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3. Was sollte in einer Mitarbeiterakte stehen?

Eine Mitarbeiterakte oder Personalakte ist eine Gruppe von Dokumenten, die alle relevanten Informationen über die Zeit eines Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen enthalten, von seiner Bewerbung bis zu seinem Rücktrittsschreiben.

Möglicherweise sind Sie verwirrt darüber, was in einer Mitarbeiterakte enthalten sein sollte, oder Sie fragen sich, wie lange Sie die Informationen aufbewahren sollten. In diesem Handbuch haben wir eine Checkliste für Mitarbeiterakten erstellt, mit der Sie die richtigen Dokumente sammeln und häufig gestellte Fragen beantworten können.

Warum Sie Mitarbeiterdateien benötigen

Wenn alle wichtigen Informationen über einen Mitarbeiter an einem Ort gespeichert sind, ist es einfach, relevante Details zu seiner Rolle und seinen Verantwortlichkeiten zu finden.

Dies bedeutet auch, dass Sie alle erforderlichen Unterlagen vorlegen können, falls ein Mitarbeiter einen Anspruch gegen Sie geltend macht. Deshalb ist es wichtig, die Personalakte eines Mitarbeiters auf dem neuesten Stand zu halten und alle Akten regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Dokumente vorhanden sind.

Dies wird dazu beitragen, Sie im Falle eines Anspruchs gegen Sie zu schützen, da die Mitarbeiterakte als Aufzeichnung darüber dient, welche Unterstützung und Behandlung die Person innerhalb des Unternehmens erhalten hat.

Was in Mitarbeiterakten zu halten ist

Der Inhalt von Mitarbeiterakten variiert von Person zu Person, aber wir denken, dass es einige wichtige Aspekte gibt, die berücksichtigt werden sollten.

Die Dinge, die in die Personalakte eines Mitarbeiters aufgenommen werden müssen, sind:

• Bewerbung, Lebenslauf und Anschreiben
• Ausbildung und frühere Beschäftigungsinformationen
• Rollenbeschreibung
• Stellenangebot und Arbeitsvertrag
• Kontaktinformationen für Notfälle
• Schulungsunterlagen
• Informationen zu Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen (jedoch keine Bankverbindung)
• Leistungsbewertungsformulare
• Berichte über Disziplinarmaßnahmen
• Rücktrittsschreiben des Mitarbeiters
• Exit-Interview-Dokumentation
• Jede andere Dokumentation im Zusammenhang mit der Beschäftigung

Was sollte nicht in Mitarbeiterakten stehen?

Informationen, die für die Rolle des Mitarbeiters nicht relevant sind, z. B. seine ethnische Zugehörigkeit oder Angaben zu einer Behinderung, sollten nicht in seine Personalakte aufgenommen werden.

Vermeiden Sie es, Beobachtungen oder Meinungen über den Mitarbeiter in ihre Akte aufzunehmen: Die Informationen sollten sich auf Fakten beschränken.

Wer hat das Recht, Ihre Personalakten einzusehen?

Aufgrund von Mitarbeiterdateien, die private Informationen enthalten, wie z. B. die Privatadresse oder Einzelheiten zu Disziplinarmaßnahmen, sollten Sie sicherstellen, dass sie geschützt und der Zugriff eingeschränkt sind. Nur der Mitarbeiter selbst, sein direkter Vorgesetzter und HR-Mitarbeiter sollten in der Lage sein, ihre Dateien anzuzeigen.

Wie lange Mitarbeiterakten aufbewahrt werden

Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) trat im Mai 2018 in Kraft und legte strenge Regeln für die Verantwortung der Arbeitgeber fest, die Daten ihrer Mitarbeiter zu schützen.

Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie alle Informationen eines Mitarbeiters entfernen können, wenn er Ihr Unternehmen verlässt. Möglicherweise sind Sie gesetzlich verpflichtet, einige Daten aufzubewahren, z. B. Gehaltsabrechnungsdaten, und es empfiehlt sich, andere Informationen aufzubewahren, falls ein früherer Mitarbeiter einen Anspruch gegen Sie geltend macht. Wenn Sie Aufzeichnungen über Beurteilungen, Disziplinarmaßnahmen oder Leistungen gelöscht haben, können Sie keine Beweise dafür vorlegen, dass Sie die Arbeitsgesetze befolgt haben.

Für erfolglose Bewerber ist es eine gute Idee, ihre Informationen nach der Bewerbung mindestens 6 Monate lang aufzubewahren. Für frühere Mitarbeiter gelten folgende allgemeine Regeln:

• Arbeitszeit (Angaben darüber, wann der Mitarbeiter für Sie gearbeitet hat) – 2 Jahre
• Gehaltsabrechnung und Angaben zu in Anspruch genommenem Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub – 3 Jahre
• P45 / P60, Personalakten und Schulungsunterlagen – 6 Jahre

Nach der DSGVO haben die Mitarbeiter das Recht, darüber informiert:

• welche Informationen Sie über sie haben und wie Sie sie verwenden
• die Vertraulichkeit der Aufzeichnungen
• Wie diese Aufzeichnungen bei der Schulung und Entwicklung am Arbeitsplatz helfen können

Wenn ein Mitarbeiter eine Kopie der Daten anfordert, die Sie über ihn haben, haben Sie 30 Tage Zeit, diese bereitzustellen.

Aufbewahrung von Mitarbeiterakten

Die Zeiten, in denen Mitarbeiterdokumente in einem verschlossenen, feuerfesten Schrank aufbewahrt wurden, sind für viele Unternehmen schnell Geschichte. Die mit Abstand sicherste und zuverlässigste Methode, Personalakten von Mitarbeitern an einem Ort aufzubewahren, ist die Speicherung in HR-Software.

Mit HR-Software können Sie wichtige Dokumente sicher aufbewahren und die Personen einschränken, die darauf zugreifen können. Die Mitarbeiter werden in der Lage sein, ihre persönlichen Daten zu bearbeiten, wenn sie aktualisiert werden müssen, Admin-Zeit für sich selbst zu befreien.

Da sich die Software in der Cloud befindet, ist sie von überall zugänglich. Dies wird nützlich sein, da immer mehr Arbeitnehmer anfangen, remote zu arbeiten, oder flexible Arbeitsmuster haben, die es ihnen ermöglichen, an einigen Tagen in der Woche von zu Hause aus zu arbeiten.

Mitarbeiter können Antworten auf alle Fragen zu ihrer Rolle oder Verantwortung erhalten, indem sie ihren Arbeitsvertrag und ihre Stellenbeschreibung in der Software anzeigen. Dies reduziert den Zeitaufwand, den Sie benötigen, indem Sie häufig gestellte Fragen von Mitarbeitern beantworten, sodass Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können.

Mit unserer HR-Software können Sie alle Mitarbeiterdateien in Ihrer eigenen sicheren Online-Datenbank aufbewahren, sodass Sie beruhigt sein können.

Kontaktieren Sie uns unter [email protected] oder rufen Sie uns unter 0333 014 3888 an, um mehr über unsere benutzerfreundliche HR-Software zu erfahren.

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