kaikki sähköpostit eivät ole niin tärkeitä, että ne pysyisivät postilaatikossasi, mutta et välttämättä halua poistaa niitäkään. Mitä tällaisessa tilanteessa pitäisi tehdä? Käytä Gmail-arkistoa.

suurimmalla osalla sähköpostiohjelmista on arkistokansio viesteille, jotka eivät ole sinulle tärkeitä tällä hetkellä, mutta voivat olla hyödyllisiä myöhempää käyttöä varten. Arkistoidut sähköpostit ovat paras tapa saada puhdas, järjestetty saapuneet poistamatta mitään.

tässä artikkelissa opit Gmailin arkistokansion perusteet, mistä sen löytää ja miten siitä voi ottaa kaiken irti.

mitä tapahtuu, kun arkistoit sähköpostin?

jos haluat puhdistaa tai järjestää postilaatikkosi, sinulla on useita vaihtoehtoja, kuten viestien poistaminen tai siirtäminen Gmailin arkistokansioon. Jos valitset jälkimmäisen vaihtoehdon, voit yksinkertaisesti siirtää viestit postilaatikosta toiseen kansioon-arkisto.

kun arkistoit sähköpostin, arkistoit sen myöhempää käyttöä varten. Ja jos joku vastaa sähköpostiin, joka arkistoitiin, se ilmestyy uudelleen sähköpostiisi. Arkistointi on paras ratkaisu sähköposteja, jotka haluat pois postilaatikosta, mutta jossa on hyvä mahdollisuus saatat tarvita niitä myöhemmin.

Mitä eroa on sähköpostien poistamisella ja arkistoinnilla?

sähköpostin poistaminen lähettää sen roskakoriin. Se pysyy siellä 30 päivää. Tämän ajanjakson jälkeen se poistetaan pysyvästi, eikä sitä voi enää hakea tai tarkastella.

sähköpostin arkistointi poistaa sen vain postilaatikostasi. Se pysyy niin loputtomiin, mutta toiminta voidaan perua milloin tahansa.

enemmän näin:

1. paras Gmail-sovellus Windows 10 / 7 / XP: lle vuonna 2021. Top 5 tarkistetut Työkalut
2. Gmail ei toimi: Yleiset Gmail-ongelmat ja niiden ratkaiseminen
3. Gmail-vaihtoehdot: Top 7-verkkopohjaiset, mainoksettomat vaihtoehdot, jotka kunnioittavat yksityisyyttäsi
4. Gmail for Business: Miten voit määrittää tilisi 9 vaiheessa

miten poistaa arkistoidut sähköpostit Gmailissa

jos jossain vaiheessa tuntuu, ettet enää tarvitse arkistoituja sähköposteja, voit poistaa ne helposti.

kaikki mitä sinun tarvitsee tehdä on:

• Etsi arkistoidut sähköpostit.
• napsauta ”Poista” – kuvaketta.

tällä tavalla siirretään valitut sähköpostit roskakoriin. Muista, että 30 päivän kuluttua he ovat poissa ikuisesti ilman mitään keinoa saada heitä takaisin.

miksi ylipäätään arkistoida Sähköposti?

sähköpostien arkistointiin on useita syitä. Se johtuu siitä, että teet niin.:

1. tarjoaa puhtaamman, helpommin hallittavan postilaatikon
2. varmistaa, että tärkeät tiedot eivät koskaan häviä
3. tekee tärkeistä tiedoista helpon ja nopean pääsyn
4. auttaa yritystäsi pysymään yhteensopivina
5. suojaa yritystäsi mahdollisilta riita-asioilta

tästä syystä, vaikka sähköpostien käsittely voi viedä 28% tuottavasta ajastasi, niiden tehokas hallinta on edelleen elintärkeää. Katso alta, miten Mailbird voi auttaa sinua juuri tässä.

miten löytää arkistoituja sähköposteja Gmailista työpöydältä

jos avaat Gmail-tilin tietokoneelta, on kaksi helppoa tapaa löytää arkistoituja sähköposteja.

all Mail-kansiota

käytettäessä huomaa nopeasti, että arkistoituja sähköposteja ei näy. Tämä johtuu siitä, oletuksena, ne ovat piilossa Google. Mitä sinun tarvitsee tehdä nähdä arkistoidut sähköpostit on mennä All Mail-kansioon.

tähän:

• tuo kohdistin Gmail-sovelluksen ruudun vasemmassa yläkulmassa oleviin kuvakkeisiin.
• kun kursori leijuu tämän alueen yllä, sivuvalikko laajenee.
• kun sivuvalikko on laajennettu, vieritä alaspäin, kunnes löydät All Mail-kansion.
• Napsauta tätä kansiota.

Jos arkistoit kymmeniä tai satoja sähköposteja päivässä, tämä menetelmä ei ole ihanteellinen sinulle. Ottaa manuaalisesti arkistoida jokainen tärkeä sähköposti (saapuva ja lähtevä) on sekä ikävä ja aikaa vaativa. Jotta et joutuisi käymään läpi satoja viestejä, Käytä sen sijaan seuraavaa menetelmää.

hakupalkin

avulla löydät myös arkistoidut sähköpostisi Gmailista hakupalkin avulla. Siitä hyvästä voit:

• syötä joitakin tärkeitä sanoja sähköpostin etsit hakupalkkiin. Noilla sanoilla varustettuja sähköposteja ilmestyy. Mitä enemmän avainsanoja kirjoitat, sitä kapeammat tulokset ovat.
  
• Kirjoita hakupalkkiin ”- in:Sent-in:Draft-in:Inbox” – has:nouserlabels”. Näin tuo esiin luettelon jokaisen sähköpostin sisällä Lähetetyt, Luonnokset, ja Saapuneet kansiot, sekä kaikki ulkopuolella näistä kansioista. Tämä tehokkaasti tekee saman asian kuin avaaminen All Mail-kansion, vain enemmän ympäripyöreä tavalla.

  

kuinka löytää arkistoituja sähköposteja Gmailista puhelimella

arkistoitujen sähköpostien löytäminen puhelimesta ei ole kovin erilaista kuin PC Mail-sovelluksessa. Käyttöliittymä näyttää kuitenkin hieman erilaiselta.

miten löytää arkistoituja sähköposteja Gmailista Androidilla

• avaa Gmail-sovellus.
• Laajenna hampurilaismenua klikkaamalla.
• valitse sitten All Mail-merkki tai käytä hakutoimintoa löytääksesi etsimäsi.

miten löytää arkistoidut sähköpostit Gmailissa iPhonessa

vaikka Gmail ei ole yhtä suosittu iPhonen käyttäjien keskuudessa, sovellus on edelleen saatavilla Applen App Storesta. Arkistoitujen sähköpostien löytöprosessi on samanlainen kuin Androidilla.

• avaa Gmail-sovellus.
• Laajenna hampurilaismenua klikkaamalla.
• napauta Kaikki Postitarraa tai käytä hakupalkkia.

miten arkistoit automaattisesti sähköpostit, joihin olet vastannut?

avaa Gmail-tilisi ja etsi vaihdekuvaketta oikeasta yläkulmasta. Klikkaa sitä ja valitse ” Katso kaikki asetukset.”

Etsi ”Lähetä ja arkistoi” ja valitse vastaukseksi ”Näytä ”lähetä & arkisto” – painike.”Sitten, klikkaa” Tallenna muutokset ” alareunassa sivun.

kun otat tämän asetuksen käyttöön, uusi painike ilmestyy, kun vastaat sähköposteihisi. Kun napsautat tätä uutta painiketta, se lähettää vastauksen ja arkistoi automaattisesti edellisen viestin puolestasi.

Gmail ei kuitenkaan ole ainoa alusta, joka tarjoaa tätä innovatiivista ominaisuutta. Jotkut muut sähköpostiohjelmat, kuten Mailbird, myös voit arkistoida sähköpostit yhdessä vaiheessa, kun vastaat keskusteluun. Lisäksi Mailbird on täynnä muita lisäominaisuuksia, jotka muuttavat täysin sähköpostikokemuksesi!

voidaanko sähköpostien arkistointi automatisoida?

jos saat kymmeniä tai satoja sähköposteja päivässä, niiden manuaalisesti arkistointi voi muuttua nopeasti tuskaksi. Ratkaisu monet yritykset valitsevat on automaatio.

jos käytät Mailbirdiä, sähköpostin arkistoinnin automatisointi on helppoa.

yksinkertaisesti:

1) Mene pääikkunan vasemmassa yläkulmassa olevaan Mailbird-valikkoon.

2) Valitse ”Asetukset.”

3) Klikkaa säveltävä välilehti

4) Tarkista tai un-check ”lähetä & Arkisto: Näytä lähetä & arkistonappi.”

Näin varmistetaan, että kaikki lähtevät sähköpostit arkistoidaan automaattisesti. Vain säätää asetuksia Asetukset-valikosta niin saat ja arkistoida lähtevät sähköpostit automaattisesti. Näin säästät runsaasti aikaa ja voit helposti arkistoida kaikki tärkeät viestintäsi.

sähköpostien arkistoiminen Gmailissa

arkistoitujen kohteiden siirtäminen takaisin postilaatikkoon on yksinkertaista.

• Etsi arkistoidut sähköpostit yllä mainituilla menetelmillä.
• napsauta ”Siirrä Saapuneet-kansioon” – kuvaketta.

tämän tekeminen johtaa valittujen sähköpostien ilmestymiseen uudelleen postilaatikkosi. Tästä lähtien Google kohtelee heitä kuin mitä tahansa muuta sähköpostia. Tämä tarkoittaa, että voit arkistoida ne uudelleen ja toistaa prosessin, jos haluat milloin tahansa.

jotkut sähköpostit vain kuuluvat arkistoon

sähköpostien siirtäminen postilaatikostasi Gmail-arkistoon on yksi parhaista strategioista postilaatikkosi purkamiseen. Arkistoimalla kaikki sähköpostit, jotka eivät tarvitse lisätoimia, helpotetaan vastausta vaativien sähköpostien löytämistä. Mikä tärkeintä, arkistointi sähköpostit auttaa vähentämään henkistä sotkua, jolloin työpäivä nautittavaa.

sähköpostien arkistointi on parempi ratkaisu kuin niiden poistaminen, Jos joskus tulevaisuudessa tarvitsee käyttää vanhaa sähköpostia. Voit verrata sähköpostin arkistointia tehtävän suorittamiseen — luet sen, vastaat siihen ja siirrät sen sitten pois tieltäsi. Jos saat vastauksen arkistoituun sähköpostiin, se ilmestyy sähköpostiisi ja muistuttaa sinua ryhtymään toimiin.

viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, kaikkien yritysten tulisi harkita sähköpostiensa arkistointia oikeudellisista ja käytännön syistä.

johtopäätös

arkistoitujen sähköpostien löytämisen Gmailista ei tarvitse olla vaikeaa. Sillä ei ole väliä, onko käytät PC Mail — sovellus, Android Gmail-sovellus, tai iPhone Gmail-sovellus-se kaikki tulee alas kaksi päämenetelmää.

1. avaa Gmail-sovellus > Etsi All Mail-kansio näytön vasemmasta yläkulmasta > klikkaa sitä
2. avaa Gmail-sovellus > Napsauta hakupalkkia > anna asiaankuuluvat avainsanat, jotka vastaavat sähköpostia, jota yrität löytää/Kirjoita ”- in:Sent-in:Draft-in:Inbox” – on:nouserlabels” saadaksesi listan kaikista sähköpostisi jokaisessa kansiossa

jos sähköpostien käsin arkistointi ja löytäminen toimii sinulle, hienoa! Kuitenkin, Jos etsit automatisoida prosessi, sitten Mailbird voi tulla kätevä. Ja lisäksi se säästää aikaa useilla eri tavoilla, kuten:

• , joilla on yksinkertainen ja käyttäjäystävällinen alusta
• , joka tarjoaa yhtenäisen postilaatikon
• , joka muistuttaa sinua automaattisesti seuraamaan tärkeää viestintää torkkuominaisuuden kautta
• on helposti muokattavissa
• vankat integraatiot
• Monikielinen tuki

ilmainen ympärivuorokautinen tuki

käytä mailbirdin kaltaista ratkaisua tehtävän automatisointiin ja päiväsi virtaviivaistamiseen.

Tiedätkö mitään niksejä, joilla löytää Gmailista arkistoituja sähköposteja, jotka unohdimme mainita? Jos näin on, älä pidä niitä itselläsi — kerro meille alla olevassa kommenttiosiossa.

Usein kysyttyä Gmail-arkistosta