tuotteen mukana tulee aina käyttöohje, jonka avulla asiakkaat oppivat käyttämään sitä. Nyt, ensimmäinen kysymys, joka herää on, miten luoda käyttöohje word helposti?

käyttöohjeet tarkoittavat eroa hyvän ja kamalan asiakaskokemuksen välillä. Käyttöohje ei ole vain uusille asiakkaille. Jopa kokeneet asiakkaat käyttävät sitä virkistääkseen muistiaan tuotteen tietyistä ominaisuuksista.

he käyttävät sitä myös ratkaistakseen tietyn ongelman, jota heillä saattaa olla tuotteen kanssa. Sukelletaan ymmärtämään, miten luoda käyttäjäoppaita.

luo käyttöohje Microsoft Wordissa: 7-vaiheinen prosessi

Microsoft Word tarjoaa kehyksen, jonka avulla käyttäjät voivat esittää tietoja tuotteestaan tai palvelustaan. Se antaa heille vapauden muokata asiakirjaa tarpeidensa mukaan.

tässä kerromme seitsemän askelta, joilla MS Wordiin voi luoda käyttöohjeen.

Vaihe 1: Alustava vaihe

• Microsoft Wordissa, napsauta Tiedosto-välilehteä ja valitse Uusi
• kaksoisnapsauta Kirjat-kansiota käytettävissä olevat mallit-ikkunassa. Siirry Muut kirjat-kansioon ja kaksoisnapsauta sitä
• kaksoisnapsauta Professional manual template

Microsoft Word ’ s user manual template is where you can custom the manual as per your choose. Asiakirja latautuu uuteen word-ikkunaan suoritettuaan edellä mainitut vaiheet.

Vaihe 2: tarkkaile osioita

käy läpi käyttöohjemallin sivut. Se antaa sinulle käsityksen siitä, mitä saa mukana, mitä on muutettava, ja mitä on lisättävä. Käyttöoppaan malli on lähtökohta.

Microsoft Word sisältää yleisen sivun otsikon, sisällysluettelon, otsikot, tekstilohkot ja kuvapaikat. Se tulee myös vinkkejä luoda käyttöohje, että käyttäjät rakastavat.

Vaihe 3: Lisää sisältö

• korosta tekstin otsikkoa tai lohkoa. Aseta käyttöohjeen tiedot siihen. Voit jopa kopioida sen toisesta asiakirjasta ja liittää sen mallin tekstiruutuihin.
• korvaa kaikki Microsoft Wordin paikkateksti omalla tekstilläsi.
• täytä käyttöohje tarvittavilla tiedoilla. Voit lisätä ensin tekstiä, sitten kuvia ja otsikoita. Voit jopa valita työskennellä lineaarisesti ensimmäiseltä sivulta loppuun. Valinta on sinun.

Vaihe 4: Lisää valitsemasi kuvat

• -Napsauta paikkamerkin kuvaa tai kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja poista se napsauttamalla Delete-näppäintä. Voit lisätä omasi napsauttamalla Lisää-välilehteä ja sitten kuva-painiketta.
• Selaa kuvia ja kaksoisnapsauta sitä, jonka haluat lisätä paikkamerkintään.

voit lisätä yrityksesi logon oman valintasi mukaan kansilehteen tai jonnekin muualle dokumentaatioon. Se on hyvä tapa soveltaa tuotemerkin MS Word käyttöohje.

Vaihe 5: Format as you Need

• Click on the Home-välilehti. Selaa vaihtoehtoja nauhan tyylit-osiossa. Tätä kautta, voit päättää, miten kunkin osan käsikirjan näyttää. Tarkoitan pääkappaleen tekstiä ja otsikoita.
• joskus käyttäjät eivät halua käyttää mallin tarjoamia elementtejä. Napsauta tällaisissa tilanteissa hiiren kakkospainikkeella jotain tyyleistä, kuten otsikkoa 1, ja valitse Muokkaa.
• Aseta Otsikko uudelleen ja napsauta OK.

kaikkien osioiden otsikoiden tyylit muuttuvat. Kaikkea ei tarvitse tehdä käsin. Se on erinomainen tapa varmistaa, että käyttöohje täyttää yrityksesi sisäiset tyylivaatimukset.

Vaihe 6: Tarkista ja oikoluku

Siirry käyttöohjemallin ensimmäiselle sivulle, joka on kansilehti useimmissa käyttöohjemalleissa. Varmista, että kaikki paikkamerkki teksti korvataan sisältöä palvelua tai tuotetta.

Vaihe 7: Lisää sisällysluettelo ja tallenna käsikirja

sisällysluettelo näyttää yleisen käyttöohjeen mallikohtaiset otsikot.

• Napsauta sisällysluetteloa hiiren kakkospainikkeella ja siirry päivityskenttään.
• Siirry Päivitä koko taulukko-asetukseen ja valitse sitten OK.
• Napsauta Tiedosto-välilehteä ja valitse Tallenna nimellä. Kirjoita käyttöohjeen tiedostonimi Tiedostonimi-kenttään. Valitse asiakirjan tallennuspaikka ja napsauta Tallenna-painiketta.
• se muuttaa sisällysluetteloa siten, että uudet otsikot ja sivunumerot näkyvät.

noudata näitä seitsemää vaihetta ja luo käyttöohjeesi helposti.Seuraavaksi keskustelemme siitä, mitä näihin käyttäjäystävällisiin käyttöohjeisiin tulisi sisällyttää.

miksi käyttäjän dokumentointi on tärkeää?

käyttäjädokumentaatio opastaa asiakkaitasi siinä, miten saat tuotteestasi kaiken irti. Se sisältää asennusohjeet ja vianmääritysosion, joka auttaa käyttäjiä tuotteen kanssa. Se on all-in-one paikka kaikenlaisia resursseja auttaa asiakkaita. Kuten asiakirjan tallentaminen, tietyn työkalun käyttö tai olennaiset turvallisuustiedot.

tosin käyttöoppaiden luominen on muutakin kuin” miten ” -materiaalia. Se on segmentti antaa käyttäjäkokemusta. Siksi se on myös markkinointimateriaalia. Se osoittaa asiakkaillesi, että yrityksesi välittää, ei vain ostaessaan tuotetta.

mutta myös se, onko asiakkailla hieno kokemus sen käytöstä. Kun näistä asiakkaista tuntuu, että arvostat heitä, he tulevat takaisin luoksesi ja siten säilytät heidät.

käyttöoppaaseen sisällytettävät asiat

kukaan asiakas ei lue käyttöohjeita huvikseen tai ajankuluksi. Lukijat lukevat niitä selvittääkseen kohtaamansa ongelman. He katsovat sisällysluetteloa löytääkseen olennaiset tiedot.

näin he keskittyvät vain tiettyihin osiin eivätkä lue käyttöohjeita alusta loppuun. Kun kirjoitat teknistä asiakirjaa, muista myös, että yksityiskohtaisuus ei tarkoita pitkien kappaleiden sisällyttämistä tekstiin.

1. käyttöohjeen tavoite

   ” mikä on käyttöohjeen luomisen tarkoitus?”

   ” mitä toimintoja tulisi sisällyttää käyttöohjeeseen?”

   näihin kysymyksiin pitää vastata ennen kuin aloittaa käsikirjan laatimisen. Tehokas käsikirja edellyttää selkeää tavoitetta.

2. mieti, mitä haluat sisällyttää?

   jotta voit luoda vakuuttavia käyttöoppaan malleja, sinulla on oltava tarkka käsitys siitä, millaista sisältöä sisällytät dokumentaatioon. Kerää kaikki tiedot, tiedot, tarkistuslistat yhteen paikkaan. Ole perusteellinen jokaisessa kohdassa ja varmista, että tekninen kirjailija on kaikki materiaalit kirjallisesti askel-askeleelta ohjeet.

   älä luota muistiisi. Pienenkin askeleen ohittaminen voi aiheuttaa hämmennystä yleisön keskuudessa. Varmista, että käyttäjät tietävät kaikki osa tuotteen tai palvelun, että yrität myydä.

3. pidä lukijat mielessä

   Ajattele kuin käyttäjä, kun alat kirjoittaa käyttöohjetta. Miksi? Koska tiedät kaiken tuotteesta tai palvelusta, mutta tietävätkö käyttäjäsi sen? Ei.

   kun kirjoitat ohjeita, ala ajatella käyttäjiesi näkökulmasta. Se johtuu siitä, että he ovat niitä, jotka harjoittavat tuotteen tai palvelun. Oletetaan, että käyttäjillä ei ole mitään tietoa aiheesta ennen kuin aloitat teknisen kirjoittamisen. Näin Tekninen kirjoittaja pystyy kirjoittamaan ohjeita, joilla manuaalista saadaan tehokas. Se johtuu siitä, että sinulla on parempi käsitys käyttäjien väestötiedot.

4. yhteistyö on välttämätöntä

   näiden dokumenttien kirjoittaminen ei ole helppoa. Käyttäjäsi ovat riippuvaisia sinusta avun saamiseksi, ja he luottavat käyttöohjeissa oleviin työohjeisiin ongelmiensa ratkaisemisessa. Niin, miten varmistaa, että et menetä tai väärin mitään olennaisia ohjeita?

   vastaus on yhteistyön kautta. Luo tiimi tekemään yhteistyötä dokumentaation parissa. Voit määrittää eri tiimin jäsenet kirjoittamaan, tarkistaa, järjestää tiedot yhteen paikkaan, ja luoda visuaalisia resursseja käyttöohje.

5. järjesty

   kun päätät, mitä tietoja sisällytät dokumentaatioon, seuraava askel on järjestää kaikki oleellinen tieto. Hahmottele asiakirjan kulku eri osioihin.

   voit jakaa sen luokkiin sen perusteella, mitä käyttäjät voivat etsiä dokumentaatiosta. Varmista, että dokumentti kulkee saumattomasti ja sisältää perusteelliset prosessit alusta loppuun. Tietojen järjestäminen on välttämätöntä, jotta vältetään sekaannus käyttäjien keskuudessa. Sen avulla on helppo lukea käyttäjän oppaita.

6. Kirjoita selkeät ohjeet

   kun kaikki on hahmoteltu ja järjestetty selkeällä rakenteella, tekninen kirjoittaminen on helppoa. Käyttöohjeiden ensisijainen tavoite on auttaa käyttäjiä tehtävien suorittamisessa ja ongelmien ratkaisemisessa.

   Mene siis asiaan nopeasti. Älä tuhlaa heidän aikaansa. Käytä numeroituja luetteloita ohjeissa ja varmista, että sisältö on lyhyt. Nämä ovat joitakin parhaita käytäntöjä kirjoitettaessa käyttäjädokumentteja.

7. lisää rakenne sisällysluettelolla

   on tarpeen lisätä sisällysluettelo käsikirjaasi. Sisällysluettelo tarjoaa navigoinnin käyttäjälle ja auttaa heitä pääsemään tiettyyn aiheeseen nopeasti. Käyttäjä ei aio lukea dokumentaatiota alusta loppuun.

   he haluavat vain ratkaista tietyn ongelman tai oppia tietystä aiheesta. Näin ollen sisällysluettelo säästää heidän aikaansa ja ponnistelujaan. Voit luoda dokumenttieditorien avulla sisällysluettelon päiden ja alaotsikoiden ympärille automaattisesti.

8. lisää visuaalinen tuki käyttöohjeeseen

   käsikirja on luonnostaan melkoinen urakka lukea. Se on täynnä tekstiä eikä ole mukaansatempaava. Tutkimukset ovat osoittaneet, että ihminen voi saada käsityksen visuaalisesta kohtauksesta alle 1/10 sekunnissa. Visuaalisuus prosessoidaan 60 000 kertaa nopeammin aivoissa tekstiin verrattuna.

   näin ollen kuvat ja videot tarjoavat paremman viestintäkokemuksen verrattuna tekstipohjaiseen sisältöön. Yritä tehdä dokumentaatiosta vuorovaikutteinen ohjevideoiden ja ääniohjeiden kanssa. Voit myös sisällyttää kuvakaappauksia, näytön tallenteita, opetusvideoita. Se tekee sisällön mukaansatempaava ja myös auttaa käyttäjää tehokkaasti.

9. pyydä palautetta

   käsikirjat ovat oleellisessa roolissa, kun autat käyttäjää ymmärtämään yrityksesi tuotteita. Keskity siis manuaalin jatkuvaan parantamiseen ja pyri tekemään siitä lähes täydellisen. Rohkaise dokumentaatiosi käyttäjiä antamaan palautetta ja ehdotuksia sisällön muuttamiseksi pakottavammaksi.

   erinomainen käyttöohje antaa kuluttajille nopeita ja tarkkoja vastauksia samankaltaisiin tuotteisiin liittyviin kysymyksiinsä. Nämä olivat joitakin parhaita käytäntöjä siitä, mitä sisällyttää käyttöohjeisiin. Se auttaa sinua kirjallisesti kattava käsikirja, että käyttäjät löytävät erittäin hyödyllinen.

5 Microsoft Wordin kanssa

käytettävät käyttöoppaat jakautuvat käyttötarkoituksesta ja kohdeyleisöstä riippuen eri luokkiin, kuten:

• Vakiokäsikirjat
• käyttöohjekirjat
• Koulutuskäsikirjat
• Käytäntökäsikirjat
• Toimistokäsikirjat
• huoltokäsikirjat ja muut erityisoppaat.

tässä jaamme sinulle viisi manuaalista mallia linkeineen, joita voit käyttää.

1. Professional Manual Template

   Creator: Microsoft

   Format: Word 2003 tai uudempi

   License: Free Template

2. User Manual Template

   Creator: Manual Templates

   Format: Doc

   License: Free Template

3. Training Manual Template

   Creator: Manual Templates

   Format: Doc

   License: Free Template

4. Software Manual Template

   Creator: Manual Templates

   Format: Doc

   License: Free Template

5. Tuotteen käsikirjan malli

   luoja: Manual Templates

   Format: Doc

   License: Free Template

kuinka Käyttäjädokumentaatio tukee tiimiäsi

käyttäjä ottaa yhteyttä tukitiimiisi, jos tuotteessasi on ongelmia tai jos sen käytössä on vaikeuksia.

poikkeuksellinen käyttäjädokumentaatio auttaa tiimiäsi kahdella tavalla.

1. antaa heille helpon Viiteohjeen

   käyttäjän dokumentointi ei ole vain asiakkaille. Asiakaspalvelijasi voivat käyttää dokumentaatiota tarjotakseen parempaa tukea asiakkaille, kun he tarvitsevat apua. Sisällyttämällä tarvittavat elementit, kuten valmisteyhteenveto, Hakemisto tai sisällysluettelo, service reps löytää tiedot, joita he tarvitsevat vastata asiakkaille nopeasti.

2. vähentää puheluita

   ihmiset ottavat yhteyttä tukireseptiin, kun he eivät pysty ratkaisemaan asiaa yksin. Jos asiakkaat voivat ratkaista ongelmat itse, he eivät pyydä ohjausta. Tutkimuksen mukaan yli 70 prosenttia asiakkaista käyttää mieluummin yrityksen verkkosivuja apuna kuin puhelinta tai sähköpostia.

   kattavien, helppotajuisten, selkeiden ja ytimekkäiden käyttäjien dokumentointi vähentää huomattavasti puhelujen, sähköpostien, chattien jne.kokonaismäärää. Se vähentää asiakaspalvelun taakkaa.

3. parantaa tuottavuutta

   luotettava vertailukohta voi poistaa valtavan määrän stressiä asiakastukitiimeistäsi. Epäilykset ja kysymykset, jotka saattavat kuluttaa 15 minuuttia ratkaista voidaan vastata asianmukaisesti ohjaamalla asiakkaita oikeaan suuntaan käyttäjän käsikirjat.

tästä blogista voi arvioida, miten käyttäjäoppaan voi luoda Wordissa tavalla, josta on eniten hyötyä käyttäjille. Se on osoitus poikkeuksellisesta dokumentoinnista!

keskity antamaan heille käsikirja, joka ilahduttaa heitä edelleen. Sen pitäisi tarjota sellainen asiakaskokemus, jonka haluaisit, jos olisit heidän tilallaan.

joten, jos olet päättänyt tuottaa online-käyttöohjeen asiakkaillesi saadaksesi vastauksia heidän kysymyksiinsä tai ohjeita tuotteista ja palveluista, niin CloudTutorial on paras vaihtoehto valita.