sen selvittäminen, miten ja milloin muistutussähköposti lähetetään, on sosiaalinen dilemma, jonka useimmat tietävät liiankin hyvin. Kukaan ei halua törmätä niin kärsimätön tai päällekäyvä, mutta kukaan ei halua käsitellä myöhästyneitä tapaamisia tai rauennut määräajat joko. Miten tasapainotetaan tarve kunnioittaa toisen itsemääräämisoikeutta ja tarve saada asiat hoidettua?

etikettiongelma ratkeaa helposti hyvin kirjoitetulla muistutuksella. Nämä ovat viestejä, jotka saavat pisteen perille aiheuttamatta kaunaa. He ovat ammattimaisia ja tehokkaita, mutta ystävällisiä ja lempeitä.

tässä artikkelissa opit luomaan tällaisia sähköposteja. Mutta ensin, opetellaan, milloin on tarkoituksenmukaista lähettää ne, ja miten löytää täydellinen ajoitus.

milloin kannattaa lähettää muistutus sähköpostiin?

Muistutussähköpostit ovat hyödyllisiä, kun jotain tärkeää on tulossa ja kun jotain olisi pitänyt tapahtua, mutta ei tapahtunut. tässä muutamia tilanteita, jotka voisivat hyötyä muistutuksen lähettämisestä.

mikä on ihanteellinen ajankohta muistutussähköpostille?

aina ei ole helppoa löytää täydellistä ajankohtaa muistutusviestin lähettämiselle. Kuinka pian työhaastattelun tai myöhästyneen määräajan jälkeen tai kuinka paljon ennen tärkeää tapahtumaa kannattaa ottaa yhteyttä?

vastaus riippuu siitä, mitä odottaa. Jos muistutat jotakuta myöhästyneestä määräajasta, maksusta, laskusta tai lähetyksestä, on asianmukaista lähettää muistutus ensimmäisenä pankkipäivänä eräpäivän jälkeen. Pidempi odottaminen paitsi pidentää viivettä myös lisää riskiä, että henkilö unohtaa sopimuksen yksityiskohdat.

jos seuraa jotain, jolla ei ollut eräpäivää, pidetään hyvinä tapoina odottaa vähän pidempään-varsinkin, jos joku tekee sinulle palveluksen.

sama koskee työhakemusten ja haastattelujen seurantasähköposteja. Työn hakeminen on stressaavaa ja se kestää aina kauemmin kuin haluaisi. Mutta palkkaaminen on monimutkainen prosessi myös työnantajan päässä. Kun odotat sen sijaan, että kiirehtisit jatkotoimiin, osoitat työnantajalle, että kunnioitat heidän aikaansa ja auktoriteettiaan.

Harvard Business Review ’ n mukaan voit seurata tilannetta viikon kuluttua haastattelustasi, jos et ole kuullut takaisin. Todellakin suosittelee pidempi odotus 10-14 päivää. Mieti, mitä haastattelija tai palkkaava johtaja on sanonut sinulle aikajanastaan. Ja aina lähettää viesti ainakin muutama päivä sitten, kun he sanoivat, että kuulet takaisin.

Ennakkomuistutukset ovat helpompia. Voit lähettää ne yksi pankkipäivä ennen tapahtumaa. Kaksi päivää ennen on sopiva, jos henkilö on tehdä monimutkaisia valmisteluja. Jos käytät Calendly, voit helposti ajoittaa muistutuksia automaattisesti lähettää tietyn tuntimäärän ennen tapahtumaa.

miten kirjoitat lempeän muistutuksen sähköpostiin?

sähköpostin lähettämisen lisäksi yksi tärkeimmistä muistutusetiketin elementeistä on ystävällinen sävy. Haluat löytää tasapainon kiireellisyyden ja ymmärryksen välillä. Mitä lempeämpi voit olla, sen parempi.

alla on useita esimerkkejä ja malleja, joista voit pyyhkäistä-ne auttavat sinua askartelemaan ystävällisiä muistutussähköposteja, jotka ajavat pointtisi kotiin loukkaamatta mitään tunteita.

1. Valitse sopiva aiherivi

vankka sähköpostin aiherivi on pakollinen. Se on yksinkertaisesti hyvä sähköposti etiketti sisällyttää yksi. Suuri aihe linja vakuuttaa vastaanottajalle, että et ole roskapostittaja, mikä on tärkeää, jos olet messaging joku kuten myyjä tai työhaastattelija. He eivät ehkä tunne sinua hyvin, eikä heillä välttämättä ole osoitettasi yhteystietoluettelossaan.

jos kyseessä on ammattilaisen viesti, joka liittyy myöhästyneeseen määräaikaan, hyvä tapa aloittaa aiherivi on sanoilla ”Response Required” tai ”Action Required.”Nämä saavat ihmisten huomion ja saattavat rohkaista heitä avaamaan sähköpostin.

luonnollisesti et halua käyttää tätä lausetta, jos lähetät sähköpostia jollekulle, joka tekee sinulle palveluksen tai kohteliaisuuden. Jos olet seuranta jälkeen haastattelun tai saada takaisin yhteyttä joku, joka tarjosi tehdä jotain sinulle, lause ”seuranta” voisi olla parempi.

joka tapauksessa, varmista, että viittaat käsillä olevaan asiaan. Alla on muutamia esimerkkejä muistutus sähköpostin aihe rivejä:

2. Tervehdi vastaanottajaa

kuin aiheriviä, tervehtiminen on välttämätöntä, kun lähetät kohteliaan muistutusviestin. Se saa viestin kuulostamaan samalla ystävällisemmältä ja ammattimaisemmalta.

ihmiset tuskailevat sähköpostitervehdysten kanssa, mutta se ei ole niin hankalaa kuin jotkut saattavat antaa sen vaikuttaa. Nämä yksinkertaiset vinkit auttavat valitsemaan parhaan mihin tahansa tilanteeseen:

3. Aloita mukavuuksista

koska tavoitteesi on kirjoittaa lempeä muistutus sähköpostilla, aloita ystävällisellä viestillä. On parasta olla tarkka ja viitata jotain sopivaa, että tiedät henkilö, kuten tuleva virstanpylväs tai iso projekti he ovat työskennelleet. Esimerkiksi:

jos henkilö on kollega tai joku, joka on tehnyt sinulle jotain mukavaa viime aikoina, voit esittää kiitoksesi sähköpostisi avauksena. Esimerkiksi:

jos et tunne henkilöä tai hänen työtään, jotain ”toivottavasti sinulla on hyvä viikko” on hyvä.

4. Päästä pisteeseen

kun olet avannut henkilökohtaisella otteella, voit työstää viestisi perille. Tähän kohtaan kannattaa käyttää eniten aikaa. Ole selkeä siitä, mitä on tapahduttava ja milloin, mutta varo syyttelemästä kieltä.

yksi herkimmistä muistutustyypeistä on myöhästynyt muistutus. Näin voisi sanoa tuossa tilanteessa, alkaen sopivasta lempeästä avaajasta:

” kiitos työstä Millerin ehdotuksen parissa. Uskon, että saamme siihen hyvän vastauksen.

juuri nyt olen kuitenkin huolissani Gentle Widgetsin tuotelanseerauksesta. Kuten puhuimme, tarvitsimme markkinatutkimuksen sinulta eiliseen mennessä, jotta suunnittelutiimimme voi aloittaa. He tarvitsevat tiedot mahdollisimman pian, jotta projekti voi edetä.”

yllä oleva viesti on selvä siitä, mitä ei tapahtunut ja miksi se on niin tärkeää. Voit käyttää tällaista selkeyttä kaikkiin muistutussähköposteihin, myös niihin, jotka muistuttavat ihmisiä tulevista tapahtumista. Esimerkiksi:

Tiesitkö, että voit automatisoida tapahtumamuistutussähköpostit? Calendlyn työnkulkujen avulla voit lähettää useita muistutuksia ennen kokousta eri kanavissa, jotta voit parantaa osallistumis-ja tulosyklin tuottavuutta. Erityisen hyödyllistä on, että voit lähettää ne sähköpostitse, tekstiviestillä tai molemmilla. Esimerkiksi tapaamista edeltävänä päivänä lähetettyä sähköpostimuistutusta voisi vahvistaa tekstari-ilmoituksella muutama minuutti ennen puhelun alkua. Haluatko nähdä sen toiminnassa? Kokeile ilmaiseksi!

5. Tee erityinen pyyntö

ystävällisen muistutussähköpostin lähettämisen tarkoitus ei ole aiheuttaa syyllisyyttä vaan rohkaista jotain tapahtumaan. Paras tapa saada se poikki on pyyntö siitä, mitä tarvitset vastaanottajan tehdä-call to action-yhdessä kun tarvitset sitä. Ole mahdollisimman tarkka. Vaikka olet jakanut puhelinnumerosi aiemmin, esimerkiksi, sisällytä se uudelleen puheluusi, jotta ei voi erehtyä toiminnasta, jonka haluat vastaanottajan tekevän:

6. Kääri se ja allekirjoita nimesi

aina loppuun antamalla vastaanottajalle epäilyksen etu. Hyvä loppulause kuulostaa kutakuinkin:

viimeinen asia, mitä tehdä, on allekirjoittaa Sähköposti. Kuten tervehdyksessäkin, mieti suhdettasi kyseiseen henkilöön ja sitä, miten haluat törmätä. Jos olet epävarma, käytä jotain näistä ammattimaisista allekirjoituksista.:

loppu koko nimeesi. Kun lähetät sähköpostia henkilölle, jonka tunnet hyvin, voit käyttää etunimeäsi. Jos se on joku, jota et tunne, lisää työnimikkeesi ja yrityksen nimi. Varmista, että he voivat yhdistää sinut projektiin tai tapahtumaan, johon viittaat.

the waiting game: Is no response a response?

jos nimenomaisesti pyydät vastausta muistutukseesi, voit kohtuudella odottaa saavasi vastauksen. Ei vastausta tarkoittaa yleensä jotain kolmesta asiasta:

säilyttääksesi hyvän tahdon, yritä antaa ihmisille mahdollisuus epäillä. Oletetaan, että he haluavat vastata. Jos se tuntuu tarpeelliselta, Kirjoita uudelleen, jos he tarvitsevat apua.

on turhauttavaa joutua lähettämään useampia muistutusviestejä. Muista kuitenkin, että jokaisella on syynsä olla vastaamatta. Anna heille muutama päivä aikaa vastata, ennen kuin jatkotoimet jatkuvat. Pidä äänensävysi kärsivällisenä ja muistuta, miksi asia on kiireellinen. Jos he eivät vastaa toisen muistutuksen jälkeen, harkitse heille ystävällistä puhelinsoittoa työaikana.

kaksi muistutusta riittää myös tulevaan tapahtumaan. Yksi sähköposti päivää ennen ajanvarausta ja toinen tuntia ennen riittää yleensä. Ensimmäinen tarjoaa mahdollisuuden lähettää mitä tahansa he tarvitsevat valmistautua ja toinen antaa heille mahdollisuuden tarjota heads-up jos he ovat myöhässä.

pitäisikö sähköpostien sijaan käyttää muistutustekstejä?

muistutuksesi ei tarvitse olla sähköposti. Tekstiviestit voivat olla ystävällisempiä ja ne ovat osoittautuneet tehokkaaksi yhteydenotoksi. Tutkimusten mukaan jopa 98 prosenttia teksteistä avautuu verrattuna 20 prosenttiin sähköposteista. Ja vaikka vain 6% sähköposteista saa vastauksia, että määrä menee jopa 45% tekstien.

tekstiviestit on myös helppo lähettää, erityisesti Calendlyn ilmoitukset-työkalulla. Saat muistuttaa ihmisiä tulevista tapaamisista, missed responses and more on a custom schedule. Voit asettaa muistutusviestit lähetettäviksi tietyin väliajoin ennen tapahtumia tai niiden jälkeen. Se pitää kaikki raiteillaan ja vähentää viivästyksiä-ja loppujen lopuksi, siitä muistutussähköposteissa on kyse.

Oletko valmis tehostamaan Muistutusprosessiasi kalenterilla? Rekisteröidy ilmainen kokeiluversio tänään.

Rekisteröidy ilmaiseksi kalenteriin