Il existe plusieurs scénarios dans lesquels les entreprises seront invitées ou lanceront une demande de vérification des antécédents professionnels d’une personne et d’autres détails associés à son emploi actuel ou passé. Ce processus, sans surprise, est connu sous le nom de « Vérification de l’emploi. »

Le processus d’embauche est un moment particulièrement courant pour une entreprise pour effectuer une vérification de l’emploi, et il nécessite généralement des vérifications de références professionnelles. Les entreprises reçoivent également fréquemment des demandes de vérification de l’emploi de tiers, tels que des prêteurs à l’origine de nouveaux prêts ou des propriétaires immobiliers confirmant qu’un locataire sera en mesure d’effectuer des paiements adéquats sur un nouveau bail.

Il existe plusieurs méthodes pour prouver l’emploi, allant de l’obtention d’une lettre de « Preuve d’emploi » (PoE) à la fourniture de fiches de paie, de références ou de contrats et d’accords signés. Ici, nous examinerons les principales raisons des demandes de vérification de l’emploi et plusieurs façons pour les entreprises de répondre à de telles demandes.

Quelles situations nécessitent une vérification de l’emploi?

Avec l’essor des sites de réseautage professionnel comme LinkedIn, il peut sembler que la présence en ligne ou le CV / CV d’une personne suffira à prouver son emploi. Cependant, de nombreux vérificateurs potentiels voudront une certification plus formelle, en particulier lorsqu’elle est liée à une transaction financière.

Prêteurs à l’origine d’un prêt

Les prêteurs évaluant un demandeur d’un nouveau prêt ont une prérogative pour vérifier l’emploi d’un individu: s’assurer qu’un nouveau client peut effectuer ses paiements à temps. En plus de valider l’emploi, les employeurs peuvent également vérifier les informations salariales d’un employé, mais doivent veiller à respecter les lois locales. Certaines régions comme l’État de Californie et la ville de New York interdisent aux employeurs de publier des informations sur les salaires pendant le processus d’embauche, mais cela affecte rarement les demandes qui s’appliquent à l’octroi de prêts.

Propriétaires qui accordent un bail

Comme les fournisseurs de prêts, les propriétaires vérifient généralement l’emploi d’une personne afin de s’assurer qu’elle est en mesure de gérer un nouveau bail. L’historique des gains est également pertinent pour aider à donner une idée du revenu futur du locataire.

Employeurs offrant des offres aux nouveaux employés

Bien que les employeurs confirment souvent les antécédents professionnels d’un candidat en vérifiant les références professionnelles, ils exigent parfois une attestation plus formelle, généralement sous la forme d’une vérification de l’emploi ou d’une lettre de PdE. Nous examinons ces lettres plus en détail ci-dessous.

Les titulaires d’un visa de travail validant leur emploi

Les visas de travail exigent généralement qu’un demandeur ait un emploi rémunéré avant d’obtenir l’autorisation de rester dans un pays donné. De même, les renouvellements de demande dépendent généralement du maintien de l’emploi d’un titulaire de visa, de sorte que le titulaire du visa doit informer le bureau qui délivre le permis de travail s’il a perdu ou changé de poste.

Méthodes de vérification de l’emploi

Pour commencer, les entreprises doivent informer un employé actuel ou passé qu’elles ont reçu une demande de détails d’emploi pour s’assurer que la demande est légitime avant de transmettre toute information.

Ensuite, avant de recueillir les informations nécessaires pour répondre à une demande de vérification d’emploi, déterminez la meilleure façon de la présenter. La personne qui fait la demande a-t-elle spécifié un format? Ont-ils fourni un formulaire à remplir ou une référence informelle fera-t-elle l’affaire?

En cas de doute, les entreprises doivent émettre une lettre PoE, car c’est la méthode la plus couramment utilisée pour la vérification de l’emploi. Une lettre PoE contient toutes les informations pertinentes sur l’historique d’un employé avec une entreprise. Une combinaison d’autres méthodes suffira souvent également.

Lettre de preuve d’emploi

Une lettre de PdE émise par un employeur fournit une confirmation formelle de la relation d’un employé actuel ou ancien avec l’entreprise.

La majorité des lettres PoE incluent:

• Nom et adresse de l’employeur (ou utilisez un en-tête standard de l’entreprise) : Vérifie le nom et l’emplacement de l’entreprise vérifiant l’emploi.
• Le titre du poste de l’employé actuel ou ancien : Confirme le rôle d’un employé dans une entreprise.
• Les dates d’emploi de l’employé actuel ou ancien : Vérifie la durée du mandat de l’employé au sein de l’entreprise.
• Une liste des responsabilités de l’employé : Met en lumière la maîtrise par l’employé du poste et des tâches connexes.
• Coordonnées d’un employeur: Aide à un contact futur concernant la demande de vérification.

Que vous soyez un employeur cherchant à créer une lettre PoE ou un employé cherchant à simplifier le processus de vérification pour une entreprise, vous pouvez utiliser ce modèle gratuit (https://docs.google.com/document/d/1m-_rcC35QhDwJk4-Cvl-fa9lsP1aKvdQVrFC9TZVRHI/edit#heading=h.7y9q65fxlkg5) que nous avons créé pour vous assurer de couvrir toutes vos bases.

Autres méthodes pour prouver l’emploi

S’il est difficile de contacter un employeur, que ce soit en raison d’un soutien RH inadéquat ou d’une relation ténue entre l’entreprise et l’employé, il existe d’autres approches pour compléter la vérification de l’emploi.

• * Les bulletins de paie* fournissent un enregistrement des revenus passés d’un employé provenant d’un employeur. Les informations sont pertinentes lorsque les gains d’un employé sont au centre d’une demande de vérification, comme une demande de carte de crédit, mais il est parfois illégal de fournir ces informations. Les employeurs devraient consulter un avocat ou les lois locales pour s’assurer qu’ils ne divulguent pas d’informations protégées.
• * Références * décrire le rôle d’un employé au sein d’une entreprise et sa performance globale. L’ancien gestionnaire ou les collègues d’un employé peuvent se porter garant de lui, et la plupart des entreprises reçoivent de temps à autre des vérifications de références.
• * Contrats & Les accords * prouvent la relation d’un employé avec une entreprise, mais uniquement dans le sens où le salarié a accepté une offre d’emploi. L’un des problèmes de cette méthode de vérification est l’absence de preuve que l’employé est effectivement resté pour remplir le rôle pour lequel il a été embauché.
• * Services tiers * éliminez le stress des demandes de vérification de l’emploi en automatisant une grande partie du processus. Cela n’est généralement pertinent que lorsqu’un employeur est un utilisateur actif d’un tel service.

Quelles informations les employeurs peuvent-ils partager dans tous les États?

Les demandes de vérification de l’emploi peuvent demander des détails que les employeurs ne sont pas tenus de soumettre. En fait, les employeurs peuvent s’exposer à des sanctions légales pour avoir divulgué des informations protégées. Les informations sur la santé et les salaires & sur les gains sont les données les plus sensibles détenues par les employeurs, et ils doivent être particulièrement prudents lorsqu’on leur demande de partager des détails liés à ces catégories.

Données sur la santé

Le partage d’informations sur la santé d’un employé est généralement une mauvaise pratique. Les motivations d’un vérificateur peuvent être impures, allant d’un assureur cherchant à mieux comprendre les conditions préexistantes d’un client potentiel aux agents d’embauche d’une entreprise visant à constituer la main-d’œuvre la plus attrayante possible.

Les informations sur les incapacités d’un employé sont particulièrement sensibles. L’Americans with Disabilities Act de 1990 fournit des protections explicites pour les informations sur le handicap des individus, empêchant que ces informations soient partagées avec des tiers pour quelque raison que ce soit.

Les employeurs qui embauchent sont invités à confirmer qu’un employé potentiel sera en mesure d’assumer adéquatement les responsabilités du rôle à l’étude. Les employeurs peuvent également vérifier si un employé aura besoin de  » mesures d’adaptation raisonnables  » pour un rôle donné qui lui permettront d’accomplir toutes les tâches requises

Salaire & Historique des gains

Certaines situations, comme l’octroi d’un prêt, exigent qu’une personne obtienne une preuve de ses gains. Cependant, plusieurs régions, y compris l’État de Californie et la ville de New York, ont adopté des lois interdisant aux entreprises de demander des informations salariales antérieures pendant le processus d’embauche. Ceci est conçu pour protéger un employé d’avoir un salaire pour un nouveau rôle injustement par rapport à ses gains précédents, qui peuvent avoir été inférieurs au taux du marché ou autrement injustes.

Bien faire les choses

De nombreuses entreprises devront répondre à un certain nombre de demandes de vérification de l’emploi, de sorte que le développement réfléchi d’un processus pour le faire aidera l’entreprise à économiser de l’argent et à accélérer le temps de réponse. L’obtention de l’information nécessaire pour répondre à une demande peut empêcher les RH et les autres employés d’accomplir d’autres tâches essentielles, car cela peut nécessiter une communication continue avec différents ministères. Et de nombreuses décisions importantes, comme la capacité d’un employé à acheter une nouvelle maison, dépendent de la vérification rapide de l’emploi. Le choix d’une lettre PoE suffit généralement pour compléter une demande de vérification donnée, mais les employeurs peuvent également automatiser le processus via Truework et d’autres vérificateurs tiers.