meillä kaikilla on 24 tuntia vuorokaudessa. Mutta miksi näyttää siltä, että jotkut ihmiset pystyvät saamaan kaiken irti päivän jokaisesta minuutista? Usko tai älä, heillä ei ole voimaa hidastaa aikaa. He osaavat kuitenkin hallita ajankäyttöään oikein.

Haluatko tietää, miten sinusta voi tulla myös ajanhallinnan mestari? Aloita käyttämällä näitä 20 supertehokasta ajanhallintavinkkiä.

luo ajantarkastus.

ajanhallinnassa ensimmäinen askel on selvittää, mihin aika oikeasti menee. Saatat uskoa, että lähetät vain 30 minuuttia sähköposteja, mutta todellisuudessa se tehtävä syö-up tunnin päivästäsi.

helpoin tapa seurata aikaasi on ladata sovellus, kuten RescueTime, Toggl tai my app Calendar, jonka avulla voit seurata kaikkea tekemääsi viikon ajan. Voit sitten käyttää raportin selvittää, mikä varastaa aikaa. Näiden tietojen avulla voit tehdä tarvittavat muutokset.

Aseta kullekin tehtävälle aikaraja.

olen huomannut, että aikarajan asettaminen jokaiselle tehtävälle estää minua keskittymästä tai vitkastelemasta. Jos esimerkiksi haluan kirjoittaa blogiini artikkelin, annan itselleni kaksi tuntia aikaa. Jos aloitin kahdeksalta, yritän kirjoittaa sen kymmeneen mennessä.

tavallaan siitä tulee riistaa.

koska laitan puskureita tehtävien ja aktiviteettien väliin, niin jos en hoida tehtävää ajoissa, voin silti työstää sitä syömättä johonkin muuhun varattua aikaa.

käytä tehtävälistaa, mutta älä hylkää tehtäviä.

”kaikki tavoitteet ja projektit koostuvat pienemmistä osista, jotka on toteutettava tavoitteen saavuttamiseksi tai projektin loppuun saattamiseksi. Luo tehtävälistoja jokaiselle tavoitteelle ja hankkeelle ja Luettele kaikki mitattavissa olevat vaiheet, jotka on toteutettava”, ehdottaa William Lipovsky.

”sen lisäksi, että pitää sinut keskittyneenä, tämä myös motivoi sinua, kun pystyt näkemään, mitä olet jo saavuttanut ja mitä jää jäljelle.”

samaan aikaan tulee keskeytyksiä, jotka saattavat estää sinua suorittamasta tehtävää. William suosittelee, että ” palaat aina näihin tehtäviin ja suoritat ne, kun voit. Tämä saattaa vaatia sinua asettamaan rajan sille, kuinka monta tehtävää kulloinkin työskentelet.”

Plan ahead.

yksi pahimmista asioista, mitä voi tehdä, on herääminen ilman päivän suunnitelmaa. Sen sijaan, että keskittyisit siihen, mitä pitää tehdä, harhailet päämäärättömästi ja hoidat vähäpätöisempiä asioita.

siksi kannattaa aina suunnitella etukäteen käyttämällä jotakin näistä vaihtoehdoista;

• edellisenä iltana. Ennen kuin lähdet päivän töistä, käytä viimeiset 15 minuuttia toimistosi järjestämiseen ja listan laatimiseen huomiselle tärkeimmistä tavaroistasi.
• heti aamulla. Aikana aamulla rutiini Kirjoita 3 tai 4 kiireellisimpiä ja tärkeitä asioita, jotka on käsiteltävä tänään ja työskennellä niitä, kun olet tuottavin.

vietä aamut Miteillä.

Mark Twain sanoi kerran: ”jos työsi on syödä sammakko, se on parasta tehdä heti aamulla. Ja jos sinun tehtäväsi on syödä kaksi sammakkoa, on parasta syödä ensin suurin.”

Gross? Toki. Mutta, kohta, että Twain teki, että sinun pitäisi hoitaa isoimmat ja Haastavimmat tehtävät aamulla, eli tärkein tehtävät (MITs) päivä.

tähän niin tehokkaaseen ajanhallintatemppuun on parikin syytä. Ensinnäkin, sinulla on yleensä eniten energiaa AM. Joten on parempi tarttua näihin tehtäviin, kun et ole uupunut. Voit myös käyttää sitä suorituksen tunnetta, jotta selviät loppupäivästä.

Opi delegoimaan/ulkoistamaan.

delegointi ja ulkoistaminen voi käydä hankalaksi. Joillekin on vaikeaa antaa jonkun muun tehdä työtä, jota he ennen tekivät. Toisilla ei ole aikaa kouluttaa toista suorittamaan tiettyjä tehtäviä.

asia on niin, että delegointi tai ulkoistaminen ovat reaaliaikaisia säästäjiä, koska se vähentää työtaakkaasi-eli sinulla on enemmän aikaa käyttää tärkeämpiin tehtäviin tai tehdä vähemmän töitä. Joko luovuta vastuut tiimin jäsenille, jotka ovat päteviä, tai palkkaa kokenut freelancer. Ja jos päätät tehdä in-house koulutus, alkuinvestointi kannattaa-se lopulta.

Poista puolityö.

”jatkuvien häiriötekijöiden aikakautenamme on typerän helppoa jakaa huomiomme siihen, mitä meidän pitäisi tehdä ja mihin yhteiskunta meitä pommittaa”, kirjoittaa James Clear.

”yleensä tasapainotamme viestien, sähköpostien ja tehtävälistojen tarpeita samaan aikaan, kun yritämme saada jotain aikaan. On harvinaista, että olemme täysin sitoutuneita käsillä olevaan tehtävään.”

Clear on kutsunut tätä ”puolityöksi” ja tässä pari esimerkkiä;

• kirjoitat raporttia, mutta pysähdy sattumanvaraisesti tarkistamaan puhelimesi ilman syytä.
• kokeilet uutta treenirutiinia, mutta vaihdat uuteen ohjelmaan pari päivää myöhemmin, koska luet siitä netistä.
• puhelimessa puhuessa mieli harhailee sähköpostilaatikkoon.

”riippumatta siitä, missä ja miten lankeat puolityön ansaan, tulos on aina sama: et ole koskaan täysin sitoutunut käsillä olevaan tehtävään, harvoin sitoudut tehtävään pitkiksi ajoiksi, ja kestää kaksi kertaa kauemmin saavuttaa puolet vähemmän”, Clear lisää.

Clear on todennut, että paras tapa voittaa puolityö on estää ”merkittävä aika keskittyä yhteen projektiin ja eliminoida kaikki muu.”Hän esimerkiksi valitsee yhden harjoituksen ja keskittyy siihen vain treenatessaan. Hän myös kaivertaa muutaman tunnin aikaa tärkeään projektiin, mutta jättää puhelimen toiseen huoneeseen.

”tämä häiriötekijöiden täydellinen eliminointi on ainoa tapa, jonka tiedän päästä syvälle, keskittyneeseen työhön ja välttää hajanaisia sessioita, joissa tehdään vain puolityötä.”

muuta aikataulua.

jos luet tätä artikkelia, se johtuu ilmeisesti siitä, että haluat löytää hyödyllistä ajanhallintaa-ja olen enemmän kuin iloinen voidessani auttaa sinua laittamaan. Mutta, jos olet kamppailee ajanhallinta, ratkaisu voi olla niinkin yksinkertainen kuin muuttamalla aikataulusi noin.

esimerkiksi sen sijaan, että nukuttaisiin aamukuuteen asti, herättäisiin tuntia aikaisemmin. Henkilökohtaisesti löydän 5:15am on tuottavin aika päivästä, koska se antaa minulle aikaa käyttää, suunnitella-Out minun päivä, käydä läpi minun sähköpostit, ja jopa työskennellä sivuprojekteja häiritsemättä.

harkitse myös sitä, että heräät aikaisemmin viikonloppuisin ja ehkä vähennät television katselumäärää.

jätä puskuriaika tehtävien ja kokousten välille.

hyppääminen heti tehtävästä tai palaverista toiseen voi tuntua hyvältä ajankäytöltä, mutta itse asiassa sillä on päinvastainen vaikutus. Tarvitsemme aikaa mielemme tyhjentämiseen ja latautumiseen käymällä kävelyllä, meditoimassa tai vain unelmoimassa. Ihmisaivothan pystyvät keskittymään vain noin 90 minuuttia kerrallaan.

ilman sitä taukoa on vaikeampi pysyä keskittyneenä ja motivoituneena. Aikataulutus puskuri-aika voi myös estää myöhässä seuraavaan kokoukseen. Mielestäni 25 minuuttia tehtävien ja kokousten välillä on ihanteellinen määrä puskuriaikaa.

Hanki järjestäytynyt ja yksintehtävä.

keskiverto amerikkalainen käyttää vuosittain 2,5 päivää väärin sijoitettujen tavaroiden etsimiseen. Tämän seurauksena käytämme yli $2.7 miljardia vuosittain näiden erien korvaamiseen. Sen sijaan, että tuhlaat sekä aikaasi että rahaasi, ryhdy järjestäytymään.

aloita siitä, että sinulla on koti kaikelle ja varmistat, että tavarat laitetaan takaisin sinne, minne ne kuuluvat. Päivän päätteeksi puhdista työpaikkasi ja luo asiakirjahallintajärjestelmä.

ja, aloita yksinpurjehdus. Useimmat ihmiset mainitsevat multitasking pääsyyllisenä misplacing kohteita.

noudata 80-20-sääntöä.

” Pareto-periaate, joka tunnetaan myös nimellä 80-20-sääntö, viittaa siihen, että 80% tuloksista tulee 20%: sta panostuksesta. Tätä käytetään yleisesti myynnissä, sillä 80 prosenttia myynnistä tulee tyypillisesti 20 prosentilta asiakkaista”, kirjoittaa Renzo Costarella aiemmassa Kalenteripostauksessa.

”kun on kyse siitä, miten sinun tulisi hallita aikaasi, tätä periaatetta voidaan myös soveltaa. 80% tuloksistasi tulee 20% teoistasi.”

Renzo ehdottaa, että aloitat katsomalla ”aikatauluasi tai tehtävälistaasi joka päivä. Yksinkertaisuuden vuoksi yritä saada alas viisi tehtävää sinun täytyy suorittaa. Käyttämällä periaatetta voit luultavasti poistaa suurimman osan kohteista listallasi. Se voi tuntua aluksi luonnottomalta, mutta ylitöitä tämä ehdollistaa sinut lisäämään ponnistelujasi tärkeimpiin tehtäviin.”

käytä nettikalenteria.

kalenterit ovat jo pitkään olleet keskeinen työväline ajanhallinnassa. Nettikalenterit ovat kuitenkin vieneet tämän seuraavalle tasolle. Tämä johtuu siitä, että voit käyttää sitä useista laitteista, helposti aikataulu kokouksia ja tapaamisia, perustaa muistutuksia, luoda aikalohkoja, ja aikataulu toistuvia tapahtumia.

itse käytän Google-Kalenteria. Minusta se on paras. Mutta myös Outlook ja Applen Kalenteri toimivat hyvin.

lakkaa olemasta täydellinen.

kun on perfektionisti, mikään ei koskaan kelpaa. Se tarkoittaa, että jatkat samaa tehtävää yhä uudelleen. Kuinka tuottelias luulet päiväsi olevan sen johdosta?

joten lakkaa olemasta täydellinen. Sitä ei ole olemassa. Tee parhaasi ja jatka eteenpäin.

sano vain ” ei.”

tiedän, ettet halua suututtaa ketään. Mutta kestät vain tietyn määrän. Jos sinulla on jo täysi lautanen, kieltäydy päivälliskutsusta tai auta kollegoitasi projektissa, kunnes sinulla on vapaa-aikaa.

still keystone habits.

Charles Duhigg, ”The Power of Habitin” kirjoittaja, keksi termin ”keystone habits.”Mutta mitä ne ovat? Yksinkertaisesti sanottuna, ne tottumukset, jotka voivat muuttaa elämäsi, kuten käyttäessään, seuranta mitä syöt, kehittää päivittäisiä rutiineja, ja meditating.

nämä tavat korvaavat huonot tavat ja käyttävät hyväksi muita hyviä tapoja. Tämän seurauksena voit olla terveempiä, keskittynyt, ja paremmin hallita aikaa.

älä tuhlaa aikaa odotteluun.

olen rehellinen. En kestä odottaa. En ole kärsimätön. Tämän ajan voisi käyttää paremmin muualla.

tämän ajan tuhlaamisen sijaan olen kuitenkin keksinyt keinoja ottaa siitä kaikki irti. Esimerkiksi odotushuoneessa istuessani luen inspiroivaa kirjaa, kuuntelen podcastia tai suunnittelen tulevaa blogikirjoitusta.

etätyö.

Tiesitkö, että keskimääräinen amerikkalainen työmatka on yli 26 minuuttia? Tilannetta pahentaa se, että päivittäinen työmatka pitenee. Kun päälle lisätään, kuinka paljon aikaa valmistautuminen vie, näet helposti, kuinka paljon aikaa menee hukkaan töihin lähtiessä ja sieltä palatessa.

vaikka etätyö ei ole mahdollista jokaisessa työssä, etätyö jopa kahdesti viikossa voi lopulta säästää useita tunteja viikossa.

Etsi inspiraatiota.

laahustaessani käytän inspiroivia lähteitä, kuten TED-puhetta tai elämäkertaa. Se on helppo tapa sytyttää se palo, jotta saan motivoitua ja takaisin raiteilleni.

erä samanlaisia tehtäviä yhdessä.

kun sinulla on aiheeseen liittyvää työtä, kootkaa ne yhteen. Älä esimerkiksi vastaa sähköposteihisi ja puheluihisi koko päivän aikana. Sovi tietty aika näiden tehtävien hoitamiseen.

syy? Erilaiset tehtävät vaativat erilaista ajattelua. Kiertämällä toisiinsa liittyviä tehtäviä yhteen aivosi eivät vaihda vaihdetta – mikä tarkoittaa, että leikkaat tuon ajan uudelleensuuntaamista.

tee vähemmän.

tämä on Leo Babautan taktiikka. Hän aloitti blogin Zen Habits ja se on ehdottomasti on luettava. Mitä Leo sanoo vähemmästä?

vähemmän tekeminen ei tarkoita ”vähemmän on enemmän.”Se tarkoittaa” vähemmän on parempi.”Tämä saavutetaan hidastamalla vauhtia, tiedostamalla, mitä pitää tehdä, ja keskittymällä vain niihin asioihin. Kun teet sen, tee jokainen teko tärkeäksi. Tämän seurauksena luot enemmän arvoa pelkän rehun sijaan.