Il est utile et important pour ceux qui créent de nouvelles entreprises en Malaisie de comprendre les étapes de l’enregistrement d’une entreprise. Cet article vous guidera à travers les étapes, mais sachez que l’équipe d’Acclime est prête à effectuer toutes les tâches pour vous.

Il y a trois étapes pour démarrer une entreprise en Malaisie:

• Étape 1: Préparation de l’inscription
• Étape 2: Inscription
• Étape 3: Post-inscription

Si vous envisagez d’ouvrir une entreprise prochainement, ce guide est fait pour vous.

Étape 1: Préparation de l’enregistrement

La première étape de l’enregistrement d’une société consiste à décider des exigences de base, à savoir choisir la structure d’entreprise adaptée à l’entreprise souhaitée, choisir un nom d’entreprise, décider et nommer des dirigeants qualifiés, le siège social et les exigences de capital.

Ci-dessous vous guidera à travers les étapes de préparation de l’enregistrement d’une entreprise.

Choisir une structure d’entreprise

(voir également le guide des types d’entités commerciales en Malaisie)

La première chose que vous devez faire lors de la création d’une entreprise en Malaisie est de choisir l’entité commerciale appropriée.

Vous devez faire des recherches sur chaque entité pour décider quelle entité correspond le mieux à vos buts et objectifs.

Les entités commerciales malaisiennes comprennent:

• Entreprise individuelle
• Société en nom collectif
• Société à responsabilité limitée
• Société à responsabilité limitée
• Société à responsabilité limitée
• Succursale
• Bureau de représentation
• Filiale

Pour enregistrer une société étrangère, il peut y avoir un ensemble différent d’exigences nécessaires (voir guide des options d’enregistrement des sociétés étrangères en Malaisie).

Choisissez un nom d’entreprise

Une fois que vous avez choisi une entité commerciale appropriée, la prochaine chose à faire est de: sélectionnez un nom d’entreprise. Acclime vous aidera à effectuer une recherche de nom pour votre entreprise en fonction des informations fournies.

Après avoir décidé d’un nom, vous devez effectuer une vérification du nom auprès de la Commission des sociétés de Malaisie (SSM). Lorsque la vérification du nom est terminée, vous pouvez enregistrer le nom auprès du SSM. Après approbation, le nom sera réservé à votre entreprise.

Les caractéristiques des noms de sociétés malaisiennes selon la directive sur les noms de sociétés sont les suivantes:

• Le nom doit utiliser une orthographe et une langue correctes.
• Si le nom contient des mots qui ne sont pas en malais ou en anglais, la signification des mots doit être donnée.
• Le mélange de Bahasa Malaysia et d’anglais est autorisé si l’utilisation est de décrire le type d’entreprise et doit suivre une grammaire correcte.
• Noms qui ne sont pas blasphématoires ou susceptibles d’offenser les membres du public.
• Les noms ne ressemblent pas à des éléments de religion.
• Évitez d’utiliser des noms trop généraux tels que la technologie Sdn. Bhd ou Sdn international. Bhd.
• Seuls les noms des administrateurs qui sont spécifiés sur le formulaire de demande de constitution en société peuvent être utilisés comme noms de société.
• La signification des mots créés ou inventés doit être donnée.
• Les symboles autorisés à être utilisés au nom de l’entreprise sont limités à cinq symboles:
  • & ( y compris dan, et et N)
  • . (symbole de point)
  • – (symbole de trait d’union)
  • ( ) ( symbole de parenthèse)
  • ‘ (symbole d’apostrophe)
• Le nom n’est pas un acronyme qui peut être confondu avec des noms associés à:
  • Noms des établissements d’enseignement supérieur
  • Le nom signifie les agences du gouvernement fédéral ou les entreprises appartenant à l’État et au gouvernement

Décider des dirigeants et des actions de votre société

Administrateurs

• Minimum : un administrateur
• Maximum: illimité
• Doit être une personne physique
• Âgée de 18 ans et plus

Actionnaires

• Minimum : un actionnaire
• Maximum: illimité (limité à 50 pour les sociétés à responsabilité limitée)
• Peut être une personne physique ou morale
• La personne physique doit être âgée de 18 ans et plus

Secrétaire de société

• Minimum d’un secrétaire de société membre d’un organisme professionnel ou agréé par le SSM.

Adresse enregistrée

• Il est nécessaire d’avoir une adresse de siège social pour recevoir une communication et des documents officiels du gouvernement. Les boîtes postales ne sont pas autorisées.

Capital social

• Minimum: RM 1
• Maximum: illimité

Étape 2: Enregistrement

Une fois la phase de préparation terminée, l’étape suivante consistera à enregistrer votre entreprise auprès des autorités compétentes en Malaisie.

Cette étape vous expliquera ce que vous devez faire pour enregistrer votre entreprise et les documents dont vous aurez besoin.

Enregistrement de votre société

Le nom de la société doit être enregistré auprès du SSM.

Lorsque le nom est approuvé, il sera réservé pendant 30 jours à compter du jour de la confirmation et peut être prolongé de 30 jours supplémentaires pour 50,00 RM.

Les documents nécessaires à la constitution de votre entreprise comprennent:

• Constitution (optionnelle)
• Déclaration d’un administrateur ou promoteur avant nomination
• Déclaration de conformité
• Copie de la carte d’identité de chaque administrateur

Etape 3 : Post-enregistrement

La dernière étape concerne les exigences et obligations que vous devez respecter après avoir enregistré avec succès votre société auprès du SSM.

Cette étape se concentrera principalement sur l’ouverture du compte bancaire d’entreprise, l’apprentissage des licences d’entreprise dont vous aurez besoin, l’inscription à la caisse de prévoyance, la nomination des auditeurs et la détermination de vos obligations fiscales.

Ouverture d’un compte bancaire d’entreprise

(voir guide d’ouverture d’un compte bancaire d’entreprise en Malaisie).

Lorsque vous avez enregistré votre entreprise en Malaisie, vous pouvez ouvrir un compte bancaire d’entreprise. Nous vous recommandons de rechercher une banque appropriée car différentes banques offrent des avantages et des frais différents.

Il existe de nombreuses banques locales et internationales parmi lesquelles vous pouvez choisir, certaines sont:

• Maybank
• Banque CIMB
• Banque publique Berhad
• Banque RHB
• Banque Hong Leong Berhad
• Banque UOB
• Banque HSBC

Les documents suivants sont requis pour ouvrir un compte bancaire d’entreprise:

• Formulaires de demande remplis par la banque
• Lettre de présentation et de recommandation d’un client existant de la banque (certaines banques l’exigent, d’autres non)
• Tampon en caoutchouc de la société incorporée
• Photocopie des cartes d’identité des administrateurs et des signataires autorisés
• Copie certifiée conforme par le secrétaire de la société:
  • Résolution du conseil d’administration d’ouvrir un compte et la liste des signataires autorisés
  • Tous les formulaires de constitution de société

Obtenir des licences et des permis d’affaires

(voir le guide des licences d’entreprise)

Les entreprises en Malaisie sont tenues de s’enregistrer pour obtenir des licences et des permis liés à leur nature d’entreprise.

Il existe trois types de licences commerciales:

1. Licences générales
2. Licences spécifiques au secteur / à l’industrie
3. Licences spécifiques à l’activité

Les licences générales sont les licences nécessaires dont vous avez besoin lorsque vous créez une entreprise en Malaisie. Les licences comprennent:

• Enregistrement de l’entreprise
• Enregistrement de l’impôt sur le revenu de l’entreprise et des employés
• Caisse de prévoyance des employés (EPF)
• Organisme de sécurité sociale (PERKESO)
• Fonds de développement des ressources humaines
• Licences de locaux d’entreprise et licences d’enseigne

Les licences spécifiques au secteur /à l’industrie sont des licences nécessaires pour une industrie ou un secteur spécifique spécifié par le gouvernement malaisien.

• Licences liées au secteur manufacturier
• Licences liées au commerce de gros et de détail
• Licences liées au secteur des télécommunications
• Licences liées au secteur de la radiodiffusion
• Licences liées au secteur de l’exploration pétrolière
• Licences liées au secteur de la construction
• Licences liées au secteur bancaire
• Licences relevant du Département BLESS, Ministère du Développement des Entrepreneurs (MED)
• Licences relevant du Département de la Sécurité et de la Santé professionnelles de Malaisie (DOSH)
• Licences sous la Commission Nationale des Services de l’Eau (SPAN)

Les licences spécifiques à une activité sont des licences qui réglementent des activités spécifiques et peuvent être appliquées à plus d’une industrie ou d’un secteur. Cette licence comprend:

• Certificat d’aptitude pour les machines certifiées
• Approbation des postes d’expatriés
• Autorisation d’installer, de réinstaller ou de modifier des équipements de contrôle de la pollution atmosphérique
• Approbation du plan de construction
• Approbation de la taxe de vente

Déterminer vos obligations fiscales

(voir également introduction au guide d’imposition)

Vos obligations fiscales seront différentes en fonction de l’étendue de la charge, de l’exonération, des déductions et plus encore.

La Malaisie ne facture pas de taxe sur les ventes internationales, à l’exception des banques, des compagnies d’assurance, des compagnies aériennes et des compagnies maritimes.

Le taux actuel d’imposition des sociétés pour les résidents malaisiens et les non-résidents est de 24%. Les résidents avec plus de 1 million de RM de revenu imposable sont soumis à l’impôt sur le revenu des personnes physiques à 28% et les non-résidents à un taux de 30%.

Nommer des auditeurs

Toute société doit nommer un auditeur avant la première assemblée générale annuelle. Pour les sociétés anonymes, les assemblées générales annuelles ne sont pas obligatoires.

Dans le cas des sociétés nouvellement constituées, le conseil d’administration nomme le premier auditeur au moins 30 jours avant la fin de la période de présentation des premiers états financiers.

Enregistrement de la caisse de prévoyance des salariés

Inscription des employeurs

Les employeurs doivent s’inscrire auprès de l’EPF dans les sept jours à compter du jour où un salarié est employé.

Les documents requis pour les employeurs du secteur privé (Sdn Bhd enregistrée par SSM, entreprises enregistrées par SSM, sociétés liées au gouvernement ou sociétés d’investissement liées au gouvernement et banques agréées par Bank Negara) sont les suivants::

• Formulaire KWSP 1
• Formulaire 49
• Copie de la certification de l’enregistrement de la société / de l’entreprise de SSM, ou
  • Section 15 – avis d’enregistrement
  • Section 14 – Demande d’enregistrement d’une société
  • Section 17 – certificat de constitution d’une société privée
• Copie de la pièce d’identité du propriétaire unique/associé/administrateur (MyKad ou passeport)

Inscription pour les employés

L’employeur devra inscrire les employés avant que la première cotisation ne soit versée.

Vous pouvez inscrire vos employés de quatre façons.

1. Inscription des employés via i-Akuan
   • Les employés qui ont des comptes i-Akuan peuvent enregistrer leurs employés en ligne.
   • Seuls les citoyens malaisiens et les résidents permanents qui ont des cartes d’identification à 7 et 12 chiffres peuvent postuler via cette méthode.
2. Inscription automatique via le formulaire de cotisation mensuelle (Formulaire A)
   • Une fois le formulaire A rempli, qui comprend des détails tels que le numéro MyKad et le nom de l’employé, les employés seront automatiquement inscrits auprès de l’EPF.
   • S’applique uniquement aux citoyens malaisiens et aux résidents permanents de MyKad.
3. Formulaire

• Résidents malaisiens et permanents:
  • MyKad
  • Formulaire KWSP 3 (si nécessaire)
• Résidents non malaisiens
  • Passeport ou permis de travail ou visa valide
  • Formulaire KWSP 16B
  • Formulaire KWSP 3

1. Employé chez MyKad

• L’employé doit être présent au comptoir EPF et doit donner son MyKad et l’inscription sera traitée à l’aide de la puce MyKad.

Droits d’enregistrement des sociétés malaisiennes

Pour plus d’informations sur les frais pour les entreprises en Malaisie, veuillez reportez-vous à la grille tarifaire du MSU.

Conclusion

Ce guide sur les étapes à suivre pour démarrer une entreprise en Malaisie vous aidera à vous préparer à la création d’une entreprise.

Acclime est un expert pour rendre vos établissements commerciaux sans tracas, alors n’hésitez pas à nous contacter pour vous accompagner tout au long du processus d’inscription.