alusta alkaen Outlook, Microsoft on aina mukana arkisto ja AutoArchive ominaisuuksia, ja Outlook 2010 ei ole poikkeus. AutoArchive-ominaisuus siirtää tai poistaa automaattisesti vanhemmat sähköpostit ensisijaisesta postilaatikosta arkiston datatiedostoon, joka on tallennettu paikalliselle kiintolevylle. Nämä tiedostot ovat nimeltään .PST. Aiemmin, kun näkymät .PST tiedostot oli 2 keikka raja, arkisto ominaisuus oli paljon tärkeämpää, koska se arkistoi vanhemmat sähköpostit pois ensisijainen .PST tiedosto ja osaksi arkisto.PST. Siitä huolimatta .PST tiedostoja Outlook 2010 on 20 keikka raja, se on silti hyvä idea antaa sen hallita vanhempi Sähköposti pitää.PST-tiedostot pieniä ja järjestelmän suorituskykyä ylös.

mitä AutoArchive-ominaisuus tekee?

AutoArchive pienentää postilaatikon kokoa poistamalla tai siirtämällä vanhoja kohteita arkiston datatiedostoon tai .PST. Prosessi toimii melko sama, onko käytät Microsoft Exchange töissä tai IMAP tai POP kotona tai pienyritysten setup. Se on pohjimmiltaan aivan kuin ottaa muutaman Pinot paperia pois työpöydältä ja asettamalla ne järjestäytyneen nopean pääsyn tiedostokaapissa tai .PST tiedosto, kuten edellä mainittiin. Tämä prosessi eroaa viennistä kahdella tavalla. Vientiä avulla voit siirtää sähköpostit useisiin eri ulkoisissa muodoissa, kun taas arkistointi vain voit siirtää vanhemmat sähköpostit .pst-tiedoston tai poistaa sähköpostin kokonaan. Arkistointi mahdollistaa myös helpomman pääsyn vanhoihin sähköposteihin, koska Outlookin navigointiruudussa on välilehti. Tietenkin, voit myös perustaa AutoArchive poistaa vanhan postin samoin.

Miten Ottaa Oletusautoarchive Käyttöön Kaikissa Outlook 2010-Kansioissa

1. Microsoft Outlook ja napsauta Tiedosto-valikko ja valitse Asetukset.

2. Napsauta Asetukset-valikosta Lisäasetukset-välilehteä ja napsauta sitten AutoArchive Settings-painiketta.

3. Napsauta valintaruutua Run AutoArchive joka päivä. Täältä, voit edelleen muokata AutoArchive asetukset Outlook 2010; kuitenkin, oletuksena, kun käytössä, AutoArchive siirtää (ei poista) kaikki yli kuusi kuukautta vanhat sähköpostit arkistoon.PST. Ehdotan, että pidät kehotuksen ennen AutoArchive-suorituksia tarkistettuna, jotta saat hälytyksen aina, kun arkisto tapahtuu. Yllättyisit, miten usein minulta kysytään puuttuvista viesteistä. Yleensä se on Autoarkkitehtuuri. Kun sinulla on asetukset, joista pidät, Valitse Käytä näitä asetuksia kaikkiin kansioihin nyt.

jos olet noudattanut edellä mainitut vaiheet, AutoArchive mahdollistaa kaikki Outlook-viestit. Jos on kansio, jonka halusit jättää Autoarchiven ulkopuolelle, tai jos haluat sen koskevan vain muutamaa kansiota, voimme tehdä senkin. Outlook 2010 voit muokata AutoArchive asetukset kunkin kansion; näin.

Vaihda Automaattiarchive-Asetukset Yksittäisille Outlook 2010-Kansioille

4. Outlookissa katso vasemman puolen navigointiruudusta. Napsauta sieltä hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa kansiota ja valitse Ominaisuudet asettaaksesi sen AutoArchive-käytännön.

5. Napsauta näkyviin ilmestyvässä Inbox Properties-ikkunassa AutoArchive-välilehteä. Täällä voit muokata AutoArchive asetukset tämän kansion tai jopa poistaa AutoArchive sen kokonaan.

Okei, nyt osataan AutoArchive yksittäisiä kansioita. Mutta entä jos et halua käyttää Autoarchivea lainkaan? Jos et ole automaattisen ominaisuuden fani, voit silti käyttää arkistointia manuaalisen prosessin avulla.

kuinka esineitä arkistoidaan manuaalisesti

6. Napsauta Outlookissa Tiedosto > Info-valikko-välilehteä ja valitse Cleanup Tools > Archive.

7. Valitse näkyviin tulevassa Arkistoikkunassa, mitkä kansiot haluat arkistoida. Tämä prosessi on lähes sama kuin AutoArchive, paitsi se on kertaluonteinen juttu. Jotain erilaista on se, että voit jopa ohittaa ”älä AutoArchive” – ominaisuuden, jos olet käyttänyt sitä joihinkin kansioihin, mutta se on vapaaehtoista.

missä Outlook arkistoidut kohteet sijaitsevat?

8. Outlookissa, voit käyttää arkistoituja kohteita Arkistokansiosta vasemmalla puolella sähköpostin navigointiruudussa.

9. Voit myös käyttää arkistoja Outlook .pst-tiedoston, jossa ne tallentaa. Pääset sinne klikkaamalla tiedostoa > Avaa valikko-välilehti ja valitse Avaa Outlookin datatiedosto.

10. Oletuksena, Outlook arkisto .pst tiedoston sijainti on:

%UserProfile%DocumentsOutlook Files

jos et ole ennen käyttänyt arkistointia Outlookissa, kokeile sitä. Se varmasti auttaa pitämään asiat puhtaina ja siirtää vanhoja, käyttämättömiä sähköpostiviestejä pois ensisijaisesta postilaatikosta/.PST. Se on myös mukava tapa pitää.PST tiedoston koko hallinnassa. Ja se auttaa järjestelmän suorituskykyä!