tämä asiakirja antaa yleiskuvan siitä, miten varmuuskopioida ja arkistoida UH email Microsoft Outlook 2007 Windows-pohjainen PC.

ensimmäinen askel sähköpostin varmuuskopion luomisessa on sen sisällön siistiminen. Poista kaikki sähköposti, jota et tarvitse tai et halua olla varmuuskopio. Erityisesti poistaa sähköpostit liitetiedostoja, joita et enää tarvitse, säästää levytilaa.

seuraava vaihe on järjestää varmuuskopioitavat sähköpostit kansioihin. Voit luoda useita kansioita tallentaa liittyvät sähköpostit yhteen paikkaan. Järjestämällä sähköpostisi tällä tavalla helpottaa palauttaa sähköpostit saatat tarvita myöhemmin.

sähköpostin varmuuskopiointi

kun olet järjestänyt sähköpostisi, olet valmis aloittamaan varmuuskopioinnin. Tehdä varmuuskopio sähköpostikansio, ensin käynnistää Outlook 2007 sovellus. Napsauta sitten Tiedosto-valikkoa ja valitse Tuonti ja vienti…

valitse avautuvassa ikkunassa vaihtoehto Vie tiedostoon toimintojen luettelosta. Napsauta sitten Seuraava-painiketta jatkaaksesi.

vuonna Luo tiedosto tyyppi laatikko, valitse henkilökohtainen kansio tiedosto (.pst) ja klikkaa Seuraava painiketta jatkaa.

valitse Valitse kansio viedä laatikosta, valitse kansio, jonka haluat tehdä varmuuskopion. Alla olevassa kuvassa on valittu Saapuneet-niminen kansio. Valitse Sisällytä alikansiot, jos vievä kansio sisältää alikansioita. Myös suodatin-painiketta mahdollistaa laajan valikoiman valintoja viedä vain tiettyjä viestejä kansion. Klikkaa Seuraava-painiketta jatkaaksesi.

seuraavassa ikkunassa, joka avautuu, Outlook kysyy sijainnin tallentaa viedyn tiedoston. Napsauta Selaa-painiketta muuttaaksesi oletussijaintia. Valitse helposti muistettava sijainti tai tallenna työpöydällesi helposti, jos se tallennetaan irrotettavalle alustalle (esim.muistitikulle). Muista antaa viedylle tiedostolle kuvaava nimi. Valitse vaihtoehdot-osiossa tarpeisiisi sopivin vaihtoehto. Napsauta Finish-painiketta jatkaaksesi.

nyt avautuu uusi ikkuna, jossa pyydetään luomaan Microsoft Personal Folder. Anna kansiolle kuvaileva nimi, kuten UH Email varmuuskopiointi kuten alla olevassa esimerkkikuviossa. Anna salasana, Jos haluat suojata tiedoston salasanalla muilta käyttäjiltä.

juuri noin. Olet juuri luonut varmuuskopion valitun sähköpostikansion. Voit toistaa tämän prosessin varmuuskopioida muita sähköpostikansioita, jos haluat. Vapauttaaksesi levytilaa ja kiintiösi, voit poistaa varmuuskopioimasi viestit tai siirtää ne IMAP-kansiostasi paikalliselle kiintolevylle. Katso kohdasta tekniikat sähköpostin vähentämiseksi kohdassa http://www.hawaii.edu/askus/502 ohjeet viestien siirtämisestä IMAP-kansiosta paikalliseen kansioon.

sähköpostin palauttaminen henkilökohtaisesta Tiedostokansiosta

jossain vaiheessa tulevaisuudessa saatat haluta palauttaa sähköpostisi jostakin tekemästäsi varmuuskopiosta.
ennallistamisprosessin aloittamiseksi käynnistetään ensin MS Outlook 2007. Siirry sitten Tiedosto-valikkoon ja valitse Tuonti ja vienti…

valitse avautuvassa ikkunassa tuonti toisesta ohjelmasta tai tiedostosta. Klikkaa Seuraava-painiketta jatkaaksesi.

vieritä seuraavassa ikkunassa tiedostotyyppien luetteloa alaspäin ja valitse henkilökohtainen Kansiotiedosto (.pst). Klikkaa Seuraava-painiketta jatkaaksesi.

seuraava, klikkaa Selaa-painiketta paikantaa henkilökohtaisen kansion tiedoston haluat palauttaa sähköpostisi. Valitse sopiva vaihtoehto omiin tarkoituksiisi. Tässä tapauksessa varasuunnitelma.pst-tiedosto luotiin aikana varmuuskopiointiprosessin aiemmin tässä asiakirjassa niin, että on tiedosto, joka palautetaan. Klikkaa Seuraava-painiketta jatkaaksesi.

jos olet luonut salasanan PST-tiedoston, kirjoita se avata tiedoston. Napsauta OK-painiketta jatkaaksesi. Huomautus: Et saa tätä dialogilaatikkoa, jos et ole luonut salasanaa.

Seuraava, Valitse kansio, josta haluat tuoda. Jos kansio varmuuskopioitu oli alikansioita, voit valita vain alikansioon palauttaa. Sinulla on myös kaksi vaihtoehtoa, mihin tuoda kansiot. Voit tuoda kohteet valittuun kansioon (korostettu navigointiruudussa) tai samaan kansioon, joka on jo luotu sähköpostitilillesi. Alla olevassa kuvassa, vaihtoehto valittiin palauttaa sähköpostin samaan kansioon Omat kansiot (Saapuneet). Koska se on menossa omiin kansioihin sitä ei tallenneta UH-palvelimelle, jossa se kuluttaisi kiintiötä.

juuri noin. Outlook Tuo sähköpostiviestejä henkilökohtaisesta kansiotiedostosta ja valitsemaasi sähköpostikansioon. Nämä sähköpostiviestit ovat nyt osa sähköpostiasi.

Auto-Archive

toinen vaihtoehto luoda varmuuskopio sähköpostikansioista on Outlookin Auto-Archive-ominaisuus. Se on suhteellisen helppokäyttöinen ja helppo asentaa.

Auto-Archive siirtää automaattisesti vanhana pidetyt kohteet (valitsemasi asetukset) arkistotiedostoon ja poistaa sen sähköpostikansiostasi. Sinulla on kyky määrittää, mitkä kansiot arkistoidaan automaattisesti, sekä aika, joka on kulunut ennen kuin kohde katsotaan vanhaksi.

aloittaaksesi Auto-Archive-ominaisuuden, Käynnistä ensin MS Outlook-sovellus. Napsauta Työkalut-valikkoa ja valitse Asetukset. Napsauta avautuvassa ikkunassa toista välilehteä. Lopuksi, klikkaa AutoArchive-painiketta.

avautuvassa ikkunassa, klikkaa Suorita AutoArchive jokainen valintaruutu. Määritä aika, jonka täytyy kulua, jotta AutoArchive-toiminto toimii. Voit myös valita vaihtoehdon pyydetään Outlook ennen AutoArchive ominaisuus suoritetaan. Muista merkitä arkistotiedoston oletussijainti. Voit napsauttaa Selaa-painiketta, jos haluat muuttaa oletustiedoston sijaintia. Tallenna asetukset napsauttamalla OK-painiketta. Napsauta OK-painiketta Asetukset-ikkunassa palata Outlook-sovellus.

automaattisen arkiston asetukset

sinulla on valta asettaa automaattisen arkiston asetukset jokaiselle sähköpostitilisi kansiolle. Jos haluat määrittää tietyn kansion asetukset, napsauta kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse valikosta Ominaisuudet. Alla olevassa kuvassa Saapuneet valittiin.

seuraava, klikkaa AutoArchive välilehti. Määritä asetukset parhaaksi katsomallasi tavalla. Voit siirtää vanhat kohteet arkistotiedostoon tai poistaa ne kaikki yhdessä. Voit myös valita Oletusarkistoasetukset tai sinulla voi olla eri asetukset jokaiselle kansiolle, jonka päätät arkistoida. Tallenna muutokset napsauttamalla OK-painiketta.

tuo arkistoidut kohteet niiden alkuperäisiin kansioihin

tulevaisuudessa saattaa tulla aika, jolloin haluat palauttaa arkistoidun tiedostosi tiedostot. Sinulla on useita vaihtoehtoja tämän saavuttamiseksi. Voit joko palauttaa arkistoidut kohteet takaisin postilaatikkoon (niiden alkuperäiseen sijaintiin), voit tuoda arkistoidut kohteet uuteen kansioon, tai voit avata arkistoidun tiedoston, ja manuaalisesti kopioida kohteita tarvitset.

Outlookissa siirry Tiedosto-valikkoon ja valitse Tuonti ja vienti… Avautuvassa ikkunassa, Valitse vaihtoehto Tuo toisesta ohjelmasta tai tiedostosta. Klikkaa Seuraava-painiketta jatkaaksesi.

vieritä seuraavassa ikkunassa tiedostotyyppien luetteloa alaspäin ja valitse henkilökohtainen Kansiotiedosto (.pst). Klikkaa Seuraava-painiketta jatkaaksesi.

Seuraava, klikkaa Selaa-painiketta paikantaa arkistoitu tiedosto haluat palauttaa sähköpostisi. Valitse sopiva vaihtoehto omiin tarkoituksiisi. Klikkaa Seuraava-painiketta jatkaaksesi.

valitse seuraavaksi arkistotiedosto, josta haluat tuoda. Muista tarkistaa Include alikansiot valintaruutu varmistaa palautat kaikki sähköpostisi. Napsauta vaihtoehtoa tuoda kohteita samaan kansioon: palauttaa viestit takaisin alkuperäisiin paikkoihin ennen kuin ne arkistoitiin. Napsauta Finish-painiketta tuodaksesi sähköpostin.

juuri noin. Outlook Tuo sähköpostiviestejä arkistotiedoston ja sijoittaa ne takaisin alkuperäisiin paikkoihin. Nämä sähköpostiviestit ovat nyt osa sähköpostiasi.

tuo arkistoidut kohteet uuteen kansioon

ensimmäinen askel tässä prosessissa on luoda uusi kansio Outlookiin, johon arkistoidut kohteet tallennetaan. Voit tehdä tämän, mene Tiedosto-valikko Outlookissa, valitse uusi, ja valitse kansio…

seuraavaksi anna kansiolle nimi. Vuonna kansio sisältää: tekstiruutu, valitse posti ja lähettää kohteita. Valitse sitten, mihin haluat luoda uuden kansion. Alla olevassa kuvassa uusi kansio nimeltä Archived Items luotiin hdtest-sähköpostikansion juureen.

kun olet luonut uuden kansion arkistoitujen kohteiden tallentamiseksi, olet valmis tuomaan arkistoidun tiedostosi. Voit tehdä tämän, ensin klikkaa kerran uuden kansion juuri luotu valita sen. Siirry sitten Tiedosto-valikkoon ja valitse Tuonti ja vienti… Avautuvassa ikkunassa, Valitse vaihtoehto Tuo toisesta ohjelmasta tai tiedostosta. Klikkaa Seuraava-painiketta jatkaaksesi.

vieritä seuraavassa ikkunassa tiedostotyyppien luetteloa alaspäin ja valitse henkilökohtainen Kansiotiedosto (.pst). Klikkaa Seuraava-painiketta jatkaaksesi.

Seuraava, klikkaa Selaa-painiketta paikantaa arkistoitu tiedosto haluat palauttaa sähköpostisi. Valitse sopiva vaihtoehto omiin tarkoituksiisi. Klikkaa Seuraava-painiketta jatkaaksesi.

valitse seuraavaksi arkistotiedosto, josta haluat tuoda. Muista tarkistaa Include alikansiot valintaruutu varmistaa palautat kaikki sähköpostisi. Napsauta vaihtoehtoa tuoda kohteita nykyiseen kansioon palauttaa viestit uuteen kansioon loit. Napsauta Finish-painiketta tuodaksesi sähköpostin.

juuri noin. Outlook Tuo sähköpostiviestejä arkistotiedoston ja aseta ne uuteen kansioon loit. Nämä sähköpostiviestit ovat nyt osa sähköpostiasi.

kopiointi manuaalisesti arkistoidusta tiedostosta

viimeinen vaihtoehto sähköpostin palauttamiseksi arkistoidusta tiedostosta on avata arkistoitu tiedosto ja kopioida vain palautettavat kohteet. Voit tehdä tämän, mene Tiedosto-valikko, valitse Avaa, ja valitse Outlook datatiedosto…

selaa sitten arkistoidun tiedoston sijaintiin. Valitse se ja klikkaa Avaa-painiketta. Outlook sitten sijoittaa sen kansioluetteloon. Voit sitten avata sen ja kopioida yli vain kohteita haluat siirtää yksinkertaisesti klikkaamalla ja vetämällä kohteen haluttuun paikkaan. Vaihtoehtoisesti voit tarkastella kohteita, kun ne ovat arkistoidussa kansiossa.

kun arkistoitu tiedosto on valmis, voit hiiren kakkospainikkeella arkistoitua tiedostoa ja napsauttamalla Sulje ”Arkistokansiot” poistaaksesi arkistotiedoston kansioluettelostasi.