kokouspöytäkirjojen ottaminen hallituksen kokouksessa tuntuu melko yksinkertaiselta, suoraviivaiselta vastuultä, mutta totuus on, että tähän tehtävään liittyy monia asioita, jotka vaativat ajattelua ja huomiota. Kokouspöytäkirjan järjestäminen, yksityiskohtaisuus ja laaja-alaisuus edellyttävät tiettyä kokoushallintaa.

hallituksen kokouspöytäkirjan ottaminen on erittäin tärkeä vastuu, joka sopii henkilölle, joka on valmis suunnittelemaan etukäteen, kuuntelemaan ahkerasti ja laatimaan tarkan yhteenvedon pidetystä kokouksesta.

Skip to our board meeting template here.

hälventääkseen kokouspöytäkirjoihin liittyviä epäselvyyksiä Fellow on laatinut vaiheittaisen oppaan siitä, miten kokouspöytäkirjat kirjoitetaan. Aluksi puhutaan siitä, mitä kokouspöytäkirjat oikeasti ovat:

• mitkä ovat kokouspöytäkirjat?
• miksi hallituksen kokouspöytäkirjat ovat niin tärkeitä
• hallituksen kokouspöytäkirjojen malli
• 5 askelta hallituksen kokouspöytäkirjojen kirjoittamiseen
• Pikavinkit hallituksen kokouspöytäkirjojen kirjoittamiseen ja keskeisten päätösten seuraamiseen

mitkä ovat kokouspöytäkirjat?

kokouspöytäkirja on kirjallinen pöytäkirja kokouksen aikana käydystä vuoropuhelusta ja tehdyistä päätöksistä. Pohjimmiltaan se on kirjallinen transkriptio kaikesta, josta on keskusteltu kokouksen aikana, jota voidaan sitten käyttää joko ilmoittamaan tiimin jäsenille, jotka eivät voineet osallistua tapahtuneeseen, tai pitämään kirjaa päätöksistä ja toimista, joita voidaan tarkistaa.

edellisen kokouksen pöytäkirjaa voidaan sitten käyttää tulevien päätösten tekemiseen. Kokouspöytäkirja toimii siis historiallisena tallenteena hallituksen päätöksistä.

miksi hallituksen kokouspöytäkirjat ovat niin tärkeitä

hallituksen kokouspöytäkirjat ovat tärkeitä muutamasta eri syystä. Ennen kaikkea kokouspöytäkirjat kertovat hallituksen lyhyt-ja pitkäjänteisestä suunnittelusta. Koska jokaisessa kokouksessa on päämäärä tai päämäärä, hallitus voi käyttää kokouspöytäkirjaa myöhempää käyttöä varten, jotta voidaan ymmärtää, miten asiassa on edetty.

lisäksi kokouspöytäkirjat ovat tärkeitä, koska ne antavat järjestölle oikeusturvan. Usein due diligence kirjataan yritysten kokouspöytäkirjoihin sekä oikeudellisiin keskusteluihin, jotka voidaan sitten toimittaa ja dokumentoida organisaation eettisten ja oikeudenmukaisten käytäntöjen vahvistamiseksi.

lopuksi hallituksen kokouspöytäkirjat todistavat, miksi ja miten hallitus on tehnyt tiettyjä päätöksiä. Tätä asiakirjaa voidaan sitten käyttää vastaamaan kaikkiin kysymyksiin, jotka liittyvät tehtyihin päätöksiin.

hallituksen kokouspöytäkirjan malli

tämä on esimerkki David Sacksin – Craft Venturesin yrittäjän, sijoittajan ja pääyhteistyökumppanin-luomasta SaaS: n hallituksen kokouspohjasta.

5 vaiheet tehokkaan hallituksen kokouspöytäkirjan kirjoittamiseksi

1 suunnitelma etukäteen

kuten kaikessa yritysmaailmassa, tehokkaat kokouspöytäkirjat vaativat jonkin verran etukäteissuunnittelua. Ennen kuin aloitat kokouksen asialistan tarkastelun, on hyvä käydä keskustelu siitä, millä formaatilla kokouspöytäkirja otetaan. Jos tämä on epäselvää, voit viitata kokouspöytäkirjan esimerkkiin, jota käytetään mallina.

kokouspöytäkirjan odotusten selventäminen presidentin tai muun tutun vastapuolen kanssa saa sinut tuntemaan olosi paljon varmemmaksi kokouspöytäkirjan kirjoittamisesta. Varmistaa, että olet koonnut hyvin harkittu kokouksen esityslista tulee perustaa sinut litteroida kokouksen järjestäytyneesti.

2 Käytä esityslistaa hahmotelmana

pohtiessasi, mitä kokouspöytäkirjaan tulisi sisällyttää, aloita perusteista. Ilmoittakaa ensin kokouksen päivämäärä ja kellonaika. Seuraavaksi dokumentoidaan kaikkien kokoukseen osallistuneiden nimet ja kaikki henkilöt, jotka eivät voineet osallistua. On todennäköistä, että kokouksen alussa aiemman kokouspöytäkirjan hyväksymiselle tai muuttamiselle on varattu jonkin verran aikaa.

varmista, että dokumentoit aikaisempia kokouksia koskevat päätökset ennen kuin alat tarkastella kokouksen esityslistaa. Kun tämä osa kokouksesta on suoritettu, voit käyttää kokouksen esityslistaa hahmotelmana, ja jokainen esityslistan kohta on osa-aihe, johon voit lisätä erityisiä muistiinpanoja.

varmista lopuksi, että kielesi on selkeää, yksiselitteistä ja täydellistä. On tärkeää kirjoittaa kokouspöytäkirja objektiivisesti, välttäen adjektiiveja ja adverbeja siellä, missä voi.

3 Lisää Lisähuomautuksia ja selvennä esiin tulleita kohtia

avain onnistuneeseen kokouspöytäkirjaan on kirjoittaa kokouspöytäkirja kokouksen aikana tai heti kokouksen jälkeen, jos ei pysty puhtaaksi kokousta pidettäessä. Tutustu hahmotelmaasi saadaksesi koko kokouksen laajuuden ja lisää tarvittaessa lisämuistioita ja selvennä esiin tulleita asioita. Varmista, että olet mukana riittävän yksityiskohtaisesti laatimalla mahdollisimman paljon kunkin kokouksen esityslistan kohta, keskusteluja tai päätöksiä.

erityisesti hallituksen pöytäkirjojen osalta suosittelemme, että niihin sisällytetään lyhyt kuvaus jokaisesta toteutetusta toimenpiteestä sekä päätöksen perustelut myöhempää käyttöä varten. Jos ennen esityksen hyväksymistä keskusteltiin paljon, kirjoita ylös tärkeimmät argumentit puolesta ja vastaan ja lisää mahdollisimman paljon vuoropuhelua.

kun olet kirjoittanut kokouspöytäkirjan, muokkaa sitä lyhyyden ja selkeyden varmistamiseksi, jotta pöytäkirja on helppolukuinen, selkeä ja ytimekäs.

mukaan kannattaa liittää kaikki kokouksen aikana viitatut kokousasiakirjat sen sijaan, että yrittäisi tiivistää mitään lisädokumentteja.

4 Jaa kokouspöytäkirja

ennen kuin jaat kokouspöytäkirjan, mieti, onko olemassa hyväksymisprosessi, joka on suoritettava ennen sen jakamista hallitukselle. Puheenjohtajan on ehkä tarkistettava ja hyväksyttävä kokouspöytäkirja ennen kuin voitte jakaa sen. Jos hyväksymisprosessi on käynnissä, anna itsellesi lisäaikaa, kun ilmoitat odotetun jakelupäivän. Kokouspöytäkirjojen jakamiseen ja tallentamiseen voi olla myös joitakin standardoituja protokollia.

käyttämällä sovellusta kuten Fellow voit tallentaa kaikki kokouspöytäkirjat yhteen, järjestettyyn paikkaan, jossa voit sallia pääsyn tiettyihin tai kaikkiin henkilöihin. Mieti, jaatko kokouspöytäkirjan verkossa, toimitat fyysisen kopion tai tallennat pöytäkirjan kokouspöytäkirja-sovellukseen kuten Fellow.

5 Tallenna kokouspöytäkirja myöhempää käyttöä varten

varmista, että missä tahansa säilytät kokouspöytäkirjaasi, olet antanut pääsyn kaikille kokoukseen osallistuneille henkilöille ja kaikille muille henkilöille, jotka tarvitsevat tätä kokouspöytäkirjaa.

tarkista lopuksi hallituksen puheenjohtajalta tai hänen avustajaltaan, haluavatko he myös tulostaa ja tallentaa paperikopioita, jotka voit sitten toimittaa muille toimihenkilöille tai puheenjohtajille arkistointia varten.

6 vinkkejä hallituksen kokouspöytäkirjojen kirjoittamiseen ja keskeisten päätösten seuraamiseen

1. luo jäsennys: Tee muistiinpanoja kunkin kokouksen esityslistan kohdan alle kokouksen edetessä.
2. Check-off-osallistujat astuessaan huoneeseen: pyydä jokaista esittelemään itsensä kokouksen alussa, varsinkin jos et tunne heitä.
3. kirjaa päätökset tai kannetta koskevat huomautukset: Tallenna nämä päätökset tai kannetta koskevat asiat heti, kun ne sattuvat litteroimaan tarkasti.
4. pyydä tarvittaessa selvitystä: Älä pelkää pyytää selvitystä, jos jotain on epäselvää. Se välttää palaamasta siihen myöhemmin, kun asiat eivät ole yhtä tuoreita muistoissamme.
5. älä yritä vangita sitä kaikkea: kaiken vangitseminen olisi mahdotonta. Kuuntele sen sijaan tarkkaavaisesti suuria päätöksiä, toiminta kohteita, ongelmia tai ratkaisuja.
6. tallenna se: harkitse luvan kanssa kokouksen tallentamista puhelimeesi tai tallennuslaitteeseen, jos olet huolissasi tärkeän sisällön puuttumisesta kokouspöytäkirjastasi.

hallituksen kokouspöytäkirjojen Puhtaaksikirjoittaminen voi olla vaativa ja hieman haastava tehtävä. Sen ymmärtäminen, miksi kokouspöytäkirjat ovat tärkeitä, edistää kokousten tehokasta hallintaa yleisesti ja tekee sinusta tehokkaamman ja varmemman lähettäjän.

muista, että kokouspöytäkirjan käyttäminen on erittäin hyödyllistä ja pitää sinut järjestäytyneempänä ja valmistautuneempana, koska käytät johdonmukaista rakennetta ja saat muistutuksia varmistaaksesi, että kaikki kokouksen yksityiskohdat otetaan talteen. Suunnittele aina etukäteen, kirjaa kokouspöytäkirjat mahdollisimman yksityiskohtaisesti ja käytä reilusti aikaa dokumentoitujen muistiinpanojesi tarkistamiseen. Muokkaa kokouspöytäkirjojasi, kunnes olet tyytyväinen niiden laatuun ja olet varma niiden jakamisesta hallituksen kanssa. Älä myöskään unohda säilyttää kokouspöytäkirjaasi turvallisessa paikassa (kuten Fellow.app) jälkeenpäin!

palaa tähän askel-askeleelta opas siitä, miten ottaa kokouspöytäkirjat hallituksen kokouksessa, kun tuntuu, että tarvitset suoraviivaista ohjausta.