Johdanto

useimmat organisaatiot käyttävät menettelyjä osana hallintojärjestelmiään. Oikein laaditut menettelyt voivat olla tärkeä valvontamuoto, mutta huonosti suunnitellut menettelyt voivat altistaa organisaation liiketoimintaan ja työntekijöihin kohdistuville suuremmille riskeille kuin on tarpeen.

usein menettelyt kirjoittaa joku, joka tuntee työn hyvin ja on itse määritellyt, mikä on paras tapa tehdä työ. Tämä voi aiheuttaa riskejä, että:

• niillä, joiden edellytetään noudattavan menettelyä myöhemmin, ei välttämättä ole samaa taitopohjaa tai kokemusta kuin menettelyn laatijalla
• menettely voi olla monitulkintainen tai väärintulkintainen
• menettely voi kodifioida ja välittää epämieluisia käytäntöjä muille.

tässä muistiossa hahmotellaan yleisesti hyväksyttyä kolmivaiheista prosessia vähäriskisten menettelyjen luomiseksi.

• ensimmäinen vaihe, tarpeen toteaminen, on prosessi, jossa organisaatio päättää, tarvitaanko jokin menettely ja mikä sen tarkoitus voisi olla.
• toinen vaihe, tehtäväanalyysi, on hyödyllinen kaikissa toimenpiteissä. Se voi tuottaa vuokaavioita sekä kirjallisia, askel-askeleelta ohjeita. Tämä vaihe on tämän teknisen huomautuksen painopiste.
• kolmas vaihe, jossa menettelyluonnoksesta tehdään tarkka riskianalyysi, on perusteltu liiketoiminnan ja turvallisuuden kannalta kriittisten menettelyjen kannalta. Tätä varten suositellaan HAZOP-menettelyä, josta laaditaan erillinen tekninen huomautus.

tässä muistiossa käytetään seuraavia määritelmiä:

• tehtävä-menettelyä noudattamalla saavutettava liiketoiminnallinen tarkoitus;
• menettely-tehtävän suorittamiseen tarvittava ohjeiden kirjallinen järjestys, joka yleensä esitetään sarjana vaiheita;
• Vaihe-yksi osa tai osa menettelyä tai tehtävää.

tarve

organisaatiot suorittavat tehtäviä tavoitteidensa saavuttamiseksi. Tehtäviin osallistuu yleensä ihmisiä ja laitteita. Toimintojen vaikuttavuus ja tehokkuus sekä niiden vuorovaikutustapa määrittävät organisaation tehokkuutta ja tehokkuutta, ja ne voivat olla kriittisiä määritettäessä, saavutetaanko organisaation tavoitteet ja missä määrin.

tehtävät, joita ihmiset suorittavat organisaatioympäristössä, määritellään yleensä tehtäväkokonaisuuksina, joilla kullakin on omat tavoitteensa. Itse tehtävät on yleensä määritelty menettelyjen muodossa.

Arvonhallinta on yleisimmin käytetty lähestymistapa, jolla varmistetaan, että organisaation suorittamat toiminnot ovat tarkoituksenmukaisia kokonaistavoitteiden saavuttamisen kannalta. Jos organisaatio ei tällä hetkellä hoida arvonhallintatoiminnasta syntyviä tehtäviä tai ne toteutetaan eri tavalla, on luotava uusia menettelyjä tai suunniteltava vanhoja uudelleen, jotta tarvittavat toiminnalliset tuotokset voidaan toimittaa.

kunkin tehtävän kohdalla arvonhallinnan olisi tuotettava selkeä selvitys tehtävän tarkoituksesta, ilmaistuna sen vaikutuksena suoritettavaan tehtävään ja saavutettaviin tavoitteisiin. Siinä voidaan myös määritellä käytettävissä olevat syötteet, Keskeiset vuorovaikutukset ja tarvittavat tuotokset, jotka on annettava.

Arvonhallinnasta on erillinen tekninen huomautus.

hierarkkinen tehtäväanalyysi

tehtävän tarkoituksen toteamisen jälkeen tehtäväanalyysi määrittää menettelyn vaiheiden jonona, jossa on riittävästi tietoa ja yksityiskohtia. Yksi hyödyllinen muoto, hierarkkinen tehtäväanalyysi (HTA), sisältää aloittamisen korkeimman tason tehtävästä ja sen hajottamisen toisen tason portaiksi ja sitten edelleen hajottamisen alemman tason portaiksi, missä määrin yksityiskohdat ovat sopivia ja tarpeellisia.

hajoamisen taso riippuu siitä, kuka suorittaa vaiheen, sen tärkeydestä ja työympäristöstä, jossa se tehdään. Osaavimmille työntekijöille, hyvissä työoloissa ja pienellä aikapaineella työn loppuun saattamiseen, voi riittää selvitys ylimmästä tehtävästä. Toisten kohdalla voi olla tarpeen mennä paljon yksityiskohtaisemmille tasoille.

hajoamistason, kunkin vaiheen kuvauksen yksityiskohtaisuuden ja tiedon esitystavan tulisi myös heijastaa suorituskykyä muokkaavia tekijöitä, kuten:

• taito -, tietämys -, kokemus-ja perehtyneisyystaso, joka tarvitaan vaiheen suorittamiseen menestyksellisesti verrattuna käytettävissä olevaan tasoon
• käytettävissä oleva koulutus-ja valvontataso
• työolot ja se, miten ne edistävät virheetöntä käyttäytymistä
• stressi ja kiireellisyys, joka liittyy oikea-aikaiseen päätöksentekoon menettelyn aikana
• muut toimet, joiden on järjestetään samaan aikaan, joka saattaa kilpailla työntekijän huomiosta.

esimerkkejä hierarkkisista tehtäväanalyyseistä on esitetty kuvioissa 1, 2 ja 3. Joku kokenut voi vastata pyyntöön: ”Tee minulle kaksi paahtoleipäviipaletta kumkvattimarmeladilla” ilman tarkennusta, mutta toiset voivat vaatia yksityiskohtaisempia tietoja, tasoa riippuen siitä, miten hyvin he tuntevat paahtavan leivän, keittiön ulkoasua ja niin edelleen.

Kuva 1: esimerkkitehtävien analyysi, korkea taso

kuva 2: esimerkki tehtäväanalyysistä, tarkemmin

kuva 3: Esimerkki tehtäväanalyysi, hieno yksityiskohta

paahtoleivän tekeminen on triviaali, mekanistinen tehtävä, joka ei vaadi suuria päätöksiä, mutta useimmat ihmiset voivat ymmärtää sen ja se osoittaa analyysin muodon. Käytännössä tällaista hierarkkista analyysia voidaan soveltaa paljon monimutkaisempiin ja kriittisempiin tehtäviin, jotka saattavat vaatia harkintaa ja päätöksentekoa. Tällaisiin tehtäviin voi kuulua vuorovaikutusta useilla liiketoiminnan osa-alueilla, viestintää asiakkaiden ja toimittajien kanssa, neuvotteluja kaupallisten vastapuolten kanssa, hallinto-tai viranomaisvaatimusten noudattamista tai arkaluonteisten henkilöstöasioiden hallintaa.

menettelyt voidaan kirjoittaa niin yksityiskohtaisesti, että ne sopivat odotettavissa oleviin suorituskykyä muokkaaviin tekijöihin. Oletetut ja vaaditut suorituskyvyn muokkauskertoimet olisi eriteltävä osana menettelyn kuvausta.

operatiivinen erittelymatriisi

hierarkkisen tehtäväanalyysin täydentämiseksi ja sen muuttamiseksi menettelyksi, jota voidaan käyttää liiketoiminnassa. Yleinen muoto on operatiivinen erittelymatriisi.

operatiivinen erittelymatriisi sisältää yleensä jokaisesta vaiheesta kuvauksen:

• toteutettavat toimet
• varustevaatimukset
• vaiheen alussa vallinneet olosuhteet
• mitä on saavutettava, ennen kuin vaihe on saatu onnistuneesti päätökseen
• vaiheen lopussa vallinneet olosuhteet
• toteutukseen tarvittavat viestintäkanavat vaihe (eli yksilöiden ja ryhmien välillä)
• oikeiden päätösten tekemiseen tarvittavat tiedot, mukaan lukien testien suoritustapa ja päätösten kriteerit.

taulukossa 1 on pohjaluonnos operatiivisen jaottelun matriisia varten.

Taulukko 1: Operational breakdown matrix

Prosedural HAZOP

menettelyt, jotka ovat tärkeitä, tulisi stressitestata osana suunnitteluprosessia. Menettelyllinen HAZOP on lähestymistapa, jota suosittelemme. Tämä prosessi voi olla aikaa vievä, joten sitä tulisi harkita vain turvallisuuskriittisissä tai liiketoimintakriittisissä menettelyissä; monissa tapauksissa sitä voidaan käyttää vain tällaisten menettelyjen kriittisimmissä vaiheissa.

menettelyä koskeva HAZOP kuvataan yksityiskohtaisesti erillisessä teknisessä huomautuksessa.