Keeping mit Ihrem finanziellen Papierkram und Leben admin mag wie eine langweilige Aufgabe klingen – aber ein effizientes System einrichten kann Zeit und Mühe auf lange Sicht sparen. Hier ist, was zu halten und was zu tun ist.
Wenn Ihr Heimablagesystem aus allen Nähten platzt, ist es möglicherweise an der Zeit, es zu entrümpeln. Egal, ob Sie ein Serienhörer sind, der alles aufbewahrt, oder jemand, der die meisten offiziellen Briefe aufbewahrt, es kann sich wirklich auszahlen, Ihren Lebensadministrator wie ein Profi zu machen.
In den letzten 10 Jahren müssen Sie keine Stromrechnungen horten.
Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie sensible Unterlagen ordnungsgemäß entsorgen. Wir mögen den neuen Powershreder 79 Ci Blattkappzerkleinerer.
Dokumente für immer aufbewahren
* Heirats- / Geburts- / Sterbeurkunden, Testamente, Hausurkunden (wenn Sie Ihre Hypothek bezahlt haben) und Adoptionsunterlagen werden nur in Papierform ausgestellt. Der Verlust eines dieser ist ein großer Aufwand und kann teuer zu ersetzen sein. Bewahren Sie die Papierkopien in einer verschlossenen und feuerfesten Sicherheitsbox auf.
*Das V5C-Fahrtenbuch Ihres Autos ist auch ein Papierdokument, das Sie an den neuen Besitzer weitergeben müssen, wenn Sie Ihr Auto verkaufen. Halten Sie es sicher!
*Lebensversicherung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Begünstigten wissen, wo Ihre Versicherungspolicen aufbewahrt werden und wer der Hauptansprechpartner ist. Das gleiche gilt für Ihr Testament – sagen Sie Ihrer Familie, wo es aufbewahrt wird.
*Renten: Stellen Sie sicher, dass Sie alle Ihre Unterlagen aufbewahren, da Sie sonst hart verdientes Geld verpassen könnten. Vergessen Sie nicht, Ihren Pensionskassen mitzuteilen, wenn sich Ihre Kontaktdaten ändern!
*Krankenakten: Eine medizinische Freistellungsbescheinigung gilt für fünf Jahre oder bis zu Ihrem 60. Notieren Sie sich Ihre NHS-Nummer, da Sie diese benötigen, wenn Sie den Hausarzt wechseln. Behalten Sie die persönliche Gesundheitsakte Ihrer Kinder (das Rote Buch), wenn Sie eine Papierversion haben (es gibt jetzt eine digitale Version, das eRedbook). Es könnte eine Idee sein, auch an Ihrer Covid-Impfkarte festzuhalten, obwohl Sie Ihren Covid-Pass auch über die NHS-App herunterladen können.
*Nationale Versicherungsnummer: Wenn Sie Ihre NI-Karte verloren haben, sollten Sie in der Lage sein, die Nummer auf einer Gehaltsabrechnung, P60 oder auf einer Steuererklärung zu finden. Wenn nicht, können Sie eine Ersatzkarte beantragen.
* Impfpass für Haustiere: Führen Sie einen Nachweis über alle Stöße und notieren Sie sich, wann sie Booster benötigen. Ein Heimtierpass hält ewig, vorausgesetzt, die Tollwutimpfungen sind auf dem neuesten Stand.
Dokumente, die Sie ein Leben lang aufbewahren müssen
*Reisepass: Das versteht sich von selbst. Auch wenn Sie nicht vorhaben, ins Ausland zu reisen, ist Ihr Reisepass ein nützlicher Ausweis.
*Führerschein: Das Papiergegenstück zum Führerschein hat seit Juni 2015 keinen Rechtsstatus mehr. Sie sollten Ihre zerstören, wenn Sie eine haben, aber Ihren Photocard-Führerschein behalten. Führerscheine, die vor 1998 ausgestellt wurden, sind jedoch weiterhin gültig und dürfen nicht vernichtet werden.
*Fahrzeugdokumente: Egal, ob es sich um eine Kfz-Versicherung, eine Kfz-Steuer oder den Nachweis handelt, dass Ihr Auto den TÜV bestanden hat, Sie müssen an Dokumenten festhalten, bis sie ablaufen. Bewahren Sie entweder gedruckte Kopien in einer verschlossenen Box auf oder bewahren Sie digitale Kopien an einem sicheren Ort auf. Stellen Sie sicher, dass Sie notieren, wann Ihr TÜV zur Erneuerung fällig ist, da nicht alle Garagen Sie daran erinnern werden!
* Mietverträge: Behalten Sie, bis Sie Ihre Kaution von Ihrem Vermieter oder Makler zurückerhalten haben, falls Sie etwas streiten müssen. Halten Sie Beweise, die Sie Stromrechnungen auf Mietobjekt auch bezahlt haben.
*Erweiterte Garantien haben je nach Hersteller unterschiedliche Fristen, notieren Sie sich daher das Ablaufdatum.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Ablagesystem eindeutig gekennzeichnet ist – Bank, Versorgungsunternehmen, Reisen, zum Beispiel.
Zwei Jahre aufzubewahrende Dokumente
*Steuerunterlagen, einschließlich Ihrer P60, Steuerbescheide der HMRC und Nachweis der auf Bankkonten gezahlten Zinsen.
Dokumente für ein Jahr aufbewahren
* Gehaltsabrechnungen müssen nur aufbewahrt werden, bis Sie Ihren P60 erhalten
* Stromrechnungen: Führen Sie bei Problemen ein Jahr lang Aufzeichnungen, damit Sie bei der Entscheidung über einen neuen Deal vergleichen können.
*TV-Lizenz: Auch diese können Sie jetzt online erledigen, wenn Sie also per Lastschrift bezahlen, brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen. Notieren Sie sich andernfalls, wann Sie eine Überprüfung durchführen müssen.
Wichtige Dokumente für Selbstständige
Führen Sie Aufzeichnungen über Ihr Unternehmenseinkommen, damit Sie Ihre Steuererklärung ausfüllen können und für fünf Jahre nach Ablauf der Frist für die Online-Steuererklärung am 31.
Wenn Sie ein Direktor einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung sind, benötigen Sie Aufzeichnungen über das Unternehmen selbst und sein Einkommen. Sie müssen die Aufzeichnungen sechs Jahre nach dem Ende des betreffenden Geschäftsjahres aufbewahren. Wenn Papierkram nicht Ihre Stärke ist, seien Sie kein Strauß. Mieten Sie einen Buchhalter oder Business Manager zu helfen.
Wenn Sie ein Einzelunternehmer sind, der ein unbegrenztes Geschäft betreibt, müssen Sie neben Ihrem persönlichen Einkommen auch Ihre geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben für Ihre Steuererklärung aufzeichnen. Bewahren Sie diese Aufzeichnungen fünf Jahre lang auf.
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