Osaatko luoda toimintasuunnitelman?

on tärkeää, että yrityksellä on toimintasuunnitelma, jonka avulla se voi saavuttaa tavoitteensa ja saavuttaa parhaat tulokset.

mutta mikä edes on toimintasuunnitelma? Mitä varten se on?

toimintasuunnitelma on organisoitu muoto, jossa noudatetaan määriteltyä menetelmää tavoitteiden ja tavoitteiden määrittelemiseksi, toteutettavat toimet, ne, jotka vastaavat kunkin hankkeen kehittämisestä ja jotka myös seuraavat kunkin hankkeen edistymistä, jotta parhaat tulokset voidaan saavuttaa.

itse asiassa toimintasuunnitelman luominen paremman tiimityöskentelyn suunnittelemiseksi on toimintaa, jota kaikkien johtajien on jossain vaiheessa tehtävä.

ja toimintasuunnitelman luomisen haasteena on saada johtajat puolelleen ja pitää heidät sitoutuneina, jotta he todella hyväksyvät päätökset ja edistävät operaation onnistumista.

joten tässä viestissä puhumme siitä, miten laatia tehokas toimintasuunnitelma ja sitouttaa tiimisi.

näet myös toimintasuunnitelman vaiheet ja joitakin toimintasuunnitelmavälineitä, jotka voivat auttaa sinua.

oletko valmis?

miten toimintasuunnitelma luodaan vaiheittain: Täydellinen opas

toimintasuunnitelman laatimisen oppiminen ei ole vaikeaa.

on olemassa useita erittäin tehokkaita menetelmiä ja toimintasuunnitelmavälineitä, joista esittelemme joitakin täällä.

mutta jotta kaikki sujuisi luontevammin, aloitetaan esittämällä yksinkertainen 7 askeleen toimintasuunnitelma.

toimintasuunnitelman laatiminen vaiheittain:

toimintasuunnitelman rakenteen tulisi noudattaa näitä vaiheita, jotka muuten ovat myös erinomainen etenemissuunnitelma toimintasuunnitelman esittämistä varten.

Tsekkaa:

1. Tiedä minne haluat mennä

toimintasuunnitelman laatimisen ensimmäinen askel on yrityksen strategisen suunnittelun pohtiminen.

sinä johtajana ohjaat toimiasi kohti yritysten tavoitteita.

aloita listaamalla, miten tiimisi edistää näiden tavoitteiden saavuttamista.

näin ollen sekä sinä että tiimisi tiedätte, miten päivittäiset asenteesi edistävät yrityksesi tavoitteiden saavuttamista.

tämä auttaa sitouttamaan joukkuetta, jolla on näkemys roolistaan kaikessa.

2. Luo mitattavia tavoitteita

kun sinulla on selkeä näkemys siitä, mitä sinun on saavutettava, seuraava askel on asettaa mitattavia tavoitteita.

toimintasuunnitelman tavoite on määriteltävä selkeästi, sillä toimintasuunnitelma palvelee tavoitteiden saavuttamista.

ajattele tavoitteita, joiden avulla tiimisi voi visualisoida saavutuksensa. Näin heillä on aikaa korjata poikkeamat ja saavuttaa tavoitteet.

jos ne eivät täyty, voi kerätä ja arvioida ammattilaisten ja ryhmän suorituksia.

myöhemmin esittelemme työkalun, joka näyttää, miten teet tavoitesuunnitelman projekteillesi.

3. Luetteloi suoritettavat tehtävät

on tärkeää, että kaikki tavoitteen saavuttamiseksi tarvittavat toimet luetellaan ja osoitetaan niistä vastaavalle henkilölle.

listaa siis yhdessä joukkueen kanssa kaikki tehtävät ja tehtävät, jotka pitää suorittaa.

pyydä jokaista ammattilaista merkitsemään paperille, mitkä ovat heidän pääasialliset työtehtävänsä ja keskustelemaan niistä kunkin kanssa.

näin kaikille on selvää, mitä toimintoja pitäisi kehittää ja kuka vastaa niiden toteuttamisesta.

4. Jaa Isot tehtävät pienempiin, helpommin hallittaviin osiin

jotkut tehtävät tai tavoitteet voivat tuntua vaikeammilta saavuttaa kuin toiset.

siksi, jos se on mahdollista, riko suuremmat tehtävät pienempiin osiin, helpommaksi toteuttaa ja myös hallita.

tämä mahdollistaa sen, että niitä pyörittävät työntekijät voivat hallita niitä helpommin ja saada enemmän selvyyttä toimista, joita heidän on tehtävä, jotta he voivat toteuttaa ne oikea-aikaisesti.

esimiehelle myös pienemmät tehtävät merkitsevät johtamisen suurempaa helppoutta.

sen avulla toimien etenemistä voidaan seurata selkeämmin, koska ne ovat pienempiä, tapahtuvat nopeammin, jolloin voidaan seurata tavoitteen tai tehtävän edistymistä.

5. Päätä määräaikoja arjen toimituksille

ilman erityisiä määräaikoja et voi tehdä toimintasuunnitelmaa,ja työ varmasti laajenee ja menee ajan myötä.

joitakin tehtäviä ei välttämättä koskaan suoriteta.

toimia, joilla on jo hyvin määritellyt prosessit, voidaan hyvinkin ohjata ennalta asetettujen määräaikojen mukaisesti.

tässä on myös syytä konsultoida jokaista ammattilaista näiden tehtävien suoritusaikojen määrittämiseksi.

ennalta asetetuilla määräajoilla työntekijä voi suunnitella toimintansa toteuttamisen paremmin priorisoiden sen tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan.

näin manageri pystyy paremmin seuraamaan joukkueen tuottavuutta.

se helpottaa myös kaikkien kommunikointia, sillä tiimi tietää jo, milloin tietty toiminta päättyy.

6. Luo visuaalinen esitys toimintasuunnitelmastasi

kun olet luonut toimintakohteet ja käyttänyt aikajanamallia, seuraava askel on luoda jonkinlainen visuaalinen esitys suunnitelmastasi.

tämä edustus auttaa oman joukkueen sitoutumisessa, sillä jokainen voi seurata toiminnan etenemistä.

graafisen visualisoinnin avulla voidaan myös helposti tunnistaa, mitä tehtäviä tai tavoitteita toimintasuunnitelmassa ei toteuteta tai saavuteta, jolloin ne voidaan priorisoida, jotta ne voidaan saavuttaa.

7. Seuraa tekemisiäsi usein

kun suunnitelmasi on laadittu ja jaettu tiimin kanssa ja saavutuksesi on ajoitettu, seuraava askel on yksinkertainen: tee toistuvista jatkotoimista tapa.

se kattaa ne, jotka ovat vastuussa siitä, että kaikki ihmiset tekevät oman osansa.

voit esimerkiksi luoda aikataulun yritysraporttien lähettämiselle tai yksilö-tai tiimitulosten esittämiselle.

toimintasuunnitelmaa ei voi laatia määrittelemättä, miten sitä seurataan.

toimintasuunnitelmaa voidaan toisinaan tapahtumien tai odottamattomien olosuhteiden vuoksi muuttaa tai kumota.

älä anna sen tapahtua.

loppujen lopuksi, mikä on toimintasuunnitelman tarkoitus, ellei se ole ohjenuora niin, että kyky noudattaa määräaikoja, suorittaa tehtäviä ja saavuttaa tavoitteita palautuu heti ei-toivotun keskeytyksen jälkeen.

Tarkista aina toimintasuunnitelma ja sitouta työntekijäsi etenemään menettämättä tavoitteiden fokusta.

Haluatko tietää, mikä on paras tapa seurata toimintasuunnitelmiasi?

tutustu yhteen parhaista toimintasuunnitelman hallintatyökaluista: seuraa yrityksesi toimintasuunnitelmia yksinkertaisella tavalla! Ota selvää STRATWs ONE

ovatko nämä ohjeet mielestäsi hieman monimutkaisia?

oliko teillä vaikeuksia hahmottaa käytännössä, miten toimintasuunnitelma luodaan?

Pysy rauhallisena, jatka lukemista saadaksesi lisätietoa.

ennen kuin näytämme muita menetelmiä toimintasuunnitelman laatimiseksi, valitsimme esimerkin valmiista toimintasuunnitelmasta sinua varten:

miten luoda toimintasuunnitelma, askel askeleelta, kysymällä nämä 5 kysymystä?

itse asiassa näihin kysymyksiin annetuilla vastauksilla on vahva yhteys edellä hahmotellun toimintasuunnitelman vaiheisiin.

ideana on vastata jokaiseen näistä kysymyksistä ja siten määritellä:

• mitä tehdään? Ne ovat toimintasuunnitelman tavoitteita ja päämääriä.
• milloin se tehdään? Tässä ovat päivämäärät ja aikataulu.
• missä se tehdään? Tässä tapauksessa kyse on määritellä paikkoja, joissa toiminta tapahtuu, joka voi olla tietty huone (tai useita) yrityksen, sivustot ja työkalut internetissä tai ulkoinen sijainti.
• miten? Mitä menetelmiä käytetään? Mitä perusteita käytetään? Onko olemassa työkalu, jota kaikkien pitäisi käyttää, hyvän käytännön käsikirja tai ISO-standardi? Mitkä ovat hankkeen vaiheet?
• miksi teemme näin? On määriteltävä selkeästi, mitä hyötyä hankkeesta on yritykselle, miten se tuo lisäarvoa liiketoiminnalle ja asiakkaille.

”mitä, milloin, missä, miten ja miksi” – toimintasuunnitelma sai alkunsa 5W: n toimintasuunnitelman luomisen metodologiasta, joka sitten kehittyy 5W2H: ksi ja vastaa näitä kysymyksiä:

• mitä?
• miksi?
• missä?
• kuka?
• milloin?
• miten?
• kuinka paljon?

miten toimintasuunnitelma luodaan muiden välineiden avulla

kuten on luvattu, seuraavassa on joitakin toimintasuunnitelman hallintavälineen ideoita, jotka voivat auttaa sinua:

älykkäiden tavoitteiden asettaminen

tämä työkalu auttaa tavoitteiden määrittelyä koskevan toimintasuunnitelman laadinnassa.

niiden pitäisi perustua kirjaimiin, jotka muodostavat sanan SMART, Katso miten se toimii:

• erityiset: tavoite ei voi olla geneerinen ja laaja, ilman viittauksia joukkueeseen. Sen on oltava hyvin objektiivinen, siinä on keskityttävä ja yksityiskohtaisesti epäilemättä, mihin haluat saapua.
• mitattavissa: ihanteellista olisi, että tavoitetta edustaisi saavutettava luku. Tätä varten sen pitäisi olla piste, joka voidaan mitata ilman vaikeuksia tai viivettä.
• saavutettavissa: joukkueen mahdollisuuksia suuremmat maalit johtavat vain demotivaatioon. On erittäin tärkeää asettaa kunnianhimoisia, mutta ei koskaan mahdottomia tavoitteita.
• merkityksellinen: kun tavoite saavutetaan, siitä pitäisi olla jotain merkittävää hyötyä, jotta organisaation strategiset tavoitteet saavutetaan.
• ajoissa: on tärkeää määritellä aikataulu tavoitteen saavuttamiseksi.

PDCA: liiketoiminnan parantamista koskeva toimintasuunnitelma

PDCA-menetelmässä käsitellään erityisesti sitä, miten yritykselle luodaan toimintasuunnitelma prosessiensa parantamiseksi.

se on jaettu 4 vaiheeseen kirjainten mukaan:

• suunnitelma: selvitä ongelma, sen perimmäinen syy, suunnittele parannukset ja laadi toimintasuunnitelma.
• tee: sitouta työntekijät ja toteuta suunnitelma.
• Check: Tarkista tulokset ja analysoi, menikö kaikki täysin odotetusti.
• teko: sujuuko kaikki hyvin? Hienoa, prosessin parantaminen on ehdottomasti toteutettu. Eikö se toiminut? Käynnistä PDCA sykli!

View and Act Method

huolimatta kaikesta, mitä olemme sanoneet toimintasuunnitelman luomisesta ja sen vaiheista, ei ole aina helppoa nähdä, mitä ongelmat ovat ja miten ne ratkaistaan.

apuna on toinen työkalu, näkymä ja teko-menetelmä.

Noudata seuraavia ohjeita:

• Määrittele: tee selvitys yrityksen ongelmista tapaamisilla tiimin kanssa mahdollisista ratkaisuista.
• priorisoi: selvitä vakavimmat ongelmat suoliston Priorisointimatriisin ja Eisenhowerin matriisin avulla.
• kuvaile: Keskustele tiimin kanssa ongelmien syistä ja mieti mahdollisia toimia niiden ratkaisemiseksi sekä tarvittavia resursseja.
• Suorita: Ovatko kaikki samaa mieltä siitä, mitä pitäisi tehdä? No, aloita sitten!
• seuraa ja kerää tietoja: seuraa ja seuraa työn etenemistä, varmista, että olet raiteilla ja tee tarvittavat säädöt.

onko toimintasuunnitelman laatimistapa nyt teille selkeämpi? Jos ei, katso alla oleva video korostaaksesi tekstin pääajatuksia:

STRATWs ONE-toiminnon monista toiminnallisuuksista yksi on auttaa toimintasuunnitelmien toteuttamisessa, ota siitä selvää: STRATWs ONE.

mullista yrityksesi johto STRATWs One: lla