Savez-vous créer un plan d’action ?

Il est essentiel pour une entreprise d’avoir un plan d’action pour atteindre les objectifs de ses projets et obtenir les meilleurs résultats.

Mais qu’est-ce qu’un plan d’action, de toute façon ? À quoi ça sert ?

Un plan d’action est une forme organisée qui suit une méthodologie définie pour définir les buts et objectifs, les activités qui doivent être menées, les responsables du développement de chacun d’eux et qui suivent également l’avancement de chaque projet, afin d’obtenir les meilleurs résultats.

En fait, la création d’un plan d’action pour une meilleure planification du travail d’équipe est une activité que tous les gestionnaires doivent faire à un moment donné.

Et le défi dans la façon de créer un plan d’action est de convaincre les dirigeants et de les garder engagés pour qu’ils acceptent vraiment les décisions et contribuent au succès de l’opération.

Donc, dans cet article, nous allons parler de la façon de concevoir un plan d’action efficace et d’engager votre équipe.

Vous verrez également les étapes d’un plan d’action et certains outils de plan d’action qui peuvent vous aider.

Êtes-vous prêt?

Comment créer un Plan d’action Étape par étape: Guide complet

Apprendre à créer un plan d’action n’est pas difficile.

Il existe plusieurs méthodologies et outils de plan d’action très efficaces, et nous en présenterons quelques-uns ici.

Mais pour que tout se déroule plus naturellement, commençons par présenter un plan d’action simple en 7 étapes.

Comment créer un plan d’action étape par étape:

La structure d’un plan d’action doit suivre ces étapes qui, d’ailleurs, constituent également une excellente feuille de route pour la présentation d’un plan d’action.

Vérifiez-le:

1. Savoir où vous voulez aller

La première étape de la création d’un plan d’action consiste à considérer la planification stratégique de l’entreprise.

En tant que leader, vous guidez vos actions vers les objectifs de l’entreprise.

Commencez par indiquer comment votre équipe contribue à atteindre ces objectifs de l’entreprise.

Par conséquent, vous et votre équipe saurez comment vos attitudes quotidiennes contribuent à la réalisation de vos objectifs d’entreprise.

Cela permet d’engager l’équipe, d’avoir une vision de son rôle dans tout.

2. Créez des objectifs mesurables

Une fois que vous avez une vision claire de ce que vous devez accomplir, l’étape suivante consiste à fixer des objectifs mesurables.

L’objectif du plan d’action doit être clairement défini, après tout, un plan d’action sert à atteindre les objectifs.

Pensez à des objectifs qui permettront à votre équipe de visualiser ce qui a été accompli. Ainsi, ils auront le temps de corriger les écarts et d’atteindre les objectifs.

S’ils ne sont pas respectés, vous pouvez collecter et évaluer les performances des professionnels et du groupe.

Plus tard, nous présenterons un outil qui vous montrera comment créer un plan d’objectifs pour vos projets.

3. Énumérer les tâches à effectuer

Il est important que toutes les activités nécessaires pour atteindre l’objectif soient répertoriées et attribuées à une personne responsable.

Ainsi, avec l’équipe, listez toutes les tâches et activités à accomplir.

Demandez à chaque professionnel de mettre sur papier ses principales activités connexes, puis d’en discuter avec chacun d’eux.

De cette manière, chacun sait clairement quelles activités doivent être développées et qui est responsable de leur mise en œuvre.

4. Divisez les grandes tâches en parties plus petites et plus faciles à gérer

Certaines tâches ou objectifs peuvent sembler plus difficiles à atteindre que d’autres.

C’est pourquoi, lorsque cela est possible, divisez les tâches plus importantes en parties plus petites, plus faciles à exécuter et à gérer.

Cela permet aux employés qui les dirigent de les gérer plus facilement et d’avoir une plus grande clarté sur les activités qu’ils doivent effectuer afin de pouvoir les exécuter en temps opportun.

Pour un gestionnaire, les tâches plus petites représentent également une plus grande facilité de gestion.

Il permet de suivre la progression des actions avec plus de clarté, car elles sont plus petites, se produisent plus rapidement, cela permet de suivre la progression de l’objectif ou de la tâche.

5. Décidez des délais pour les livraisons quotidiennes

Sans délais spécifiques, vous ne pouvez pas faire de plan d’action, et le travail va certainement s’étendre et aller au fil du temps.

Certaines tâches peuvent ne jamais être terminées.

Les activités qui ont déjà des processus bien définis peuvent très bien être guidées par des délais préétablis.

Ici, il convient également de consulter chaque professionnel pour déterminer les délais d’exécution de ces tâches.

Avec des délais préétablis, l’employé peut mieux planifier l’exécution de ses activités, en hiérarchisant en fonction de leur importance et de leur urgence.

Cela permet au manager de mieux surveiller la productivité de l’équipe.

Cela facilitera également la communication de tous, car l’équipe saura déjà quand une certaine activité sera terminée.

6. Créez une représentation visuelle de votre plan d’action

Une fois que vous avez créé les éléments d’action et utilisé un modèle de chronologie, l’étape suivante consiste à créer une sorte de représentation visuelle de votre plan.

Cette représentation aide à l’engagement de votre équipe, puisque chacun peut suivre l’avancement des activités.

Dans le même temps, une visualisation graphique permet également d’identifier facilement quelles tâches ou objectifs du plan d’action ne sont pas exécutés, ou atteints, ce qui permet de les hiérarchiser, afin d’être atteints.

7. Suivez vos actions souvent

Une fois votre plan établi et partagé avec l’équipe, et les réalisations planifiées, l’étape suivante est simple: faire des suivis fréquents une habitude.

Il couvre les responsables pour s’assurer que tous les gens font leur part.

Vous pouvez, par exemple, créer un calendrier pour l’envoi de rapports commerciaux ou la présentation des résultats individuels ou d’équipe.

Il n’y a aucun moyen de créer un plan d’action sans définir comment vous allez le suivre.

Un plan d’action peut occasionnellement, en raison d’événements ou de circonstances imprévues, être modifié ou mis de côté.

Ne laissez pas cela se produire.

Après tout, quel est le but d’un plan d’action, sinon comme un guide pour que la capacité de respecter les délais, d’accomplir les tâches et d’atteindre les objectifs reprenne immédiatement après l’interruption non désirée.

Révisez toujours votre plan d’action et engagez vos employés à aller de l’avant sans perdre de vue les objectifs.

Vous voulez connaître la meilleure façon de suivre vos plans d’action ?

Découvrez l’un des meilleurs outils de gestion des plans d’action : Suivez les plans d’action de votre entreprise de manière simple! Découvrez STRATWs ONE

Avez-vous trouvé ces instructions un peu complexes?

Avez-vous eu du mal à visualiser, en pratique, comment créer un plan d’action ?

Restez calme, continuez à lire pour en savoir plus à ce sujet.

Avant de montrer d’autres méthodologies sur la façon de mettre en place un plan d’action, nous avons sélectionné un exemple de plan d’action prêt à l’emploi pour vous:

Comment créer un plan d’action, étape par étape, en posant ces 5 questions ?

En fait, si vous regardez attentivement, les réponses à ces questions ont un lien fort avec les étapes du plan d’action que nous avons décrit ci-dessus.

L’idée est de répondre à chacune de ces questions et ainsi définir:

• Que fera-t-on ? Ce sont les objectifs et les buts du plan d’action.
• Quand cela sera-t-il fait? Ce sont les dates et le calendrier.
• Où cela sera-t-il fait? Dans ce cas, il s’agit de spécifier les lieux où l’action se déroulera, qui peuvent être une salle spécifique (ou plusieurs) de l’entreprise, des sites Web et des outils sur Internet ou un emplacement externe.
• Comment? Quelle méthodologie sera utilisée? Quels critères seront utilisés? Existe-t-il un outil que tout le monde devrait utiliser, un manuel de bonnes pratiques ou une norme ISO? Quelles sont les étapes du projet ?
• Pourquoi faisons-nous cela? Il est nécessaire de définir clairement quel bénéfice le projet apportera à l’entreprise, comment il ajoutera de la valeur à l’entreprise et aux clients.

Le plan d’action « quoi, quand, où, comment et pourquoi  » est né de la méthodologie de création d’un plan d’action 5W, qui évolue ensuite en 5W2H et qui correspond à ces questions:

• Quoi ?
• Pourquoi?
• Où?
• Qui?
• Quand?
• Comment?
• Combien?

Comment créer un plan d’action à l’aide d’autres outils

Comme promis, voici quelques idées d’outils de gestion de plan d’action qui peuvent vous aider :

Fixer des objectifs INTELLIGENTS

Cet outil aide à l’étape d’un plan d’action concernant la définition des objectifs.

Ils devraient être basés sur les lettres qui composent le mot SMART, voyez comment cela fonctionne:

• Spécifique: l’objectif ne peut être générique et large, sans références à l’équipe. Il doit être très objectif, avoir de la concentration et détailler sans aucun doute où vous voulez arriver.
• Mesurable: idéalement, l’objectif devrait être représenté par un nombre à atteindre. Pour cela, il devrait s’agir d’un point qui peut être mesuré sans difficulté ni retard.
• Atteignables: les objectifs au-delà de la possibilité de l’équipe ne conduisent qu’à la démotivation. Il est essentiel de se fixer des objectifs ambitieux mais jamais impossibles.
• Pertinent: l’objectif, une fois atteint, devrait apporter des avantages importants pour que les objectifs stratégiques de l’organisation soient atteints.
• En temps opportun: il est essentiel de définir le délai pour atteindre l’objectif.

PDCA : Plan d’action pour l’amélioration des activités

La méthode PDCA traite spécifiquement de la façon de créer un plan d’action pour une entreprise afin d’améliorer ses processus.

Il est divisé en 4 étapes, selon les lettres:

• Plan: découvrez le problème, sa cause première, planifiez les améliorations et élaborez un plan d’action.
• Faire : engager les employés et exécuter le plan.
• Check: vérifiez les résultats et analysez si tout s’est déroulé comme prévu.
• Act : les choses vont-elles bien ? Grande, l’amélioration des processus est certainement en cours de mise en œuvre. Ça n’a pas marché ? Redémarrez votre cycle PDCA!

Méthode Voir et agir

Malgré tout ce que nous avons dit sur la création d’un plan d’action et ses étapes, il n’est pas toujours facile de voir quels sont les problèmes et comment les résoudre.

Pour vous aider, nous avons un autre outil, la méthode View and Act.

Suivez les étapes ci-dessous:

• Définir: Faire une enquête sur les problèmes de l’entreprise à travers des réunions avec l’équipe sur les solutions possibles.
• Prioriser: Résolvez les problèmes les plus graves à l’aide de la matrice de priorisation GUT et de la matrice d’Eisenhower.
• Décrire: Discutez avec l’équipe des causes des problèmes et réfléchissez aux actions possibles pour les résoudre, ainsi qu’aux ressources nécessaires.
• Execute: Tout le monde est-il d’accord avec ce qu’il faut faire? Eh bien, commencez alors!
• Surveiller et collecter des données: Suivre et suivre l’avancement des travaux, s’assurer que vous êtes sur la bonne voie et effectuer les ajustements nécessaires.

La méthode pour créer un plan d’action est-elle maintenant plus claire pour vous? Sinon, regardez la vidéo ci-dessous pour souligner les idées principales du texte:

Parmi les nombreuses fonctionnalités de STRATWs ONE, l’une d’elles est d’aider à l’exécution des plans d’action, en savoir plus à ce sujet: STRATWs ONE.

Révolutionnez la gestion de votre entreprise avec STRATWs One