Herauszufinden, wie und wann man eine Erinnerungs-E-Mail sendet, ist ein soziales Dilemma, das die meisten Menschen nur zu gut kennen. Niemand möchte ungeduldig oder aufdringlich wirken, aber auch niemand möchte sich mit verpassten Terminen oder abgelaufenen Fristen auseinandersetzen. Wie balancieren Sie die Notwendigkeit, die Autonomie eines anderen zu respektieren, mit der Notwendigkeit, Dinge zu erledigen?

Das Etikette-Dilemma lässt sich leicht mit einer gut geschriebenen Erinnerung lösen. Dies sind die Botschaften, die den Punkt vermitteln, ohne harte Gefühle zu erzeugen. Sie sind professionell und effektiv, aber freundlich und sanft.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie E-Mails dieser Art erstellen. Aber zuerst, Lassen Sie uns lernen, wann es angebracht ist, sie zu senden, und wie Sie Ihr perfektes Timing finden.

Wann sollten Sie eine Erinnerungs-E-Mail senden?

Erinnerungs-E-Mails sind nützlich, wenn etwas Wichtiges ansteht und wenn etwas hätte passieren sollen, aber nicht. Hier sind einige Situationen, die vom Senden einer Erinnerung profitieren könnten.

Was ist der ideale Zeitpunkt für eine Erinnerungs-E-Mail?

Es ist nicht immer einfach, den perfekten Zeitpunkt für eine Erinnerungs-E-Mail zu finden. Wie schnell nach dem Vorstellungsgespräch oder der versäumten Frist oder wie weit vor dem wichtigen Ereignis sollten Sie Kontakt aufnehmen?

Die Antwort hängt davon ab, worauf Sie warten. Wenn Sie jemanden an eine versäumte Frist, Zahlung, Rechnung oder Sendung erinnern, ist es angebracht, am ersten Werktag nach dem Fälligkeitsdatum eine Erinnerung zu senden. Längeres Warten verlängert nicht nur die Verzögerung, sondern erhöht auch das Risiko, dass die Person die Details der Vereinbarung vergisst.

Wenn Sie etwas verfolgen, das kein Fälligkeitsdatum hatte, gilt es als gute Manieren, etwas länger zu warten — besonders wenn Ihnen jemand einen Gefallen tut.

Das gleiche gilt für Follow-up-E-Mails zu Bewerbungen und Interviews. Sich um einen Job zu bewerben ist stressig und dauert immer länger, als Sie möchten. Aber die Einstellung ist ein komplexer Prozess auf der Seite des Arbeitgebers, auch. Wenn Sie warten, anstatt sich zu beeilen, zeigen Sie dem Arbeitgeber, dass Sie seine Zeit und Autorität respektieren.

Laut Harvard Business Review können Sie eine Woche nach Ihrem Interview nachverfolgen, wenn Sie nichts gehört haben. Indeed empfiehlt eine längere Wartezeit von 10-14 Tagen. Denken Sie darüber nach, was der Interviewer oder Einstellungsmanager zu Ihnen über seine Zeitleiste gesagt hat. Und senden Sie immer mindestens ein paar Tage später eine Nachricht, wenn sie sagten, Sie würden zurückhören.

Voraberinnerungen sind einfacher. Sie können diese einen Werktag vor der Veranstaltung versenden. Zwei Tage vorher ist angemessen, wenn die Person aufwendige Vorbereitungen treffen muss. Wenn Sie Calendly verwenden, können Sie ganz einfach Erinnerungen planen, um eine bestimmte Anzahl von Stunden vor dem Ereignis automatisch zu senden.

Wie schreibt man eine sanfte Erinnerungs-E-Mail?

Abgesehen davon, wann Sie die E-Mail senden, ist eines der wichtigsten Elemente der Erinnerungsetikette ein freundlicher Ton. Sie möchten ein Gleichgewicht zwischen Dringlichkeit und Verständnis finden. Je sanfter du sein kannst, desto besser.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele und Vorlagen, aus denen Sie streichen können — sie helfen Ihnen dabei, freundliche Erinnerungs-E-Mails zu erstellen, die Ihren Punkt nach Hause bringen, ohne Gefühle zu verletzen.

1. Wählen Sie eine geeignete Betreffzeile

Eine solide E-Mail-Betreffzeile ist ein Muss. Es ist einfach eine gute E-Mail-Etikette, eine einzuschließen. Eine gute Betreffzeile versichert dem Empfänger, dass Sie kein Spammer sind, was wichtig ist, wenn Sie jemanden wie einen Verkäufer oder einen Jobinterviewer benachrichtigen. Sie kennen Sie möglicherweise nicht gut und haben Ihre Adresse möglicherweise nicht in ihrer Kontaktliste.

Wenn es sich um eine professionelle Nachricht handelt, die sich auf eine versäumte Frist bezieht, können Sie Ihre Betreffzeile mit den Worten „Antwort erforderlich“ oder „Aktion erforderlich“ beginnen.“ Diese erregen die Aufmerksamkeit der Leute und ermutigen sie möglicherweise, die E-Mail zu öffnen.

Natürlich möchten Sie diesen Ausdruck nicht verwenden, wenn Sie jemandem eine E-Mail senden, der Ihnen einen Gefallen oder eine Höflichkeit erweist. Wenn Sie nach einem Interview nachverfolgen oder wieder mit jemandem in Kontakt treten, der angeboten hat, etwas für Sie zu tun, ist der Ausdruck „Nachverfolgen“ möglicherweise besser.

Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass Sie auf die vorliegende Angelegenheit verweisen. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Betreffzeilen von Erinnerungs-E-Mails:

2. Begrüßen Sie den Empfänger

Wie eine Betreffzeile ist eine Anrede ein Muss, wenn Sie eine höfliche Erinnerungs-E-Mail senden. Es macht die nachricht sound freundlicher und mehr professionelle zur gleichen zeit.

Die Leute quälen sich über E-Mail-Begrüßungen, aber es ist nicht so schwierig, wie manche es scheinen lassen. Diese einfachen Tipps helfen Ihnen bei der Auswahl der besten für jede Situation:

3. Beginnen Sie mit den Feinheiten

Da es Ihr Ziel ist, eine sanfte Erinnerungs-E-Mail zu schreiben, beginnen Sie mit einer freundlichen Nachricht. Es ist am besten, spezifisch zu sein und auf etwas Passendes zu verweisen, das Sie über die Person wissen, z. B. einen bevorstehenden Meilenstein oder ein großes Projekt, an dem sie gearbeitet haben. Zum Beispiel:

Wenn es sich bei der Person um einen Kollegen oder jemanden handelt, der in letzter Zeit etwas Schönes für Sie getan hat, können Sie sich als Eröffnung Ihrer E-Mail bedanken. Zum Beispiel:

Wenn Sie die Person oder ihre Arbeit nicht kennen, ist etwas wie „Ich hoffe, Sie haben eine gute Woche“ in Ordnung.

4. Kommen Sie auf den Punkt

Sobald Sie mit der persönlichen Note geöffnet haben, können Sie daran arbeiten, Ihre Botschaft zu vermitteln. Dies ist der Teil, mit dem Sie die meiste Zeit verbringen möchten. Machen Sie sich klar, was wann passieren muss, aber vermeiden Sie es, die Sprache dafür verantwortlich zu machen.

Eine der heikelsten Arten von Erinnerungen ist die Erinnerung an verpasste Fristen. Hier ist, was Sie in dieser Situation sagen könnten, beginnend mit einem geeigneten sanften Öffner:

„Danke für Ihre Arbeit am Miller-Vorschlag. Ich denke, wir werden eine gute Antwort darauf bekommen.

Im Moment bin ich jedoch besorgt über die Produkteinführung von Gentle Widgets. Wie bereits erwähnt, brauchten wir gestern die Marktforschung von Ihnen, damit unser Designteam loslegen kann. Sie benötigen diese Informationen so schnell wie möglich, damit das Projekt voranschreiten kann.“

Die obige Nachricht ist klar darüber, was nicht passiert ist und warum es so wichtig ist. Sie können diese Art von Klarheit auf jede Erinnerungs-E-Mail anwenden, einschließlich derjenigen, die Personen an bevorstehende Ereignisse erinnern. Zum Beispiel:

Wussten Sie, dass Sie Ereigniserinnerungs-E-Mails automatisieren können? Mit den Workflows von Calendly können Sie mehrere Erinnerungen vor einem Meeting über verschiedene Kanäle senden, um die Anwesenheits- und Umsatzzyklusproduktivität zu verbessern. Besonders nützlich ist, dass Sie sie per E-Mail, Text oder beidem senden können. Beispielsweise kann eine E-Mail-Erinnerung, die am Tag vor einer Besprechung gesendet wurde, einige Minuten vor Beginn des Anrufs durch eine Textbenachrichtigung verstärkt werden. Willst du es in Aktion sehen? Probieren Sie es kostenlos aus!

5. Machen Sie eine spezifische Anfrage

Ihr Zweck beim Senden einer freundlichen Erinnerungs-E-Mail besteht nicht darin, Schuldgefühle aufzuerlegen, sondern etwas zu ermutigen. Der beste Weg, dies zu vermitteln, ist eine Anfrage nach dem, was der Empfänger tun soll — ein Aufruf zum Handeln — und wann Sie ihn benötigen. Seien Sie so spezifisch wie möglich. Selbst wenn Sie Ihre Telefonnummer beispielsweise bereits zuvor freigegeben haben, fügen Sie sie erneut in Ihren Aufruf zum Handeln ein, damit die Aktion, die der Empfänger ausführen soll, nicht zu verwechseln ist:

6. Wickeln Sie es ein und unterschreiben Sie Ihren Namen

Beenden Sie immer, indem Sie dem Empfänger den Vorteil des Zweifels geben. Ein guter Schlusssatz klingt so etwas wie:

Das letzte, was Sie tun müssen, ist die E-Mail zu unterschreiben. Wie bei der Anrede, Betrachten Sie Ihre Beziehung zu der Person und wie Sie rüberkommen möchten. Verwenden Sie im Zweifelsfall eine dieser professionellen Abmeldungen:

Beenden Sie mit Ihrem vollständigen Namen. Wenn Sie eine E-Mail an jemanden senden, den Sie sehr gut kennen, können Sie Ihren Vornamen verwenden. Wenn es sich um jemanden handelt, den Sie nicht kennen, fügen Sie Ihre Berufsbezeichnung und Ihren Firmennamen hinzu. Stellen Sie sicher, dass sie Sie mit dem Projekt oder Ereignis verbinden können, auf das Sie verweisen.

Das Wartespiel: Ist keine Antwort eine Antwort?

Wenn Sie explizit eine Antwort auf Ihre Erinnerung anfordern, können Sie vernünftigerweise erwarten, eine zu erhalten. Keine Antwort bedeutet normalerweise eines von drei Dingen:

Um den guten Willen aufrechtzuerhalten, versuchen Sie, den Menschen den Vorteil des Zweifels zu geben. Angenommen, sie wollen antworten. Wenn es sich notwendig anfühlt, schreiben Sie erneut, um zu sehen, ob sie Hilfe benötigen.

Es ist frustrierend, mehr als eine Erinnerungs-E-Mail senden zu müssen. Aber denken Sie daran, dass jeder seine Gründe hat, nicht zu antworten. Geben Sie ihnen ein paar Tage Zeit, um zu antworten, bevor Sie erneut nachverfolgen. Wenn Sie dies tun, halten Sie Ihren Ton geduldig und erinnern Sie sie daran, warum die Angelegenheit dringend ist. Wenn sie nach der zweiten Erinnerung nicht antworten, sollten Sie sie während der Geschäftszeiten freundlich anrufen.

Zwei Erinnerungen genügen auch für ein bevorstehendes Ereignis. Eine E-Mail am Tag vor einem Termin und eine weitere eine Stunde zuvor reichen normalerweise aus. Der erste bietet die Möglichkeit, alles zu senden, was sie vorbereiten müssen, und der zweite gibt ihnen die Möglichkeit, ein Heads-up anzubieten, wenn sie zu spät kommen.

Sollten Sie Erinnerungstexte anstelle von E-Mails verwenden?

Ihre Erinnerung muss keine E-Mail sein. SMS-Nachrichten können freundlicher sein und sie haben sich als effektiv erwiesen, um in Kontakt zu treten. Untersuchungen zeigen, dass bis zu 98% der Texte im Vergleich zu 20% der E-Mails geöffnet werden. Und während nur 6% der E-Mails Antworten erhalten, steigt diese Zahl bei Texten auf 45%.

SMS-Nachrichten sind auch einfach zu senden, insbesondere mit dem Benachrichtigungstool von Calendly. Sie können Personen nach einem benutzerdefinierten Zeitplan an bevorstehende Termine, verpasste Antworten und mehr erinnern. Sie können festlegen, dass Erinnerungsnachrichten in bestimmten Intervallen vor oder nach Ereignissen gesendet werden. Es hält alle auf dem Laufenden und reduziert Verzögerungen — und am Ende geht es um Erinnerungs-E-Mails.

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