Si vous êtes comme la plupart des spécialistes du marketing, les événements font partie de votre marketing mix. Et pourquoi pas ? Les événements sont un excellent moyen de générer des opportunités et d’engager tous les aspects de votre entonnoir marketing.

Mais pour organiser votre événement dans un bel espace, offrir à vos participants un déjeuner (ou un cocktail) et les faire vibrer avec des haut-parleurs incroyables, vous avez besoin de quelque chose de vert qui rime avec miel. Vous l’avez deviné!- tu as besoin d’argent.

Alors, comment organiser un événement réussi sans faire exploser votre budget marketing pour l’année? Pour de nombreux spécialistes du marketing, la réponse est le parrainage. Les sponsors vous aident à compenser les coûts de l’événement, généralement en échange de l’accès à vos fabuleux participants.

Ça sonne comme une bonne affaire? C’est parce que c’est – pour vous et votre sponsor. Voici les 5 étapes à suivre pour obtenir des sponsors pour votre prochain événement:

Identifiez une liste cible de sponsors

Organisez-vous avant de vous lancer en créant une liste cible de sponsors pour votre événement. Cette liste devrait comprendre toutes les entreprises avec lesquelles vous vous associez, y compris les agences et les consultants.

Voici où vous devriez regarder lors de la compilation de votre liste:

• Annuaire de votre écosystème de partenaires sur le site Web de votre entreprise (comme l’annuaire LaunchPoint de Marketo)
• Sponsors avec lesquels votre entreprise s’est associée dans le passé
• Événements de vos concurrents – qui les sponsorise?

Obtenez les numéros

Avant d’accepter d’investir dans votre événement, vos sponsors vont vouloir voir quelques chiffres. Soyez prêt à leur donner les informations suivantes:

• Combien de participants seront présents à votre événement?
• Quelle est la fonction principale des participants? (par exemple, praticiens du marketing, directeurs des ventes)
• De quelles industries proviennent-ils? (par exemple, Technologie, Soins de santé, Commerce de détail)

Ces questions aideront vos sponsors à évaluer si les participants correspondent à leurs profils d’acheteurs cibles. Idéalement, vous pouvez répondre à ces questions sur la base de données historiques, mais sinon une projection convient.

Créer différents niveaux de parrainage

Tous les sponsors ne pourront pas investir au même niveau, il est donc important de créer des forfaits de parrainage comprenant au moins trois niveaux – par exemple, vous pouvez offrir un niveau argent, or et platine. Cela donne à vos partenaires la flexibilité dont ils ont besoin.

• La plus petite option d’investissement peut être offerte aux nouveaux partenaires ou aux partenaires qui n’ont jamais parrainé d’événements dans le passé. Vous pouvez positionner ce paquet comme un moyen de plonger leur orteil dans l’eau. De cette façon, ils peuvent avoir une idée de l’expérience de parrainage et décider si les futurs parrainages leur conviennent.
• L’investissement de niveau moyen pourrait convenir aux partenaires qui ont parrainé dans le passé et qui sont prêts à le faire monter d’un cran en termes de présence et d’exposition. Soulignez qu’ils verront encore plus de rendement que les années précédentes.
• Enfin, vous pouvez positionner le package le plus élevé comme le package premier pour les partenaires qui souhaitent se démarquer le plus. Envisagez d’ajouter des cloches et des sifflets à ce forfait, comme une occasion de parler ou l’accès à un événement VIP.

Donnez-vous du délai

Vous pourriez être surpris par le temps qu’il faut pour vendre votre parrainage d’événement. Préparez-vous au succès en vous donnant un long délai d’exécution. Le temps dont vous aurez besoin variera en fonction du nombre de personnes qui aident à vendre le parrainage et de l’agressivité de vos objectifs de parrainage.

Quoi qu’il en soit, vous aurez besoin de temps pour faire de la sensibilisation auprès d’un large éventail de partenaires, planifier des appels téléphoniques avec des partenaires intéressés à en apprendre davantage, faire quelques gaffes (c’est inévitable!) et perfectionnez votre argumentaire. En règle générale, donnez-vous au moins deux mois pour vendre les parrainages.

En règle générale, vous voudrez que vos commandites soient remises au carré un mois avant l’événement. Utilisez ce temps pour régler les détails, tels que l’emplacement du stand, les instructions et la facturation. Cela donnera également à votre équipe d’événements le temps de savoir exactement combien de budget sera compensé par le parrainage.

Rassemblez le tout

Avant de commencer à contacter des sponsors potentiels, vous aurez besoin d’un prospectus d’événement. Le prospectus doit comprendre ::

• Le lieu, les dates et les heures de l’événement
• Statistiques d’audience
• Informations sur les différents niveaux de parrainage

Un prospectus très solide sera magnifiquement conçu, organisé de manière facile à consommer et devrait intégrer des éléments de l’apparence de l’événement. Nous vous recommandons de faire appel à un designer professionnel, que vous utilisiez une équipe interne ou une agence externalisée. Ne sous-estimez pas le temps nécessaire pour produire un plan de prospectus solide pendant au moins deux semaines.

Maintenant, vous avez tout ce dont vous avez besoin pour commencer à faire pleuvoir (de l’argent, c’est-à-dire) pour votre prochain événement. Bonne vente!