Aufzeichnungen über alle Ihre Geschäftstransaktionen zu führen, um die Informationen zu unterstützen, die Sie der ATO in Ihren Steuererklärungen und Berichten zur Verfügung stellen. Die Aufzeichnungen, die Sie führen, hängen von den Steuer- und Rentenverpflichtungen ab, die für Ihr Unternehmen erforderlich sind, sowie von Ihrer Geschäftsstruktur (unabhängig davon, ob Sie ein Einzelunternehmer, ein Unternehmen, eine Partnerschaft oder ein Trust sind).

Was sind die Anforderungen des Australian Taxation Office (ATO)?

Die ATO hat strenge Anforderungen an die Details Ihrer Unterlagen:

• Sie müssen Ihre Aufzeichnungen so aufbewahren, dass die Informationen nicht geändert oder beschädigt werden
• Ihre Aufzeichnungen müssen fünf Jahre (oder manchmal länger) aufbewahrt werden, beginnend mit der Vorbereitung oder dem Erhalt des Datensatzes oder dem Abschluss der Transaktion (je nachdem, welcher Zeitpunkt später eintritt)
• Wenn die ATO einen Datensatz einsehen möchte, müssen Sie ihn erstellen können
• Ihre Aufzeichnungen müssen in Englisch oder leicht in Englisch umgewandelt. Es gibt keine Entschuldigung für Fremdsprachen
• Aufzeichnungen können in Papierform (in Papierform) oder in elektronischer Form aufbewahrt werden und sollten alle Transaktionen detailliert beschreiben. Papierkopien müssen möglicherweise als Beweismittel in Rechtsangelegenheiten vorgelegt werden, um elektronische Beweismittel zu sichern. Elektronische Kopien werden von der ATO und ASIC akzeptiert, solange sie original sind.

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Welche Aufzeichnungen müssen Sie führen?

Es gibt eine Reihe von Aufzeichnungen, die Sie aufbewahren müssen, wenn Sie ein Unternehmen in Australien führen, und die die ATO jederzeit einsehen kann.

Dazu gehören:

• finanzunterlagen
• Rechtsunterlagen
• Mitarbeiterunterlagen
• Richtlinien und Verfahren
• andere Geschäftsunterlagen.

Finanzunterlagen

Die Finanzunterlagen Ihres Unternehmens zeigen Ihren Cashflow, die Finanzlage Ihres Unternehmens und detailliert, wie Sie Ihre Steuererklärung vorbereiten. Diese Dokumente umfassen:

• Quittungen und Rechnungen für die von Ihnen verkauften Waren und / oder Dienstleistungen
• Verträge mit Lieferanten
• Kontoauszüge
• Ihr Unternehmensvermögensregister
• Abschreibungspläne
• Steuerdokumente, die Ihre Geschäftsaktivitätsnachweise (BAS) und jährlichen Steuererklärungen enthalten
• Geschäftskredite und / oder Aktien

Rechtsunterlagen

Rechtsunterlagen dokumentieren, wie Sie Ihr Unternehmen betreiben, und umfassen:

• Registrierungsdokumente
• Mietverträge
• Verträge mit Lieferanten und Kunden
• Versicherung

Mitarbeiterunterlagen

Sie müssen der ATO nachweisen, dass Sie in der Lage sind, Ihre Mitarbeiter korrekt zu bezahlen und ihre Steuer- und Rentenverpflichtungen zu erfüllen. Mitarbeiterakten können erforderlich sein, um Versicherer, die Fair Work Commission oder eine staatliche Arbeitsschutzorganisation zu zeigen.

Wenn Sie Mitarbeiter haben, müssen Sie Aufzeichnungen über:

• Dienstpläne, Anwesenheit und Bezahlung
• Bankkonten, Steuernummer (TFN) und Rentenkontodetails
• Kontaktdaten
• Arbeitsleistung und Geschichte

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Laden Sie diesen Artikel herunter: Was sind die fünf Arten von Aufzeichnungen, die Sie für Unternehmen in Australien aufbewahren müssen?

Richtlinien und Verfahren

Sie müssen Ihre Richtlinien und Verfahren den Mitarbeitern bei Arbeitsbeginn zur Verfügung stellen und können als Teil ihres Arbeitsvertrags aufgenommen werden. Einige Branchen werden bei der Arbeit vor Ort nach Ihren Richtlinien und Verfahren fragen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Richtlinien entsprechend den gesetzlichen Änderungen aktualisieren.

Diese Datensätze enthalten:

• pläne für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
• Kleidungsstandards
• Richtlinien für sexuelle Belästigung
• Betriebshandbücher

Andere Geschäftsunterlagen

Es gibt eine Reihe anderer Geschäftsunterlagen, die gespeichert werden sollten, darunter:

• Kundendatensätze
• erhaltene Beschwerden
• Streitdetails
• Zitate gegeben und gewonnen
• Werbe- und Marketingkampagnen
• Versicherungspolicen

Wie lange sollten Sie Ihre Aufzeichnungen aufbewahren?

Sie müssen Ihre Aufzeichnungen und Dokumente je nach Regierungsabteilung oder Organisation, die die Informationen benötigt, unterschiedlich lange aufbewahren.

• Die Australian Securities and Investment Commission (ASIC) verpflichtet Unternehmen, sieben Jahre lang Aufzeichnungen zu führen.
• Der Fair Work Ombudsmann (FWO) verlangt, dass Sie Mitarbeiterunterlagen für sieben Jahre aufbewahren.
• Das australische Steueramt verlangt, dass Sie Aufzeichnungen für fünf Jahre zu halten, nachdem sie erstellt wurden. Wenn Ihr Unternehmen Vermögenswerte besitzt, müssen Sie Ihre Aufzeichnungen möglicherweise länger aufbewahren

Es ist eine gute Idee, eine professionelle Aufzeichnungssoftware zu verwenden, die den Standard Business Reporting (SBR) entspricht. Es kann schwierig sein, Ihre Aufzeichnungen ohne Buchhaltungshintergrund einzurichten. Wenn Sie Hilfe beim Einstieg benötigen oder Ihren aktuellen Prozessen entwachsen sind, kann ITP Ihnen bei Ihren Geschäftsunterlagen helfen und das beste System für Sie einrichten.

ITP Die Einkommensteuerexperten betreuen seit 50 Jahren australische Unternehmen und bieten Steuer- und Buchhaltungsdienstleistungen an. Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, wenden Sie sich noch heute an einen Fachmann.