”Projektinhallinta” voi olla termi, joka vaatii vain kaksi sanaa, mutta projektinhallinnan osaamisen kasautuminen on valtava! Mikä on PRINCE2? Pitäisikö sinun välittää? Yleiskatsaus PRINCE2: sta antaa sinulle etsimäsi vastauksen sekä ideoita, joita voit mukauttaa omiin projekteihisi.

mikä se on? PRINCE2 on erityinen projektinhallintamenetelmä, ja ne, jotka ovat täysin perehtyneet siihen, ovat läpikäyneet intensiivistä koulutusta ja saaneet sertifioinnin. Mutta mistä kuninkaalliset astuvat kuvaan? ”PRINCE ”on lyhenne sanoista” PRojects in Controlled Environments.”

miksi numero 2? PRINCE2: lla on edeltäjä. Se ei ehkä kuulosta yhtä aristokraattiselta kuin PRINCE2, mutta se muodosti pohjan sen kehitykselle. PRINCE2 on parannus PROMPT II: een (Project Resource Organisation Management Planning Techniques), systemaattiseen projektinhallintaan, jonka Simpact Systems kehitti jo vuonna 1972.

vuonna 1989 Yhdistyneen kuningaskunnan hallitus otti sen standardiksi, jota se halusi tietotekniikan projektipäälliköiden käyttävän. Koska sitä käytti central Computer and Telecommunications Agency (CCTA), Yhdistyneen kuningaskunnan hallitus viittasi siihen nimellä ”PROMPT II CCTA-ympäristössä”, ja myöhemmin nimi muutettiin PRINCE2: ksi, joka tunnetaan nykyään.

mitä Tallyfy on?

Tallyfy auttaa dokumentoimaan ja automatisoimaan työkavereiden ja asiakkaiden välisiä tehtäviä

klikkaa TÄSTÄ oppiaksesi Tallyfystä

onko se vain IT-hankkeita varten? PRINCE2: n kauneus on siinä, että se toimii muussakin kuin IT-alan projekteissa. Vuoteen 1996 mennessä projektipäälliköt tunnustivat sen yleiseksi lähestymistavaksi, joka voisi toimia lähes mihin tahansa. Myöhemmin Britannian hallitus myi oikeudet PRINCE2: lle yksityiselle sektorille, ja sen käyttö levisi koko Britanniaan, Eurooppaan ja Australiaan. Tänään, löydät PRINCE2 koulutusta ja sertifikaatit tarjotaan lähes missä tahansa maassa maailmassa.

PRINCE2 on pysynyt ajan tasalla tarkistuksilla, joiden tarkoituksena on vastata PRINCE2: n harjoittajilta saatuun palautteeseen ja liiketoimintaympäristön muuttuviin tarpeisiin.

PRINCE2: n seitsemän periaatetta

käydään läpi perusasiat siitä, mistä PRINCE2 koostuu. Ensinnäkin meillä on seitsemän yleisperiaatetta, jotka on pidettävä mielessä:

jatkuva liiketoiminnan perustelu

yrityksen omistajana tai projektipäällikkönä olet varmasti samaa mieltä siitä, että jokaisen projektin pitäisi olla tekemisen arvoinen. Tarkemmin sanottuna se tarvitsee tuekseen bisnesjutun. Tämä tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että hankkeesta saatavan hyödyn pitäisi ylittää sen kustannukset. Projektin liiketoimintatapauksen määrittäminen ja kaappaaminen on ensimmäisiä asioita, joita PRINCE2-koulutettu projektipäällikkö tekee.

oppia kokemuksesta

ei ole mitään järkeä keksiä projektin jokaista osaa uudelleen. Kyllä, tietyt sen elementit ovat ainutkertaisia, mutta aina tulee olemaan elementtejä, jotka ovat hyvin samankaltaisia kuin ne, joihin sama organisaatio on aiemmin puuttunut. Kun organisaatiolla ei ole kokemusta, se voi oppia muilta organisaatioilta tai henkilöiltä, jotka ovat halukkaita jakamaan tietoa ja tarjoamaan arvokkaita oivalluksia. PRINCE2-projektipäälliköt pystyvät vähentämään riskejä vähentämällä tuntemattomien määrää.

määritellyt roolit ja vastuut

tämä periaate saattaa otsikostaan päätellen näyttää yhtä selkeältä kuin päivänvalo. Loppujen lopuksi et saa mitään aikaan ennen kuin kaikki tietävät, mitä tehdä ja kuka sen tekee. Mutta kyse on muustakin kuin silmästä silmään. Myös sidosryhmien osallistuminen on tämän periaatteen kannalta keskeistä. Liiketoiminnan tukijoiden, käyttäjien ja toimittajien on kaikkien oltava edustettuina projektin johtoryhmässä ja sen hallituksessa.

tästä prosessista voidaan kehittää projektinhallintarakenne, joka informoi jokaista projektiin osallistuvaa henkilöä siitä, mitä heidän odotetaan tekevän, mitä he voivat odottaa muiden tekevän ja kenen puoleen kääntyä päätöksenteossa.

Hallitse vaiheittain

tiedämme jo, että paras tapa käsitellä monimutkaisia hankkeita on jakaa ne vaiheisiin, mutta PRINCE2: ssa määrätään, että hallintavaiheet on jaettava ”Valvontapisteillä”.”Ohjauspisteet ovat aikoja, jolloin projektihallitus arvioi hankkeen tähänastista ja säätää tulevia vaiheita tähänastisten tapahtumien perusteella. Hanke perustuu siis korkeatasoiseen kokonaissuunnitelmaan, mutta jokaisella vaiheella on oma, yksityiskohtainen suunnitelmansa.

Manage by Exception

PRINCE2: ssa on varsin monimutkaiset puitteet poikkeukselliselle hallinnoinnille. Yksinkertainen selitys on, että tietyt parametrit on asetettu, ja muutokset hankkeessa pitäisi tapahtua vain hyvin erityisissä olosuhteissa. Tarkastelun kohteena ovat aika, kustannukset, laatu, laajuus, riski ja hyöty. Pohjimmiltaan, management by exception tarkoittaa määrittää, mitä muunnelmia suunnitelma ovat ”pieniä juttuja”, jonka ei pitäisi olla ongelma, ja mitä muunnelmia ovat riittävän vakavia, jotta johdon huomiota.

keskity tuotteisiin

jokainen projekti pyrkii kohti lopputuotetta. Jokaisella sidosryhmällä pitäisi olla erittäin selkeä kuva hankkeen tuottaa. Ennen kuin projekti voi alkaa, ja koko sen toteuttamisen ajan, on siis oltava vahva tuotteen määritelmä, joka ohjaa sitä, miten projektiin puututaan. Hankkeen tuotekuvauksessa määritellään sekä itse tuote että odotetut laatukriteerit.

räätälöidään Projektiympäristöön

voit mukauttaa PRINCE2: n pieniin ja suuriin projekteihin lähes missä tahansa kontekstissa, mutta sen käyttötapa riippuu projektin ympäristöstä. Ympäristö on se, jonka hankkeen toimeksiantaja on luonut, ja projektin johtoryhmän on mukautettava projekti siihen sekä hankkeen monimutkaisuuteen, laajuuteen, laajuuteen ja riskiin. Esimerkiksi, jos olet hoitamassa illallinen tapahtuma kymmenen johtajat, riskienhallinta ei ole niin paljon ongelma kuin se olisi, jos olet rakentamassa pilvenpiirtäjä.

PRINCE2: n seitsemän teemaa

PRINCE2-teemat ovat toimintoja, joihin projektitiimisi on osallistuttava ennen kuin projekti voi alkaa. Ne ovat erittäin tärkeitä, koska projektitiimisi käyttää niitä valvoakseen ja ylläpitääkseen projektia loppuun ja loppuun asti. Lyhyesti sanottuna ne ovat:

1. Business Case: miksi hanke on olemassa? Onko tämä syy voimassa koko hankkeen ajan?
2. järjestö: kuka tekee mitä? Mistä he ovat vastuussa? Kuka tekee päätökset?
3. suunnitelmat: mikä on Tuotekuvaus, jonka projekti saa aikaan? Mikä on korkean tason hankesuunnitelma? Mitä vaiheita on olemassa ja mitkä ovat Yksityiskohtaiset lavasuunnitelmat?
4. Laatuteema: mitä keskeisiä laatuominaisuuksia sidosryhmät haluavat? Mistä projektiryhmä tietää, onko se odotusten mukainen?
5. riskit teema: mitä elementtejä projektista ei voi kokemuksen kautta oppia? Miten voimme hallita näitä epävarmuustekijöitä riskien rajoittamiseksi?
6. Muutosteema: projektit voivat muuttua kehittyessään. Muutosteemassa käsitellään sitä, miten muutospyyntöjä arvioidaan, mitä toimia tehdään muutospyynnön tullessa ja miten muutoksia voidaan hallita.
7. Progress-teema: Tämä teema kattaa projektien valvonnan, raportoinnin ja jatkuvan edistymisen seurannan sekä sovitut poikkeamat ylittävien muutosten hallinnan.

PRINCE2

tähän mennessä meillä on paljon ohjaavia periaatteita ja joukko ”teemoja.”Ne kaikki ovat erinomaisia järkeä,mutta mikä on prosessi, että PRINCE2 harjoittajat noudattavat? Vasta kun ymmärrämme ”mitä” voimme päättää, kuinka tärkeä PRINCE2 voi tai ei ole ja miksi se voi olla väliä meidän hankkeita. Jälleen kerran Nopea ja yksinkertainen yleiskuvaus on paikallaan.

1. hankkeen aloittaminen: projektiryhmä, sen johtaja mukaan lukien, nimitetään ja annetaan alustava ohjeistus.
2. hankkeen käynnistäminen: Liiketoimintajuttu muotoillaan ja hankkeen aloitusasiakirja kootaan.
3. hankkeen johtaminen: päätetään menettelyistä, joita käytetään hankkeen valvomiseen, ja ne toteutetaan
4. hankkeen vaiheen valvonta: miten kutakin vaihetta arvioidaan, jotta voidaan määrittää, onko hanke saatu tyydyttävästi päätökseen.
5. Tuotetoimituksen hallinta: miten projektipäällikkö on vuorovaikutuksessa tiiminjohtajien kanssa ja miten heidän tulisi ottaa vastaan, saattaa päätökseen ja viimeistellä projektityötä.
6. Lavarajojen Hallinta: Tässä prosessissa projekti siirtyy vaiheesta toiseen. Miten ja milloin kukin vaihe päättyy, ja miten ja milloin uusi vaihe alkaa?
7. hankkeen päättäminen: tämä osoittaa, milloin hanke lopetetaan, mukaan lukien mahdolliset jatkotoimet sekä hankkeen hyötyjen loppuarviointi.

dokumentaatio-tai Hallintatuotteet

jos noudatat PRINCE2-ohjekirjaa, huomaat, että projektidokumentointiin on 26 erilaista mallia. PRINCE2-projektinhallinnassa näitä dokumentteja kutsutaan ” johtamistuotteiksi.”

syöttämättä teille koko käsikirjaa, voimme ainakin sanoa, että nämä dokumentit kattavat kaikki PRINCE2-menetelmän osa-alueet, joista olemme tähän mennessä keskustelleet.

niihin sisältyy hyötyjen arviointisuunnitelma, business case-dokumentaatio, checkpoint-raportit, viestinnän hallintastrategia, päivittäiset lokit, projektin loppuraportit, issue-rekisterit ja jopa oppituntien loki saatujen kokemusten tallentamista varten.

hankkeen lyhyt asiakirja käynnistää aloitusvaiheen, ja tästä kehittyy hankkeen aloitusasiakirja. Muita tärkeitä asiakirjoja ovat laaturekisteri, jossa laadunvalvontatoimet ovat yksityiskohtaisia, aikataulutettuja ja kohdennettuja tietyille henkilöille, ja lopuksi riskirekisteriin kirjataan kaikki projektiin liittyvät riskit.

siinä ei kuitenkaan vielä kaikki. Nämä 26 asiakirjatyyppiä on tarkoitettu vain hankkeen korkean tason johtamiseen. PRINCE2-käsikirja tarjoaa joitakin ehdotuksia dokumentointitehtävien hallinnoijille, mutta ei aseta kovaa ja nopeaa mallia tai sääntöä. Muita dokumentteja se ehdottaa ovat PERT kaavioita, Gantt kaavioita, ja kriittinen polku analyysi.

miksi PRINCE2: lla on väliä

vaikka et olisi koskaan kuullutkaan PRINCE2: sta aiemmin, voit nähdä, että se tarjoaa kattavat puitteet projektinhallinnalle. PRINCE2: ta käyttävät projektipäälliköt ovat päteviä harjoittajia, jotka joutuvat käymään läpi laajan koulutuksen ja arvioinnin, joten PRINCE2-sertifiointi osoittaa pätevyyden menetelmässä.

PRINCE2 ei kuitenkaan ole ainoa tapa saavuttaa projektinhallinnan sertifiointi ja hallita projekteja. Project Management Professional (PMP) kilpailee PRINCE2: n kanssa maailmanmarkkinoilla. Se on yleensä edullinen Pohjois-Amerikassa, kun taas PRINCE2 on laajalti käytössä Isossa-Britanniassa, Euroopassa, Aasiassa, Afrikassa ja Lähi-idässä.

yhdessä PMP ja PRINCE2 ovat yleisimmin käytetyt menetelmät projektien hallintaan. Tämä jo itsessään osoittaa PRINCE2: n merkityksen. Mutta mitkä ovat sen haitat? Suurin osa PRINCE2: n kritiikistä kohdistuu sen monimutkaisuuteen. Dokumentaatiota on liikaa, raportteja, lokeja ja listoja on liikaa.

jotkut projektipäälliköt ovat taipuvaisia sanomaan, että PRINCE2 ei sovellu pienempiin projekteihin, mutta PRINCE2: n kirjoittajat sanovat, että on sinun asiasi muokata metodologiaa projektiin ja sen mittakaavaan sopivaksi. He eivät odota sinun seuraavan sitä kuin robotti.

PRINCE2: n etuna on se, että se tarjoaa perustellun lähestymistavan projekteihin, ja vaikka et ehkä ole kiireinen minkään niin monimutkaisen ja riskialttiin kuin monen miljoonan dollarin kehitystyön parissa, voit silti käyttää sen periaatteita, teemoja ja prosesseja. Koska PRINCE2, on joustava, voit päättää, mitä soveltaa,ja mitä mieluummin jättää. Todella pienessä projektissa PRINCE2: n perusteiden tunteminen ja noudattaminen voi auttaa sinua saavuttamaan asiakastyytyväisyyden hyväksyttävään projektitulokseen.