Un produit est toujours livré avec un manuel d’utilisation pour aider les clients à apprendre à l’utiliser. Maintenant, la première question qui se pose est de savoir comment créer facilement un manuel d’utilisation dans Word?

Les manuels d’utilisation font la différence entre une bonne expérience client et une expérience terrible. Un manuel d’instructions n’est pas seulement destiné aux nouveaux clients. Même les clients expérimentés l’utilisent pour rafraîchir leur mémoire concernant certaines caractéristiques du produit.

En outre, ils s’y réfèrent pour résoudre un problème spécifique qu’ils pourraient rencontrer avec le produit. Plongeons-nous pour comprendre comment créer des guides d’utilisation.

Créer un manuel d’utilisation dans Microsoft Word: Le processus en 7 étapes

Microsoft Word fournit un cadre que les utilisateurs utilisent pour présenter des informations sur leur produit ou service. Cela leur donne la liberté de personnaliser le document selon leurs besoins.

Ici, nous allons partager avec vous les sept étapes pour créer un manuel d’utilisation dans MS Word.

Étape 1: La Phase préliminaire

• Dans Microsoft Word, cliquez sur l’onglet Fichier et sélectionnez Nouveau
• Double-cliquez sur le dossier Livres dans la fenêtre Modèles disponibles. Accédez au dossier Autres livres et double-cliquez dessus
• Double-cliquez sur le modèle de manuel professionnel

Le modèle de manuel d’utilisation de Microsoft Word est l’endroit où vous pouvez personnaliser le manuel selon votre choix. Le document sera téléchargé dans une nouvelle fenêtre Word après avoir terminé les étapes ci-dessus.

Étape 2: Observez les sections

Parcourez les pages du modèle de manuel d’utilisation. Cela vous donnera une idée de ce qui est inclus, de ce qui doit être changé et de ce qui doit être ajouté. Le modèle de manuel d’utilisation est le point de départ.

Microsoft Word comprend un titre de page générique, une table des matières, des en-têtes, des blocs de texte et des espaces réservés d’image. Il est également livré avec des conseils sur la création d’un manuel d’utilisation que vos utilisateurs adoreront.

Étape 3: Ajoutez votre contenu

• Mettez en surbrillance l’en-tête ou le bloc de texte. Placez-y les informations de votre manuel d’utilisation. Vous pouvez même le copier à partir d’un autre document et le coller dans les zones de texte du modèle.
• Remplacez tout le texte de l’espace réservé de Microsoft Word par le vôtre.
• Remplissez le manuel d’utilisation avec les informations requises. Vous pouvez d’abord ajouter du texte, puis les images et les en-têtes. Vous pouvez même choisir de travailler linéairement de la première page jusqu’à la fin. C’est ton choix.

Étape 4: Insérez les images de votre choix

• Cliquez avec le bouton droit sur une image ou une image d’espace réservé et cliquez sur la touche Supprimer pour la supprimer. Pour ajouter le vôtre, cliquez sur l’onglet Insérer, puis sur le bouton image.
• Parcourez les images et double-cliquez sur celle que vous souhaitez insérer dans l’espace réservé.

Vous pouvez ajouter le logo de votre entreprise sur la page de couverture ou ailleurs dans la documentation selon votre choix. C’est un excellent moyen d’appliquer votre marque au manuel d’utilisation MS Word.

Étape 5: Formatez selon vos besoins

• Cliquez sur l’onglet Accueil. Parcourez les options de la section Styles du ruban. Grâce à cela, vous serez en mesure de décider à quoi ressemblera chaque section de votre manuel. Je veux dire le texte du paragraphe principal et les titres.
• Parfois, les utilisateurs ne veulent pas utiliser les éléments fournis par le modèle. Dans de telles situations, cliquez avec le bouton droit sur l’un des styles, tel que l’en-tête 1, et choisissez modifier.
• Reformatez l’en-tête et cliquez sur OK.

Les styles de tous les en-têtes de section seront modifiés. Vous n’aurez pas à tout faire manuellement. C’est un excellent moyen de s’assurer que le manuel d’instructions répond aux exigences de style internes de votre entreprise.

Étape 6: Vérifier et relire

Accédez à la première page du modèle de manuel d’instructions, qui est la page de couverture de la plupart des modèles de guide de l’utilisateur. Assurez-vous que tout le texte de l’espace réservé est remplacé par du contenu concernant votre service ou produit.

Étape 7 : Ajoutez une Table des matières et enregistrez Votre Manuel

La table des matières affiche les en-têtes de modèle du manuel d’utilisation générique.

• Faites un clic droit sur la table des matières et allez dans le champ mise à jour.
• Accédez à l’option Mettre à jour toute la table, puis cliquez sur OK.
• Cliquez sur l’onglet Fichier et sélectionnez Enregistrer sous. Entrez le nom du fichier du manuel d’instructions dans le champ nom du fichier. Choisissez où enregistrer le document et cliquez sur le bouton Enregistrer.
• Cela changera la table des matières pour afficher vos nouveaux en-têtes et numéros de page.

Suivez ces sept étapes et créez facilement vos manuels d’instructions.Ensuite, nous discuterons de ce qu’il faut inclure dans de tels manuels conviviaux.

Pourquoi la documentation utilisateur est-elle importante ?

La documentation utilisateur guide vos clients sur la façon de tirer le meilleur parti de votre produit. Il comprend des instructions d’installation et une section de dépannage pour aider les utilisateurs avec le produit. C’est un endroit tout-en-un pour tous les types de ressources pour aider les clients. Par exemple, comment enregistrer un document, utiliser un outil spécifique ou des informations de sécurité essentielles.

Bien que la création de guides d’utilisation soit plus que du matériel « pratique ». C’est un segment de l’expérience utilisateur. C’est donc aussi un matériel de marketing. Il montre à vos clients que votre entreprise se soucie, pas seulement lors de l’achat du produit.

Mais aussi si les clients ont une grande expérience dans son utilisation. Lorsque ces clients sentent que vous les appréciez, ils continueront à revenir vers vous et, par conséquent, vous les conserverez.

Choses à inclure dans Votre Manuel d’utilisation

Aucun client ne lit les manuels d’instructions pour le plaisir ou pour passer le temps. Les lecteurs les lisent pour surmonter un problème qu’ils ont rencontré. Ils regardent la table des matières pour trouver les informations essentielles.

Ainsi, ils se concentrent uniquement sur des pièces spécifiques et ne lisent pas les manuels d’instructions du début à la fin. De plus, lors de la rédaction d’un document technique, gardez à l’esprit qu’être détaillé ne signifie pas inclure de longs paragraphes.

1. L’objectif de votre Manuel d’instructions

   « Quel est le but de la création du manuel d’instructions? »

    » Quelles activités devraient être incluses dans le manuel d’instructions? »

   Ce sont les questions auxquelles il faut répondre avant de commencer le travail de création de leur manuel. Pour un manuel efficace, il est nécessaire d’avoir un objectif clair à l’esprit.

2. Pensez À Ce Que Vous Voulez Inclure?

   Pour créer des modèles de guide de l’utilisateur convaincants, vous devez avoir une idée précise du type de contenu que vous allez inclure dans la documentation. Rassemblez toutes les connaissances, informations, listes de contrôle en un seul endroit. Soyez minutieux sur chaque point et assurez-vous que votre rédacteur technique dispose de tout le matériel nécessaire pour rédiger les instructions étape par étape.

   Ne vous fiez pas à votre mémoire. Même sauter un petit pas pourrait conduire à la confusion parmi le public. Assurez-vous que vos utilisateurs connaissent tous les aspects du produit ou du service que vous essayez de vendre.

3. Gardez vos lecteurs à l’esprit

   Pensez comme un utilisateur lorsque vous commencez à écrire un manuel d’instructions. Pourquoi? Parce que vous savez tout sur votre produit ou service, mais vos utilisateurs le savent-ils ? Aucun.

   Lorsque vous écrivez des instructions, commencez à penser du point de vue de vos utilisateurs. C’est parce que ce sont eux qui interagissent avec votre produit ou service. Supposons que vos utilisateurs n’aient aucune connaissance du sujet avant de commencer la rédaction technique. De cette façon, un rédacteur technique pourra écrire des instructions pour rendre le manuel efficace. C’est parce que vous aurez une meilleure compréhension des données démographiques de vos utilisateurs.

4. La collaboration est essentielle

   Il n’est pas facile d’écrire ces documents. Vos utilisateurs comptent sur vous pour obtenir de l’aide, et ils s’appuient sur les instructions de travail présentes dans les manuels d’utilisation pour résoudre leurs problèmes. Alors, comment vous assurer de ne pas manquer ou de mal écrire des instructions essentielles?

   La réponse passe par la collaboration. Créez une équipe pour collaborer lorsque vous travaillez sur la documentation. Vous pouvez affecter différents membres de l’équipe à la rédaction, à la révision, à l’organisation des informations en un seul endroit et à la création d’actifs visuels pour le manuel d’instructions.

5. Organisez-vous

   Une fois que vous avez décidé quelles informations vous inclurez dans la documentation, l’étape suivante consiste à organiser toutes les informations pertinentes. Décrivez le déroulement du document en différentes sections.

   Vous pouvez le diviser en catégories en fonction de ce que vos utilisateurs peuvent rechercher dans la documentation. Assurez-vous que le document est dans un flux continu et inclut des processus approfondis du début à la fin. L’organisation des informations est essentielle pour éviter toute confusion parmi les utilisateurs. Il facilite la lecture de vos guides d’utilisation.

6. Écrivez des instructions claires

   Une fois que vous avez tout décrit et organisé avec une structure claire, la rédaction technique devient facile. L’objectif principal des manuels d’utilisation est d’aider les utilisateurs à accomplir des tâches et à résoudre des problèmes.

   Par conséquent, allez vite au point. Évitez de perdre leur temps. Utilisez des listes numérotées pour les instructions et assurez-vous que le contenu est bref. Ce sont quelques-unes des meilleures pratiques lors de la rédaction de la documentation utilisateur.

7. Ajouter une structure avec Table des matières

   Il est nécessaire d’ajouter une table des matières dans votre manuel. La table des matières permet à l’utilisateur de naviguer et l’aide à accéder rapidement à un sujet particulier. Un utilisateur ne va pas lire votre documentation du début à la fin.

   Ils veulent seulement résoudre un problème spécifique ou en apprendre davantage sur un sujet particulier. Par conséquent, avoir une table des matières leur fera gagner du temps et des efforts. Vous pouvez utiliser des éditeurs de documents pour créer automatiquement une table des matières autour des têtes et des sous-titres.

8. Ajoutez une aide visuelle à Votre Manuel d’instructions

   Un manuel est intrinsèquement une corvée à lire. Il est plein de texte et n’est pas engageant. La recherche a montré qu’une personne peut avoir une idée d’une scène visuelle en moins de 1/10 de seconde. Les visuels sont traités 60 000 fois plus rapidement dans le cerveau que le texte.

   Par conséquent, les images et les vidéos offrent une meilleure expérience de communication par rapport au contenu textuel. Essayez de rendre votre documentation interactive avec des vidéos pratiques et des instructions audio. Vous pouvez également inclure des captures d’écran, des enregistrements d’écran, des vidéos de tutoriel. Cela rendra votre contenu attrayant et aidera également un utilisateur efficacement.

9. Demandez des commentaires

   Les manuels jouent un rôle essentiel pour aider un utilisateur à comprendre les produits de votre entreprise. Par conséquent, concentrez-vous sur l’amélioration continue du manuel et visez à le rendre presque parfait. Encouragez ceux qui utilisent votre documentation à fournir des commentaires et des suggestions pour rendre le contenu plus convaincant.

   Un excellent manuel d’utilisation fournit aux consommateurs des réponses rapides et précises à leurs questions concernant des produits similaires. Ce sont là quelques-unes des meilleures pratiques sur ce qu’il faut inclure dans les manuels d’instructions. Il vous aidera à rédiger un manuel complet que vos utilisateurs trouveront très utile.

5 Modèles de manuels d’utilisation À utiliser Avec Microsoft Word

Selon l’objectif et le public cible, les manuels se répartissent en différentes catégories telles que:

• Manuels standard
• Manuels d’utilisation
• Manuels de formation
• Manuels de politique
• Manuels de bureau
• Manuels de service et autres guides particuliers.

Ici, nous partagerons avec vous cinq modèles manuels avec leurs liens à utiliser.

1. Modèle de manuel professionnel

   Créateur: Microsoft

   Format: Licence Word 2003 ou ultérieure

   : Modèle gratuit

2. Modèle de manuel d’utilisation

   Créateur: Modèles de manuel

   Format: Doc

   Licence: Modèle gratuit

3. Modèle de manuel de formation

   Créateur: Modèles de manuel

   Format: Doc

   Licence: Modèle gratuit

4. Modèle Manuel du logiciel

   Créateur: Modèles manuels

   Format: Doc

   Licence: Modèle gratuit

5. Modèle de manuel du produit

   Créateur: Modèles manuels

   Format: Doc

   Licence: Modèle gratuit

Comment la documentation utilisateur prend en charge votre équipe

Un utilisateur contactera votre équipe d’assistance en cas de problème avec votre produit ou de difficulté à l’utiliser.

Avoir une documentation utilisateur exceptionnelle aidera votre équipe de deux manières.

1. Leur donne un Guide de référence facile

   La documentation utilisateur n’est pas seulement pour les clients. Vos représentants du support peuvent utiliser la documentation pour fournir un meilleur support aux clients lorsqu’ils ont besoin d’aide. Avec l’incorporation d’éléments requis tels que le résumé du produit, l’index ou la table des matières, vos représentants du service peuvent trouver les informations dont ils ont besoin pour répondre rapidement aux clients.

2. Réduit les appels

   Les personnes contactent les représentants du support lorsqu’elles ne peuvent pas résoudre le problème par elles-mêmes. Si les clients peuvent résoudre les problèmes par eux-mêmes, ils ne demanderont pas de conseils. Selon les recherches, plus de 70% des clients préfèrent utiliser le site Web de l’entreprise pour obtenir de l’aide plutôt que d’utiliser un téléphone ou un e-mail.

   Avoir une documentation utilisateur complète, facile à comprendre, claire et concise contribuera grandement à réduire le volume global d’appels, d’e-mails, de discussions, etc. Cela réduira le fardeau de votre service client.

3. Améliore la productivité

   Un point de référence fiable peut éliminer une énorme quantité de stress de la part de vos équipes de support client. Les doutes et les questions qui pourraient prendre 15 minutes à résoudre peuvent être résolus de manière appropriée en orientant les clients dans la bonne direction dans vos manuels d’utilisation.

Conclusion

De ce blog, comment créer un manuel d’utilisation dans Word d’une manière qui soit la plus utile pour vos utilisateurs peut être évalué. C’est le signe d’une documentation exceptionnelle !

Concentrez-vous sur leur donner un manuel qui continue de les ravir. Il devrait fournir le type d’expérience client que vous voudriez avoir si vous étiez à leur place.

Donc, si vous avez décidé de produire un manuel d’utilisation en ligne pour que vos clients obtiennent des réponses à leurs questions ou des conseils sur les produits et services, alors CloudTutorial est la meilleure option à opter pour.