politiikkojen ja menettelyjen seuraamisen merkitys
koska organisaatiosi johtajat luovat ja valvovat käytäntöjä, on tärkeää varmistaa, että henkilökuntasi ymmärtää, miksi käytäntöjen ja menettelytapojen noudattaminen on kriittistä.
tässä on vain muutamia seuraavien politiikkojen ja menettelytapojen myönteisiä tuloksia:
johdonmukaiset prosessit ja rakenteet
politiikat ja menettelyt estävät toimintaa ajautumasta täydelliseen kaaokseen.
kun kaikki noudattavat käytäntöjä ja toimintatapoja, organisaatiosi voi toimia sujuvasti. Johtorakenteet ja tiimit toimivat niin kuin on tarkoitettu. Ja virheet ja hikka prosesseissa voidaan nopeasti tunnistaa ja puuttua.
kun henkilökuntasi noudattaa käytäntöjä ja menettelytapoja, organisaatiosi käyttää aikaa ja resursseja tehokkaammin. Pystyt kasvamaan ja saavuttamaan tavoitteesi organisaationa.
käytäntöjen johdonmukaisuus sopii myös palkansaajille yksilöllisesti. He tietävät, mistä ovat vastuussa, mitä heiltä odotetaan ja mitä he voivat odottaa esimiehiltään ja työtovereiltaan. Tämä vapauttaa heidät tekemään työnsä luottavaisesti ja erinomaisella tavalla.
laadukkaampi palvelu
kun työntekijät noudattavat toimintatapoja, he suorittavat tehtävänsä oikein ja tarjoavat johdonmukaista asiakaspalvelua. Tämä parantaa organisaatiosi tuotteiden ja palveluiden laatua. Ja puolestaan parantaa yrityksesi mainetta. Työntekijät voivat tietää täyttävänsä roolinsa ja olla ylpeitä työstään.
turvallisempi työpaikka
kun henkilökuntasi noudattaa käytäntöjä ja menettelyjä, työpaikalla sattuvien tapaturmien ja vaaratilanteiden todennäköisyys on pienempi.
tämä vähentää organisaation vastuuriskejä ja rajoittaa toiminnan keskeytyksiä. Työntekijäsi voivat tuntea olonsa turvalliseksi ja mukavaksi työpaikalla tietäen, että heidän esimiehensä ja työtoverinsa huolehtivat heidän parhaastaan. He voivat olla varmoja, että heistä huolehditaan, jos jotain tapahtuu.
toimintatavat ja menettelytavat
ehkä työntekijäsi ymmärtävät jo politiikkojen ja menettelytapojen noudattamisen tärkeyden. Miten voit varmistaa, että henkilökuntasi noudattaa vaatimuksiasi? Seuraavassa on muutamia ideoita, joilla varmistat, että tiimisi osaa noudattaa menettelytapoja:
tee käytäntöoppaat helpommin saavutettaviksi
työntekijät eivät voi noudattaa sääntöjä, joita he eivät tunne. Monet organisaatiot käyttävät edelleen paperipohjaisia toimintapoliittisia käsikirjoja ja jakavat työntekijöiden käsikirjan sisältäviä kansioita.
valitettavasti nämä politiikan käsikirjan kansiot päätyvät usein sullottuina laatikkoon tai hyllylle keräämään pölyä. Guidesparkin tutkimuksen mukaan 43% milleniaalityöntekijöistä ja 30% ei-milleniaalityöntekijöistä ei ollut lukenut suurinta osaa työntekijöiden käsikirjoista. Yli kolmannes työntekijöistä ei enää edes tiennyt, missä heidän käsikirjansa olivat.
tämä on ongelmallista, koska työntekijöiden on voitava viitata vakuutuksiin milloin tahansa. Jos heillä ei ole helppoa pääsyä ajanmukaiseen käytäntöön ja menettelyoppaaseen, he eivät tiedä oikeita menettelytapoja.
Politiikanhallintaohjelmiston, kuten PowerDMS: n, käyttö tuo käytännöt ja menettelyt jokaisen henkilöstön jäsenen saataville. Voit lähettää nopeasti käytäntöpäivityksiä ja vaatia työntekijöiden allekirjoituksia varmistaaksesi, että kaikki ovat lukeneet käytännön.
online policy management-palvelun avulla henkilökuntasi voi käyttää menettelytapoja mistä tahansa, millä tahansa tietokoneella tai mobiililaitteella.
sen sijaan, että heidän tarvitsisi selata kansioiden sivuja, he voivat tehdä yksinkertaisen avainsanahaun saadakseen tarvitsemansa toimenpiteen.
Näin varmistetaan, että he todella noudattavat toimintatapoja ja menettelytapoja sen sijaan, että vain yrittäisivät muistaa oikeat askeleet päälaelta.
toteuta koulutus
varmistamalla, että työntekijäsi lukevat säännöt ja menettelytavat, on ensimmäinen askel kohti vaatimustenmukaisuuden varmistamista, mutta se ei yksin riitä. Työntekijät eivät välttämättä täysin ymmärrä politiikkaa tai osaa toteuttaa sitä käytännössä.
organisaatiosi on koulutettava työntekijöitä toimintaperiaatteiden sisällöstä sekä siitä, miten toimia tosielämän tilanteissa.
jokaiselle uudelle palkatulle on järjestettävä perusteellista politiikkaa ja menettelyjä koskevaa koulutusta alukselle ottamisen aikana. Tilastot osoittavat, että työntekijät, jotka saavat muodollista perehdytyskoulutusta, ovat tuottavampia, saavat täyden pätevyyden nopeammin ja osuvat todennäköisemmin suorituksen virstanpylväisiin.
kaikille työntekijöille on kuitenkin järjestettävä politiikka-ja menettelytapakoulutusta. Koulutus näyttää erilaiselta riippuen toimialasta ja organisaation koosta.
esimerkiksi lainvalvonnan ja terveydenhuollon kaltaisilla aloilla käytännön koulutus on erityisen tärkeää.
mutta jokaisella organisaatiolla on tietoa, jota työntekijät voivat tehokkaasti oppia verkkokoulutuskurssien kautta. Online – koulutuksen hallintaohjelma voi säästää organisaatiosi aikaa ja rahaa antamalla työntekijöille mahdollisuuden suorittaa koulutusta itsenäisesti omalla ajallaan.
ohjelmistoilla, kuten PowerDMS, voit ladata harjoitusmateriaaleja, kuten Powerpointeja, videoita, äänitiedostoja ja paljon muuta. Sinulla on kaikki tiedot jokaisen työntekijän sitoutumisesta koulutukseen, ja voit kerätä palautetta politiikan ja koulutuksen parantamiseksi.
kun sujuvoitat koulutustasi, työntekijöilläsi on paremmat valmiudet noudattaa käytäntöjä ja menettelytapoja.
testi työntekijän ymmärtäminen
politiikan jakaminen ja koulutus eivät takaa, että jokainen työntekijä todella ymmärtää politiikkaa. Työntekijä voi allekirjoittaa asiakirjan ymmärtämättä sitä.
tällä ei ehkä lyhyellä aikavälillä näytä olevan merkitystä, mutta pitkällä aikavälillä se johtaa siihen, että työntekijät eivät noudata toimintatapoja ja menettelytapoja.
hyvän käytäntöjen ja menettelytapojen hallintaohjelmiston avulla voit luoda testejä, joilla varmistetaan, että työntekijät ymmärtävät käytännöt. Työkalulla, kuten PowerDMS, voit luoda muokattavissa tietokilpailuja työntekijöiden suorittaa lukemisen jälkeen politiikan tai viimeistely kurssin. Voit korjata mahdolliset puutteet ymmärryksessä ja olla varma siitä, että työntekijät osaavat noudattaa menettelytapoja.
kannustetaan vastuullisuuteen
politiikan täytäntöönpano tapahtuu ylhäältä alaspäin. Työntekijät ovat todennäköisemmin noudattaa politiikkaa, jos he näkevät heidän johtajat ja johtajat johdonmukaisesti seuraavat politiikkaa ja menettelyjä, samoin.
työntekijöiden on myös tiedettävä, mitä seurauksia on siitä, että he eivät noudata toimintatapoja ja menettelytapoja. Tämä tarkoittaa, että organisaatiollasi on oltava kuria ja korjaavia toimia varten rakenne.
taas tämä alkaa johtajista. Esimiehet ja esimiehet on koulutettava siihen, milloin ja miten kurinpitotarkastuksia tehdään.
esimiesten ei pitäisi joutua valvomaan työntekijöitä varmistaakseen, että he noudattavat käytäntöjä ja menettelytapoja. Menettelytapojen tarkistuslistat ja raportointimekanismit voivat auttaa pitämään työntekijät oikeilla jäljillä.
tämä dokumentaatio auttaa johtajia näkemään, mitkä työntekijät noudattavat menettelyjä ja mitkä eivät. He voivat palkita työntekijöitä tai tarjota oikaisua tarpeen mukaan. Menettelytavoista poikkeavat työntekijät saattavat tarvita vain opastusta tai lisäkoulutusta.
käy säännöllisesti läpi toimintatapoja ja menettelytapoja
kun käytännöt poikkeavat politiikasta, se tarkoittaa yleensä jompaakumpaa kahdesta asiasta:
-
organisaatiosi on tiedotettava paremmin politiikasta ja menettelystä henkilöstösi kanssa ja valvottava sääntöjen noudattamista.
-
käytäntösi ja menettelytapasi ovat vanhentuneita tai puutteellisia.
työntekijät eivät voi noudattaa menettelyjä, joita ei ole olemassa, jotka ovat ristiriidassa muiden käytäntöjen kanssa tai jotka eivät pysty puuttumaan merkittävään muutokseen teknologiassa tai käytännössä.
organisaation johdon on säännöllisesti tarkistettava ja tarkistettava toimintaperiaatteita ja menettelytapoja, otettava huomioon uudet määräykset, standardit, teknologia ja rakennemuutokset.
aina kun päivität käytäntöjä, muista noudattaa aiemmin lueteltuja ohjeita. Lähetä politiikkamuutokset henkilökunnallesi, sisällytä ne koulutukseen, testaa käytäntöjä ja pidä työntekijät vastuullisina.
sen varmistaminen, että työntekijät noudattavat sääntöjä ja menettelytapoja, vaatii työtä, mutta sen ei tarvitse olla vaikeaa.
käytä toimintaperiaatteiden hallintajärjestelmää sen varmistamiseksi, että työntekijät ymmärtävät politiikkojen ja menettelyjen noudattamisen tärkeyden ja osaavat sen.