Introduction

La plupart des organisations utilisent des procédures dans le cadre de leurs systèmes de gestion. Des procédures correctement rédigées peuvent constituer une forme importante de contrôle, mais des procédures mal conçues peuvent exposer l’organisation à des niveaux de risque plus élevés que nécessaire pour son entreprise et ses employés.

Souvent, les procédures sont rédigées par quelqu’un qui connaît bien le travail et qui a déterminé par lui-même quelle est la meilleure méthode pour faire un travail. Cela peut créer des risques dans la mesure où:

• Ceux qui sont tenus de suivre la procédure par la suite peuvent ne pas avoir la base de compétences ou l’expérience du rédacteur de la procédure
• La procédure peut être ambiguë ou susceptible d’être mal interprétée
• La procédure peut codifier et transmettre des pratiques indésirables à d’autres.

Cette note décrit un processus en trois étapes généralement accepté pour la création de procédures à faible risque.

• La première étape, établissant le besoin, est le processus par lequel une organisation décide si une procédure est nécessaire et quel pourrait être son objectif.
• La deuxième étape, l’analyse des tâches, est utile pour toutes les procédures. Il peut produire des organigrammes ainsi que des instructions écrites étape par étape. Cette étape est au centre de cette note technique.
• La troisième étape, qui consiste à soumettre un projet de procédure à une analyse rigoureuse des risques, est justifiée pour les procédures critiques pour l’entreprise et critiques pour la sécurité. Un processus HAZOP procédural, qui fait l’objet d’une note technique distincte, est l’approche recommandée pour cela.

Dans cette note, nous utilisons les définitions suivantes:

• Tâche – l’objectif commercial à atteindre en suivant une procédure;
• Procédure – la séquence écrite d’instructions, généralement définie comme une série d’étapes, nécessaire pour terminer la tâche;
• Étape – un composant ou un élément d’une procédure ou d’une tâche.

Établir le besoin

Les organisations remplissent des fonctions pour atteindre leurs objectifs. Les fonctions impliquent généralement des personnes et des équipements. L’efficacité et l’efficience des fonctions, et la façon dont elles interagissent, déterminent l’efficacité et l’efficience de l’organisation elle-même, et elles peuvent être essentielles pour déterminer si et dans quelle mesure les objectifs de l’organisation sont atteints.

Les fonctions que les personnes exercent dans un cadre organisationnel sont généralement définies sous la forme d’un ensemble de tâches, chacune avec des objectifs spécifiques. Les tâches elles-mêmes sont généralement spécifiées sous la forme de procédures.

La gestion de la valeur est l’approche la plus couramment suivie pour s’assurer que l’ensemble des fonctions qu’une organisation remplit est adapté à ses objectifs généraux. Si les tâches qui découlent d’une activité de gestion de la valeur ne sont pas actuellement entreprises par l’organisation ou sont entreprises d’une manière différente, de nouvelles procédures doivent être créées ou d’anciennes doivent être repensées afin que les résultats fonctionnels requis puissent être fournis.

Pour chaque tâche, la gestion de la valeur doit générer un énoncé clair de l’objectif de la tâche, exprimé en termes de contribution à la fonction à exécuter et d’objectifs à atteindre. Il peut également spécifier les entrées disponibles, les interactions clés et les sorties nécessaires qui doivent être fournies.

La gestion de la valeur fait l’objet d’une note technique distincte.

Analyse hiérarchique des tâches

Une fois le but de la tâche établi, l’analyse des tâches définit la procédure comme une séquence d’étapes avec un degré approprié d’informations et de détails. Une forme utile, l’analyse hiérarchique des tâches (EHT), consiste à commencer par la tâche de niveau le plus élevé et à la décomposer en étapes de niveau secondaire, puis à décomposer davantage les étapes en étapes de niveau inférieur selon le degré de détail approprié et nécessaire.

Le niveau de décomposition dépend de qui doit effectuer l’étape, de son importance et de l’environnement de travail dans lequel elle est entreprise. Pour les employés les plus qualifiés, dans de bonnes conditions de travail et avec peu de temps pour terminer le travail, l’énoncé de la tâche de plus haut niveau peut suffire. Pour d’autres, il pourrait être nécessaire d’aller à des niveaux beaucoup plus détaillés.

Le niveau de décomposition, le degré de détail avec lequel chaque étape est décrite et la manière dont les informations sont présentées doivent également refléter des facteurs de formation des performances tels que:

• Le niveau de compétence, de connaissances, d’expérience et de familiarité requis pour réussir l’étape par rapport à celui disponible
• Le niveau de formation et de supervision disponible
• Les conditions de travail et leur aptitude à un comportement sans erreur
• Le stress et le niveau d’urgence associés à une prise de décision rapide au cours de la procédure
• Autres activités qui doivent avoir lieu au même moment qui pourrait concurrencer l’attention de l’employé.

Des exemples d’analyses de tâches hiérarchiques sont présentés à la figure 1, à la figure 2 et à la figure 3. Quelqu’un d’expérimenté peut être en mesure de répondre à la demande, « Faites-moi deux tranches de pain grillé avec de la marmelade de cumquat » sans aucune élaboration, mais d’autres peuvent avoir besoin de plus de détails, le niveau en fonction de leur familiarité avec le pain grillé, la disposition de la cuisine et ainsi de suite.

Figure 1: Exemple d’analyse de tâche, niveau élevé

Figure 2: Exemple d’analyse des tâches, plus de détails

Figure 3: Exemple d’analyse de tâche, détails fins

Faire du pain grillé est une tâche triviale et mécaniste qui ne nécessite pas de décisions majeures à prendre, mais la plupart des gens peuvent le comprendre et cela démontre la forme de l’analyse. En pratique, ce type d’analyse hiérarchique peut être appliqué à des tâches beaucoup plus complexes et critiques qui peuvent nécessiter un jugement et une prise de décision. Ces tâches peuvent impliquer des interactions dans plusieurs domaines d’une entreprise, des communications avec les clients et les fournisseurs, des négociations avec des contreparties commerciales, le respect des exigences de gouvernance ou réglementaires ou l’administration de questions sensibles relatives aux ressources humaines.

Les procédures peuvent être écrites avec le degré de détail qui correspond aux facteurs de mise en forme de performance attendus. Les facteurs de mise en forme des performances supposés et requis doivent être spécifiés dans la description de la procédure.

Matrice de ventilation opérationnelle

Des détails supplémentaires doivent être créés pour compléter l’analyse des tâches hiérarchiques et en faire une procédure pouvant être utilisée dans les opérations commerciales. Une forme courante est une matrice de ventilation opérationnelle.

Une matrice de ventilation opérationnelle contient normalement, pour chaque étape, une description de:

• Les actions à mener
• Les exigences en matière d’équipement
• Les conditions en place au début de l’étape
• Ce qui doit être réalisé avant que l’étape ne soit terminée avec succès
• Les conditions en place à la fin de l’étape
• Les canaux de communication nécessaires pour effectuer l’étape (c’est-à-dire entre laquelle les individus et les groupes)
• L’information nécessaire pour prendre des décisions correctes, y compris la façon dont les tests sont effectués et les critères de décision.

Le tableau 1 contient un projet de schéma pour une matrice de ventilation opérationnelle.

Tableau 1 : Matrice de ventilation opérationnelle

HAZOP procédural

Les procédures importantes doivent être soumises à des tests de résistance dans le cadre du processus de conception. HAZOP procédural est l’approche que nous recommandons pour cela. Ce processus peut prendre beaucoup de temps, il ne doit donc être envisagé que pour les procédures critiques pour la sécurité ou les activités; dans de nombreux cas, il ne peut être utilisé que pour les étapes les plus critiques de ces procédures.

Le HAZOP procédural est décrit en détail dans une note technique distincte.