1. blogi
2. henkilöstöhallinto
3. mitä työntekijätiedoissa pitäisi olla?

työntekijätiedosto eli henkilöstörekisteri on joukko asiakirjoja, jotka sisältävät kaikki olennaiset tiedot työntekijän ajasta yrityksessäsi työhakemuksesta irtisanoutumiskirjeeseen.

saatat olla hämmentynyt siitä, mitä työntekijätiedostossa pitäisi olla tai ihmettelet, kuinka kauan tietoja pitäisi säilyttää. Tässä oppaassa olemme luoneet työntekijöiden tiedostojen tarkistuslistan, jonka avulla voit kerätä kaikki oikeat asiakirjat ja vastata kaikkiin yleisiin kysymyksiin.

miksi tarvitset työntekijätiedostoja

kun kaikki tärkeät tiedot työntekijästä on tallennettu yhteen paikkaan, on helppo löytää kaikki olennaiset tiedot heidän roolistaan ja vastuistaan.

se tarkoittaa myös sitä, että voit esittää tarvittavat tiedot, jos työntekijä esittää vaatimuksen sinua vastaan. Siksi on tärkeää pitää työntekijän henkilöstötiedosto ajan tasalla ja tarkistaa säännöllisesti kaikki tiedostot, jotta kaikki asiaankuuluvat asiakirjat ovat siellä.

tämä auttaa suojaamaan sinua silloin, kun sinua vastaan on nostettu kanne, sillä työntekijätiedosto toimii kirjauksena siitä, millaista tukea ja kohtelua henkilö on saanut yrityksessään.

mitä pitää säilyttää työntekijätiedostoissa

työntekijätiedostojen sisältö vaihtelee henkilöittäin, mutta mielestämme on muutamia keskeisiä näkökohtia, jotka pitäisi sisällyttää.

työntekijän henkilöstökansioon sisällytettävät asiat ovat:

• työhakemus, CV ja saatekirje
• koulutus ja aiempi työsuhdeinfo
• Roolikuvaus
• työtarjouskirje ja työsopimus
• Hätäyhteystiedot
• koulutustiedot
• palkka-ja etuustiedot (mutta ei pankkitietoja)
• suorituksen arviointilomakkeet
• kurinpitoraportit
• työntekijän irtisanoutumiskirje
• poistumishaastatteluasiakirjat
• muut työhön liittyvät asiakirjat

mitä ei pitäisi olla työntekijöiden tiedostoissa?

mitään tietoja, joilla ei ole merkitystä työntekijän roolin kannalta, esimerkiksi heidän etnistä taustaansa tai vammaisuutta koskevia tietoja, ei pitäisi sisällyttää henkilöstökansioon.

ei pidä sisällyttää työntekijään liittyviä huomioita tai mielipiteitä asiakirjoihinsa: tiedot on rajoitettava pelkkiin tosiasioihin.

kenellä on oikeus nähdä henkilötiedot?

koska työntekijän tiedostot sisältävät yksityisiä tietoja, kuten kotiosoitteen tai tiedot mahdollisista kurinpitotoimista, sinun tulee varmistaa, että ne ovat suojattuja ja pääsyä rajoitetaan. Vain työntekijän itsensä, hänen suoran esimiehensä ja HR-henkilöstön pitäisi voida katsoa heidän tiedostojaan.

kuinka kauan työntekijöiden tietoja säilytetään

GDPR (yleinen tietosuoja-asetus) tuli voimaan toukokuussa 2018 ja asetti tiukat säännöt työnantajien velvollisuudesta suojata työntekijöidensä tietoja.

Älä oleta, että voit päästä eroon kaikista työntekijän tiedoista, kun hän jättää yrityksesi. Sinua saatetaan lain mukaan vaatia pitämään hallussasi joitakin tietoja, esimerkiksi palkkatiedot, ja on paras käytäntö säilyttää muita tietoja, jos entinen työntekijä tekee vaatimuksen sinua vastaan. Jos olet poistanut tiedot arvioista, kurinpitotoimista tai etuuksista, et voi esittää todisteita siitä, että olet noudattanut työlainsäädäntöä.

epäonnistuneiden työnhakijoiden kannattaa säilyttää tietonsa vähintään 6 kuukautta hakemisen jälkeen. Entisten työntekijöiden osalta yleiset säännöt ovat:

• työaika (tiedot siitä, milloin työntekijä työskenteli sinulle) – 2 vuotta
• palkanlaskenta ja tiedot äitiys – ja isyyslomasta – 3 vuotta
• P45 / P60, henkilöstötiedot ja koulutuskertomukset-6 vuotta

GDPR: n mukaan työntekijöillä on oikeus saada tieto:

• mitä tietoja sinulla on heistä ja miten käytät niitä
• tietojen luottamuksellisuus
• miten nämä tiedot voivat auttaa heidän koulutuksessaan ja kehittymisessään työssä

jos työntekijä pyytää kopion heitä koskevista tiedoista, sinulla on 30 päivää aikaa toimittaa ne.

missä säilyttää työntekijöiden tiedostoja

päivät, jolloin työntekijöiden asiakirjoja säilytetään lukitussa, paloturvallisessa kaapissa, ovat nopeasti jäämässä historiaan monille yrityksille. Ylivoimaisesti turvallisin ja luotettavin tapa pitää työntekijöiden henkilöstötiedostot yhdessä paikassa on tallentaa ne HR-ohjelmistoon.

HR-ohjelmiston avulla pystyt pitämään tärkeät dokumentit turvassa ja rajoittamaan niihin pääsyä. Työntekijät voivat muokata henkilökohtaisia tietoja, kun ne on päivitettävä, vapauttaa admin aikaa itsellesi.

koska ohjelmisto on sijoitettu pilveen, se on käytettävissä mistä tahansa. Tästä on hyötyä, koska yhä useammat työntekijät alkavat tehdä etätyötä tai heillä on joustavat työskentelytavat, joiden ansiosta he voivat työskennellä kotoa käsin joinakin päivinä viikossa.

työntekijät voivat saada vastauksia tehtäväänsä tai vastuutaan koskeviin kysymyksiinsä katsomalla työsopimuksensa ja toimenkuvansa ohjelmistosta. Tämä vähentää aikaa käytät jopa vastaamalla yleisiin kysymyksiin työntekijöiltä, jolloin voit vapaasti keskittyä yrityksesi.

HR-ohjelmistomme avulla voit säilyttää kaikki työntekijöiden tiedostot omassa suojatussa Online-tietokannassasi, mikä antaa sinulle mielenrauhan.

ota yhteyttä [email protected] tai soita meille numeroon 0333 014 3888 saadaksesi lisätietoja helppokäyttöisestä HR-ohjelmistostamme.

tai aloita ilmainen kokeilusi tänään.

• mikä on induktio?
• 5 HR pienyrittäjän perusteet
• mikä on työntekijän käsikirja?

tämän blogin sisältö on vain yleistä tietoa. Älä luota siihen niin laillista tai muita ammatillisia neuvoja, koska se ei ole mitä aiomme. Löydät lisätietoja tästä sivuston käyttöehdoistamme. Jos tarvitset ammattilaisen neuvoja, ota yhteyttä.

kannattaa myös lukea nämä artikkelit