Il y a peu de choses plus essentielles au succès de votre petite entreprise qu’un processus de gestion des stocks robuste et complet. Le problème est que si vous n’avez jamais eu à gérer d’inventaire auparavant, il est difficile de savoir par où commencer.

Avec la gestion des stocks, il peut y avoir des dizaines de pièces en mouvement. C’est rendu encore plus compliqué par le fait qu’il n’y a pas une seule bonne façon de gérer les stocks. Ce qui fonctionne pour l’entreprise dans la rue peut ne pas fonctionner pour la vôtre.

Dans cet article, nous allons vous donner un ensemble de directives universelles que vous pouvez modifier et expliquer les bases de la façon de faire l’inventaire pour une petite entreprise.

Comment faire un inventaire pour une petite entreprise

• Qu’est-ce que la gestion des stocks?
• Maintenir un niveau élevé d’organisation
• Recevoir l’inventaire avec précision
• Utiliser les bons outils
• Prendre des décisions basées sur les données
• Avoir un processus formel en place
• Faire des comptes d’inventaire réguliers

Qu’est-ce que la gestion des stocks ?

La gestion des stocks est un processus et un ensemble de systèmes de gestion des stocks et des stocks. C’est un sous-ensemble du concept beaucoup plus large de gestion de la chaîne d’approvisionnement. Pour la plupart des commerces de détail, la gestion des stocks va encapsuler les tâches suivantes:

• Commander du stock
• Stocker du stock
• Vendre du stock
• Suivre les niveaux de stock

Bien que ces tâches puissent sembler banales, et même « simples » ou « faciles », les faire (et bien les faire) aide à créer une base solide pour que votre entreprise puisse fonctionner. Vous éviterez les problèmes potentiels et profiterez d’optimisations telles que:

• Prévenir les problèmes de rupture de stock pour vos produits populaires
• Connaître les types de ventes / promotions à exécuter pour déplacer des stocks sous-performants
• Connaître la bonne quantité d’articles à garder à portée de main pour maintenir un flux de trésorerie optimal
• Si vous vendez des marchandises périssables, cela peut vous aider à éviter la détérioration

Maintenir un niveau élevé de organisation

La première étape pour rester au top de votre inventaire consiste à organiser vos articles avec autant de données et d’informations sur les produits que possible. Une gestion réussie des stocks est le résultat direct d’une analyse solide des données. En commençant par des données produit riches et précises, vous éviterez les erreurs tout au long de la ligne et aurez plus de facilité à enquêter sur les problèmes que vous pourriez découvrir. En règle générale, ces données seraient entrées dans un système de point de vente (PDV), mais il est également possible (mais très fastidieux) de suivre ces données avec des feuilles de calcul.

Ceci étant dit, voici quelques-unes des données que vous voudrez saisir pour chaque produit:

• Nom
• Département
• Catégorie
• UGS
• UPC
• Fournisseur et Numéro de fournisseur
• Prix de vente
• Taux d’imposition
• Discountable (Y/ N)
• Coût par article
• Quantité actuelle
• Déclencheur de réorganisation
• Commande recommandée

Si vous vendez des articles avec des variantes, assurez-vous d’entrer chaque variante dans une matrice. L’exemple classique d’un article avec des variantes est un t-shirt vendu en plusieurs tailles et couleurs. Chaque combinaison de taille et de couleur est une variante unique d’un produit parent. En créant une matrice, vous pourrez suivre la quantité, les données de vente et plus encore pour chaque variante sur une base individuelle.

Recevez les stocks avec précision

Tout comme notre premier conseil, vous voudrez vous assurer de recevoir et de saisir les nouveaux stocks des fournisseurs dans votre système de point de vente aussi précisément que possible. Entrer la mauvaise quantité de produit ou mal étiqueter un produit peut causer un tas de problèmes plus tard sur la ligne. La meilleure façon de vous assurer que vous recevez un stock d’entrée des fournisseurs avec précision est de créer un processus standardisé et de le suivre chaque fois que vous recevez un envoi.

Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler ce processus:

1. Celui qui reçoit l’envoi doit avoir une liste des articles que vous avez commandés ou une copie du bon de commande original.
2. Le récepteur doit s’assurer que toutes les boîtes / colis attendus sont reçus (c’est-à-dire qu’il ne reste rien dans le camion).
3. Le destinataire doit déballer toutes les boîtes et comparer le contenu avec la liste ou le bon de commande.
4. S’il n’y a pas d’erreurs ou de problèmes, entrez les données d’expédition dans votre PDV, votre feuille de calcul ou d’autres systèmes de suivi.
5. S’il y a des problèmes, prenez-en note et contactez votre fournisseur. Vous pouvez ensuite entrer le reste de l’envoi dans votre système.

Parce que recevoir une commande avec précision est une partie importante de la gestion des stocks, vous voudrez peut-être gérer cette partie de l’entreprise vous-même ou compter sur un employé de confiance.

Utilisez les bons outils

La gestion des stocks est beaucoup plus simple lorsque vous utilisez un logiciel de point de vente. C’est le cas en raison de la quantité de données et du taux de rotation des stocks dans la plupart des commerces de détail. Si vous essayez de tout gérer avec une feuille de calcul ou un crayon et du papier, il est fort probable que la tâche commence à ressembler à un fardeau que vous souhaitez ignorer à la fin d’une journée bien remplie. De plus, avec autant de pièces mobiles, vous augmentez la probabilité d’erreurs, ce qui peut détruire toutes vos données d’inventaire.

Avec un système de point de vente, en dehors de la création de votre catalogue de produits (généralement effectuée une fois lors de la configuration initiale) et de la réception de nouveaux stocks, la gestion des stocks est un processus automatisé. Lorsque vous vendez un produit, vos niveaux de stock sont automatiquement mis à jour. Vous pouvez facilement interroger votre système pour voir combien vous avez d’un produit en main, et il existe généralement des rapports d’inventaire détaillés que vous pouvez utiliser pour mieux comprendre ce qui se passe dans votre entreprise.

Prenez des décisions basées sur les données

L’une des principales raisons d’utiliser un point de vente, en particulier du point de vue de la gestion des stocks, est la variété des rapports que vous aurez à votre disposition. Ces rapports couvriront tout, du volume des ventes par produit, de l’analyse de la marge bénéficiaire, du taux de rotation des stocks et bien plus encore. Grâce à ces informations, vous serez en mesure de prendre des décisions plus éclairées qui vous aideront à façonner votre stratégie commerciale globale. Voici quelques-unes des informations que vous pouvez vous attendre à tirer des capacités de reporting de votre système de point de vente:

• Identifiez vos articles les plus vendus afin de pouvoir les garder en priorité bien approvisionnés
• Surveillez les marges bénéficiaires par produit afin de pouvoir identifier les opportunités de renégociation avec vos fournisseurs
• Vérifiez votre valeur d’inventaire à tout moment pour comprendre combien de capital vous avez lié dans l’inventaire

Si vous êtes un assistant Excel, il est certainement possible de créer des rapports similaires avec un logiciel de tableur et des formules personnalisées. Cependant, vous aurez beaucoup plus de facilité si vous obtenez un système de point de vente et laissez-le faire le nombre pour vous. De plus, cela vous permet de vous concentrer sur les tâches nécessaires à la croissance de votre entreprise, comme l’interprétation de vos rapports et la prise de meilleures décisions en fonction de vos résultats.

Avoir un processus formel en place

Bien que des outils tels qu’un PDV ou un logiciel de gestion des stocks dédié puissent aider à simplifier la gestion des stocks et vous permettre d’obtenir plus de valeur à partir de vos données, vous avez toujours besoin d’un processus global en place. Deux des méthodes les plus populaires sont le Premier entré, le premier sorti (FIFO) et la méthode du coût moyen.

Les entreprises qui utilisent FIFO font un effort pour vendre des actions plus anciennes avant des actions plus récentes. Pour certains types d’entreprises, comme celles qui vendent des produits périssables, le FIFO est un moyen nécessaire de tirer le plus de valeur possible des stocks. Par exemple, imaginez comment un dépanneur stocke des boissons. Les articles à l’avant de leur réfrigérateur expirent généralement plus tôt que les objets placés à l’arrière.

Pour la méthode du coût moyen, les entreprises attribueront le coût d’un article en fonction du coût total des biens qu’elles ont achetés divisé par le nombre d’unités achetées. Cette méthode est plus simple à appliquer et moins coûteuse que la FIFO, ce qui en fait une option attrayante pour les articles pour lesquels il est difficile de calculer les coûts.

Quel que soit le système global que vous utilisez, il est essentiel que vous compreniez les avantages et les inconvénients de chaque approche afin de pouvoir choisir celle qui convient à votre entreprise.

Faites des comptes d’inventaire réguliers

Même si vous disposez d’un système de point de vente ou d’un outil de gestion des stocks, ainsi que d’un processus de réception des stocks, vous voudrez toujours effectuer des comptes d’inventaire manuels périodiquement. Selon la taille de votre entreprise, vous pouvez le faire sur une base semestrielle, trimestrielle ou même mensuelle.

Ces comptes sont importants car ils fonctionnent comme une sauvegarde de votre système quotidien et peuvent vous aider à découvrir les failles de votre processus. Si l’idée de mettre de côté le temps de compter tout votre inventaire à la fois semble un peu écrasante, vous pouvez également effectuer des comptages de cycles.

Les comptages de cycles sont des contrôles plus rapides où vous ne comptez qu’une plus petite partie de votre inventaire. Par exemple, un mois, vous pouvez vérifier votre inventaire de chaussures et un autre votre inventaire de chapeaux. En plus de vous faire gagner du temps, cela peut vous aider à découvrir les problèmes beaucoup plus rapidement qu’une vérification trimestrielle plus massive, bien que les experts recommandent que vous fassiez au moins un inventaire complet par an pour la déclaration d’impôt sur le revenu.

Donnez à votre entreprise des outils plus solides pour la gestion des stocks

La gestion des stocks est cruciale pour les opérations et le succès de votre entreprise. L’organisation de vos systèmes ira très loin jusqu’au comptage de vos articles, à la configuration de votre plancher et à la productivité et à l’efficacité de vos employés. Un comptage précis signifie d’autres écarts et un meilleur résultat pour votre entreprise.

Un point de vente comme Lightspeed peut automatiser la gestion des stocks pour vous et vous fournir des informations précieuses pour vous aider à prendre des décisions plus intelligentes. Discutez avec nos experts pour voir si nos solutions conviennent à votre entreprise.