tämä artikkeli auttaa sinua kommunikoimaan paremmin ja kirjoittamaan virallisia sähköposteja englanniksi.

sähköpostit ovat maailman yleisimmin käytettyjä viestintävälineitä. Ne ovat nopeita, välittömiä ja mahdollistavat vuorovaikutuksen kaikenlaisten yritysten kanssa kansallisten rajojen sisällä ja ulkopuolella. Töissä ennen kaikkea, kirjallisesti muodollisia sähköposteja Englanti oikealla tavalla vaatii tiettyjä taitoja, ja koska ammatillinen tilanne, on tärkeää olla syyllistymättä virheitä, jotta hyvä vaikutelma itsestäsi ja yrityksestäsi.

tästä artikkelista löydät:

• the rules for write formal emails in English
• the right format to use
• Examples of formal emails in English

the rules for write formal emails in English

to write an email in English in the right way, don ’ t imprise! Lue seuraavat neuvot välttää vakavia virheitä, jotka voivat vaarantaa onnistumisen sähköpostin siitä hetkestä, kun se on vastaanotettu.

aihe

aihe on ensimmäinen tieto, jonka sähköpostin vastaanottajat näkevät, ja jos se on kirjoitettu väärin tai epäselvästi, se voi painostaa lukijaa poistamaan sen avaamatta sitä! Siksi on tärkeää antaa selkeä ja täsmällinen viesti heti alusta alkaen, joka osoittaa sisällön tai syyn kirjoittamiselle kahdella tai kolmella sanalla, jotka kiinnittävät vastaanottajan huomion.

Tyyli

toisin kuin monet muut kielet, jotka vaativat pitkiä monimutkaisia lauseita muodollisessa kirjallisessa kontekstissa, Englanti on hyvin suppea ja suosii lyhyitä lauseita ja yksinkertaista rakennetta. Varmista, että hajotat tekstin kahteen tai kolmeen kappaleeseen – näin lukija näkee nopeasti keskeiset kohdat.

Kohteliaisuuskaavat

kun kirjoitat sähköpostia englanniksi, et käytä vain toista kieltä, vaan astut myös toiseen kulttuuriin erilaisin tottumuksin. Anglosaksit yleensä kiinnittävät paljon huomiota kohteliaisuuden ja kiitollisuuden muotoihin, joten älä koskaan unohda lisätä niitä.

tarkista sähköposti

älä koskaan lähetä sähköpostia englanniksi lukematta uudelleen mitä kirjoitit. Kieliopilliset tai kirjoitusvirheet ovat hyvin yleisiä myös omalla kielellä, joten englanniksi virheitä voi tehdä paljon helpommin. Kaksinkertainen tarkistaminen mitä olet kirjoittanut on yksinkertainen askel ottaa, joka voi estää sinua esiintymästä epäammattimainen ja ennen kaikkea huolimaton.

allekirjoitus

muista asettaa sähköpostisi päättymään kaikkiin sinua koskeviin tärkeisiin tietoihin, mukaan lukien:

• etu-ja sukunimi
• työnimi
• suhteelliset tiedot yrityksestäsi (nimi, osoite..)
• linkki yrityksen verkkosivuille

virallisen sähköpostin muoto englanniksi

• Johdanto
• Tekstirunko
• johtopäätös

Johdanto

riippuen siitä, millaisessa suhteessa olet henkilöön, jolle kirjoitat, sähköpostin aloittamiseen on erilaisia tapoja, mutta jokainen sähköposti pitäisi aina aloittaa tervehdyksellä. Meidän erityistapaus on muodollinen, sopivimmat vaihtoehdot ovat:

• hyvä Mr / Mr / Ms (vastaanottajan sukunimi, esim. Mr Black)
• Dear Sir/Madam (if you don ’t know the name of the recipient) tai yleisemmin ”To whom it may concern’

alkutervehdyksen jälkeen tarvitset johdantolauseen, joka osoittaa selvästi kirjoituksen syyn ja on yhdenmukainen sähköpostin aiheen kanssa. Esittele itsesi lyhyesti (pitkät tekstit usein estävät ihmisiä lukemasta niitä), sitten seuraa:

• kirjoitan koskien … (sähköpostin aihe)
• kirjoitan liittyen … (sähköpostin aihe)
• kirjoitan viitaten…

jos kirjoitat sähköpostia lähettääksesi tietoja, voit aloittaa jollakin seuraavista lauseista:

• I am written to let you know …
• I am delight to tell you… (if you ’re communicating good news)
• I sorry to inform you that… (if you’ re communicating bad news))

jos sen sijaan olet vastaamassa saamaasi sähköpostiin, Voit sanoa:

• kirjoitan vastauksena …
• kirjoitan vastauksena …
• kirjoitan kiitokseksi … (jos sinun tarvitsee kiittää vastaanottajaa)

tekstin runko

tekstirungon kirjoittamiseen ei ole olemassa tavanomaisia kaavoja, koska tämä vaihtelee sen mukaan, mitä kommunikointiin tarvitaan. On hyödyllistä laatia alustava luonnos ja jatkaa korjauksia.

yleiset säännöt ovat, että teksti on jaettava lyhyisiin kappaleisiin, joissa vältetään lyhenteitä ja lyhenteitä, joita molempia voi käyttää, päinvastoin, kirjoittaessasi epävirallista sähköpostia perheelle ja ystäville.

lähetettävän viestin tyypin perusteella on useita tapoja kirjoittaa lopullinen kutsu ennen sähköpostin lopettamista, kuten:

• odotan kuulevani sinusta pian
• kiitos etukäteen
• lisätietoja, älä epäröi ottaa yhteyttä
• kerro, jos sinulla on kysyttävää
• Kiitos huomiostasi

johtopäätös

yleisin tapa lopettaa sähköposti on:

• Best regards
• Kind regards
• Yours faithfully (if you started the email with ”Dear Sir/Madam” because you don ’t know the name of the recipient)
• Yours vilpittömästi (if you started the email with” Dear Mr/Mr/Ms + surname)
• Regards

Examples of formal sähköpostit englanniksi

katsotaan, miten tämä kaikki toimii käytännössä.

Esimerkki 1: tilauksen toimittamisen viivästyminen

aihe: Toimituksen viivästyminen

Hyvä herra Pascal,

valitettavasti Ilmoitamme teille, että emme voi noudattaa tilauksenne toimittamiselle aiemmin sovittua määräaikaa. Toimittajamme on varoittanut meitä tänään, että heillä on toimitusongelmia, mikä johtaa Tuotantoketjumme viivästymiseen. Luotamme ymmärrykseenne ja kiitämme kärsivällisyydestänne.

pyydän anteeksi.

terveisin,

…

Esimerkki 2: työpaikkailmoitukseen vastaaminen

aihe: Web Content Editor position

Dear Sir/Madam,

viitaten työpaikkailmoitukseesi xxx: ssä haluaisin jättää hakemukseni Web Content Editor in your company.

valmistuin viestitieteistä xxx: n yliopistossa ja työskentelin useita vuosia Digitoimistossa Sisältöasiantuntijana. Uskon, että osaamiseni ja kokemukseni vastaavat työtehtävän vaatimuksia. Esittelen itseni mielelläni haastattelussa, jonka avulla voit paremmin arvioida mahdollista rekrytointiani.

liitteenä kopio ansioluettelostani. Odotan kuulevani sinusta.

uskollisesti,

…

esimerkki 3: tuoteluettelon lähettäminen

aihe: uusi tuoteluettelo

hyvä neiti Chapman,

pyynnöstänne olemme vastikään lähettäneet teille uuden tuoteluettelon. Olemme vakuuttuneita siitä, että sen avulla voit nähdä tuotteidemme laadun. Paikallinen agenttimme ottaa sinuun pian yhteyttä järjestääkseen tapaamisen sinulle sopivana päivänä ja kellonaikana keskustellakseen yksityiskohtaisesti siitä, miten tuotteemme voivat olla hyödyksi yrityksesi tarpeille.