Suivre vos documents financiers et votre administration de la vie peut sembler une tâche ennuyeuse – mais la mise en place d’un système efficace peut vous faire gagner du temps et des tracas à long terme. Voici ce qu’il faut garder et ce qu’il faut ranger.
Si votre système de classement à domicile est bombé au niveau des coutures, il est peut-être temps de procéder à un désencombrement. Que vous soyez un accumulateur en série qui garde tout ou quelqu’un qui collecte la majorité des lettres officielles, faire votre vie d’administrateur comme un pro peut vraiment payer.
Il n’est pas nécessaire d’accumuler des factures de services publics au cours des 10 dernières années, voici ce que vous devez conserver et pour combien de temps.
Tout d’abord, assurez-vous de disposer correctement de tous les documents sensibles. Nous aimons la déchiqueteuse de papier crosscut Fellows Powershreder 79 Ci.
Documents à conserver pour toujours
* Les certificats de mariage / naissance / décès, les testaments, les actes de maison (si vous avez remboursé votre hypothèque) et les dossiers d’adoption ne sont délivrés que sur papier. Perdre l’un de ces éléments est un problème majeur et peut être coûteux à remplacer. Conservez les copies papier dans une boîte de sécurité verrouillée et résistante au feu.
* Le journal de bord V5C de votre voiture est également un document papier, que vous devez transmettre au nouveau propriétaire si vous vendez votre voiture. Gardez-le en sécurité!
* Assurance-vie : Assurez-vous que vos bénéficiaires savent où sont conservées vos polices d’assurance et qui est le contact principal. Il en va de même pour votre testament – dites à votre famille où il est conservé.
* Pensions: Assurez-vous de conserver tous vos documents, sinon vous risquez de manquer de l’argent durement gagné. N’oubliez pas de prévenir vos prestataires lorsque vos coordonnées changent!
* Dossiers médicaux: Un certificat d’exemption médicale dure cinq ans ou jusqu’à votre 60e anniversaire. Gardez une note de votre numéro NHS car vous en aurez besoin lorsque vous changez de médecin généraliste. Gardez la main sur le Dossier de santé personnel de vos enfants (le Livre rouge), si vous avez une version papier (il existe maintenant une version numérique, le Livre électronique). Il pourrait être une idée de conserver également votre carte de vaccination Covid, bien que vous puissiez également télécharger votre passe Covid à partir de l’application NHS.
* Numéro d’assurance nationale: Si vous avez perdu votre carte NI, vous devriez pouvoir trouver le numéro sur une fiche de paie, P60 ou sur une déclaration de revenus. Sinon, vous pouvez demander une carte de remplacement.
* Carnet de vaccination des animaux de compagnie: Gardez une preuve de tous leurs coups et notez s’ils ont besoin de boosters. Un passeport pour animaux de compagnie dure toujours, à condition que les vaccinations contre la rage soient à jour.
Documents à conserver à vie
* Passeport: Cela va de soi. Même si vous ne prévoyez pas de voyager à l’étranger, votre passeport est une pièce d’identité utile.
* Permis de conduire: La contrepartie papier du permis de conduire n’a plus de statut juridique depuis juin 2015. Vous devriez détruire le vôtre si vous en avez un mais gardez votre permis de conduire avec photocarte. Toutefois, les permis de conduire sur papier délivrés avant 1998 sont toujours valables et ne doivent pas être détruits.
* Documents du véhicule: Qu’il s’agisse d’une assurance automobile, d’une taxe routière ou d’une preuve que votre voiture a passé son mot, vous devez vous accrocher aux documents jusqu’à leur expiration. Conservez les copies papier dans une boîte verrouillée ou conservez les copies numériques dans un endroit sûr. Assurez-vous de noter quand votre MOT est dû pour le renouvellement car tous les garages ne vous le rappelleront pas!
* Contrats de location: Conservez jusqu’à ce que vous ayez reçu votre caution de votre propriétaire ou de votre agent de location au cas où vous auriez besoin de discuter. Conservez également des preuves que vous avez payé des factures de services publics sur des biens locatifs.
* Les garanties prolongées ont des délais différents selon le fabricant, notez donc la date d’expiration.
Assurez-vous que votre système de classement est clairement étiqueté – banque, services publics, voyages, par exemple.
Documents à conserver pendant deux ans
* Dossiers fiscaux, y compris votre P60, les avis de codage de HMRC et la preuve des intérêts payés sur les comptes bancaires.
Documents à conserver pendant un an
* Les fiches de paie ne doivent être conservées que jusqu’à ce que vous receviez votre P60
* Factures de services publics: Gardez un enregistrement pendant un an, en cas de problème et afin que vous puissiez comparer quand il s’agit de décider d’une nouvelle offre.
* Licence TV: Celles-ci peuvent également être effectuées en ligne dès maintenant, donc si vous payez par prélèvement automatique, vous n’avez pas à vous inquiéter. Sinon, notez quand vous devez revoir.
Documents importants pour les travailleurs indépendants
Conservez vos revenus d’entreprise afin que vous puissiez remplir votre déclaration de revenus et pendant cinq ans après la date limite de déclaration de revenus en ligne du 31 janvier.
Si vous êtes administrateur d’une société anonyme, vous avez besoin d’enregistrements de la société elle-même et de ses revenus. Vous devez conserver les registres pendant six ans après la fin de l’exercice concerné. Si la paperasse n’est pas votre point fort, ne faites pas l’autruche. Embauchez un comptable ou un chef d’entreprise pour vous aider.
Si vous êtes un commerçant unique exploitant une entreprise illimitée, vous devez conserver un enregistrement de vos revenus et dépenses d’entreprise pour votre déclaration de revenus aux côtés de vos revenus personnels. Conservez ces registres pendant cinq ans.
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