tässä artikkelissa näytämme sinulle useita tapoja skannata ja lähettää asiakirjasi sähköpostilla. Näytämme sinulle erilaisia tekniikoita, kuten:

• tulostimen scan to email-toiminnon käyttäminen
• miten skannataan tietokoneelta
• miten skannataan puhelimella
• miten liitetään asiakirja sähköpostiin

näytämme myös, miten asiakirja muutetaan digitaaliseksi asiakirjaksi, jonka sinä ja vastaanottajasi voitte allekirjoittaa verkossa.

aloitetaan.

tulisiko tulostimen skannata sähköpostiin?

Skannaus sähköpostiin voi näyttää nopealta ja tehokkaalta tavalta skannata asiakirja ja lähettää se verkossa. Ja se on, vain ei jokaisen asiakirjan ja vastaanottajan.

yksi ”scan to email” – ominaisuuden käytön suurimmista haitoista on riski, että asiakirja ei saavuta vastaanottajaansa.

kun käytät ”scan to email” – ominaisuutta, on vaikeampi tarkistaa, että antamasi sähköpostiosoite on oikea, koska et välttämättä saa virheilmoitusta, jos syötit sen väärin. Et saa mitään varoitusta, jos aiottu vastaanottaja on muuttanut sähköpostiosoitettaan tai jos postilaatikko on täynnä joko.

vastaanottajat eivät myöskään voi vastata tulostimesta toimitettuun viestiin, koska palautussähköpostiosoite näyttää ”ei-vastausta” – osoitteena. Voit harvoin muokata viestiäsi, etkä kuule takaisin vastaanottajilta, jos he yrittävät ottaa sinuun yhteyttä viestissä olevan sähköpostiosoitteen avulla.

jos haluat käyttää ”scan to email” – ominaisuutta, tee se vain silloin, kun voit henkilökohtaisesti vahvistaa, että sähköposti on saapunut määränpäähänsä, ja käytä tätä toimintoa vain sellaisten asiakirjojen kanssa, jotka eivät ole kovin tärkeitä, koska ne eivät välttämättä pääse läpi ensimmäisellä yrittämällä.

Joten mitä sinun pitäisi tehdä sen sijaan?

Parempi Vaihtoehto: Asiakirjan skannaaminen ja Sähköpostittaminen (+ allekirjoitus tai Allekirjoituspyyntö) turvallisella ja kätevällä tavalla

Seuraavassa on muutamia tapoja skannata, lähettää sähköpostia ja jopa allekirjoittaa asiakirja verkossa ilman ”scan to email”-ominaisuutta:

skannaa asiakirja

näin skannaat asiakirjan millä tahansa skannerilla tai monitoimitulostimella:

miten skannata Windows

Windowsissa on sisäänrakennettu menetelmä asiakirjojen skannaamiseen, joten sinun ei tarvitse käyttää toista sovellusta tai ohjelmistoa sen tekemiseen.

näin:

1. Avaa Käynnistä-valikko
2. Etsi skannaussovellus ja napsauta sitä avataksesi sen. Jos et löydä sitä, voit etsiä sitä hakutyökalulla vasemmassa alakulmassa.
3. kun olet avannut skannaussovelluksen, se kertoo, jos skanneri ei ole kytketty, jolloin sinun täytyy tarkistaa, että skanneri on päällä ja kytketty oikein.
4. Valitse luettelosta skanneri, jota käytät, ja Tiedostotyyppi, jolla skannaukset tallennetaan. Jos haluat vain kuvan, PNG ja JPEG ovat molemmat hyvin yleisiä formaatteja.
5. jos haluat aloittaa skannauksen, aseta asiakirjasi skanneriin alaspäin ja siirry sitten kohtaan Näytä lisää > esikatselu, jotta voit vilkaista asiakirjaa aikaisessa vaiheessa.
6. voit myös muuttaa kuvan asetuksia (kuten väri-tai harmaasävytiloja ja kuvan resoluutiota) käyttämällä ”Näytä lisää” – toimintoa.
7. odota, kunnes skanneri on skannannut asiakirjasi esikatseluna ja näyttää asiakirjan näytöllä. Jos asiakirja on kohdistettu väärin tai sijoitettu väärin, korjaa sen sijainti skannerissa ja esikatsele sitä uudelleen.
8. kun olet tyytyväinen paikannukseen, voit valita skannattavan alueen napsauttamalla ja vetämällä sen poikki. Kun olet valinnut skannattavan alueen, klikkaa ”skannaa”.
9. Toista tämä prosessi jokaisella skannattavalla sivulla.
10. odota, kunnes skannaus on valmis ja asiakirjasi digitoidaan onnistuneesti.

muista tallentaa asiakirja kansioon, jonka muistat. Jotta asiat ovat helppoja, voit myös tallentaa sen työpöydälle, joten et menetä sitä.

kuinka skannata Macilla

Mac-tietokoneellasi on myös esiohjelmoitu työkalu skannerin käyttöä varten. Näin sitä käytetään:

1. valmistelkaa asiakirjanne.
2. avaa Esikatselusovellus.
3. Siirry tiedostoon > tuo skannerista ja valitse skannerisi.
4. jos et näe skanneriasi luettelossa, varmista, että skanneri on päällä ja kytketty.
5. näet ” tuo ” – ikkunan, jossa esikatselukannausta valmistellaan.
6. voit nyt valita skannausvaihtoehdot. Muuta halutessasi väriä, asiakirjan tyyppiä, kokoa, suuntaa ja muita yksityiskohtia.
7. napsauta ”Skannaa” aloittaaksesi skannauksen, ja sovellus ilmoittaa, kun olet digitoinut asiakirjasi täysin.
8. Toista tämä prosessi jokaisella skannattavalla sivulla.

asiakirjasta on nyt digitoitu versio. Muista, mihin kansioon tallennit asiakirjasi, tai tallenna se työpöydällesi, jotta näet sen näytölläsi, kun olet valmis.

kuinka skannata iOS: llä

voit skannata dokumenttisi ilman skanneria iPhonen tai iPadin sisäänrakennetulla kameralla. Näin:

1. valmistele asiakirja asettamalla se tasaiselle alustalle, jossa on hyvä valaistus.
2. avaa Notes-sovellus iPadilla tai iPhonella.
3. Luo uusi huomautus tai valitse olemassa oleva huomautus lisätäksesi skannatun asiakirjan siihen.
4. Napauta näytön alareunassa olevaa kamerakuvaketta.
5. napauta kohtaa ”Scan Documents”.
6. tähtää kamera skannattavaan asiakirjaan, jos laite ei aloita skannausta automaattisesti, Käynnistä suljin napauttamalla.
7. Toista tämä prosessi joka sivulla.
8. asiakirjasi on nyt skannattu ja tallennettu Notes-sovellukseen.

voit jakaa muistiinpanosi useiden sovellusten kautta tai lähettää ne sähköpostina.

kuinka skannata Androidilla

Androidilla ei ole sisäänrakennettua sovellusta, joka olisi omistettu asiakirjojen skannaamiseen. Voit kuitenkin skannata asiakirjasi Google Driven avulla.

näin:

1. valmista asiakirja sijoittamalla se tasaiselle alustalle, jossa on hyvä valaistus.
2. Avaa Google Drive-sovellus ja luo uusi asiakirja napauttamalla näytön oikeassa alakulmassa olevaa ” + ” -kuvaketta ja valitsemalla sitten ”Scan.”
3. tähtää kameralla asiakirjaasi, kohdista se ja ota kuva.
4. Tarkista esikatselusi rajaamalla se ja säätämällä asetuksia parhaaksi katsomallasi tavalla tai skannaa asiakirja uudelleen napauttamalla ”retake”.
5. Toista tämä prosessi joka sivulla.
6. asiakirjasi on nyt skannattu ja tallennettu Google Drive-tilillesi.

voit jakaa uuden dokumenttisi linkin kautta tai lisätä siihen ihmisten sähköpostiosoitteita.

lähetä asiakirjasi sähköpostilla ja pyydä allekirjoitusta (tai allekirjoita se)

tässä on paras tapa saada digitoitu asiakirja allekirjoitettavaksi verkossa:

käytä sähköistä Allekirjoitusohjelmistoa

kun asiakirjasi on digitoitu, sinulla on muutama vaihtoehto saada se allekirjoitettua. Ilmainen ja yksinkertainen tapa on pyytää allekirjoituksen kautta online allekirjoitus app kuten Signaturely.

Signaturely on yksinkertainen ja tehokas digitaalinen allekirjoitusohjelmisto, jonka avulla voit luoda online-allekirjoituksia ja laillisia online-asiakirjoja. Allekirjoittajien ei tarvitse olla samassa paikassa allekirjoittaakseen asiakirjan. Sen sijaan he voivat allekirjoittaa sen verkossa puhelimellaan, tabletillaan tai kannettavalla tietokoneellaan.

Signaturely mahdollistaa sähköisten allekirjoitusten luomisen ilmaiseksi, ilman rekisteröitymistä. Näin voit allekirjoittaa asiakirjan verkossa ja jakaa sen useiden ihmisten kanssa.

näin:

1. Luo tili Signaturely-palvelussa ilmaiseksi
2. avaa tilisi ja valitse niiden Nimet, jotka allekirjoittavat asiakirjan.
3. valmistele asiakirjasi lisäämällä otsikko ja räätälöity viesti allekirjoittajille:
4. vieritä alaspäin ja valitse, miten lisäät tiedostosi. Voit valita tiedostoja verkkoalustalta, kuten Google Drive-tililtäsi, tai ladata ne tietokoneeltasi.
5. avaa asiakirjasi ja lisää siihen allekirjoituskenttiä verkkoeditorin avulla.
6. Kirjoita allekirjoittajien nimet ja sähköpostiosoitteet. Voit myös valita tilauksen, jossa he allekirjoittavat sen, ja lähettää asiakirjat käyttäjille ennalta valitussa järjestyksessä.:
7. Tarkista tietosi ja klikkaa ”Lähetä asiakirja”.

kun olet lähettänyt dokumentin, voit seurata sitä Signaturely-tililläsi. näin näet, kestääkö vastaanottajan allekirjoittaminen liian kauan. Jos joku kestää liian kauan, sinun ei tarvitse soittaa hänelle, voit lähettää heille ilmoituksen muistuttaa, että heidän allekirjoituksensa tarvitaan.

kun allekirjoittajat saavat asiakirjan, he opastavat heitä Allekirjoittamisprosessin läpi auttaen heitä luomaan oman allekirjoituksensa ja käymällä läpi jokaisen Allekirjoituskentän, kunnes he ovat valmiita.

plussat:

• erittäin helppokäyttöinen
• ammattimainen ja henkilökohtainen
• toimii millä tahansa laitteella
• pitää sinut prosessin hallinnassa
• opastaa sinut ja allekirjoittajasi jokaisen vaiheen läpi
• voit aloittaa ilmaiseksi

miinukset:

• mobiilisovellusta ei ole saatavilla (tällä hetkellä kehitteillä)

käytä Sähköpostiasiakas

Voit myös valita käyttää sähköpostiasi lähettää asiakirjan sähköpostitse. Muista, että jos haluat allekirjoittaa asiakirjan, sinun on allekirjoitettava se ennen sen lähettämistä joko fyysisesti tai sähköisellä allekirjoituksella.

näin lähetät dokumenttisi:

1. avaa sähköpostitilisi.
2. Valitse ”Uusi viesti” aloittaaksesi uuden sähköpostin kirjoittamisen.
3. etsi uudesta Sähköposti-ikkunasta” Lisää liite ” – symboli. Se näyttää yleensä klemmarilta.
4. kun olet napsauttanut sitä, etsi tiedosto, valitse se ja paina ” Enter.”
5. voit myös vetää skannatun tiedoston ja pudottaa sen ikkunaan.
6. kirjoita viestisi loppuun ja lisää vastaanottajien sähköpostiosoitteet.
7. voit nyt lähettää sähköpostisi oheisella skannatulla tiedostolla.

plussat:

• helppo käyttää
• vapaasti käyttää
• voit tehdä sen puhelimellasi

miinukset:

• ei kerro, kuka on allekirjoittanut ja kuka ei
• saatat joutua tulostamaan ja allekirjoittamaan asiakirjan ensin ja pyytämään allekirjoittajiasi tekemään saman
• hitaampi prosessi
• ei niin ammattimainen kuin käyttämällä erikoistunutta alustaa

FAQ: Skannaa sähköpostiin

tässä vastaukset yleisimpiin kysymyksiin skannattujen asiakirjojen lähettämisestä sähköpostitse.

miten skannaan tulostimesta sähköpostiin?

1. avaa skannaussovellus.
2. skannaa asiakirjasi.
3. tallenna se.
4. Katso asiakirjaasi.
5. klikkaa sitä hiiren kakkospainikkeella.
6. valitse ”Jaa ”ja sitten”Posti”.
7. Kirjoita sähköpostisi.
8. lähetä sähköpostia.

Mitä eroa on skannauksella ja sähköpostiin skannaamisella?

kun käytät” scan to email ” – tulostinasetusta, sinun ei tarvitse käyttää mitään muuta ohjelmistoa skannatun kuvan lähettämiseen. Sinulta puuttuu kuitenkin myös kaikki sähköpostin lähettämisen toiminnot, kuten viestin lisääminen, sähköpostin saapumisen varmistaminen ja kuvan muokkaaminen ennen sen lähettämistä.

onko sähköpostin skannaus turvallista?

ei välttämättä. Kun käytät ”scan to email” – toimintoa, et voi olla varma, onko sähköposti lähetetty asianmukaisesti, ellei sinulla ole pääsyä sähköpostiosoitteeseen itse.

myös monitoimitulostimet lähettävät sähköpostiviestejä oletusarvoisesti selkeällä tekstillä. Kolmannet osapuolet, jotka ovat myös yhteydessä samaan WiFi-verkkoon kuin tulostimesi, voivat siepata nämä tiedot.

tämän vuoksi sinun tulisi käyttää tulostimen ”scan to email”-toimintoa vain ei-luottamuksellisiin asiakirjoihin, jotka voit henkilökohtaisesti varmistaa lähetetyiksi oikein.

kuinka monta sivua voit skannata sähköpostiin?

voit lähettää enintään 999 skannattua sivua. Tämä numero riippuu todennäköisesti tulostimen muistista ja kapasiteetista.

miten lähettää asiakirjoja sähköpostiin?

1. avaa sähköpostitilisi.
2. Aloita uuden viestin säveltäminen.
3. vedä ja pudota asiakirja viestiisi.
4. Tarkista tietosi ja lisää vastaanottajan sähköpostiosoite.
5. Klikkaa ” Lähetä.”

Miten lähetän luottamuksellisen asiakirjan sähköpostitse?

voit käyttää Gmailin luottamuksellista tilaa, jos haluat lisäturvan pitääksesi luottamukselliset tietosi turvassa luvattomalta käytöltä. Sen avulla voit asettaa vanhenemispäivän viesteille ja jopa peruuttaa pääsyn niihin.

vastaanottajat eivät voi kopioida, välittää, tulostaa tai ladata viestiä.

Miten kirjoitan sähköpostin, jossa on liite?

1. Siirry sähköpostitilillesi.
2. Valitse ”Uusi viesti”.
3. Etsi paperiliitoskuvaketta ja klikkaa sitä liittääksesi tiedoston.
4. Etsi tiedosto tietokoneesi kansioista. Kun löydät sen, klikkaa ” Avaa ”tai” valitse tiedosto.”
5. Jatka sähköpostin kirjoittamista.
6. lisää aiherivi ja sen henkilön sähköpostiosoite, jolle haluat lähettää sen.
7. klikkaa ”Lähetä”, kun olet valmis lähettämään sähköpostisi.

johtopäätös

kuten näimme, on olemassa useita tapoja skannata asiakirjasi. Monitoimitulostimista iPhoneen ja Android-puhelimeen voi skannata ja lähettää asiakirjoja verkossa missä tahansa.

ja jos asiakirjasi vaativat allekirjoituksia, voit aina kerätä laillisesti sitovia allekirjoituksia allekirjoituksineen ilmaiseksi.

Signature auttaa sinua muuttamaan skannatut asiakirjasi asiakirjoiksi, jotka ovat valmiita kaikkien osapuolten allekirjoitettaviksi. Se opastaa allekirjoittajia allekirjoitusprosessin läpi ja pitää sinut ajan tasalla.

kokeile tänään viittomakielellä ilmaiseksi.