useimmat nykyaikaiset yritykset luottavat sähköpostit viestintä. Menettää pääsy sähköpostit, tai huonompi koko sähköpostitilit, voisi olla tuhoisa. Varmuuskopiointi Outlook sähköpostit on yksi parhaista tavoista saada mielenrauhaa tietäen, että sähköpostit tallennetaan useissa paikoissa laitteen ja voi eksyä helposti.
tässä artikkelissa, selitämme, miten varmuuskopioida Outlook sähköpostit muutamalla eri tavalla.
Miten varmuuskopioida ja viedä kaikki Outlook sähköpostit
yksi nopeimmista tavoista varmuuskopioida kaikki Outlook sähköpostit on käyttää sen integroitu .pst tiedostomuoto. Microsoft Outlook ja Microsoft Exchange käyttää yksinomaan PST-tiedostoja tallentaa sähköpostit, yhteystiedot ja osoitteet, ja kalenteri tapahtumia. Staattinen PST-tiedostoa voidaan käyttää varmuuskopiona nykyisen Outlook sähköpostit ja yhteystiedot, ja Outlook voi käyttää sitä vaikka offline.
näin varmuuskopioit sähköpostisi a: han .pst-tiedosto:
- avaa Outlook, paina ” tiedosto.”
- valitse valikosta ” Avaa & vie.”
- klikkaa ”tuonti/vienti” nappi.
- järjestelmä palaa tärkein Outlook-näytön ja pop up Import / Export Wizard opastaa vientiprosessin.
- vuonna ohjatun, valitse” Vie tiedostoon ”vaihtoehto luettelosta, valitse” Seuraava.”
- valitse ” Outlook tiedosto (.pst) ”kun pyydetään valitsemaan tiedostotyyppi, valitse sitten” Seuraava.”
- tämän jälkeen sinua pyydetään valitsemaan vietävät kansiot. Voit valita sähköpostitilisi viedäksesi kaikki siihen liittyvät kansiot, mukaan lukien yhteystiedot ja kalenteritiedot. Napsauta ”Seuraava”, kun olet tyytyväinen valintaasi.
- valitse osoitepolku, johon varmuuskopiotiedosto tallennetaan. Muista polku, jotta voit käyttää sitä myöhemmin.
- on hyvä idea muuttaa tiedoston nimi (polun viimeinen osa). Oletuksena se on ” varmuuskopiointi.pst.”
- jos tallennat varmuuskopiotiedoston oletuspolkuun, valitse, haluatko kaksoiskappaleet.
- (Valinnainen) voit palata mihin tahansa edellisen dialogeja, ehkä muuttaa kansion valinta, käyttämällä ”takaisin” – painiketta.
- paina ”Valmis” aloittaa vientiprosessin.
- Outlook kehottaa luomaan salasanan. Tämä voi olla tärkeää turvallisuussyistä, mutta sinun ei tarvitse syöttää salasanaa.
- löydät uutetun tiedoston tiedostopolulle määrittämästäsi paikasta. Voit nyt siirtää tai kopioida tiedoston muualle.
miten käyttää viedyt Outlook sähköpostit
kun olet vienyt tiedostot, saatat ihmetellä, miten käyttää niitä myöhemmin. Outlookin avulla on helppo avata varmuuskopiot ja palauttaa sähköpostit tallennettuun aikapisteeseen. Tässä on mitä sinun täytyy tehdä:
- Etsi varmuuskopiotiedosto. Huomaa sen sijainti ja tiedoston polku.
- Avaa Näkymät.
- paina ”tiedosto”, napsauta ” Avaa & vie.”
- valikossa oikealla, valitse ” Avaa Outlookin datatiedosto.”
- tämä avaa File Explorer. Mene varmuuskopiotiedostoon. Klikkaa sitä ja valitse ” Avaa.”
- järjestelmä palauttaa sinut tärkein Outlook-näyttö.
- on navigointivalikko vasemmalla, selaa alas, kunnes näet ” Outlook-tiedot.”Tämä luokka sisältää noudetut kohteet varmuuskopiotiedostosta.
- Luokka säilyttää alkuperäisen muotoilun ja kansiojärjestelmät.
- voit vetää ja pudottaa sähköposteja siirtää ne muihin tiedostoihin.
nyt sinulla on pääsy varmuuskopioituihin sähköposteihisi.
miten nopeasti tallentaa yhden Outlook-sähköpostin
joskus, et halua vaivaa tallentaa kaikki sähköpostit ja avaamalla Outlook uudelleen, kun tarvitset vain yhden tai muutaman tietyn sähköposteja. Onneksi, on olemassa muutamia nopeita ratkaisuja tallentaa yhden sähköpostin Outlookista.
menetelmä 1-Tallenna suoraan kansioon
- avaa Outlook.
- Avaa File Explorer ja siirry kohtaan, johon haluat tallentaa sähköpostin. Saatat joutua laittaa sekä Outlook ja File Explorer windowed tilassa ja siirtää niitä helpompaa pääsyä.
- vedä sähköposti, jonka haluat tallentaa Outlookista kansioon.
- Outlook automaattisesti tallentaa sähköpostin ”Outlook erä” muodossa.
- kaksoisnapsauta tallennettua sähköpostia avataksesi sen Outlookissa.
Menetelmä 2-Tallenna nimellä TXT tai HTML
- avaa sähköposti, jonka haluat tallentaa Outlookiin.
- valitse ” Tiedosto, ”valitse” Tallenna nimellä.”
- tiedostonhallintaohjelma avautuu. Valitse polku, johon haluat tallentaa sähköpostin. Alareunassa File Explorer, klikkaa nuolta vieressä ” Tallenna tyypiksi.”Valitse joko” vain teksti ” tallentaaksesi a .TXT-muodossa tai ”HTML” tallentaa sähköpostin .html-tiedosto.
- kun tallennettu, sähköposti voidaan käyttää tekstieditori (kuten Notepad), jos se on .txt tai selaimesi, jos se on tallennettu nimellä .html.
sähköpostin tallentaminen tällä tavalla ei säilytä liitteitä, joten muista ladata ne, nimetä ne tarvittaessa ja tallentaa ne sähköpostin viereen myöhempää käyttöä varten.
Menetelmä 3-Käytä kuvakaappausta kuvan tallentamiseen
voit myös käyttää kuvakaappausohjelmistoa sähköpostin sisällön tallentamiseen kuvana. Tämä menetelmä voi olla hyödyllinen viittaamaan sähköpostin sisältöön muissa viestintämuodoissa, koska kuvat ovat helposti kiinnitettyinä sähköposteihin ja muihin viesteihin.
jos käytät Windowsia, uudemmissa versioissa on esiasennettu näytönkaappausohjelma, nimeltään Snipping Tool (vanhemmissa laitteissa)ja Snip & Sketch. Vaihtoehtoisesti, voit käyttää tulosta näytön painiketta näppäimistön, liitä kuva Paint.
Mac-laitteissa prosessi on samanlainen. Käytä Ctrl + Command + 4-pikakuvaketta avataksesi integroidun näytönkaappausominaisuuden ja vedä sitten valintaristikkoa peittääksesi alueen sähköpostin yllä tallentaaksesi sen.
Linuxille on ladattavissa valikoima näytönkaappausohjelmistoja, joita voi käyttää sähköpostin tallentamiseen kuvana. Vaihtoehtoisesti GNOME-pohjaisissa malleissa on integroitu Kuvakaappausapuohjelma Sovellukset > tarvikkeet-valikossa. Jotkut Linux-käyttöjärjestelmän versiot reagoivat näppäimistön tulostusnäytön painikkeeseen, aivan kuten Windows-järjestelmissä.
Miten voin viedä kaikki sähköpostiosoitteet Outlookissa?
jos haluat viedä yhteystietoluettelosi (joka sisältää yhteystietojesi sähköpostiosoitteet sekä muita tietoja), voit käyttää samanlaisia vaiheita kuin sähköpostien vienti. Yhteystiedot voidaan kuitenkin tallentaa eri tiedostomuotoon, joka on käyttäjäystävällisempi ja voidaan avata Excelissä nopeaa manipulointia ja muokkausta varten. Tässä on mitä sinun täytyy tehdä:
- avaa näkymät.
- Valitse Tiedosto > Open & Export > Import/Export.
- ohjatussa tuonti – / Vientitoimituksessa, valitse ”Tallenna tiedostona.”
- valitse ” pilkulla erotetut arvot (.csv)” kun pyydetään valitsemaan tiedostotyyppi.
- vuonna kansion valinta valikko, Valitse ”Yhteystiedot”kansio tilin.
- Vahvista tiedostopolku tai muuta sitä tarpeen mukaan. Nimeä tiedosto haluamallasi tavalla.
- paina ”Valmis” aloittaa vientiprosessin.
- tuonti / vienti-vuoropuhelu päättyy, kun prosessi on saatu päätökseen.
viety .csv-tiedosto voidaan avata Excelissä. Se näyttää suuri taulukko yhteystiedot. Sinulla on luultavasti paljon tyhjiä sellejä, ja tämä on täysin normaalia. Voit käyttää Excel muokata tietoja, vaikka laittamalla lisäsisältöä saattaa tehdä lukukelvoton Outlook jos sinun täytyy tuoda tiedosto myöhemmin.
voit käyttää tätä tiedostoa toisella laitteella tai sähköpostipalvelussa yhteystietojen tuontiin.
Miten tallennan useita Outlook-sähköposteja koneelleni?
jos haluat tallentaa enemmän kuin yhden sähköpostin kerrallaan, mutta et tarvitse koko sähköpostikirjastoasi, on olemassa tapa valita muutama Sähköposti tallennettavaksi kerralla. Tässä on mitä sinun täytyy tehdä:
- avaa näkymät.
- valitse sähköpostit haluat tallentaa. Pidä Ctrl ja klikkaa sähköpostit valita ne yksi kerrallaan, tai pidä Shift valita erän sähköposteja ensimmäisen ja toisen napsautuksen välillä.
- Siirry tiedostoon > Tallenna nimellä.
- valintaikkunassa, mene kansioon, jonka haluat tallentaa sähköpostit, nimi tiedoston kuin haluat, ja valitse ”vain teksti” muodossa tallentaa.
- Outlook tallentaa kaikki sähköpostit valittu yhdessä .txt-tiedosto. Voit käyttää tekstieditori käyttää niitä.
jos haluat säästää ne erikseen .TXT tiedostot, sinun täytyy tallentaa jokainen sähköposti erikseen. Muita Outlook plugins saatavilla verkossa voi laajentaa tätä ominaisuutta tallentaa sähköpostit erikseen .TXT tai vaihtoehtoisia tiedostomuotoja.
uuden ilmeen Outlook
Outlookin integroitu vienti ominaisuus, voit varmuuskopioida ja palauttaa sähköpostit, jos menetät pääsyn sähköpostitilillesi, onko takia menetetty salasana tai hakkeroitu. Online-viestintä on niin yleistä, kun muutaman minuutin aikaa varmuuskopioida sähköpostit säännöllisesti voi säästää päänsärky sekoittaa yli kadonneet tiedostot.