Wenn Sie wie die meisten Vermarkter sind, sind Events Teil Ihres Marketing-Mixes. Und warum nicht? Veranstaltungen sind eine großartige Möglichkeit, Chancen zu nutzen und jeden Aspekt Ihres Marketing-Trichters einzubeziehen.

Aber um Ihre Veranstaltung in einem schönen Raum zu veranstalten, Ihren Teilnehmern ein Mittagessen (oder einen Cocktail) anzubieten und sie mit erstaunlichen Rednern zu begeistern, brauchen Sie etwas, das grün ist und sich mit Honig reimt. Sie haben es erraten!-du brauchst Geld.

Wie können Sie also eine erfolgreiche Veranstaltung veranstalten, ohne Ihr Marketingbudget für das Jahr zu sprengen? Für viele Vermarkter ist die Antwort Sponsoring. Sponsoren helfen Ihnen, die Veranstaltungskosten auszugleichen, normalerweise im Austausch für den Zugang zu Ihren fabelhaften Veranstaltungsteilnehmern.

Klingt nach einem guten Geschäft? Das ist, weil es – für Sie und Ihren Sponsor. Hier sind die 5 Schritte, die Sie unternehmen sollten, um Sponsoren für Ihre nächste Veranstaltung zu gewinnen:

Identifizieren Sie eine Zielliste von Sponsoren

Organisieren Sie sich, bevor Sie eintauchen, indem Sie eine Zielliste von Sponsoren für Ihre Veranstaltung erstellen. Diese Liste sollte alle Unternehmen enthalten, mit denen Sie zusammenarbeiten, einschließlich Agenturen und Berater.

Hier ist, wo Sie suchen sollten, wenn Sie Ihre Liste kompilieren:

• Ihr Partner-Ökosystem-Verzeichnis auf Ihrer Unternehmenswebsite (wie Marketos LaunchPoint-Verzeichnis)
• Sponsoren, mit denen Ihr Unternehmen in der Vergangenheit zusammengearbeitet hat
• Die Veranstaltungen Ihrer Mitbewerber – wer sponsert diese?

Holen Sie sich die Zahlen

Bevor Sie sich bereit erklären, in Ihre Veranstaltung zu investieren, werden Ihre Sponsoren einige Zahlen sehen wollen. Seien Sie bereit, ihnen die folgenden Informationen zu geben:

• Wie viele Teilnehmer werden an Ihrer Veranstaltung teilnehmen?
• Was ist die primäre Jobfunktion der Teilnehmer? (z.B. Marketing Praktiker, Sales Manager)
• Aus welchen Branchen kommen sie? (z.B. Tech, Gesundheitswesen, Einzelhandel)

Diese Fragen helfen Ihren Sponsoren zu beurteilen, ob die Teilnehmer ihren Zielkäuferprofilen entsprechen. Idealerweise können Sie diese Fragen basierend auf historischen Daten beantworten, aber wenn nicht, ist eine Projektion in Ordnung.

Erstellen Sie verschiedene Sponsoring-Ebenen

Nicht alle Sponsoren können auf derselben Ebene investieren, daher ist es wichtig, Sponsoring–Pakete zu erstellen, die mindestens drei Ebenen umfassen. Dies gibt Ihren Partnern die Flexibilität, die sie benötigen.

• Die kleinste Investitionsmöglichkeit kann neuen Partnern oder Partnern angeboten werden, die in der Vergangenheit noch nie Veranstaltungen gesponsert haben. Sie können dieses Paket positionieren, um den Zeh ins Wasser zu tauchen. Auf diese Weise können sie ein Gefühl für das Sponsoring-Erlebnis bekommen und entscheiden, ob zukünftige Patenschaften für sie richtig sind.
• Die mittlere Investition könnte für Partner geeignet sein, die in der Vergangenheit gesponsert haben und bereit sind, in Bezug auf ihre Präsenz und Exposition eine Stufe höher zu gehen. Betonen Sie, dass sie noch mehr Rendite sehen werden als in den Vorjahren.
• Schließlich können Sie das Highest-Paket als Premier-Paket für Partner positionieren, die sich am meisten abheben möchten. Erwägen Sie, diesem Paket Schnickschnack hinzuzufügen, z. B. eine Vortragsmöglichkeit oder den Zugang zu einer VIP-Veranstaltung.

Geben Sie sich Vorlaufzeit

Sie werden überrascht sein, wie lange es dauert, Ihr Event-Sponsoring zu verkaufen. Bereiten Sie sich auf den Erfolg vor, indem Sie sich eine lange Vorlaufzeit geben. Die Zeit, die Sie benötigen, hängt davon ab, wie viele Personen beim Verkauf von Sponsoring helfen und wie aggressiv Ihre Sponsoring-Ziele sind.

Unabhängig davon benötigen Sie Zeit, um eine breite Palette von Partnern zu erreichen, Telefonate mit Partnern zu planen, die daran interessiert sind, mehr zu erfahren, ein paar Fehler zu machen (es ist unvermeidlich!) und perfektionieren Sie Ihre Tonhöhe. Als allgemeine Faustregel gilt, geben Sie sich mindestens zwei Monate Zeit, um die Patenschaften zu verkaufen.

In der Regel möchten Sie, dass Ihre Patenschaften einen Monat vor der Veranstaltung im Quadrat stehen. Nutzen Sie diese Zeit, um Details wie Standplatzierung, Anweisungen und Abrechnung auszubügeln. Dies gibt Ihrem Veranstaltungsteam auch Zeit, genau zu wissen, wie viel Budget durch Sponsoring ausgeglichen wird.

Alles zusammenstellen

Bevor Sie sich an potenzielle Sponsoren wenden, benötigen Sie einen Veranstaltungsprospekt. Der Prospekt sollte Folgendes enthalten:

• Ort, Datum und Uhrzeit der Veranstaltung
• Publikumsstatistik
• Informationen zu den verschiedenen Sponsoring-Ebenen

Ein wirklich starker Prospekt ist schön gestaltet, einfach zu konsumieren und sollte Elemente des Erscheinungsbilds der Veranstaltung enthalten. Wir empfehlen die Verwendung eines professionellen Designers, unabhängig davon, ob Sie ein internes Team oder eine ausgelagerte Agentur einsetzen. Unterschätzen Sie nicht die Zeit, die erforderlich ist, um einen starken Prospekt zu erstellen – planen Sie mindestens ein paar Wochen.

Jetzt haben Sie alles, was Sie brauchen, um es für Ihre nächste Veranstaltung regnen zu lassen (also Geld). Glücklich verkauf!