on olemassa useita skenaarioita, joissa yrityksiltä kysytään tai pyydetään tarkistamaan henkilön työhistoria ja muut tiedot, jotka liittyvät hänen nykyiseen tai aikaisempaan työhönsä. Tämä prosessi, ei ole yllättävää, tunnetaan ” työllisyyden varmistaminen.”

palkkausprosessi on erityisen yleinen aika yritykselle tehdä työsuhdetarkastus, ja se vaatii tyypillisesti ammattimaisia referenssitarkastuksia. Yritykset saavat usein myös työsuhteen tarkastuspyyntöjä kolmansilta osapuolilta, kuten uusia lainoja myöntäviltä lainanantajilta tai kiinteistönomistajilta, joissa vahvistetaan, että vuokralleottaja pystyy suorittamaan riittäviä maksuja uudesta vuokrasopimuksesta.

työsuhteen todistamiseen on useita menetelmiä, jotka vaihtelevat ”työsuhteen todistamisesta” (Poe-kirje) palkkakuittien, viitteiden tai toteutettujen sopimusten antamiseen. Tässä, tarkastelemme tärkeimmät syyt työsuhteen todentamispyyntöjä ja useita tapoja yrityksille täyttää tällaisia pyyntöjä.

mitkä tilanteet vaativat työsuhteen tarkistamista?

LinkedInin kaltaisten ammatillisten verkostoitumissivustojen yleistyessä saattaa näyttää siltä, että henkilön online-läsnäolo tai ansioluettelo/CV riittää todistamaan hänen työllistymisensä. Kuitenkin monet mahdolliset todentajat haluavat muodollisemman sertifioinnin, varsinkin kun se liittyy rahoitustapahtumaan.

lainan antajilla

uuden lainan hakijaa arvioivilla lainanantajilla on oikeus tarkistaa henkilön työsuhde: varmistaa, että uusi asiakas voi suorittaa maksunsa ajallaan. Työsuhteen vahvistamisen lisäksi työnantajat voivat myös tarkistaa työntekijän palkkatiedot, mutta heidän on noudatettava tarkoin paikallisia lakeja. Jotkut locales kuten Kalifornian osavaltio ja New York City bar työnantajat vapauttamasta palkkatiedot aikana vuokrausprosessin, mutta se harvoin vaikuttaa pyyntöihin, jotka koskevat lainan Origo.

vuokrasopimuksen tehneet kiinteistönomistajat

lainanantajien tavoin kiinteistönomistajat yleensä varmentavat henkilön työsuhteen varmistaakseen, että he pystyvät hoitamaan uuden vuokrasopimuksen. Ansiohistorialla on myös merkitystä, jotta vuokralleottajan tulevista tuloista saadaan käsitys.

työnantajat laajentavat työtarjouksia uusille työntekijöille

vaikka työnantajat usein vahvistavat hakijan työhistorian tarkistamalla ammattipätevyyksiä, ne vaativat toisinaan muodollisemman todistuksen, yleensä Työsuhdetarkastuksen tai PoE-kirjeen muodossa. Tarkastelemme näitä kirjaimia tarkemmin alla.

työviisumin haltijat, jotka vahvistavat työpaikkansa

työviisumin hakijalta edellytetään tyypillisesti ansiotyötä ennen kuin hän saa luvan jäädä tiettyyn maahan. Samoin hakemusten uusiminen riippuu yleensä viisumin haltijan jatkuvasta työskentelystä, joten viisumin haltijan on ilmoitettava työluvan myöntävälle toimistolle, jos hän on menettänyt työpaikkansa tai vaihtanut paikkaa muulla tavoin.

työsuhteen todentamismenetelmät

aluksi yritysten tulisi ilmoittaa nykyiselle tai entiselle työntekijälle, että he ovat saaneet työsuhdetietopyynnön varmistaakseen, että pyyntö on oikeutettu ennen tietojen luovuttamista.

seuraavaksi, ennen kuin kokoat tarvittavat tiedot työsuhteen tarkastuspyyntöön vastaamiseksi, päätä paras tapa esittää ne. Onko pyynnön esittäjä määritellyt muodon? Ovatko he toimittaneet lomakkeen täytettäväksi,vai kelpaako epävirallinen viite?

epävarmoissa tapauksissa yritysten tulisi antaa PoE-kirje, koska se on yleisin työsuhteen todentamiseen käytetty menetelmä. PoE-kirje sisältää kaikki olennaiset tiedot työntekijän historiasta yrityksessä. Muiden menetelmien yhdistelmä riittää usein myös.

Työtodistuskirje

työnantajan antama PoE-kirje antaa virallisen vahvistuksen nykyisen tai entisen työntekijän suhteesta yritykseen.

suurin osa PoE-kirjaimista sisältää:

• työnantajan toiminimi ja osoite (tai käytä standardiyrityskirjettä): tarkastaa yrityksen nimen ja sijainnin varmentaen työsuhteen.
• nykyisen tai entisen työntekijän tehtävänimike: vahvistaa työntekijän roolin yrityksessä.
• ajankohta, jona nykyinen tai entinen toimihenkilö otettiin palvelukseen: tarkastaa työntekijän toimikauden keston yrityksessä.
• luettelo työntekijän velvollisuuksista: valottaa työntekijän asemaa ja siihen liittyviä tehtäviä.
• työnantajan yhteystiedot: Avustaa tarkastuspyyntöä koskevissa tulevissa yhteydenotoissa.

olitpa työnantaja, joka haluaa luoda PoE-kirjeen, tai työntekijä, joka haluaa yksinkertaistaa yrityksen todentamisprosessia, voit käyttää tätä kehittämäämme maksutonta mallia (https://docs.google.com/document/d/1m-_rcC35QhDwJk4-Cvl-fa9lsP1aKvdQVrFC9TZVRHI/edit#heading=h.7y9q65fxlkg5) varmistaaksesi, että kattat kaikki tukikohtasi.

muut työsuhteen todistamismenetelmät

jos työnantajaan on vaikea ottaa yhteyttä joko puutteellisen HENKILÖSTÖTUEN tai yrityksen ja työntekijän hataran suhteen vuoksi, työsuhteen todentamiseen on olemassa muita lähestymistapoja.

• *Palkkakuitteihin *merkitään tiedot työntekijän aiemmista tuloista työnantajalta. Tiedoilla on merkitystä silloin, kun työntekijän ansiot ovat tarkastuspyynnön, kuten luottokorttihakemuksen, keskeinen painopiste, mutta joskus tietojen antaminen on laitonta. Työnantajien tulisi kääntyä asianajajan tai paikallisten lakien puoleen varmistaakseen, että he eivät luovuta suojattuja tietoja.
• *viitteet *kuvaavat työntekijän roolia yrityksessä ja yleistä suorituskykyä. Työntekijän entinen johtaja tai kollegat voivat taata hänet, ja useimmat yritykset saavat referenssitarkistuksia aika ajoin.
• *sopimukset & sopimukset *todistavat työntekijän suhteen yritykseen, joskin vain siinä mielessä, että työntekijä hyväksyi työtarjouksen. Yksi tämän todentamismenetelmän ongelma on todisteiden puute siitä, että työntekijä todella jäi suorittamaan tehtävää, jota varten hänet palkattiin.
• *kolmannen osapuolen palvelut *poista työsuhteen tarkastuspyyntöjen aiheuttama stressi automatisoimalla suuri osa prosessista. Tällä on yleensä merkitystä vain silloin, kun työnantaja on tällaisen palvelun aktiivinen käyttäjä.

mitä tietoja työnantajien on laillista jakaa kaikissa valtioissa?

työsuhteen tarkastuspyynnöissä voidaan kysyä tietoja, joita työnantajilta ei vaadita. Työnantajille voi nimittäin koitua oikeudellisia seuraamuksia suojatun tiedon paljastamisesta. Työterveys-ja palkkatiedot & ansiotiedot ovat työnantajien arkaluonteisimpia tietoja, ja heidän on oltava erityisen varovaisia, kun heitä pyydetään jakamaan näihin ryhmiin liittyviä tietoja.

terveystiedot

työntekijän terveydentilaa koskevien tietojen jakaminen on yleensä huono käytäntö. Todentajan motiivit voivat olla epäpuhtaita, ja ne vaihtelevat vakuutuksenantajasta, joka pyrkii saamaan tietoa potentiaalisen asiakkaan aiemmista olosuhteista, yrityksen palkkaamiin toimihenkilöihin, joiden tavoitteena on rakentaa mahdollisimman houkutteleva työvoima.

tieto työntekijän vammaisuudesta on erityisen arkaluonteista. Americans with Disabilities Act of 1990 tarjoaa nimenomaisen suojan yksilöiden vammaisuutta koskevia tietoja, estää, että tiedot jaetaan kolmannen osapuolen mistä tahansa syystä.

työnantajien palkkaaminen on tervetullut vahvistamaan, että mahdollinen työntekijä pystyy täyttämään riittävästi vastuunsa tarkasteltavasta tehtävästä. Työnantajat voivat myös tarkistaa, tarvitseeko työntekijä ”kohtuullista majoitusta” tiettyä tehtävää varten, jotta työntekijä voi suorittaa kaikki vaaditut tehtävänsä

palkka & Ansiohistoria

tietyissä tilanteissa, kuten lainojen myöntämisessä, henkilön on saatava todistus ansioistaan. Useat paikalliset, kuten Kalifornian osavaltio ja New York City, ovat kuitenkin säätäneet lakeja, jotka kieltävät yrityksiä pyytämästä aikaisempia palkkatietoja palkkausprosessin aikana. Tällä pyritään suojaamaan työntekijää saamasta uudesta tehtävästä epäreilua palkkaa verrattuna aikaisempiin ansioihin, jotka ovat saattaneet olla markkinakorkoa alhaisempia tai muuten kohtuuttomia.

Asian saaminen kuntoon

monet yritykset joutuvat vastaamaan useisiin työsuhteen Tarkistuspyyntöihin, joten prosessin harkittu kehittäminen auttaa yritystä säästämään rahaa ja nopeuttamaan vastausaikaa. Pyynnön täyttämiseksi tarvittavien tietojen hankkiminen voi estää HR: ää ja muita työntekijöitä suorittamasta muita olennaisia tehtäviä, koska se voi vaatia jatkuvaa yhteydenpitoa eri osastoihin. Ja monet tärkeät päätökset, kuten työntekijän mahdollisuus ostaa uusi koti, riippuvat työsuhteen oikea-aikaisesta todentamisesta. PoE-kirjeen valitseminen riittää yleensä tietyn todentamispyynnön täyttämiseen, mutta työnantajat voivat myös automatisoida prosessin Trueworkin ja muiden kolmannen osapuolen todentajien kautta.