strategisen suunnittelun istunnot näyttävät herättää tunteita jännitystä ja pelkoa noin yhtä. Energia suurten suunnitelmien tekemisestä ja vauraan tulevaisuuden miettimisestä kulkee käsi kädessä huolien kanssa siitä, miten tavoitteet saavutetaan ja prosessi päästä sopimukseen.
tässä ovat neljä keskeistä vaihetta, jotka johtavat suureen strategiseen suunnittelukokoukseen:
- Pohdi tämänhetkistä suorituskykyä ja asemointia
- ymmärrä tavoitteet ja prioriteetit, joihin yritys voisi pyrkiä
- valitse tavoitteet ja prioriteetit, joihin organisaatio pyrkii
- ja hallitse suunnitelmaa painopisteiden säilyttämiseksi ja joustavuuden mahdollistamiseksi
silti monet näistä vaiheista ja niiden välinen siirtyminen vaatii strategisen suunnittelun todellisen haasteen voittamista: johtajat ja koko organisaatio.
helpottaakseen tämän haastavan ja kriittisen pyrkimyksen yksinkertaistamista Jennifer esitti 7 vinkkiä, joiden avulla voit tehokkaasti tunnistaa, mitä tiimisi aikoo tehdä suunnittelukaudella ja kohdistaa tiimin niiden toteuttamiseen.
valitse paikan ulkopuolinen paikka
Jennifer suosittelee pääsemistä pois vakituisesta toimistosta ja energisoivaan tilaan suunnittelutuokioita varten. Tämä voi lisätä luovaa ajattelua ja vähentää häiriötekijöitä. ”Kun olet poissa toimistolta, et mene takaisin työpöytäsi ääreen ja tule vedetyksi johonkin”, Jennifer sanoo.
Aseta pelisäännöt ja pidä kaikki tilivelvollisina
koko tiimin pitäminen keskittyneenä suunnittelun aikana edellyttää joidenkin pelisääntöjen laatimista ja noudattamista viestinnän ja prosessin ympärillä. Jennifer suosittelee, että puhelimia ja tietokoneita ei sallita suunnitteluhuoneessa, lukuun ottamatta muistiinpanojen tekemistä tai tietojen syöttämistä linjaukseen. Lisäksi” huoneessa käytyjen keskustelujen täytyy olla luottamuksellisia”, Jenifer sanoo. ”Voit lähettää suunnitelman ja tulokset, mutta älä paljasta keskustelua, joka sai sinut sinne.”
pidä Energia yllä
Jennifer suosittelee pitämään huolta energian ja keskittymisen säilymisestä huoneessa mahdollisesti pitkien suunnittelupäivien ajan. Kun säännöllisesti taukoja venyttää tai hengittää raitista ilmaa voi pitää ihmiset valppaana sekä välttää sokeripitoisia välipaloja ja juomaveden. Energian pitäminen ylhäällä tarkoittaa myös sitä, että huoneessa on oikeat ihmiset. ”Pitäisi olla etuoikeus olla mukana tiimissä, joka tekee töitä bisneksen eteen, jotta siitä tulisi parempi”, Jennifer sanoo. ”Mikä tahansa negatiivisuus tai myös ihmiset, jotka eivät halua olla siellä, vetää alas kaikkien muiden energiaa ja vaikuttaa tuotokseen.”
Build Trust in the Room
Jennifer suosittelee aloittamaan sessiot jäänmurtajaharjoituksilla saadakseen ihmiset tunteisiin päivään ja luodakseen luottamuksen ilmapiirin. Haavoittuvuus luo luottamusta, ja korkean luottamuksen tiimit suoriutuvat paremmin. ”Tämän luottamuksen luominen varmistaa, että keskustelunne ja strategisen suunnittelun keskustelut sujuvat paremmin”, Jennifer sanoo. Lisätietoja luottamuksen rakentamisesta ja turvallisen ympäristön luomisesta rehellisyydelle ja haavoittuvuudelle Jennifer suosittelee tutustumaan David Horsagerin the Trust Edgeen tai Dr. Brene Brownin Netflix Specialiin.
käytä tuloksiin keskittyvää agendaa
Jennifer ehdottaa, että yritykset asettavat tavoitteita niiden asioiden ympärille, jotka ne haluavat saavuttaa istunnon aikana. Esimerkiksi, tämä tyypillisesti on määrittää prioriteetit ja syöttää ne seurantaohjelmisto. ”Kun siirryt päivän jokaiseen osioon, muistuta tiimiä siitä, mikä on tuon osion lopputulos”, Jennifer sanoo. ”Esimerkiksi SWOT-analyysiin (vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet, uhat) siirtyminen on tunnistaa yksi asia, jonka voisimme tehdä seuraavan 90 päivän aikana liiketoiminnan siirtämiseksi. Se tarkoittaa keskittymistä suunnitteluun, ei ratkaisemiseen.”Ei päästä rikkaruohot ja pysyä keskittynyt tuloksiin on avain pitää suunnittelu keskittyä ja eteenpäin.
varmista, että johtajuus on linjassa
strategisen suunnittelun sessioiden yleisin kaatuminen on Jenniferin mukaan se, kun johtoryhmä tulee istuntoon ilman yhtenäistä visiota siitä, miten bisnestä viedään eteenpäin. Firman tiimin yhtenäistäminen käy mahdottomaksi, kun johtoryhmä on pirstoutunut. Esisuunnittelutilaisuuden isännöinti yrityksen prioriteettiluonnoksella luo yhtenäisen johtoryhmän jo ennen suunnittelua. Vaikka esisuunnittelun tuotos voi edelleen olla luonnos, se palvelee johtoryhmän keskittymistä siihen, mitä suuremman ryhmäistunnon aikana on suunniteltava. Jennifer suosittelee Partick Lencionin The Five Dysfunctions of a Team vinkkejä siitä, miten rakentaa kohdistus johtoryhmässä.
Push for Outcomes
Jenniferin viimeinen vinkki johtajille on ajaa erityisiä tuloksia suunnittelutilaisuuksissa. Heikosti muotoiltujen strategisten painopisteiden välttäminen, josta puuttuu linjaus ja omistus, auttaa varmistamaan, että tiimi omistaa toteutuksen. Jennifer suosittelee johdonmukaisesti seuranta, ja määrittämällä omistus seuranta, käyttäen ohjelmistotyökalua, kuten Align. ”Jos useampi kuin yksi henkilö omistaa prioriteetin, niin kukaan ei omista sitä”, Jennifer sanoo.
loput Jenniferin webinaarista ja paljon muuta tietoa vaikuttavan strategisen suunnittelusession pyörittämisestä, Katso koko webinaari alta.
kaikki asiantuntijavinkit strategisen suunnittelun istuntoihin, lataa oppaamme Etästrategiseen suunnitteluun!