Diese Frage wird sowohl von Übersetzern gestellt, die ihre Arbeit an Kollegen delegieren möchten, als auch von Menschen, die einfach nur ein eigenes Unternehmen gründen möchten. In diesem Artikel erklären wir, wie effizient Übersetzungsunternehmen arbeiten und was Sie anstreben sollten, wenn Sie eine erfolgreiche Agentur gründen möchten.

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фbrauchen Sie wirklich Ihr eigenes Geschäft?

Normalerweise gründen Menschen ein Unternehmen, um Geld zu verdienen oder etwas zu tun, das ihnen Spaß macht. Wir werden uns diese beiden Motivatoren ansehen.

Viele Menschen glauben, dass eine Agentur nur ein Vermittler ist, der einfach Dateien zwischen Übersetzern und Kunden sendet, während er eine Kürzung von 50% oder sogar 75% vornimmt. Übersetzungsagenturen werden als Goldgrube wahrgenommen, mit Gewinnmargen, die fast so hoch sind wie der Drogenhandel, während sie vollkommen legal sind. Viele Menschen wollen natürlich ein Stück von diesem leckeren Kuchen.

In der Praxis schwankt die Rentabilität einer Agentur je nach Nische, Umsatz und Betriebsland zwischen 5% und 25%. Wenn Sie 20% als Richtwert verwenden, bedeutet dies, dass Sie ein Team von fünf Übersetzern einstellen müssen, um ungefähr so viel zu verdienen, wie Sie als Übersetzer verdienen. Zu Beginn führt der Übergang vom Übersetzer zum Manager nicht zu einer signifikanten Steigerung Ihrer Einnahmen.

Außerdem müssen Sie früher oder später aufhören, Übersetzungen für Ihre Fachgebiete zu erstellen. Für viele Menschen ist dies problematisch. Tatsächlich müssen Sie Ihren Beruf effektiv wechseln: Es ist nicht möglich, die Rolle eines Übersetzers und eines Managers zu kombinieren. Und wenn Sie gerne übersetzen, während die Lösung der Probleme anderer Menschen, die Übernahme von Verantwortung und die Korrektur der Fehler anderer Menschen nicht Ihr Ding ist, ist es unwahrscheinlich, dass Sie diese Rolle genießen werden. Wenn Sie nicht bereit sind, ein Problemlöser für Ihre Mitarbeiter zu sein, ist die Gründung eines Unternehmens nichts für Sie.

Der Einstieg ist einfach

Sie haben alle Vor- und Nachteile abgewogen und beschlossen, ein eigenes Übersetzungsbüro zu eröffnen. Was ist der nächste Schritt?

Der Einstieg ist sehr einfach. Sie benötigen lediglich einen Computer, eine E-Mail-Adresse, eine Website und eine registrierte juristische Person. Sie können sogar einen Punkt auf dieser Liste überspringen, aber wenn Sie es ernst meinen, Ihr Geschäft zum Laufen zu bringen, Auftritte sind wichtig, um potenzielle Kunden anzulocken.

All dies ist schnell erledigt: und los geht’s — Sie haben Ihre eigene Agentur, einfach so! Sie müssen nur die Entscheidung treffen. Wenn Sie denken: „Ich kann keine Agentur eröffnen“, ist dies wahrscheinlich nur Ihre Wahrnehmung und nicht die tatsächliche Realität. Die wirklichen Probleme werden später beginnen…

Worin bist du gut?

Sie haben also Ihre neue Website gestartet. Jetzt müssen Sie Ihre ersten Bestellungen erhalten! Dafür benötigen Sie eine breite Palette von Fähigkeiten und Kenntnissen, ohne die Ihr Geschäft zu einem vorzeitigen Ende kommt, bevor es kaum auf den Boden kommt.

Sie müssen ein gutes Team finden, vielleicht Schulungsmaterialien zu modernen Übersetzungstechnologien bereitstellen (wir hoffen, Sie können diese Technologien selbst nutzen!), finden Sie Ihre ersten Kunden, verlieren Sie sie nicht nach der ersten Bestellung und erwerben Sie die notwendigen Geschäftsbeziehungen in der Übersetzungs- und Lokalisierungsbranche. Wir werden dies weiter unten untersuchen.

Was ist dein Ziel?

95% der Übersetzungsagenturen sind kleine Unternehmen, die am Rande des Überlebens stehen. Paradoxerweise wissen sie nicht, wie man moderne Technologien in der Übersetzungs- und Lokalisierungsbranche einsetzt, sie wissen nicht, wie man nicht standardisierte Dateien verarbeitet, sie wissen nichts über Qualitätskontrolle und den Industriestandard (ISO 17100: 2015), sie haben kein festes Team verifizierter Übersetzer und suchen erst nach Erhalt einer Kundenanfrage nach ihnen.

Als Regel, sie arbeiten mit Standarddokumenten wie Pässe und Zertifikate und verdienen mehr auf der Beglaubigung als die Übersetzung. Sie haben einen Wettbewerbsvorteil: ihren niedrigen Preis, aber sie können ihren Kunden nichts anderes anbieten.

Fragen Sie sich: Möchten Sie Ihren Lebensunterhalt damit verdienen, nur eine weitere mittelmäßige Agentur zu sein, oder möchten Sie ein richtiges Unternehmen gründen, auf das Sie stolz sein können? Wenn letzteres, dann müssen Sie viel lernen.

Wettbewerb und Wissen

Es gibt viele Akteure auf dem Übersetzungsmarkt, und Sie werden dort nicht mit offenen Armen empfangen. Sie müssen nach den festgelegten Regeln spielen, während Sie versuchen, Ihre Konkurrenten in irgendeiner Weise zu übertreffen.

Im Allgemeinen werden im Geschäft zwei Strategien angewendet:

1) Reduzieren Sie den Preis und verdienen Sie mit bloßem Volumen.

2) Bieten Sie etwas, das Ihre Konkurrenten nicht für einen höheren Preis haben.

Der erste Ansatz erfordert eine Skalierung, da die Einnahmen aus jeder verkauften Einheit sehr gering sind. Diese Praxis wird von großen Unternehmen erfolgreich angewendet, für einen Neuling ist es jedoch sinnvoller, den zweiten Ansatz anzuwenden. Und dafür sollten Sie und Ihre Mitarbeiter einen Weg finden, sich von anderen Übersetzungsagenturen abzuheben. Dies ist ein Prozess von Versuch und Irrtum.

Der Autor dieses Artikels beobachtete einmal Folgendes: Zwei große Hunde standen sich gegenüber, knurrten und bereiteten sich auf den Kampf vor. Jeder von ihnen war bereit, sich auf den anderen zu stürzen, aber keiner wollte den Kampf einleiten, und beide hofften, dass alles verschwinden würde. Plötzlich fing ein kleiner Hund, der in der Nähe rannte, an, beide anzuklatschen. Ratet mal, wer sich am meisten geärgert hat?

Ähnliches passiert, wenn ein unerfahrenes Übersetzungsunternehmen versucht, sich in den von schwergewichtigen Agenturen bevölkerten Markt zu drängen, und seinen ersten Großauftrag von einem Großkunden erhält, der normalerweise mit erfahreneren Agenturen zusammenarbeitet. Diese Übersetzungen werden dann von den „Monster-Agenturen“ getestet, und sie zerkleinern sie in Stücke, geleitet von Standards, die der Neuling nicht einmal kannte: Der Rest ihrer Kunden war weniger anspruchsvoll und beschwerte sich nie.

Nach einer solchen „Feuertaufe“ gibt es zwei mögliche Reaktionen: Entweder beleidigen Sie den anspruchsvollen Kunden und weigern Sie sich, mit ihm zusammenzuarbeiten, oder lernen Sie, wie Sie seine Anforderungen erfüllen können. Unabhängig davon, ob es möglich ist, mit einem solchen Kunden weiterzuarbeiten, sollten Schlussfolgerungen gezogen werden, um solche Probleme in Zukunft zu vermeiden.

Leider überwiegt in der Praxis meist die erste Reaktion. Entwicklung ist ein schmerzhafter Prozess, und niemand mag es, Schmerzen zu erleben.

Nachfolgend haben wir die Bereiche aufgelistet, in denen neue Übersetzungsunternehmen die meisten Probleme haben.

Modernste Übersetzungstechnologien

Übersetzungsunternehmen verwenden seit Jahrzehnten spezielle Software, die die Arbeitseffizienz verbessert:

• CAT-Tools mit Translation-Memory-Technologien
• Terminologiemanagementsysteme
• Qualitätskontroll- und Überwachungssysteme
• Speziell geschulte maschinelle Übersetzungsmaschinen (nicht zu verwechseln mit dem „ungeschulten“ Google Translate!)
• Projekt- und betriebswirtschaftliche Systeme wie Protemos
• Texteditoren, Layoutprogramme, Konverter
• Selbstgeschriebene Programme, Skripte und Makros für die Prozessautomatisierung

Selbst erfahrene Unternehmen müssen ständig den Umgang mit neuen Technologien erlernen; und für Anfänger dauert dies Monate, wenn nicht Jahre. Das Arbeiten ohne diese Programme ist jedoch wie das Pflügen eines Feldes mit einem Pferd, wenn ein Traktor am Tor sitzt.

Es ist unmöglich zu lernen, wie man all diese Programme auf einmal benutzt, und es ist nicht einmal notwendig. Die Fähigkeit, sich schnell an die technischen Anforderungen jedes neuen Kunden anzupassen, ist wichtig. Aber auch wenn Ihre Kunden keine besonderen Anforderungen an Software haben, sollten Sie dennoch lernen, wie Sie solche Programme verwenden, um Ihre Geschwindigkeit und Rentabilität zu steigern.

Zuverlässige Übersetzer

Um qualitativ hochwertige Übersetzungen zu gewährleisten und Ihren Kunden gegenüber keine Fehler rechtfertigen zu müssen, müssen Sie ein Team zuverlässiger und professioneller Linguisten einstellen. Kunden erwarten von Agenturen qualitativ hochwertige Übersetzungen. Es ist nicht einfach, dies zu tun, und es braucht viel Zeit und Geld.а

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Übersetzungs- und Servicequalität

Die Einstellung erfahrener Fachkräfte reicht nicht aus. Jeder Kunde hat seine eigene Vorstellung von Qualität, und dies ist nicht unbedingt die Gleiche wie bei Ihnen. Und hier müssen Sie sorgfältig mit dem Kunden in Kontakt treten: Sie müssen herausfinden, womit der Kunde nicht zufrieden war, eine Lösung für das Problem anbieten und seine Wünsche bei nachfolgenden Bestellungen berücksichtigen.

Es versteht sich von selbst, dass Sie schnell auf Anfragen reagieren, Fristen einhalten, den Kunden rechtzeitig über Probleme informieren und trotz des Stresses höflich sein müssen. Wenn Sie sich nicht an diese einfachen Regeln halten, entstehen Missverständnisse mit dem Kunden, auch wenn die Qualität Ihrer Übersetzungen vorbildlich ist.

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Projektmanager

Eine wichtige Funktion eines Übersetzungsbüros (neben der Überprüfung und Ausbildung von Übersetzern) ist das Projektmanagement. Im Großen und Ganzen bezahlt der Kunde Sie dafür und nicht für die eigentliche Übersetzung. Schließlich können sie leicht eine Übersetzung von einem Freiberufler bestellen, und es wäre erheblich billiger.

Seltsamerweise verkaufen Übersetzungsagenturen keine Übersetzungen: Sie verkaufen eine Dienstleistung.

Die Agentur wird durch ihre Projektleiter vertreten. Und wenn Sie möchten, dass Kunden viele Jahre mit Ihnen zusammenarbeiten, sollten Ihre Übersetzungsprojektmanager einen hervorragenden Eindruck hinterlassen.ф

Verkäufe

Normalerweise ist dieser Punkt der wichtigste, denn ohne Verkäufe gibt es kein Geschäft. Gleichzeitig glauben sie fälschlicherweise, dass dies die ausschließliche Arbeit von Agenturmitarbeitern ist — Managern oder Vertriebsspezialisten (oder nur Verkäufern) —, die speziell für den Verkauf eingestellt wurden. In der Praxis beteiligen sich jedoch alle Mitarbeiter, die explizit oder implizit Kontakt zu Kunden haben, am Verkauf und haben Einfluss auf die Kundenzufriedenheit.

Nachdem der Verkäufer einen Kundenauftrag erhalten hat, betritt der Projektmanager das Spiel. Ihre langfristige Zusammenarbeit mit dem Kunden hängt davon ab, wie effektiv Ihr Manager ist. Und der Erfolg Ihres Managers wiederum hängt davon ab, wie professionell Ihre von Ihrem HR-Manager eingestellten Übersetzer sind.

Jedes Detail kann sich positiv oder negativ auf die Arbeitsbeziehung mit Ihrem Kunden auswirken. Wenn Sie beispielsweise Ihr Büro besuchen, achtet ein aufmerksamer Kunde auf einen kaputten Drucker eines Büroleiters, Staub auf dem Monitor des Herausgebers und die schmutzige Uniform einer vorbeikommenden Putzfrau.

Alle Ihre Mitarbeiter wirken sich also bis zu dem einen oder anderen Grad auf den Umsatz aus. Wenn Sie über Verkäufe nachdenken, können Sie sich daher nicht nur auf Verkäufer konzentrieren.

Es gibt erfolgreiche Übersetzungsagenturen, die keine engagierten Verkäufer haben, aber ihre Verkäufe sind ausgezeichnet, da ihre Kunden mit ihrer Arbeit durchweg zufrieden sind und sie anderen empfehlen. Im Laufe der Zeit behalten Kundenmanager, die zu anderen Unternehmen wechseln, ihre Dienste, weil sie wissen, dass sie eine zuverlässige Agentur sind.

Bei der eigenen Arbeit des Verkäufers im Übersetzungsbüro geht es nicht nur um schnelle Verkäufe und Cold Calls, sondern auch um den Aufbau von Beziehungen und den Aufbau langfristiger Geschäftsbeziehungen. Diese Bindungen entstehen teilweise durch die Teilnahme an Fachkonferenzen.

Fazit

Es ist einfach, ein Übersetzungsbüro zu eröffnen, aber es ist viel schwieriger, ein stabiles und effizientes Büro einzurichten. Sie müssen Mitarbeiter einstellen und schulen, moderne Software verwenden, Beziehungen zu Kunden aufbauen und Glaubwürdigkeit unter ihnen gewinnen. Der Leiter eines erfolgreichen Unternehmens sollte bereit sein, jahrelang daran zu arbeiten.