Es gibt verschiedene Szenarien, in denen Unternehmen aufgefordert werden oder eine Anfrage zur Überprüfung des Arbeitsverlaufs einer Person und anderer Details im Zusammenhang mit ihrer aktuellen oder früheren Beschäftigung einleiten. Dieser Prozess, nicht überraschend, ist bekannt als „Employment Verification.“

Der Einstellungsprozess ist eine besonders häufige Zeit für ein Unternehmen zur Überprüfung der Beschäftigung, und es erfordert in der Regel professionelle Referenzprüfungen. Unternehmen erhalten auch häufig Arbeitsüberprüfungsanfragen von Dritten, z. B. Kreditgebern, die neue Kredite vergeben, oder Immobilienbesitzern, die bestätigen, dass ein Leasingnehmer angemessene Zahlungen für einen neuen Leasingvertrag leisten kann.

Es gibt verschiedene Methoden, um die Beschäftigung nachzuweisen, angefangen von der Sicherung eines „Proof of Employment“ (PoE) -Schreibens bis hin zur Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen, Referenzen oder ausgeführten Verträgen und Vereinbarungen. Hier betrachten wir die Hauptgründe für Anfragen zur Überprüfung der Beschäftigung und verschiedene Möglichkeiten für Unternehmen, solche Anfragen zu erfüllen.

In welchen Situationen ist eine Beschäftigungsüberprüfung erforderlich?

Mit dem Aufkommen von professionellen Networking-Sites wie LinkedIn scheint es, als würde die Online-Präsenz oder der Lebenslauf einer Person ausreichen, um ihre Beschäftigung nachzuweisen. Viele angehende Prüfer wünschen sich jedoch eine formellere Zertifizierung, insbesondere wenn es sich um eine Finanztransaktion handelt.

Kreditgeber, die ein Darlehen vergeben

Kreditgeber, die einen Antragsteller für ein neues Darlehen bewerten, haben das Vorrecht, die Beschäftigung einer Person zu überprüfen: Sicherzustellen, dass ein neuer Kunde seine Zahlungen pünktlich leisten kann. Zusätzlich zur Bestätigung der Beschäftigung können Arbeitgeber auch Gehaltsinformationen für einen Arbeitnehmer überprüfen, müssen jedoch darauf achten, die örtlichen Gesetze zu beachten. Einige Gebietsschemas wie der Bundesstaat Kalifornien und New York City verbieten Arbeitgebern die Veröffentlichung von Gehaltsinformationen während des Einstellungsprozesses, Dies betrifft jedoch selten Anfragen, die sich auf die Kreditvergabe beziehen.

Immobilienbesitzer, die einen Mietvertrag abschließen

Wie Kreditanbieter überprüfen Immobilienbesitzer normalerweise die Beschäftigung einer Person, um sicherzustellen, dass sie in der Lage sind, einen neuen Mietvertrag abzuschließen. Die Gewinnhistorie ist auch relevant, um ein Gefühl für das zukünftige Einkommen eines Leasingnehmers zu vermitteln.

Arbeitgeber, die Angebote auf neue Mitarbeiter ausdehnen

Obwohl Arbeitgeber häufig den beruflichen Werdegang eines Bewerbers durch Überprüfung der beruflichen Referenzen bestätigen, benötigen sie gelegentlich eine formellere Bescheinigung, in der Regel in Form eines Beschäftigungsnachweises oder eines Bewerbungsschreibens. Wir betrachten diese Briefe im Folgenden genauer.

Inhaber eines Arbeitsvisums, die ihre Beschäftigung bestätigen

Für Arbeitsvisa muss ein Antragsteller in der Regel eine Erwerbstätigkeit ausüben, bevor er die Erlaubnis erhält, in einem bestimmten Land zu bleiben. Ebenso hängen Antragsverlängerungen in der Regel von der fortgesetzten Beschäftigung eines Visuminhabers ab, so dass der Visuminhaber das Büro, das die Arbeitserlaubnis ausstellt, informieren muss, wenn er seine Position verloren oder anderweitig gewechselt hat.

Methoden zur Überprüfung der Beschäftigung

Zunächst sollten Unternehmen einen aktuellen oder früheren Mitarbeiter darüber informieren, dass sie eine Anfrage nach seinen Beschäftigungsdaten erhalten haben, um sicherzustellen, dass die Anfrage legitim ist, bevor sie Informationen weitergeben.

Bestimmen Sie als Nächstes, bevor Sie die Informationen sammeln, die für die Beantwortung einer Anfrage zur Überprüfung der Beschäftigung erforderlich sind, den besten Weg, diese zu präsentieren. Hat die Person, die die Anfrage stellt, ein Format angegeben? Haben sie ein Formular zum Ausfüllen bereitgestellt oder reicht eine informelle Referenz aus?

Im Zweifelsfall sollten Unternehmen einen PoE-Brief ausstellen, da dies die häufigste Methode zur Überprüfung der Beschäftigung ist. Ein Anschreiben enthält alle relevanten Informationen zur Historie eines Mitarbeiters bei einem Unternehmen. Oft genügt auch eine Kombination anderer Methoden.

Beschäftigungsnachweis

Ein von einem Arbeitgeber ausgestelltes Beschäftigungsschreiben bestätigt formell die Beziehung eines aktuellen oder ehemaligen Arbeitnehmers zum Unternehmen.

Die meisten PoE-Briefe enthalten:

• Firmenname und Adresse des Arbeitgebers (oder verwenden Sie den Standardbriefkopf des Unternehmens): Überprüft den Namen und den Standort des Unternehmens, das die Beschäftigung überprüft.
• Die Berufsbezeichnung des aktuellen oder ehemaligen Mitarbeiters: Bestätigt die Rolle eines Mitarbeiters in einem Unternehmen.
• Das Datum, an dem der aktuelle oder ehemalige Mitarbeiter beschäftigt war: Überprüft die Dauer der Amtszeit des Mitarbeiters im Unternehmen.
• Eine Liste der Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters: Beleuchtet die Beherrschung der Position und der damit verbundenen Aufgaben durch einen Mitarbeiter.
• Kontaktinformationen eines Arbeitgebers: Hilfen bei zukünftigen Kontakten bezüglich der Verifizierungsanfrage.

Egal, ob Sie ein Arbeitgeber sind, der einen Bestätigungsbrief erstellen möchte, oder ein Mitarbeiter, der den Überprüfungsprozess für ein Unternehmen vereinfachen möchte, Sie können diese kostenlose Vorlage (https://docs.google.com/document/d/1m-_rcC35QhDwJk4-Cvl-fa9lsP1aKvdQVrFC9TZVRHI/edit#heading=h.7y9q65fxlkg5) verwenden, die wir erstellt haben, um sicherzustellen, dass Sie alle Ihre Grundlagen abdecken.

Andere Methoden zum Nachweis der Beschäftigung

Wenn es schwierig ist, einen Arbeitgeber zu kontaktieren, sei es aufgrund unzureichender Personalunterstützung oder einer schwachen Beziehung zwischen dem Unternehmen und dem Arbeitnehmer, gibt es andere Ansätze zum Abschluss der Beschäftigungsüberprüfung.

• * Paystubs * Stellen Sie eine Aufzeichnung des früheren Einkommens eines Mitarbeiters von einem Arbeitgeber bereit. Die Informationen sind relevant, wenn das Einkommen eines Mitarbeiters im Mittelpunkt einer Überprüfungsanforderung steht, z. B. bei einem Kreditkartenantrag, aber manchmal ist die Bereitstellung dieser Informationen illegal. Arbeitgeber sollten einen Anwalt oder lokale Gesetze konsultieren, um sicherzustellen, dass sie keine geschützten Informationen offenlegen.
• *Referenzen *Beschreiben Sie die Rolle eines Mitarbeiters innerhalb eines Unternehmens und seine Gesamtleistung. Der frühere Manager oder die Kollegen eines Mitarbeiters können für ihn bürgen, und die meisten Unternehmen erhalten von Zeit zu Zeit Referenzprüfungen.
• *Verträge & Vereinbarungen *belegen die Beziehung eines Mitarbeiters zu einem Unternehmen, jedoch nur in dem Sinne, dass der Mitarbeiter ein Stellenangebot angenommen hat. Ein Problem bei dieser Überprüfungsmethode ist der fehlende Beweis dafür, dass der Mitarbeiter tatsächlich die Rolle übernommen hat, für die er eingestellt wurde.
• * Dienste von Drittanbietern * Entfernen Sie den Stress von Beschäftigungsüberprüfungsanforderungen, indem Sie einen Großteil des Prozesses automatisieren. Dies ist normalerweise nur relevant, wenn ein Arbeitgeber einen solchen Dienst aktiv nutzt.

Welche Informationen dürfen Arbeitgeber in allen Staaten weitergeben?

Anfragen zur Überprüfung der Beschäftigung können nach Details fragen, die Arbeitgeber nicht einreichen müssen. Tatsächlich können Arbeitgeber rechtliche Sanktionen für die Offenlegung geschützter Informationen verhängen. Gesundheit und Gehalt & Verdienstinformationen sind die sensibelsten Daten von Arbeitgebern, und sie müssen besonders vorsichtig sein, wenn sie gebeten werden, Details zu diesen Kategorien zu teilen.

Gesundheitsdaten

Das Teilen von Informationen über die Gesundheit eines Mitarbeiters ist im Allgemeinen eine schlechte Praxis. Die Motive eines Prüfers können unrein sein und reichen von einem Versicherer, der Einblick in die bereits bestehenden Bedingungen eines potenziellen Kunden gewinnen möchte, bis hin zu den Personalverantwortlichen eines Unternehmens, die darauf abzielen, die attraktivsten Arbeitskräfte aufzubauen.

Informationen über die Behinderung eines Mitarbeiters sind besonders sensibel. Der Americans with Disabilities Act von 1990 bietet expliziten Schutz für Informationen zu Behinderungen von Personen und verhindert, dass diese Informationen aus irgendeinem Grund an Dritte weitergegeben werden.

Einstellung Arbeitgeber können gerne bestätigen, dass ein potenzieller Mitarbeiter in der Lage ist, die Verantwortlichkeiten für die betreffende Rolle angemessen zu erfüllen. Arbeitgeber können auch überprüfen, ob ein Arbeitnehmer für eine bestimmte Rolle „angemessene Vorkehrungen“ benötigt, die es dem Arbeitnehmer ermöglichen, alle erforderlichen Aufgaben zu erfüllen.

Gehalt & Verdiensthistorie

Bestimmte Situationen, wie die Kreditvergabe, erfordern, dass eine Person einen Nachweis über ihr Einkommen erbringt. Mehrere Gebietsschemas, darunter der Bundesstaat Kalifornien und New York City, haben jedoch Gesetze verabschiedet, die es Unternehmen verbieten, während des Einstellungsprozesses frühere Gehaltsinformationen anzufordern. Dies soll einen Mitarbeiter davor schützen, ein Gehalt für eine neue Rolle zu erhalten, das im Vergleich zu seinem früheren Einkommen, das möglicherweise unter dem Marktzins oder auf andere Weise unfair war, zu Unrecht gezahlt wurde.

Es richtig machen

Viele Unternehmen müssen auf eine Reihe von Anfragen zur Überprüfung der Beschäftigung reagieren. Die Beschaffung der Informationen, die zur Erfüllung einer Anfrage erforderlich sind, kann verhindern, dass HR und andere Mitarbeiter andere wichtige Aufgaben erledigen, da dies möglicherweise eine kontinuierliche Kontaktaufnahme mit verschiedenen Abteilungen erfordert. Und viele wichtige Entscheidungen, wie die Fähigkeit eines Mitarbeiters, ein neues Zuhause zu kaufen, hängen von der rechtzeitigen Überprüfung der Beschäftigung ab. Die Auswahl eines Bestätigungsschreibens reicht normalerweise aus, um eine bestimmte Überprüfungsanforderung abzuschließen, Arbeitgeber können den Prozess jedoch auch über Truework und andere Drittanbieter-Verifizierer automatisieren.