Création de nouvelles bases de données
Une nouvelle base de données est un conteneur qui contient toutes les tables, formulaires, rapports, requêtes, macros et modules que vous créez. Dans Access 2010, vous pouvez créer une nouvelle base de données en cliquant sur l’onglet « Fichier » dans le ruban. Cliquez ensuite sur la commande « nouveau ». Sélectionnez ensuite le choix « Base de données vierge » dans la section « Modèles disponibles ». Dans Access 2007, vous pouvez créer une nouvelle base de données vierge en cliquant simplement sur le bouton « Base de données vierge » Dans la section « Nouvelle base de données vierge » de l’écran d’accueil « Démarrer avec Microsoft Access ». Dans le volet « Base de données vierge » qui apparaît à droite de l’écran, vous pouvez entrer un nom pour la base de données dans la zone de texte « Nom du fichier: ». Si vous souhaitez modifier le dossier par défaut où le fichier de base de données sera stocké, vous pouvez cliquer sur le petit bouton de dossier à l’extrémité droite de la zone de texte « Nom du fichier: » afin de lancer la boîte de dialogue « Nouveau fichier de base de données ». Utilisez cette boîte de dialogue pour donner un nom au nouveau fichier de base de données et sélectionnez également l’endroit où vous souhaitez enregistrer le fichier. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur le bouton « OK » pour fermer la boîte de dialogue. Cliquez ensuite sur le bouton « Créer » pour créer le nouveau fichier de base de données. Une fois cela fait, la nouvelle base de données vierge apparaîtra dans l’interface d’accès principale.
Aperçu du flux d’une base de données
Une base de données doit être simple, logique et directe dans sa conception. En général, vous utilisez des formulaires pour saisir des informations dans des tableaux. Les données sont ensuite stockées dans ces tables, qui sont liées les unes aux autres si nécessaire. Vous pouvez utiliser des requêtes pour extraire des informations spécifiques des tables de la base de données. Les requêtes constituent souvent la base des rapports, qui vous permettront ensuite de visualiser les informations que vous avez demandées. Une fois ce système en place, vous pouvez l’automatiser en utilisant des macros et des modules pour simplifier et rationaliser les processus impliqués dans la saisie, le stockage et la récupération des données. C’est la principale raison pour laquelle vous utilisez des bases de données : pour saisir, stocker et récupérer des données.
La méthode « Fichier plat » de Stockage de données
Access est une application de base de données relationnelle. Alors, que signifie le terme relationnel, et en quoi est-ce important? Le terme relationnel décrit la méthode utilisée pour stocker des données dans les tables de base de données. Cependant, il peut être plus facile de comprendre le modèle relationnel de stockage de données en le contrastant avec une autre méthode de stockage que vous connaissez peut-être mieux: la méthode « fichier plat ».
Les informations sont fréquemment stockées dans de gros fichiers plats. Par exemple, supposons que vous souhaitiez créer un fichier de base de données qui stocke les informations client de votre entreprise. Vous commencerez par lister les différents attributs du client que vous souhaitez enregistrer. Vous voudrez peut-être enregistrer des informations client telles que le « prénom », le « nom de famille », le « nom de la société » et d’autres informations pertinentes. Peut-être pourriez-vous créer un tableau dans une application comme Microsoft Excel où vous pouvez créer des colonnes pour chaque information que vous souhaitez enregistrer. Vous pouvez ensuite lister les informations de chaque client dans les lignes sous les colonnes, créant ainsi un tableau de base. Supposons que cela ressemble à l’exemple suivant.
Pour de nombreux types de bases de données, la structure indiquée sur la page précédente fonctionnerait bien. Il s’agit d’une liste ou d’un tableau de « fichiers plats « . Ce que vous faites lorsque vous utilisez ce type de base de données est d’enregistrer une seule information, comme le « prénom », le « nom de famille » ou l' »adresse », sur une seule entité – dans cet exemple, un client. La raison pour laquelle ce type de structure de données fonctionne bien dans l’exemple donné est que pour chaque entité (le client), vous n’enregistrez que des informations qui ont une relation « 1 à 1 » avec l’entité.
Alors, quelle est la signification de cette relation « 1 à 1 » entre l’entité (le client) et les données que vous enregistrez (« Prénom « , « nom de famille « , etc.)? Cela signifie que pour chaque entité, ou sujet, (dans ce cas – le client), vous n’enregistrez que des informations sur cette entité pour laquelle il n’y aurait qu’une seule « réponse. »Par exemple, chaque client n’aurait qu’un « prénom » et un « nom de famille « . »Ils ne travailleraient que pour une seule entreprise ». »Ainsi, le terme « 1 à 1 » fait référence à la relation entre l’objet de la table (clients) et les données collectées sur les entités. Parce que pour chaque (un) client, il n’y a qu’une seule donnée possible à enregistrer dans la colonne, vous dites que la relation entre les données et l’entité est « 1 à 1. »S’il s’agit du type de base de données que vous essayez de créer, de simples tableaux Microsoft Excel fonctionneront bien.
Le problème commence à se produire lorsque vous essayez d’utiliser une approche « fichier plat » pour modéliser une entité ou un sujet plus complexe, comme « ventes. »Par exemple, supposons que vous vouliez étendre la base de données client à partir de la dernière base de données « fichier plat » afin d’inclure les données de vente. Disons que maintenant, en plus des informations déjà collectées, vous souhaitez également enregistrer chaque commande passée par un client.
Tout d’abord, vous commenceriez par lister les données sur chaque vente que vous souhaitez enregistrer. En gardant l’exemple simple, supposons que vous décidiez d’enregistrer la « date de vente », les « articles »achetés, la « quantité » d’articles achetés » et le « montant » payé pour chaque article. Vous pouvez décider d’ajouter les colonnes suivantes à la structure de données « fichier plat « .
Cela peut sembler fonctionner, à première vue. Cependant, vous commencerez immédiatement à rencontrer des problèmes lorsque vous commencerez à entrer des enregistrements dans le fichier. Pour commencer, chaque fois qu’un client effectue un achat, vous devez saisir à nouveau tous les « Prénom », « Nom de famille », etc. encore des informations. Cela seul est assez irritant.
Une solution souvent proposée à ce stade est d’entrer une autre ligne (avec toutes les informations redondantes) une fois pour chaque article acheté. Cependant, vous constaterez bientôt que ce fichier se développera assez rapidement dans le tableau, et vous devrez également entrer de nombreuses données client redondantes pour chaque article acheté. Ce n’est pas une solution élégante et perdra inévitablement à la fois le temps et les efforts de la personne qui effectue la saisie des données.
Une autre solution souvent proposée à ce stade est de créer des colonnes supplémentaires (comme « Item1 », « Item2 », « Item3 », « Quantity1 », « Quantity2 », « Quantity3 », etc.) au lieu d’avoir à entrer des lignes d’informations supplémentaires. Bien que cela puisse sembler une bonne solution alternative, que ferez-vous lorsque quelqu’un achètera 100 articles? Allez-vous vraiment créer un ensemble de 3 colonnes (« Article », « Quantité », « Montant ») pour chaque article acheté, produisant une table de plus de 300 colonnes? Voudriez-vous simplement les laisser vides si la personne ne commande qu’un seul article, gaspillant un espace de stockage précieux? Dans cette solution, vous remplacez simplement la croissance en colonne (à travers) par la croissance verticale (vers le bas). Ce n’est pas non plus une solution élégante.
Alors pourquoi y a-t-il un problème maintenant, alors qu’il n’y en avait pas plus tôt? La réponse est que maintenant vous n’essayez plus de modéliser une relation de données « 1 à 1 » dans le fichier. L’enregistrement des informations sur les ventes est tout simplement plus complexe que l’enregistrement des informations sur les clients. Ce que vous essayez d’enregistrer maintenant est ce qu’on appelle une relation « 1 à plusieurs ». Fondamentalement, pour chaque entité (le client), vous essayez maintenant d’enregistrer des données dans les colonnes qui pourraient se produire plus d’une fois par client (les « articles » commandés, par exemple). Vous seriez dans un état désolé si chaque client ne pouvait acheter qu’un seul article. Vous devez tenir compte du fait que dans une vente, chaque client peut commander de nombreux articles. La relation entre les clients et les articles achetés est une relation « 1 à plusieurs ». Lorsque vous constatez que vous essayez de modéliser une relation « 1 à plusieurs », c’est alors que vous devez abandonner la méthode de stockage de données « en fichier plat » où vous essayez de placer toutes les informations que vous souhaitez enregistrer dans une seule table, et vous tourner plutôt vers le modèle relationnel de stockage de données pour la solution.