on olemassa muutamia asioita kriittisempiä menestystä pienyrityksen kuin vankka ja monipuolinen varastonhallinta prosessi. Ongelma on siinä, että jos ei ole ennen joutunut hoitamaan inventaariota, on vaikea tietää, mistä aloittaa.

varastonhallinnan avulla liikkuvia kappaleita voi olla kymmeniä. Sitä vaikeuttaa se, ettei ole yhtä oikeaa tapaa hoitaa inventaariota. Se, mikä toimii bisneksessä, ei ehkä toimi sinun.

tässä artikkelissa annamme sinulle joukon Yleisohjeita, joita voit muokata ja selittää pienyrityksen inventoinnin perusteet.

kuinka tehdä inventaario pienyritykselle

• mitä on varastonhallinta?
• pidä yllä korkeaa organisointitasoa
• saat inventaarion tarkasti
• käytä oikeita työkaluja
• tee datalähtöiset päätökset
• on muodollinen prosessi käytössä
• tee säännölliset inventaariolaskennat

mitä on varastonhallinta?

varastonhallinta on prosessi ja järjestelmäkokonaisuus varastojen ja varastojen hallintaan. Se on osa laajempaa toimitusketjun hallinnan konseptia. Useimmille vähittäiskaupan yrityksille, varastonhallinta aikoo kiteyttää seuraavat tehtävät:

• Tilausvaraston tilaaminen
• varastojen säilyttäminen
• varastojen myynti
• varastotasojen seuranta

vaikka nämä tehtävät voivat tuntua arkipäiväisiltä ja jopa ”yksinkertaisilta” tai ”helpoilta”, niiden tekeminen (ja niiden tekeminen hyvin) auttaa luomaan yrityksellesi vakaan perustan toimia. Voit välttää mahdollisia ongelmia ja nauttia optimointeja, kuten:

• estä suosittujen tuotteidesi varastottomat liikkeeseenlaskut
• tunne myyntitavat/promootiot, joita voit käyttää liikuttaaksesi huonokuntoisia varastoja
• tiedä oikea määrä tuotteita, joita pitää saatavilla optimaalisen kassavirran ylläpitämiseksi
• jos myyt helposti pilaantuvia tavaroita, se voi auttaa sinua välttämään pilaantumista

pidä yllä korkeaa tasoa organisaation

ensimmäinen askel pysyä varaston päällä on järjestää tavaransa niin paljon tietoa ja tuotetietoja kuin mahdollista. Onnistunut varastonhallinta on suora tulos vahvasta data-analyysistä. Aloittamalla rikas, tarkka tuotetiedot, voit välttää virheitä linjan ja on helpompi tutkia asioita saatat paljastaa. Tyypillisesti nämä tiedot syötettäisiin myyntipisteeseen (POS), mutta on myös mahdollista (mutta hyvin työlästä) seurata näitä tietoja laskentataulukoilla.

tästä huolimatta, tässä on joitakin tietoja, jotka haluat syöttää kunkin tuotteen osalta:

• nimi
• osasto
• Luokka
• SKU
• UPC
• tavarantoimittaja ja tavarantoimittajan tunnus
• myyntihinta
• veroprosentti
• Discountable (Y/n)
• hankintameno
• nykyinen määrä
• uudelleenjärjestely laukaista
• suositeltava tilaus

jos myyt tuotteita variantteineen, kannattaa varmistaa, että syötät jokaisen variantin osana matriisia. Klassinen esimerkki tuotteen variantteja on T-paita, jota myydään useita kokoja ja värejä. Jokainen koon ja värin yhdistelmä on ainutlaatuinen muunnos yhdestä lähtötuotteesta. Luomalla matriisin, voit seurata määrä, myyntitiedot ja enemmän kunkin variantin yksilöllisesti.

saat varaston tarkasti

aivan kuten ensimmäinen vinkkimme, haluat varmistaa, että vastaanotat ja syötät tavarantoimittajilta uutta varastoa myyntipistejärjestelmääsi mahdollisimman tarkasti. Väärän tuotemäärän syöttäminen tai tuotteen vääränlainen merkitseminen voi aiheuttaa joukon ongelmia myöhemmin. Paras tapa varmistaa, että saat syöttövaraston toimittajilta tarkasti, on luoda standardoitu prosessi ja seurata sitä aina, kun vastaanotat lähetyksen.

tässä esimerkki siitä, miltä tuo prosessi voisi näyttää:

1. Lähetyksen vastaanottajalla tulee olla lista tilaamistasi tuotteista tai kopio alkuperäisestä ostotilauksesta.
2. vastaanottajan tulee varmistaa, että kaikki odotetut laatikot/pakkaukset vastaanotetaan (eli kuorma-autoon ei jää mitään).
3. vastaanottajan tulee purkaa kaikki laatikot ja verrata niiden sisältöä listaan tai ostotilaukseen.
4. jos ei ole virheitä tai ongelmia, siirry eteenpäin ja syötä lähetyksen tiedot POS -, laskentataulukko-tai muihin seurantajärjestelmiin.
5. jos ongelmia ilmenee, ota ne huomioon ja ota yhteys toimittajaasi. Voit sitten syöttää loput lähetyksestä järjestelmääsi.

koska tilauksen tarkka vastaanottaminen on niin tärkeä osa varastonhallintaa, haluat ehkä hoitaa tämän osan liiketoiminnasta itse tai luottaa luotettavaan ylempään työntekijään.

käytä oikeita työkaluja

varastonhallinta on paljon yksinkertaisempaa, kun käytät POS-ohjelmistoa. Tämä johtuu tietojen määrästä ja siitä nopeudesta, jolla varastot vaihtuvat useimmissa vähittäiskaupoissa. Jos yrität hallita kaiken taulukkolaskennan tai lyijykynällä ja paperilla, on erittäin todennäköistä, että tehtävä alkaa tuntua taakalta, jonka haluat ohittaa kiireisen päivän päätteeksi. Plus, niin paljon liikkuvia osia, voit lisätä todennäköisyyttä virheitä, joka voi heittää pois kaikki varastotiedot.

varastonhallinta on automatisoitu prosessi, jossa POS-järjestelmä ei luo tuoteluetteloa (yleensä tehdään kerran alkuasennuksen aikana) ja vastaanottaa uutta varastoa. Kun myyt tuotetta, varastotasosi päivittyvät automaattisesti. Voit helposti kysellä järjestelmän nähdä, kuinka paljon sinulla on tuotteen käsillä, ja on tyypillisesti yksityiskohtaisia inventaarioraportteja, joiden avulla voit paremmin ymmärtää, mitä tapahtuu yrityksesi.

do data-driven decisions

yksi tärkeimmistä syistä käyttää POS, erityisesti varastonhallinnan näkökulmasta, on käytössäsi olevien raporttien kirjo. Nämä raportit kattavat kaiken myyntimäärästä tuotteittain, voittomarginaalianalyysistä, varastojen kiertonopeudesta ja paljon muuta. Näiden tietojen avulla voit tehdä enemmän tietoon perustuvia päätöksiä, jotka auttavat sinua muokkaamaan yleistä liiketoimintastrategiaasi. Tässä muutamia oivalluksia, joita voit odottaa saavan myyntipistejärjestelmäsi raportointiominaisuuksista:

• tunnista myydyimmät tuotteet, jotta voit priorisoida pitämällä ne hyvin varustettuina
• seurata voittomarginaaleja tuotetta kohden, jotta voit tunnistaa mahdollisuudet neuvotella uudelleen tavarantoimittajiesi kanssa
• Tarkista varastoarvosi milloin tahansa ymmärtääksesi, kuinka paljon pääomaa olet sitonut varastoon

jos olet Excel-velho, on varmasti mahdollista luoda samanlaisia raportteja taulukkolaskentaohjelmilla ja mukautetuilla kaavoilla. Kuitenkin, sinulla on paljon helpompaa aikaa, Jos saat POS-järjestelmä ja anna sen tehdä numero crunching sinulle. Plus, tämä vapauttaa sinut keskittyä tehtäviin kasvattaa liiketoimintaa, kuten tulkitsemalla raportteja ja tehdä parempia päätöksiä perustuu havainnot.

on olemassa muodollinen prosessi

vaikka työkalut, kuten myyntipiste tai oma varastonhallintaohjelmisto, voivat helpottaa varastonhallintaa ja antaa sinulle enemmän arvoa tiedoillesi, tarvitset silti kokonaisvaltaisen prosessin. Kaksi suosituinta menetelmää ovat First in, First Out (FIFO) ja average cost method.

FIFOA käyttävät yritykset pyrkivät myymään vanhempaa osaketta ennen uudempaa osaketta. Tietyille yritystyypeille, kuten herkästi pilaantuvia tavaroita myyville, FIFO on välttämätön keino saada mahdollisimman paljon arvoa varastosta. Kuvittele esimerkiksi, miten lähikauppa varastoi juomia. Jääkaappien etuosassa olevat tavarat vanhenevat tyypillisesti nopeammin kuin taakse sijoitetut esineet.

keskihintamenetelmässä yritykset määrittelevät kohteen kustannukset ostamiensa tavaroiden kokonaiskustannusten perusteella jaettuna ostettujen yksiköiden määrällä. Tämä menetelmä on yksinkertaisempi soveltaa ja halvempi kuin FIFO, joten se houkutteleva vaihtoehto kohteita, joiden kustannukset on vaikea laskea.

riippumatta siitä, mitä järjestelmää käytät, on tärkeää, että ymmärrät jokaisen lähestymistavan hyvät ja huonot puolet, jotta voit valita yrityksellesi oikean lähestymistavan.

tee säännölliset inventaariolaskennat

vaikka sinulla olisi käytössä POS-järjestelmä tai varastonhallintatyökalu sekä varastojen vastaanottoprosessi, haluat silti tehdä manuaaliset inventaariolaskennat määräajoin. Riippuen yrityksen koosta, saatat tehdä näitä puolivuosittain, neljännesvuosittain tai jopa kuukausittain.

nämä luvut ovat tärkeitä, koska ne toimivat varmuuskopiona päivittäisessä järjestelmässäsi ja voivat auttaa sinua paljastamaan puutteita prosessissasi. Jos ajatus varata aikaa laskea kaikki varaston kerralla kuulostaa hieman ylivoimainen, voit myös suorittaa syklin laskee.

Jaksolaskennat ovat nopeampia tarkistuksia, joissa lasketaan vain pienempi osa varastosta. Esimerkiksi yhtenä kuukautena saatat tarkistaa kenkävarastosi ja toisena hattuvarastosi. Paitsi säästää aikaa, näin voi auttaa paljastaa kysymyksiä paljon nopeammin kuin enemmän massiivinen neljännesvuosittain tarkistaa, vaikka asiantuntijat suosittelevat, että teet vähintään yhden täyden varastolaskennan vuodessa tuloveroraportoinnin.

Anna yrityksellesi vahvemmat työkalut varastonhallintaan

varastonhallinta on ratkaisevan tärkeää yrityksesi toiminnalle ja menestykselle. Organisointi järjestelmien menee pitkälle niin pitkälle kuin laskenta kohteita, perustamalla lattia, ja tehdä työntekijät tuottavampia ja tehokkaita. Tarkka laskenta tarkoittaa lisäpoikkeamia ja parempaa tulosta yrityksellesi.

Lightspeedin kaltainen myyntipiste voi automatisoida varastonhallinnan puolestasi ja antaa arvokasta tietoa, joka auttaa sinua tekemään fiksumpia päätöksiä. Keskustele asiantuntijoidemme kanssa ja kysy, sopivatko ratkaisumme yrityksesi tarpeisiin.