potilastietojen arkistointijärjestelmät
potilastietojen arkistointiin käytetään yleisesti kolmentyyppisiä numeerisia arkistointijärjestelmiä-suora numero, päätenumero ja keskimmäinen numero.
suora numeerinen arkistointi
suora numeerinen arkistointi tarkoittaa tietojen arkistointia täsmällisesti nousevassa järjestyksessä potilastietojen lukumäärän mukaan. Näin kaikki numeroidut tietueet olisivat samanaikaisesti nousevassa sarjassa arkistohyllyillä. Esim., seuraavat neljä potilastietoa arkistoitaisiin seuraavassa järjestyksessä hyllylle: 65023, 65024, 65025 ja 65026.
on selvää, että on yksinkertaista vetää arkistoalueelta viisikymmentä jatkuvaa tietuetta tutkimustarkoituksiin tai passiiviseen tallennukseen. Ehkä suurin etu tämäntyyppisen arkistointijärjestelmän on helppo, jolla henkilöstö on koulutettu työskentelemään sen kanssa. Kuitenkin tämä lähestymistapa arkistointi on tiettyjä haittoja. Se on helppo misfile koska henkilöstön on otettava huomioon kaikki numerot ennätys numero kerralla, kun arkistointi ennätys. Mitä suurempi määrä numeroita, jotka on muistettava, kun arkistointi, sitä suurempi mahdollisuus virhe. Numeroiden muuttaminen on yleistä: potilastiedot 65424 voidaan vääristää tietueeksi 56524.
vakavampi ongelma suoralle numeeriselle arkistoinnille on se, että raskain arkistointitoiminta keskittyy alueelle, jossa on eniten uusia tietueita. Useat työntekijät arkistoivat tietoja samanaikaisesti tällaisilla alueilla on pakko saada toistensa tiellä. Koska esikunnat arkistoivat yleensä uusimpien tietueiden alueella, ei ole mahdollista vahvistaa vastuuta tiedoston osasta yhdelle henkilökunnalle.
Loppunumero arkistointi
voidaan käyttää kuusinumeroista tai seitsennumeroista lukua, joka voidaan jakaa väliviivalla kolmeen osaan, joista jokainen osa sisältää tavallisesti kaksi numeroa. Sisällä numero, ensisijainen numeroa ovat kaksi viimeistä, toissijainen numeroa ovat keskellä kaksi ja, kolmannen numeroa ovat kaksi ensimmäistä tai kolme numeroa.
päätteenumerohakemistossa on 100 alkuosaa, jotka vaihtelevat 00: sta 99: ään. Henkilökunnan on ensin otettava huomioon ensisijainen osa arkistoidessaan kirjaa. Kunkin ensisijainen osa, tietueryhmät sovitetaan mukaan toisen numeron, paikallistamisen jälkeen oikea toisen numeron osassa, potilastiedot henkilöstön tiedostot numerojärjestyksessä kolmannen numeroa. Potilastiedoissa toinen tertiääriluku muuttuu jokaisella tietueella.
huomaa seuraava esimerkki päätenumerotiedostossa
| 66-31-06 | 98-11-38 | 98-99-50 |
| 67-31-06 | 99-11-38 | 99-99-50 |
| 68-31-06 | 00-12-38 | 00-00-51 |
| 69-31-06 | 01-12-38 | 01-00-51 |
päätenumeromenetelmä on kuvattu kuudella numerolla, mutta kuten aiemmin mainittiin, sitä voidaan soveltaa viiden, seitsemän tai jopa yhdeksän numeron käyttöön. Viisinumeroisella luvulla sen voisi jakaa kolmeen osaan seuraavasti:
| 7-65-43 | 0-00-01 | jne. |
| seitsemällä numerolla ero voi olla: | ||
| 765-43-21 | 000-00-01 | jne. |
on olemassa lukuisia etuja päätenumeron arkistointi. Kun hyllyihin lisätään uusia tietueita, niiden päätenumerot jakautuvat tasaisesti 100 hyllyjen alkuosaan. Jokainen 100. uusi potilastieto arkistoidaan uudelleen samaan hyllyjen pääluokkaan.
vältytään esteeltä, joka aiheutuu suoraan numeeriseen arkistointiin, kun useita työntekijöitä arkistoi samalla alueella. Henkilökunnalle voidaan antaa vastuu hyllyjen tietyistä osista. Kun neljä työntekijää tekee hakemuksen, ensimmäinen henkilökunta voi vastata päätteen numeroista 00-24, toinen 25-49, kolmas 50-74 ja neljäs 75-99.
koska rekisterinumerot annetaan edelleen suorassa numerojärjestyksessä, työ jakautuu tasaisesti kunkin osaston henkilöstön kesken. Numerot 463719, 453720 ja 463721 annetaan tiukassa järjestyksessä, mutta tietueet arkistoitaisiin päätteenumeron kohtaan ”19”, ”20” ja ”21” vastaavasti.
toimimattomat tietueet voidaan vetää jokaisesta päätteenumeron osasta sitä mukaa kuin uusia tietueita lisätään. Tällä tavoin kunkin ensisijaisen osan tietuemäärää valvotaan ja estetään tiedoston suuret aukot, jotka edellyttävät tietueiden siirtämistä taaksepäin. Tämä äänenvoimakkuuden säätö yksinkertaistaa myös arkistointilaitteiden suunnittelua.
Päätteenumeron arkistoinnin edut
Vääränlaisuus vähenee huomattavasti päätenumeron arkistoinnin käytön myötä. Koska henkilöstöllä on vain yksi numeropari kerrallaan, numeroiden saattaminen osaksi kansallista lainsäädäntöä on epätodennäköisempää. Vaikka tertiäärilukuja lisättäisiin kolmeen, esim. 245-68-90, kolmen numeron palauttaminen on helpompaa kuin seitsemän.
potilastietoassistentin koulutusjakso on yleensä päätteenumerojärjestelmässä hieman pidempi kuin suoraan numerotietojärjestelmässä, mutta suurin osa henkilökunnasta voi oppia sen muutamassa päivässä.
arkistohyllyjen käyttöönotto voi olla tarpeen aloitusvaiheesta alkaen, mikä voi vaatia useampia hyllyyksiköitä, koska laajennusominaisuudet on suunniteltava koko potilastietoalueelle.
Keskimmäinen numero arkistointi
tässä menetelmässä henkilöstötiedostot numeroparien mukaan, kuten päätenumeron arkistoinnissa. Toisaalta primaari -, sekundaari-ja tertiääriluvut ovat eri asemissa. Kuusinumeroisen luvun keskimmäiset numeroparit ovat ensisijaisia numeroita, vasemmalla olevat numerot toissijaisia numeroita ja oikealla olevat numerot tertiäärisiä numeroita.
| 76 | — | 68 | — | 96 |
| toissijainen | ensisijainen | tertiääri | ||
| alla on näytesarja keskimmäisessä numerotiedostossa | ||||
| 76-68-96 | 99-68-96 | |||
| 76-68-97 | 99-68-97 | |||
| 76-68-98 | 99-68-98 | |||
| 76-68-99 | 99-68-99 | |||
| 77-68-00 | 00-69-00 | |||
| 77-68-01 | 00-69-01 | |||
annetusta esimerkistä henkilökunta näkee, että 100 levyn palikat (esim., 76-78-00-76-78-99) ovat suorassa numerojärjestyksessä.
tällä on useita etuja:
- ensinnäkin, se on helppo vetää pois 100 peräkkäin numeroitu kirjaa tutkimustarkoituksiin.
- toiseksi muuntaminen suorasta numerojärjestelmästä keskinumerojärjestelmäksi on paljon yksinkertaisempaa kuin muuntaminen päätenumerojärjestelmäksi.
- kolmas, 100 levyn lohkot, jotka vedettiin suorasta numerotiedostosta, ovat täsmälleen järjestyksessä keskimmäisen numeron arkistointia varten.
Keskinumeroinen arkistointi tarjoaa tasaisemman jakauman tietueille, jotka tekevät suoran numeerisen arkistoinnin, vaikka se ei ole sama kuin päätenumeroisella arkistointijärjestelmällä saavutettu tasapaino.
kuten päätteenumerohakemuksessa, henkilöstö arkistoi numeroparin eikä kuuden tai seitsemän numeron avulla; näin ollen väärät kirjaukset vähenevät.
keskiluvun arkistoinnissa on tiettyjä haittoja. Enemmän koulutusta voi olla tarpeen kuin suora numero-tai päätenumero arkistointi.